金凱明 馬玉濤

摘 要：項目管理辦公室（PMO）是項目管理體系中的重要工具，是企業(yè)項目化管理的一種組織模式。本文對項目管理辦公室（PMO）的結(jié)構(gòu)進行探析，構(gòu)建了基于PMO的矩陣式組織結(jié)構(gòu)，并對該組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)點進行了闡述。

關(guān)鍵詞：項目管理辦公室;PMO; 組織結(jié)構(gòu);項目管理

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2019.01.222

隨著外部市場環(huán)境的變化和多項目管理的需要，項目管理日益普及和深入。有效的項目管理已成為企業(yè)項目管理的重點和焦點。在企業(yè)里同時協(xié)調(diào)幾個或多個正在運行的項目，面對項目組織臨時性與組織長期性之間的關(guān)系處理，已經(jīng)越來越多的成為企業(yè)的關(guān)注焦點 [1]。隨著企業(yè)發(fā)展，企業(yè)對項目管理要求不斷增加，對項目管理意識的不斷加強，使得項目管理辦公室（PMO）作為重要的項目管理部門，在越來越多的企業(yè)里被認可和建立。

1 PMO的含義闡述

在不同的組織和不同的項目中PMO管理職能存在著一定差異，并沒有形成統(tǒng)一的定義。根據(jù)美國項目管理協(xié)會（PMI）的定義： PMO是組織為了實現(xiàn)和監(jiān)督整個管理系統(tǒng)而創(chuàng)造出來的一種組織形式，統(tǒng)籌組織內(nèi)的項目及資源，整合項目資源和協(xié)調(diào)項目資源間的分配，保證多項目的順利實施從而使組織的目標(biāo)得到實現(xiàn)[2]。

因此，隨著企業(yè)的不斷擴大和多項目管理需求的增多，PMO的重要性逐漸增強。PMO作為企業(yè)內(nèi)項目計劃分析、優(yōu)先級設(shè)計、多項目間協(xié)調(diào)管理和項目階段評估的重要部門，在合理的項目管理組織結(jié)構(gòu)控制下可為企業(yè)：建立項目管理的標(biāo)準(zhǔn)、平衡多項目間資源需求及資源分配、促進多項目間溝通的改善、降低項目失敗給企業(yè)內(nèi)部帶來的不良影響。

2 PMO的主要職責(zé)和作用

（1）選擇合適的項目組合：根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略要求，考慮企業(yè)資源的同時，選擇和企業(yè)戰(zhàn)略要求相適應(yīng)的項目組合。同時，根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略優(yōu)先級，設(shè)立項目優(yōu)先級別和項目分組，落實企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)項目化。（2）統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)所有項目：協(xié)調(diào)企業(yè)各種資源和項目需求，分配項目間的各種資源，對于競爭性資源的需求沖突可根據(jù)項目設(shè)置優(yōu)先級解決。（3）協(xié)調(diào)溝通：PMO作為各部門和項目間的溝通平臺，協(xié)調(diào)各部門和項目間的管理溝通，減少管理關(guān)系的沖突，保障項目順利開展。（4）協(xié)調(diào)與監(jiān)控項目的實施：協(xié)調(diào)項目與項目間的管理，監(jiān)控各項目的計劃及預(yù)算執(zhí)行情況，根據(jù)項目的運行及各項資源使用情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并對問題預(yù)警和糾偏。（5）組織項目評審和項目總結(jié)，建立、健全項目流程及管理標(biāo)準(zhǔn)化：組織項目評審，確保項目管理標(biāo)準(zhǔn)、方法和流程被執(zhí)行?？偨Y(jié)項目經(jīng)驗及教訓(xùn)，為以后類似項目的實施提供經(jīng)驗借鑒，并推進項目管理的標(biāo)準(zhǔn)、方法和流程。（6）收集項目有關(guān)信息，分析、匯總所有項目信息，為項目經(jīng)理和企業(yè)最高管理者的決策提供信息支持。（7）提出項目管理建議、優(yōu)化管理：如提供項目管理咨詢指導(dǎo)為各項目服務(wù)、如提供項目管理培訓(xùn)促進相關(guān)能力提升、如組織項目間溝通交流促進經(jīng)驗分享和提供項目管理的其他支持等。

3 分析基于PMO的一種組織結(jié)構(gòu)設(shè)計

隨著單個項目開展向多個項目同時開展的演化過程，出現(xiàn)了基于PMO的一種管理形式且得到了越來越多的認可和采用。PMO已成為企業(yè)組織結(jié)構(gòu)中重要的一部分，它以企業(yè)的戰(zhàn)略及發(fā)展方向為主要目標(biāo)，以企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)指導(dǎo)相關(guān)項目的管理工作，為企業(yè)內(nèi)多個項目順利開展提供保障，促進項目和企業(yè)既定戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn) [1-3]。應(yīng)用PMO的目的既是實現(xiàn)多個項目間有效的協(xié)調(diào)與管理，又是實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部多個項目間資源優(yōu)化與資源匹配，從而使得項目目標(biāo)和企業(yè)目標(biāo)得以同時完成。

目前傳統(tǒng)的矩陣式組織結(jié)構(gòu)已在企業(yè)中被越來越多的所采用，基于傳統(tǒng)矩陣式組織結(jié)構(gòu)和PMO的管理需求及管理優(yōu)勢，提出基于PMO的矩陣式組織結(jié)構(gòu)如圖1所示。針對采用傳統(tǒng)矩陣式組織結(jié)構(gòu)的企業(yè)，基于PMO的矩陣式組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計優(yōu)點有：

（1）保留既有組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)點，避免了組織結(jié)構(gòu)調(diào)整的諸多麻煩。基于PMO的矩陣式組織結(jié)構(gòu)設(shè)計沒有改變企業(yè)既有組織結(jié)構(gòu)，不但繼續(xù)發(fā)揮既有組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)勢，而且規(guī)避了因調(diào)整既有組織結(jié)構(gòu)而帶來的大量協(xié)調(diào)與溝通等問題，避免了因組織結(jié)構(gòu)調(diào)整過大帶來的管理成本增加。（2）彌補了既有組織結(jié)構(gòu)的缺點，使組織結(jié)構(gòu)更滿足企業(yè)發(fā)展需求。傳統(tǒng)的矩陣式組織結(jié)構(gòu)存在項目管理權(quán)力平衡困難、項目成員處于多頭領(lǐng)導(dǎo)的缺點。基于PMO的矩陣式組織結(jié)構(gòu)不但能使企業(yè)從管理方面提高綜合管理實力，還能使項目目標(biāo)與企業(yè)戰(zhàn)略從功能上得到共同發(fā)展，促進企業(yè)內(nèi)的動態(tài)管理、有利于企業(yè)內(nèi)開展多項目監(jiān)督工作，最終讓企業(yè)利潤得到最大化。（3）兼顧了傳統(tǒng)矩陣式組織結(jié)構(gòu)管理層級少，不需要增加新的層級即引入PMO組建大型PMO組織結(jié)構(gòu)，同時使PMO發(fā)揮不同層級的管理作用。

4 結(jié)論

完善的PMO是通過核心理念管理手段，進行企業(yè)的目標(biāo)設(shè)定，并促使企業(yè)目標(biāo)得以實現(xiàn)。PMO的職能設(shè)置要力求簡單、有效，避免官僚及形式主義，過度的智能設(shè)置，反而會扼殺項目經(jīng)理的積極性和浪費組織資源。

參考文獻：

[1]王夢昀，李紀(jì)珍，齊民安等.項目管理辦公室：概念、發(fā)展歷程與職能[J].技術(shù)經(jīng)濟，2012，31（04）：21-25.

[2]美國項目管理協(xié)會.項目管理知識體系指南（第5版）[M].北京：電子工業(yè)出版社：2013.

[3]歐立雄，肖勇.企業(yè)項目辦公室的職能研究[J].工業(yè)工程，2007，7（10）：29-32.