摘 要：在大數(shù)據(jù)時代的背景下，闡述了煙草行業(yè)檔案管理的新要求，煙草行業(yè)檔案管理的新趨勢做出分析。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)；煙草行業(yè)檔案管理趨勢

隨著我國經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，信息化發(fā)展迅猛，面對不斷變化的外部環(huán)境，這對煙草行業(yè)檔案管理提出了新的要求，尋求從管理模式的創(chuàng)新入手，建立新型檔案管理模式，奠定煙草行業(yè)檔案管理在大數(shù)據(jù)時代中生存的基礎，為煙草行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供信息支撐。

1 大數(shù)據(jù)時代

“大數(shù)據(jù)”源于“數(shù)據(jù)”。2008年，Google公司成立10周年，在著名的《自然》雜志上專門出版了一期專刊，討論與未來大數(shù)據(jù)處理相關的一系列問題和挑戰(zhàn)?！按髷?shù)據(jù)（Big Data）”的概念被正式提出。此后，大數(shù)據(jù)頻頻被提起并應用于實踐。

當前，大數(shù)據(jù)不僅在研究機構，在政府部門、各行各業(yè)等，也都得到了廣泛的應用，并實際創(chuàng)造了價值。

2 煙草行業(yè)檔案管理的新要求

煙草行業(yè)檔案是煙草行業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和，檔案管理涉及門類廣、內(nèi)容多。大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，已經(jīng)滲透到各行各業(yè)中，面對更多樣的、更海量的數(shù)據(jù)時，這對煙草行業(yè)檔案管理提出了新的要求。

1）對檔案管理理念的新要求，觀念新。隨著大數(shù)據(jù)時代的迅猛發(fā)展，煙草行業(yè)檔案系統(tǒng)功能在不斷更新，這就要求檔案管理理念必須隨之變化，樹立新型檔案管理理念，確保煙草行業(yè)檔案管理和檔案管理人員主動適應時代要求。

2）對檔案收集能力的新要求，信息采集要廣。煙草行業(yè)檔案將在大數(shù)據(jù)時代呈爆炸式增長趨勢，這要求要在大容量、高速度、多類型的海量數(shù)據(jù)中獲取煙草行業(yè)檔案，確保其檔案內(nèi)容的多樣性和覆蓋的全面性。

3）對檔案服務能力的新要求，數(shù)據(jù)挖掘要深。煙草行業(yè)檔案將在大數(shù)據(jù)時代查找數(shù)據(jù)背后的價值，這要求要在已收集的煙草行業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫中，提升分析和挖掘檔案價值的能力，確保檔案利用的便捷性和分析的智能性。

3 煙草行業(yè)檔案管理的新趨勢

面對大數(shù)據(jù)時代的挑戰(zhàn)，煙草行業(yè)需要從管理模式的創(chuàng)新入手，不斷創(chuàng)新思維，從下述三個層面開啟煙草行業(yè)檔案管理的新趨勢。

3.1 創(chuàng)新檔案管理理念，從“管”向“用”的轉變。

傳統(tǒng)的檔案管理理念主要以收集保管為主。隨著大數(shù)據(jù)時代的迅猛發(fā)展，檔案系統(tǒng)功能的不斷更新，傳統(tǒng)的檔案管理已越來越不適應當前的發(fā)展形勢，改革創(chuàng)新迫在眉睫。煙草行業(yè)檔案管理不能僅僅停留在傳統(tǒng)檔案理念的指導下實現(xiàn)檔案實體的收集和保管，首先要從創(chuàng)新管理理念開始，以適應大數(shù)據(jù)時代的要求，即要實現(xiàn)管理理念以保管檔案實體為主向以提供檔案服務為核心的轉變。

3.2 創(chuàng)新檔案收集手段，從“被動等待”向“主動出擊”的轉變

傳統(tǒng)的檔案收集手段主要以被動等待為主，檔案管理人員也已經(jīng)習慣了被動的工作方案，然而大數(shù)據(jù)時代已成為“內(nèi)容王”，沒有門類齊全、質(zhì)量上乘、數(shù)量巨大的數(shù)據(jù)，巧婦也難為無米之炊。企業(yè)檔案管理中一句老話：三分靠技術管理，七分靠數(shù)據(jù)收集，檔案管理人員要變“被動等待”為“主動出擊”，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。

一是要熟悉檔案，要熟悉檔案形成中各項流程。這要求煙草行業(yè)檔案管理人員要熟練掌握煙草行業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營流程，熟悉煙草行業(yè)特色，了解卷煙制品的更新與發(fā)展動態(tài)，使檔案管理人員對各種煙草檔案資料做到“胸中有數(shù)”，以便隨時隨地地介入，以獲取更加豐富的檔案管理信息。二是不僅要熟悉煙草行業(yè)工作程序，還要就工作工序關節(jié)給予指導，改變傳統(tǒng)檔案業(yè)務指導靠后的現(xiàn)象。這就要求煙草行業(yè)檔案管理人員要千方百計優(yōu)化煙草檔案材料的征集范圍，制定詳實可靠的工作標準；要盡量優(yōu)化接收征集工作程序，明確重點、解決疑點、理順難點；要優(yōu)化整理歸檔分類登錄等工作，做到精化，細化和量化，使煙草檔案信息及時有效地傳遞煙草行業(yè)部門，為理順煙草行業(yè)管理服務。三是要主動出擊，打破傳統(tǒng)靜態(tài)檔案管理系統(tǒng)，搭建后續(xù)有序的動態(tài)管理體系。這要求煙草行業(yè)檔案管理人員要會思考善于學習做到融會貫通，積極捕捉新的相關知識，加強檔案實時報送環(huán)節(jié)，適時地不定期地補充煙草行業(yè)的檔案資料，持續(xù)完善的打通檔案資料的輸入環(huán)節(jié)，探索出重大活動檔案過程化管理的方式方法。

3.3 創(chuàng)新檔案服務平臺，從“人工管理”向“智能化管理”的轉變

大數(shù)據(jù)最大的意義不在于數(shù)據(jù)本身，而是隱藏在數(shù)據(jù)背后的價值，檔案管理人員要善于把握檔案工作新規(guī)律，提升分析和挖掘檔案價值的能力。大數(shù)據(jù)的核心應用之一就是預測，而預測依賴于歷史數(shù)據(jù)的積累和挖掘。這就對檔案的海量存儲和知識挖掘提出了更高的要求。

一方面要建立起檔案數(shù)字化資源網(wǎng)絡平臺，要不斷完善各種檔案管理硬件設備，將計算機技術、通信技術、光盤技術以及多媒體網(wǎng)絡技術，廣泛地應用于檔案管理工作中，實現(xiàn)信息資源的共享和快速流通，提高工作效率，降低管理成本。另一方面要善于分析和挖掘煙草行業(yè)內(nèi)部檔案價值，為現(xiàn)實工作提供一定的參考、借鑒和依據(jù)作用，有些情況下甚至起到關鍵性或決定性的作用，這要求煙草行業(yè)管理人員要學會并熟練運用檔案特有的功能，采用批量數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，借助于深度學習、知識計算和可視化等大數(shù)據(jù)分析技術，盡力使“死檔案”變?yōu)椤盎钯Y料”。一是要按服務對象，積極建立搜索模型，在大數(shù)據(jù)時代，通過云計算，從海量的檔案數(shù)據(jù)中自動搜索隱藏于其中有著特殊關系性的信息，并把隱沒在一大批看來雜亂無章的數(shù)據(jù)信息進行集中、萃取和提煉，讓挖掘和分析出來的檔案信息更好地被利用，甚至主動根據(jù)利用者的需求，包括檔案調(diào)卷數(shù)量、檔案利用次數(shù)、復制檔案數(shù)量、制發(fā)檔案證明數(shù)量等進行深度挖掘，建立各種數(shù)據(jù)模型，對海量數(shù)據(jù)進行聚類、分類、相關性分析，提供各種分析數(shù)據(jù)。二是在檔案利用方面，對檔案利用登記數(shù)據(jù)庫進行深度挖掘，分別選取不同方面數(shù)據(jù)進行建模，可以得出不同檔案利用形式的變化趨勢，從而對檔案利用趨勢進行分析和預測，對利用頻率高的檔案進行全文數(shù)字化，既可以提高檔案利用效率，又可以起到保護檔案原件的作用。

在大數(shù)據(jù)時代下，煙草行業(yè)只有做到與時俱進，并高效地開發(fā)與利用檔案信息，才能為煙草行業(yè)的發(fā)展提供科學決策依據(jù)。通過檔案管理信息化，企業(yè)檔案信息資源能夠得到安全可靠的存儲和充分共享利用，使得檔案業(yè)務工作實現(xiàn)信息化管理、檔案收集整理工作最大限度實現(xiàn)自動化、檔案數(shù)據(jù)訪問權限得到全安控制、檔案利用方式更加簡單方便，創(chuàng)建信數(shù)據(jù)共享平臺，逐步實現(xiàn)由傳統(tǒng)的、被動的人工管理向現(xiàn)代的智能化、科學化、智能化管理的跨越，從整體上提升了煙草行業(yè)信息化。

4 結束語

當前，大數(shù)據(jù)時代的到來，信息技術的推陳出新，對企業(yè)檔案信息資源管理工作既是挑戰(zhàn)，也是機遇。我們需要在歷史前進的邏輯中前進，在時代發(fā)展的潮流中發(fā)展。大數(shù)據(jù)時代，“數(shù)據(jù)”起到舉足輕重的作用，帶來了檔案管理新的要求，只有探索新趨勢，轉變工作模式，樹立服務本位的理念，才能實現(xiàn)在大數(shù)據(jù)時代下煙草行業(yè)檔案管理的完美轉型，才能實現(xiàn)檔案管理由“收集保管”向“信息服務”的跨越式發(fā)展。

參考文獻

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[5]中國人民共和國檔案法

作者簡介

王琳，女，畢業(yè)于江漢大學，獲文學學士學位，2007年進入黃鶴樓科技園（集團）有限公司，現(xiàn)任黃鶴樓科技園（集團）有限公司檔案管理員。