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        物業(yè)管理中公共維修工程成本控制策略

        2019-02-06 03:55:30武麗娜
        市場(chǎng)觀察 2019年12期
        關(guān)鍵詞:物業(yè)管理成本控制策略

        武麗娜

        摘要:隨著我國(guó)城市化的逐步推進(jìn),居民住宅的數(shù)量也在逐年增加,而物業(yè)管理就是對(duì)居民住宅共有建筑及設(shè)施進(jìn)行管理的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。公共維修是物業(yè)管理中一項(xiàng)十分重要的工作,必須要加強(qiáng)重視。在現(xiàn)階段的物業(yè)管理成本中,公共維修成本占比很高。本文就針對(duì)物業(yè)管理中控制公共維修工程成本的必要性進(jìn)行了研究,提出了物業(yè)管理加強(qiáng)公共維修工程成本控制的策略,主要有做好事前事中事后控制、制定好成本計(jì)劃、做好維修成本控制、建立對(duì)應(yīng)的考核制度。

        關(guān)鍵詞:物業(yè)管理;公共維修;成本控制;策略

        市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革的深入推進(jìn),各行各業(yè)在發(fā)展過(guò)程中都面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn),伴隨著城市住宅建設(shè)的大面積推進(jìn),物業(yè)管理行業(yè)也應(yīng)運(yùn)而生。但是在物業(yè)管理工作中,之所以管理成本居高不下,一個(gè)十分重要的原因就是公共維修工程的成本難以降低。本文就針對(duì)物業(yè)管理中公共維修工程成本控制的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行了分析。

        1 物業(yè)管理和公共維修工程的內(nèi)涵

        1.1 物業(yè)管理的內(nèi)涵

        19世紀(jì)60年代的英國(guó),城市化進(jìn)程加快,大量居民開始涌入到城市中生活,物業(yè)管理就在這樣的社會(huì)大環(huán)境下應(yīng)運(yùn)而生。但是相對(duì)于西方國(guó)家來(lái)說(shuō),我國(guó)的物業(yè)行業(yè)發(fā)展較晚,國(guó)內(nèi)首家物業(yè)公司成立于20世紀(jì)80年代,最早屬于香港企業(yè)[1]。對(duì)于我國(guó)城市居民來(lái)說(shuō),物業(yè)管理還是一個(gè)十分新鮮的事物,其主要是物業(yè)企業(yè)在小區(qū)業(yè)主的委托下,代為承擔(dān)小區(qū)管理相關(guān)方面的工作,及時(shí)對(duì)小區(qū)居民共有的基礎(chǔ)設(shè)施、建筑區(qū)域等進(jìn)行維護(hù)。在我國(guó),《物權(quán)法》中有明確規(guī)定,在小區(qū)物業(yè)的管理方面,可以是小區(qū)業(yè)主共同協(xié)商解決,也可以是在小區(qū)業(yè)主的共同授權(quán)下,由物業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)代為統(tǒng)一管理。通常而言,物業(yè)公司提供給小區(qū)業(yè)主的服務(wù)主要可以分為三種,即委托性服務(wù)、針對(duì)性服務(wù)、常規(guī)性服務(wù)三種?,F(xiàn)階段,物業(yè)公司在向業(yè)主提供服務(wù)的過(guò)程中,其收取的報(bào)酬有國(guó)家指導(dǎo)價(jià)和市場(chǎng)價(jià),其主要依據(jù)就是當(dāng)?shù)氐钠骄M(fèi)水平以及物業(yè)服務(wù)的項(xiàng)目。同時(shí),企業(yè)在向小區(qū)居民提供物業(yè)管理服務(wù)的過(guò)程中,要始終堅(jiān)持職權(quán)統(tǒng)一、公平競(jìng)爭(zhēng)、業(yè)主主導(dǎo)、依法行事、統(tǒng)一管理、專業(yè)高效、服務(wù)第一、合理收費(fèi)的原則。最近幾年,隨著國(guó)家對(duì)于房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展的管理力度逐年增加,住宅型物業(yè)的發(fā)展速度有放緩的趨勢(shì),工業(yè)型的物業(yè)以及商用型物業(yè)的發(fā)展速度卻在逐年增加。但是從整體的角度來(lái)講,在我國(guó)物業(yè)行業(yè)的發(fā)展中,住宅型的物業(yè)依然占比較大。

        1.2 公共維修工程的內(nèi)涵

        在很多人的印象里面,公共維修的主要內(nèi)涵就是對(duì)小區(qū)內(nèi)的一些基礎(chǔ)設(shè)施以及建筑進(jìn)行小修小補(bǔ),工作開展過(guò)程中,并不需要有較大的資金投入,其實(shí)這種認(rèn)識(shí)是存在嚴(yán)重問(wèn)題的[2]。在小區(qū)內(nèi)公共設(shè)施的維護(hù)和維修工作中,其主要的目的就是使建筑的各方面性能能夠滿足居民日常的生產(chǎn)和生活需要。在工程維修過(guò)程中,要想保證維修的質(zhì)量,延長(zhǎng)相關(guān)設(shè)施的使用壽命,增進(jìn)設(shè)施的功能及外觀效果,就需要投入大量的資金。因此在實(shí)際維修工作開展的過(guò)程中,必須要對(duì)工程的維修成本以及計(jì)劃投入的資金有充分的規(guī)劃,如此,才能在保證維修質(zhì)量的同時(shí),最大限度地保證物業(yè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。

        2 加強(qiáng)物業(yè)管理中公共維修工程成本控制的必要性

        在我國(guó),物業(yè)管理工作中,最主要的內(nèi)容就是對(duì)小區(qū)范圍內(nèi)的基礎(chǔ)設(shè)施以及建筑等進(jìn)行維護(hù)、改造、管理,對(duì)于因老舊而存在危險(xiǎn)性的設(shè)施,要及時(shí)進(jìn)行拆除,所以在物業(yè)管理成本中,占比最大的項(xiàng)目就是公共維修項(xiàng)目?,F(xiàn)階段,小區(qū)管理過(guò)程中,維修基金主要包括兩個(gè)部分,一是業(yè)主在物業(yè)費(fèi)中繳納的專項(xiàng)維修儲(chǔ)備基金,二是根據(jù)實(shí)際維修需要向業(yè)主收取的專項(xiàng)維修基金。通常而言,業(yè)主在購(gòu)買房產(chǎn)的時(shí)候,購(gòu)房款的2%~3%即為公共維修基金,當(dāng)業(yè)主初次繳納的維修基金無(wú)法滿足維修的要求時(shí),就需要在當(dāng)?shù)胤抗懿块T的配合下,由業(yè)主大會(huì)發(fā)起,向全體業(yè)主收取房屋維修基金,收取的金額根據(jù)國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)主住房面積的大小來(lái)確定。專項(xiàng)基金必須要用于小區(qū)公共設(shè)施的維修、改造和更新,物業(yè)管理部門要避免將專項(xiàng)資金挪作他用[3]?,F(xiàn)階段,城市中還有很多使用年限較長(zhǎng)的建筑,這些小區(qū)由于受歷史原因影響,很多都沒有專項(xiàng)的維修基金,小區(qū)的公共維修費(fèi)用很多都是由小區(qū)所屬單位撥款或是業(yè)主協(xié)商集體出資的形式來(lái)進(jìn)行籌集的,但是由于一些小區(qū)的公共設(shè)施維護(hù)不到位,很難滿足業(yè)主的需求,導(dǎo)致物業(yè)公司工作開展的難度大幅度增加,同時(shí),作為商業(yè)性質(zhì)的企業(yè),長(zhǎng)期無(wú)法獲得較高的利潤(rùn),也會(huì)影響企業(yè)自身的健康發(fā)展。因此,在開展物業(yè)維修工作的過(guò)程中,需要加強(qiáng)對(duì)資源配置的優(yōu)化,在保證維修質(zhì)量的基礎(chǔ)上,控制好成本,進(jìn)而有效地提升居民對(duì)于物業(yè)服務(wù)的滿意度。

        3 物業(yè)管理加強(qiáng)公共維修工程成本控制的策略

        3.1 做好事前、事中、事后控制

        物業(yè)企業(yè)在實(shí)際的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中,要想實(shí)現(xiàn)對(duì)公共維修成本的控制,就需要從整體的角度出發(fā),針對(duì)公共設(shè)施維修的各個(gè)環(huán)節(jié)做好規(guī)劃。物業(yè)公司在開展公共維修工程的過(guò)程中,需要對(duì)施工的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行控制,大致可以分為三個(gè)環(huán)節(jié),即我們常說(shuō)的事前控制、事中控制和事后控制等方面的工作。

        首先,從事前控制的角度來(lái)講,也就是物業(yè)公司在制定本年度公共維修工程成本預(yù)算的過(guò)程中,需要充分分析上年度公共設(shè)施在使用過(guò)程中的損壞情況,以此為依據(jù),確定本年度公共維修工程項(xiàng)目及成本[4]。在制定工程計(jì)劃的過(guò)程中,公司的工程部需要對(duì)本年度需要維修的項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)計(jì),形成維修項(xiàng)目清單,項(xiàng)目維修清單的主要內(nèi)容包括需要維修的項(xiàng)目、規(guī)模、項(xiàng)目的內(nèi)容、維修工作需要的資金等,此項(xiàng)工作完成之后,需要及時(shí)將項(xiàng)目維修清單交由財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門需要綜合分析現(xiàn)階段市場(chǎng)上維修材料的價(jià)格、歷年的維修項(xiàng)目成本數(shù)據(jù)等各方面內(nèi)容,對(duì)本年度公共維修工作開展過(guò)程中需要的資金投入進(jìn)行預(yù)估??偟膩?lái)說(shuō),事前控制的主要目的是確定維修工程項(xiàng)目并預(yù)估資金投入額,以便于全面掌握物業(yè)管理工作實(shí)施后所需要的各項(xiàng)資金,并嚴(yán)格控制各項(xiàng)資金,進(jìn)而提升成本控制的有效性。

        其次,從事中控制的角度來(lái)講,物業(yè)公司在開展公共維修工作的過(guò)程中,一方面要做好項(xiàng)目的事前控制準(zhǔn)確把控資金投入額,另外還需要做好事中匯報(bào)以及按照合同付款等方面的工作。在進(jìn)行項(xiàng)目事前控制工作的過(guò)程中,對(duì)于維修合同的簽訂,物業(yè)公司的財(cái)務(wù)部門需要全程參與。第一,財(cái)務(wù)部門要在充分分析預(yù)算材料的基礎(chǔ)上,加強(qiáng)對(duì)各個(gè)維修環(huán)節(jié)成本的控制,同時(shí)根據(jù)需要維修的項(xiàng)目,制定維修預(yù)算表格,財(cái)務(wù)部門的主要領(lǐng)導(dǎo)要重視對(duì)維修項(xiàng)目的金額、合同的內(nèi)容以及整體維修工程的預(yù)算進(jìn)行分析,只有財(cái)務(wù)管理部門通過(guò)了項(xiàng)目的維修方案,負(fù)責(zé)相關(guān)工作的部門才能進(jìn)行合同簽訂。在維修合作企業(yè)的選擇上,物業(yè)公司還需要對(duì)選定公司的信譽(yù)以及資質(zhì)進(jìn)行審核,使維修工程的質(zhì)量得以保證。而在項(xiàng)目的事中環(huán)節(jié),物業(yè)公司的管理人員要依據(jù)項(xiàng)目的維修工程款預(yù)付的相關(guān)規(guī)定、工程資金的相關(guān)使用規(guī)定以及維修工程開展的各項(xiàng)規(guī)定,將工程預(yù)付款付給維修企業(yè);同時(shí),在維修工程的實(shí)際施工過(guò)程中,對(duì)于工程施工各個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)際支出以及工程的進(jìn)度,物業(yè)公司財(cái)務(wù)部門都要給予必要的關(guān)注。而在工程進(jìn)行中的合同付款環(huán)節(jié),財(cái)務(wù)部門要重視審核工程負(fù)責(zé)人員的驗(yàn)收簽字情況、工程款的發(fā)票回收情況。除此之外,在實(shí)際的施工過(guò)程中,遇到具有較好信譽(yù)度的維修單位,物業(yè)公司也可以考慮與其建立長(zhǎng)期合作關(guān)系,一方面可以獲取維修企業(yè)的一些優(yōu)惠政策,一方面可以有效地降低公共維修工程的成本。同時(shí),也可以通過(guò)競(jìng)標(biāo)的方式來(lái)選擇維修企業(yè),在對(duì)維修企業(yè)的資質(zhì)、信譽(yù)度、報(bào)價(jià)等方面的信息進(jìn)行綜合分析的基礎(chǔ)上,選擇合適的維修企業(yè)。另外,在日常的管理工作中,發(fā)現(xiàn)損壞或是老化的設(shè)施以及建筑,要及時(shí)采取有效的手段進(jìn)行維護(hù)和修補(bǔ),針對(duì)出現(xiàn)的小問(wèn)題,要做到隨時(shí)發(fā)現(xiàn)隨時(shí)處理。同時(shí)對(duì)于維修企業(yè)的信息,物業(yè)公司要注意搜集與分析,尤其是對(duì)于維修材料的價(jià)格等方面的信息,物業(yè)公司的工程負(fù)責(zé)人員必須要有充分的認(rèn)識(shí),進(jìn)而有效地實(shí)現(xiàn)對(duì)工程的維修成本進(jìn)行控制的目標(biāo)。

        最后,從事后控制的角度來(lái)講,在一個(gè)自然年度結(jié)束之后,要對(duì)小區(qū)內(nèi)公共設(shè)施以及建筑的維修情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),對(duì)本年度公共維修資金以及獲取的收益進(jìn)行綜合分析,為下一年度維修計(jì)劃的制定、維修成本的預(yù)估等提供完善的參考依據(jù),使公共維修工程的成本能夠得到合理的控制。

        3.2 制定好成本計(jì)劃

        所謂的成本計(jì)劃,主要指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)總預(yù)算以貨幣形式規(guī)定企業(yè)在計(jì)劃期內(nèi)產(chǎn)品生產(chǎn)耗費(fèi)和各種產(chǎn)品的成本水平以及相應(yīng)的成本降低水平和為此采取的主要措施的書面方案[5]。成本計(jì)劃制定的一個(gè)最主要的目的就是在保證維修質(zhì)量的基礎(chǔ)上,充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性,實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)維修環(huán)節(jié)管理有效性的提升,在實(shí)現(xiàn)成本控制目標(biāo)的同時(shí),提升維修企業(yè)的收益。從整體的角度來(lái)講,企業(yè)管理中,成本管理具有非常重要的地位,能夠有效地提升企業(yè)的利潤(rùn)率。因此,在開展公共維修工作的過(guò)程中相關(guān)人員必須要對(duì)成本控制方面的工作加強(qiáng)重視,在提升維修質(zhì)量的同時(shí),控制好維修工程的成本。除此之外,相關(guān)管理人員還需要提前制定計(jì)劃,加強(qiáng)對(duì)維修過(guò)程中投入的資金的管理,實(shí)現(xiàn)預(yù)先制定的成本控制目標(biāo)。

        維修人員在正式開始施工之前,需要對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)的情況有充分的了解,這樣才能保證維修工程的施工符合實(shí)際需要,同時(shí)對(duì)施工的設(shè)施要及時(shí)進(jìn)行登記,要注意記錄維修的情況,包括維修的地點(diǎn)、時(shí)間、設(shè)施的損壞程度和其他的干擾因素等,維修人員必須要對(duì)設(shè)施的情況有充分的了解,這些都是在進(jìn)行成本規(guī)劃工作的過(guò)程中,相關(guān)人員必須要掌握的信息。維修人員正式開始維修工作之前,要提前進(jìn)行實(shí)地考察,對(duì)設(shè)備的相關(guān)參數(shù)進(jìn)行測(cè)量,進(jìn)而對(duì)需要的費(fèi)用進(jìn)行預(yù)估。在此基礎(chǔ)上,對(duì)所有需要維修的公共設(shè)施和建筑的情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。在實(shí)際的施工過(guò)程中,如果在沒有特殊情況的前提下,要避免實(shí)際支出超出預(yù)算的情況,實(shí)現(xiàn)成本控制工作的目標(biāo)。

        要想提升預(yù)算的準(zhǔn)確性,就需要加大對(duì)計(jì)劃成本的管理力度。相關(guān)人員在制定成本計(jì)劃的過(guò)程中,對(duì)于收集到的相關(guān)材料要及時(shí)進(jìn)行整理和分析,進(jìn)而對(duì)施工的工作量做好預(yù)估,同時(shí)參考前一年的成本控制數(shù)據(jù),確定成本控制的方向,提升施工過(guò)程中的維修材料費(fèi)、人工成本費(fèi)等數(shù)據(jù)預(yù)估的科學(xué)性[6]。同時(shí),技術(shù)人員要提前確定施工過(guò)程中需要的設(shè)備,在公司現(xiàn)有的資源條件下,創(chuàng)新施工方式。在維修計(jì)劃工作的審查中,施工人員要積極配合上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的工作,認(rèn)真對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)交代的各項(xiàng)工作任務(wù),積極聽取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意見和建議,實(shí)現(xiàn)成本控制的目標(biāo)。

        在制定成本計(jì)劃的過(guò)程中,要想提升成本計(jì)劃的精確性,就要重視維修成本核算,同時(shí),根據(jù)實(shí)際情況,確定成本計(jì)劃。制定成本計(jì)劃的主要目的就是力求創(chuàng)新技術(shù)措施,做好各種資源投入的控制,實(shí)現(xiàn)節(jié)約維修成本的工作目標(biāo)。

        3.3 做好維修成本控制

        在實(shí)際的維修施工過(guò)程中,定額管理是一項(xiàng)十分重要的工作,工作人員必須要加強(qiáng)重視。對(duì)于施工過(guò)程中的原始記錄,施工人員需要不斷進(jìn)行完善;進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)的維修原材料,需要提前對(duì)其質(zhì)量進(jìn)行審核;不斷地針對(duì)施工方案中存在問(wèn)題的地方進(jìn)行改進(jìn),通過(guò)對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)的施工成本進(jìn)行控制來(lái)實(shí)現(xiàn)整體的成本控制[6]。如果實(shí)際的施工成本超過(guò)了預(yù)期,就要依據(jù)需要維修項(xiàng)目的情況,重新對(duì)項(xiàng)目的計(jì)劃進(jìn)行審核,但是必須找到超支的原因。在實(shí)際的維修過(guò)程中,如果沒有出現(xiàn)特殊情況,就要最大限度地避免超支的發(fā)生。

        在維修的過(guò)程中,技術(shù)人員要采取多種方式對(duì)維修過(guò)程進(jìn)行記錄,同時(shí),維修工作結(jié)束之后,要妥善地保管這些記錄,為以后出現(xiàn)問(wèn)題提供必要的調(diào)查依據(jù)。在維修材料方面,首先在保證材料質(zhì)量符合施工需要的基礎(chǔ)上,方可使維修材料進(jìn)入維修現(xiàn)場(chǎng),對(duì)于不合格的維修材料,要做到早發(fā)現(xiàn)早處理,在保證維修質(zhì)量的同時(shí),實(shí)現(xiàn)成本控制的目標(biāo);除此之外,新技術(shù)的使用也是控制維修成本的一個(gè)十分重要的手段。對(duì)于施工過(guò)程中產(chǎn)生的直接費(fèi)用,要定期進(jìn)行核算,將計(jì)劃施工成本和實(shí)際的施工成本進(jìn)行對(duì)比,進(jìn)而對(duì)于施工過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題,要做到早發(fā)現(xiàn),早解決,避免后期問(wèn)題擴(kuò)大導(dǎo)致施工成本超支的情況。

        此外,在維修工作開展的過(guò)程中,還需要對(duì)安全問(wèn)題給予高度的重視,避免因安全問(wèn)題給企業(yè)帶來(lái)意外成本。關(guān)注安全,一方面是維修工作開展過(guò)程中的安全措施是否落實(shí)到位,一方面是要保證設(shè)施在使用過(guò)程中的安全,也就是要保證維修的質(zhì)量。物業(yè)公司負(fù)責(zé)安全問(wèn)題的人員需要定期對(duì)施工的過(guò)程進(jìn)行檢查,同時(shí),加強(qiáng)對(duì)施工人員的安全教育力度,在保證維修人員在施工過(guò)程中自身安全的同時(shí),也要保證設(shè)施使用人員的安全[7]。同時(shí),物業(yè)企業(yè)還需要經(jīng)常對(duì)維修人員進(jìn)行交通安全和防火安全相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn) ,避免施工過(guò)程中發(fā)生安全事故,給維修人員的家庭生活帶來(lái)不利的影響,增加物業(yè)企業(yè)的成本。

        3.4 建立對(duì)應(yīng)的考核制度

        公共維修工程中,施工成本的控制和成本計(jì)劃的執(zhí)行情況需要定期進(jìn)行考核,保證工程成本控制的目標(biāo)能夠順利達(dá)成。定期考核參與維修工作的員工,可以有效地調(diào)動(dòng)員工工作的積極性和主動(dòng)性。要將員工各項(xiàng)福利待遇的發(fā)放和設(shè)施建筑維修效果的質(zhì)量、維修材料的質(zhì)量、執(zhí)行安全維修規(guī)定的情況有機(jī)地結(jié)合到一起,這樣的考核方式一方面能夠使維修人員在工作的過(guò)程中具有更強(qiáng)的責(zé)任感,還能有效地激發(fā)員工鉆研技術(shù)的積極性,提升維修人員專業(yè)素養(yǎng)的同時(shí),實(shí)現(xiàn)公共維修成本控制的目標(biāo)。

        在考核制度的建立上,要保證相關(guān)的制度能夠充分調(diào)動(dòng)相關(guān)人員的工作積極性,提升對(duì)安全問(wèn)題的重視力度,避免維修人員在工作過(guò)程中發(fā)生危險(xiǎn)的可能性,在安全的前提下,實(shí)現(xiàn)成本控制的目標(biāo)。

        4 結(jié)語(yǔ)

        綜上所述,物業(yè)管理工作中,公共維修是一個(gè)十分重要的組成部分,在對(duì)小區(qū)的建筑、公共設(shè)施等進(jìn)行維護(hù)的過(guò)程中,由于項(xiàng)目繁多,分工復(fù)雜,不同崗位的工作人員在實(shí)際的工作過(guò)程中經(jīng)常需要進(jìn)行密切的配合;在實(shí)際的維修過(guò)程中,非常容易出現(xiàn)實(shí)際支出超過(guò)預(yù)算的情況,正是因?yàn)檫@樣,做好成本控制工作十分有必要。在開展物業(yè)維修工作的過(guò)程中,需要加強(qiáng)對(duì)資源配置的優(yōu)化,在保證維修質(zhì)量的基礎(chǔ)上,控制好成本,進(jìn)而有效地提升居民對(duì)于物業(yè)服務(wù)的滿意度。要保證物業(yè)企業(yè)的利潤(rùn)率,相關(guān)人員就要對(duì)公共維修的成本控制工作給予高度的重視,提升項(xiàng)目維修的質(zhì)量,從而提高物業(yè)公司的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益,推動(dòng)整個(gè)物業(yè)企業(yè)更為長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展和進(jìn)步。

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