羅薇

（山東省濰坊市疾病預(yù)防控制中心，山東 濰坊 261061）

0 引言

疾控中心檔案對疾控工作的開展十分重要，而如何能提高檔案資料的管理及高速有效的利用疾控中心資料，已成為現(xiàn)代檔案管理的重要工作[1-2]。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，電子信息化已經(jīng)成為必然趨勢，辦公無紙化、自動化使檔案的收集、存儲發(fā)生了很大變化，相關(guān)資料的查詢、借閱、交接、簽發(fā)和歸檔等都是通過計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件進(jìn)行[3-4]。電子檔案管理是利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理能力、網(wǎng)絡(luò)傳輸、硬盤存儲等檔案管理的各個(gè)工作環(huán)節(jié)連接起來，以提高各工作的有效率和質(zhì)量，轉(zhuǎn)變工作人員的繁重復(fù)雜的傳統(tǒng)紙質(zhì)管理工作模式，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)疾控檔案的及時(shí)利用率。

1 疾控中心檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 管理觀念薄弱

疾控中心對疾病的研究都是根據(jù)以往疾控檔案資料進(jìn)行分析研究的，疾病檔案非常重要，但實(shí)際檔案管理中存在許多漏洞，主要是疾控檔案管理人員對其不重視，管理意識不強(qiáng)，僅認(rèn)為只要資料存儲就行，缺乏相應(yīng)的管理制度，投入的人力資源不符，長久以來使檔案資料管理出現(xiàn)混亂[5]。且大部分檔案管理在崗人員缺少專業(yè)知識，不熟悉業(yè)務(wù)技能，且不能靈活運(yùn)用電子信息技術(shù)，無法保障資料歸檔完整性，也不能和提高工作效率。

1.2 檔案資料質(zhì)量不高

傳統(tǒng)的檔案資料管理大多是紙質(zhì)資料，其量大、零散、質(zhì)量不高、不整潔且紙張規(guī)格不統(tǒng)一，需要靠大量的人工進(jìn)行分類整理，直接影響檔案的存儲、保管和利用。且紙張的耐久性差，時(shí)間久遠(yuǎn)會被腐蝕、濕化、蟲啃或霉菌，降低了其保存時(shí)限，造成了后期調(diào)閱和使用困難。

2 疾控中心建立電子檔案管理的重要性

2.1 疾控檔案的重要作用

疾控中心檔案在衛(wèi)生防疫工作各部門中不僅起著紐帶作用，還為防疫工作人員的防疫決策、防疫研究和防疫理論提供有效的數(shù)據(jù)和豐富的經(jīng)驗(yàn)案例，為領(lǐng)導(dǎo)在制定衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則時(shí)提供真實(shí)可靠的依據(jù)[6]。疾控檔案中包含各種相關(guān)衛(wèi)生科研課題調(diào)查案例、實(shí)驗(yàn)分析、數(shù)據(jù)報(bào)告、防治方案、試測觀測、典型案例、總結(jié)等原始記錄資料，都具有真實(shí)性和可追溯性[7-8]。為有關(guān)衛(wèi)生防疫、醫(yī)學(xué)技術(shù)資源和環(huán)境保護(hù)等提供了重要依據(jù)資料的儲備，是技術(shù)力量的結(jié)晶，當(dāng)新的科研出現(xiàn)，為其提供準(zhǔn)確真實(shí)的第一手儲備材料，為科研和醫(yī)學(xué)技術(shù)提供最大的成功保障。

2.2 電子化檔案管理建設(shè)的意義

電子檔案信息化建設(shè)的主要意義有三方面：第一，有利于疾病檔案資料的保存。疾控工作是社會性且長久性的衛(wèi)生管理工作，隨著時(shí)間會增加大量的疾控資料，紙質(zhì)檔案文件盡管再細(xì)心地進(jìn)行保管，還是會隨時(shí)間的推移而老化變質(zhì)，時(shí)間久遠(yuǎn)會出現(xiàn)破損、老化和資料缺失等，如再加上頻繁的借閱使用會更加縮短其壽命[9]。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理盡管能進(jìn)行人工的整理分類和歸檔，難免會出現(xiàn)差錯(cuò)，且時(shí)間久遠(yuǎn)，對以往資料的查閱和找尋會非常困難，資料量大占據(jù)位置寬，整理也會耗費(fèi)大量人力資源，降低工作效率。電子檔案信息化的介入，可以通過計(jì)算機(jī)對疾控檔案資料進(jìn)行細(xì)致的分類和歸檔，它將原始檔案資料掃描存儲在硬盤中，避免錄入錯(cuò)誤，借閱查詢通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，減少了對原始檔案的擾動和流轉(zhuǎn)性，保證了紙質(zhì)檔案的完整性。并可利用成熟的網(wǎng)絡(luò)共享軟件對檔案資料進(jìn)行查詢、借閱、傳輸和查找，大大減少了工作人員的繁重工作，提高了工作效率。第二，檔案查詢方便開放性強(qiáng)。電子信息的加入和網(wǎng)絡(luò)的共享，使各部門可以根據(jù)權(quán)限對檔案進(jìn)行調(diào)取查閱，不需要經(jīng)過檔案管理部門申請，直接可以在電腦軟件中輸入關(guān)鍵字或內(nèi)容就可以進(jìn)行快速查閱，甚至可以根據(jù)需要打印出來，發(fā)揮了信息極大的共享性，提高了查詢效率，并減少了檔案管理人員的大量工作和時(shí)間成本。第三，降低風(fēng)險(xiǎn)和成本。電子檔案各個(gè)工作環(huán)節(jié)都是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)完成，且能進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，不僅節(jié)約了紙張，還直接降低了過去對檔案復(fù)印備份、郵寄、裝訂等的費(fèi)用成本。

3 利用電子檔案管理的主要措施

3.1 提高管理觀念和人員素質(zhì)

樹立主動的管理觀念，讓檔案管理人員意識到檔案管理對疾控的重大作用，加大管理水平和力度，實(shí)行有效的管理制度，明確工作流程、方法，對人員的工作進(jìn)行定期考核；加大人員培訓(xùn)和交流，讓其掌握業(yè)務(wù)技術(shù)和全新的信息技術(shù)，提高人員的綜合素質(zhì)，使其主動學(xué)習(xí)新技術(shù)新知識。做好檔案原始資料的整理和錄入，保障檔案的原始和完整性。

3.2 做好信息反饋

在做好電子檔案管理的同時(shí)對檔案資料的利用率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和反饋，以便出現(xiàn)問題能馬上發(fā)現(xiàn)問題所在，及時(shí)進(jìn)行解決。首先，工作人員應(yīng)對疾控檔案的調(diào)取和查閱做好相關(guān)記錄，統(tǒng)計(jì)分析使用后的成果，并將結(jié)果反饋給領(lǐng)導(dǎo)；檔案使用人員可以根據(jù)使用情況對檔案資料管理的不足提出建議，以便檔案管理工作人員彌補(bǔ)不足，吸取經(jīng)驗(yàn)，提高和增強(qiáng)檔案的管理，以便更好地保障疾控資料的完整和準(zhǔn)確性。再次，檔案管理人員應(yīng)通過電子信息軟件對資料進(jìn)行歸納總結(jié)，為每個(gè)系類做出關(guān)鍵目錄、題目、摘要，方便檔案使用者的查詢，保證其能第一時(shí)間獲取所需資料，提高信息利用的時(shí)效性。

3.3 加大信息化建設(shè)

加大檔案管理信息化硬件和軟件的基礎(chǔ)建設(shè)，建立信息數(shù)據(jù)軟件，保存有效的資料信息，對重要檔案進(jìn)行備份處理；投入辦公自動化，發(fā)揮信息傳輸共享的最大作用，提高檔案信息提取和使用率，在第一時(shí)間為疫情需要者提供相對準(zhǔn)確的信息。

4 總結(jié)

疾控中心檔案所涉及疾控工作資料和過程的匯總、歸檔和保存，不僅能為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供真實(shí)依據(jù)，為預(yù)防疾病措施、衛(wèi)生監(jiān)測等提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，還能為積累豐富工作經(jīng)驗(yàn)、宣傳學(xué)者的論文撰寫提供有用的素材，有極大的利用價(jià)值[10]。目前我國許多地區(qū)的疾控檔案資料管理還存在很多問題，缺乏管理觀念、人員素質(zhì)和信息化投入，給疾控預(yù)防工作帶來了極大影響。所以，必須加強(qiáng)疾控檔案資料管理，利用電子檔案信息化管理，保證檔案資料的原始性和完整性，及時(shí)為使用者提供真實(shí)準(zhǔn)確的技術(shù)資料和經(jīng)驗(yàn)記錄信息，促進(jìn)預(yù)防工作的有效完成。