劉永珍

摘 要：檔案是一筆寶貴的文化財富，是記錄發(fā)展、傳承文化、延續(xù)文明的重要載體。對于民營企業(yè)來說，做好檔案收集工作十分必要?；诖?，文章從檔案收集工作的內容出發(fā)，詳細論述民營企業(yè)檔案收集的重要性，并探究檔案收集的途徑，旨在為民營企業(yè)提供參考。

關鍵詞：民營企業(yè)；檔案收集；重要性；途徑

檔案收集的意義非常的重大，在理論上說，收集是企業(yè)檔案管理的基石，收集是提高服務水平的階梯，收集是文件向檔案轉化的橋梁，收集是豐富和優(yōu)化企業(yè)檔案館（室）藏的重要途徑，收集是開拓市場的前提和保障。因此，各大民營企業(yè)應做好檔案收集工作，為企業(yè)發(fā)展提供有力支撐。

1 檔案收集工作概述

檔案的收集工作，就是按照黨和國家的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在企業(yè)、個人手中有價值的檔案分別集中到企業(yè)檔案室和各級檔案館的工作。簡單來說，民營企業(yè)檔案收集主要包括以下三個方面：其一，接收本企業(yè)需要歸檔的檔案；其二，收集和接收現(xiàn)階段同行業(yè)企業(yè)具有長久保存價值的檔案；其三，收集和整理歷史檔案，包括歷代王朝檔案、民國檔案、革命時期檔案等。

2 民營企業(yè)檔案收集工作的重要性

2.1 收集是企業(yè)檔案管理的基石

檔案管理工作千頭萬緒，收集是民營企業(yè)檔案工作大廈的第一塊基石。俗諺說得好：良好開端是成功的一半。所以，收集工作效果如何直接影響到檔案工作的業(yè)績，決定了檔案館（室）在企業(yè)眾多管理職能部門中的“聲譽”。檔案收集工作做好了，不僅可以大大豐富館（室）藏，保存一定企業(yè)的發(fā)展軌跡，而且也為后續(xù)的檔案利用與信息資源開發(fā)提供了可能。保管檔案的目的是為了利用，有了豐富的館（室）藏，檔案利用者才能夠獲得需要的信息，從而提高檔案工作在他們心中的地位，使他們從感性上體會到檔案工作的重要性，理性地增強他們的檔案意識，使之在往后的日子里能夠更加積極主動地支持檔案工作。因此，企業(yè)檔案工作者，務必要對檔案收集工作有清晰的認識，花大力氣鋪好這塊基石。

2.2 收集是提高服務水平的階梯

檔案的收集整理、歸檔入庫，整個流程下來，所有的這些最終都是一個目的——“利用”。能夠服務社會、服務企業(yè)、服務個人。并且利用價值越大越好。大部分民營企業(yè)的核心檔案中，有一部分是黨群、經(jīng)營和生產(chǎn)技術管理類的文件材料，這部分內容在業(yè)務流程中屬于文書崗位范疇，還有一部分的核心檔案是屬于人事檔案業(yè)務范疇的干部職工的人事檔案的收集。在長期的文件資料的收集中，收集人員兢兢業(yè)業(yè)，及時準確的收集。尤其是對于一些檔案意識比較淡薄的單位在收集的過程中，檔案員憑借良好的業(yè)務素質，在收集范圍中指向明確，堅持原則，及時跟進，能夠確保檔案的完整性。

2.3 收集是文件向檔案轉化的橋梁

文件材料是管理工作中自然產(chǎn)生的，但是轉化成檔案必須經(jīng)過文書管理者的整理、立卷、報送、移交和檔案部門的收集、整理、建檔等環(huán)節(jié)。在整個轉化過程中，收集環(huán)節(jié)既屬于文書工作又屬于檔案工作，它是文書工作的最后一個環(huán)節(jié)，又是檔案工作的第一個環(huán)節(jié)，兩項工作在此疊加，分別以“交”和“接”的形式完成了文件向檔案的轉化，這個轉化過程也將企業(yè)各部門工作與檔案工作緊密地連接起來。所以，文件要轉化為檔案必須借助于“收集”這座橋梁。

2.4 收集是豐富和優(yōu)化企業(yè)檔案館（室）藏的重要途徑

豐富館（室）藏的主要標準是：數(shù)量充分，質量優(yōu)化，內容充實，結構合理。檔案工作既然是管理檔案為社會服務的專門事業(yè)，那么怎樣服務社會呢？從一定意義上說首先取決于檔案的藏量多少和質量高低。任何一所檔案館（室），它的館藏越豐富、越珍貴，年代越久遠，它就越能為社會做出更多的貢獻，更加受到社會的重視。在國外，有人把檔案館視為“歷史科學的糧倉”，并千方百計地收集各種有關文件經(jīng)常充實這個“糧倉”。實踐經(jīng)驗充分證明，一個檔案機構的收藏是否豐富，檔案是否完整，這是衡量檔案機構工作做得好與壞的一個重要標志；也是開展利用工作，特別是檔案館開放歷史檔案，開展編輯研究，出版檔案史料的一個前提條件。各級各類檔案機構如果都能竭力豐富自己的館藏，這對于保全祖國的歷史文化遺產(chǎn)，使之能為我國社會主義建設各項事業(yè)服務，無疑是具有重大意義的。不斷豐富館藏，應當始終作為收集工作的一個重要指導思想。

2.5 收集是開拓市場的前提和保障

近年來，中國經(jīng)濟持續(xù)增長，民營企業(yè)逐漸增多，這種形勢下，市場競爭日趨激烈。各大民營企業(yè)認識到，在這種環(huán)境下，研究新課題，研發(fā)核心技術，開拓市場，是提升企業(yè)管理水平和影響力的重要舉措，是實現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的有效途徑。而新課題的研發(fā)和科研項目的進行，都離不開歷史數(shù)據(jù)的支撐，離不開對檔案材料的查詢，海量的檔案資源能夠幫助企業(yè)迅速找到亮點，激發(fā)研發(fā)人員靈感，為新課題的論點提供有力支撐，因此，要想開拓市場，在市場競爭中占據(jù)不敗之地，做好檔案收集工作十分必要。

3 民營企業(yè)檔案收集的有效途徑

3.1 建立檔案收集培訓班

培訓班是提升檔案收集人員工作水平的有效方式，因此，各大民營企業(yè)可以建立檔案收集培訓班，在培訓班上對各部門提出的企業(yè)管理中的資料問題進行分析解答，并推廣新的溝通方式，使各方人員可方便在群里及時溝通。

另外，信息檔案管理中心還應定期組織資料碰頭會、檔案培訓、現(xiàn)場檢查指導等活動，隨時對資料收集整理中遇到的問題進行溝通解決，確保項目檔案完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全。

3.2 開展多渠道的檔案收集工作

對于企業(yè)而言，檔案收集渠道越多，接觸到的資料越多，收集到的資料也越多。因此，在檔案收集過程中，相關人員應開拓收集渠道，采取靈活多變的形式進行收集?，F(xiàn)階段，大部分民營企業(yè)檔案收集渠道較為單一，只是通過走訪本單位的形式進行，這導致收集到的檔案資料有限，這種情況下，檔案收集部門應拓寬收集渠道，通過互聯(lián)網(wǎng)等方式進行收集，可以在日常工作、生活中關注微博、微信等新媒體，關注本行業(yè)發(fā)展趨勢，同時可以對其他企業(yè)的優(yōu)秀檔案進行收集，進而豐富企業(yè)檔案庫，保證檔案的完整性。

3.3 完善相關的檔案管理制度

健全的企業(yè)檔案管理制度，是企業(yè)檔案資料收集工作順利開展的保障，可以確保企業(yè)檔案收集的及時性和完整性。因此企業(yè)管理者必須重視檔案管理工作制度的建立和健全，企業(yè)檔案管理工作者要從實際出發(fā)，根據(jù)自身企業(yè)的特點以及發(fā)展狀況制定適合本企業(yè)的檔案管理制度，并依法建檔。另外，民營企業(yè)檔案管理人員要定期對收集人員進行業(yè)務考核，加大對考核不及格人員的處罰力度，同時落實責任制，將收集工作落實到個人，一旦發(fā)現(xiàn)檔案收集工作出現(xiàn)問題，立即找到相關負責人，進而保證檔案收集工作的有效性，同時提升收集人員的責任意識和工作積極性。

4 結語

檔案收集工作是檔案管理的基礎和保障，是檔案管理工作進行的前提，因此，民營企業(yè)應認識到檔案收集的重要意義，積極探尋新的收集渠道，完善收集管理制度，全面提升收集的效率和質量，促使企業(yè)檔案管理向著信息化、數(shù)字化方向發(fā)展，促使企業(yè)走向現(xiàn)代化。

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