肖茂林

(廣州捷駿國際投資有限公司,廣東 廣州 510000)

駐廠管理實際就是物流企業(yè)為了方便工作派遣一定的工作人員入駐客戶企業(yè),可以縮減物流和企業(yè)溝通交流的時間,提高工作效率,同時也是自營物流和物流外包的兩種物流方式的中間過渡作用。

因為一些制造企業(yè)由于任務量大,客流穩(wěn)定,所以對于物流人員入駐制造企業(yè)有特殊要求,對于駐廠管理的這些工作人員在制造企業(yè)上等同于貨運代理企業(yè),可以進行及時的溝通,能夠更好地穩(wěn)定企業(yè)與客戶之間的合作,減少不必要的問題。通過駐廠人員在制造企業(yè)與其工作人員的合作,也在一定程度上拉近了貨運代理企業(yè)和制造業(yè)的關系,這對于日后相關問題的處理也更為方便,省掉了一些不必要的麻煩手續(xù)。

1 貨運代理企業(yè)駐廠管理的優(yōu)點

1.1 信息及時性

貨運代理企業(yè)入駐制造企業(yè)工廠在某種程度上就代表了貨運代理企業(yè),可以隨時保持與貨運代理企業(yè)和制造企業(yè)雙方的信息更新,能夠及時地將信息傳遞到負責人手中,可以在最短的時間對問題進行處理和分析,甚至是解決。避免了由于信息的延遲而影響客戶問題的解決而喪失客源。比如客戶如果因為天氣原因臨時更改物流信息,提前或者延后,如果有駐廠人員在這里,就可以在短時間內將所有需要的表單和數(shù)據(jù)重新整理并且出單,大大提高了信息的及時性,駐廠貨運代理就可以及時了解事情動態(tài),從而確保貨運正常處理。

1.2 溝通便捷性

因為在正常情況下,駐廠貨運人員是需要長期與客戶一起工作的,無論是對于貨運代理企業(yè)還是制造企業(yè)都有一定的了解,當然比不得企業(yè)的管理人員。但是對于兩個企業(yè)相互溝通的代表的溝通方式都是有清晰了解的,這是雙方員工都不具備的優(yōu)勢。例如,缺箱導致貨物延遲出運的情況,一般客戶對此將非常生氣。此時,駐廠代表可以通過有效的溝通,做好客戶的安撫工作,及時調箱出運,幫助客戶解決實際困難,提高客戶對貨代企業(yè)的滿意度。[1]所以,駐廠代表的存在是非常有用處的,可以使整個雙方企業(yè)的溝通交流更加便捷。

1.3 人工成本的節(jié)約

駐廠工作人員除了負責日常雙方工作對接以外,還需要負責客戶安排的一些任務,協(xié)助制造企業(yè)方面進行一些倉庫管理和日常維護。所以駐廠人員不僅僅是屬于貨運代理企業(yè)的員工,同時也是制造企業(yè)的一員。但是在法律意義上講,制造企業(yè)不用承擔任何有關駐廠員工的責任,也不需要支付勞動費用,相當于是制造企業(yè)免費的勞動力,這對于制造企業(yè)來說在人力支出上確實節(jié)約了一定成本,所以更加有助于維護貨運代理企業(yè)與制造企業(yè)合作的關系。

2 貨運代理企業(yè)在駐廠管理中存在的問題

2.1 駐廠人員的非專業(yè)化

有的企業(yè)對于駐廠員工不是很重視,或者認為專業(yè)技能過強的員工不適合派遣制造企業(yè),留在貨運代理企業(yè)會發(fā)揮更大的作用。所以就會出現(xiàn)一些貨運代理企業(yè)將這些制造企業(yè)視為員工的培訓基地,常常將新招聘的員工派去這些制造企業(yè)作駐廠,待駐廠業(yè)務熟練后又將其調回貨代公司工作,另外派生手來做駐廠。生手的到來必然會對工作產(chǎn)生不利影響。[2]雖然制造企業(yè)不需要支付任何費用,甚至可以使用免費勞動力,但是從雙方長期的合作角度看,如果貨運代理長此以往,必定會影響貨運代理和制造企業(yè)的合作關系，不利于維護客戶流,有可能會導致客戶的流失。

2.2 駐廠貨代與公司業(yè)務員難以配合

貨運代理公司在對于外派駐廠人員的要求上各不相同,所以每個企業(yè)所面對的情況也不一樣,但是每個制造企業(yè)都希望貨運代理的駐廠人員可以和自己員工精誠合作,共同發(fā)展。但是也有一些問題難以避免,比如駐廠工作人員因為原本工作性質的不同,在與制造企業(yè)員工合作時配合度差。甚至有的駐廠人員覺得不應該去做制造企業(yè)的工作,因為他們之間無雇用關系,還有一些制造企業(yè)故意增加任務量給駐廠人員充當免費勞動力,而不知適可而止。所以,如何協(xié)調好員工和駐廠工作人員的工作關系都是很重要的,這樣才可以提高雙方合作的工作效率,創(chuàng)造更大的利益。

2.3 貨代企業(yè)對駐廠管理規(guī)范不明確

因為貨代企業(yè)管理方面的缺失,對駐廠的工作范圍和內容不明確,導致一部分駐廠貨代人員得過且過,辦事拖拖拉拉,自由散漫無紀律。而業(yè)務中一旦出現(xiàn)問題與糾紛,制造企業(yè)便將責任都推卸給貨代駐廠人員。[3]這也是當前駐廠人員在制造企業(yè)的一個弊端,如果一個企業(yè)不能夠嚴于律己,寬以待人,這樣的企業(yè)發(fā)展也是有限的,所以一定要保證駐廠人員的利益,但同時不僅要對于制造企業(yè)工作人員的工作進行詳細的布置和嚴格要求,對于駐廠人員也要合理安排,一旦出現(xiàn)駐廠人選工作敷衍的情況及時與貨運代理企業(yè)聯(lián)系,制造企業(yè)不要擅自處理。

2.4 貨代駐廠人員缺乏歸屬感

因為長期被外派到制造企業(yè),而缺少與原有企業(yè)同事相處的機會,并且貨運代理企業(yè)的工作人員對于外派駐廠人員也不是很了解,所以對于企業(yè)歸屬感必然沒有那么強烈。一旦發(fā)生涉及貨運代理利益的時候,如果駐廠代理沒有足夠的歸屬感,那么對于自己企業(yè)利益的就不會全力去爭取,那么可能會直接損害到貨運代理企業(yè)的利益。所以說一定要培養(yǎng)駐廠人員的歸屬感,他們才會有想法為公司爭取利益,有事情會及時與貨運代理企業(yè)聯(lián)系。

3 加強貨運代理企業(yè)駐廠管理的對策

3.1 駐場人員方面

其一,加強對貨運代理人員專業(yè)業(yè)務的學習,及時更新信息。貨代進出口業(yè)務與海關、出入境檢驗檢疫等政府政策法規(guī)有密切聯(lián)系,由于政策法規(guī)的變化,進出口業(yè)務流程也會發(fā)生相關的變化和調整。駐廠員工應及時地了解影響其業(yè)務的相關政府法規(guī)的變化,并將新的信息更新給制造企業(yè)。[4]所以,注重駐廠人員專業(yè)化培養(yǎng),可以更好地溝通聯(lián)系雙方,有助于穩(wěn)定客戶群體,提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

其二,加強駐廠貨運代理人員的服務態(tài)度,駐廠人員在制造企業(yè)工作的時候,要注意對自己態(tài)度的管理,畢竟制造企業(yè)是貨運代理的客戶,如果因為服務態(tài)度不好而影響雙方合作是非常不值得的。所以在平時工作交流上,一定要注意溝通方式和說話態(tài)度,有問題及時向貨運代理企業(yè)管理人員進行匯報再進行處理,不要直接與客戶發(fā)生爭執(zhí),作為服務行業(yè),總有良好的服務態(tài)度是基礎。

其三,加強對駐廠貨運代理人員溝通技巧的學習,比如在涉及雙方利益的沖突時,不可直接與客戶進行爭吵,應該據(jù)理力爭。學習一定的溝通技巧和談判方式,爭取在第一線守住貨運代理企業(yè)的利益。即使不能夠爭取到有利的權益,能夠爭取到談判的機會也是可以的,畢竟貨運代理企業(yè)是以客戶服務為第一標準的,所以在溝通上都需要注意,才能夠長期維系好雙方的合作關系。

其四,加強對駐廠貨運代理人員的規(guī)范管理,鑒于其工作的特殊性,對駐廠人員的考評主要應從制造企業(yè)對駐廠的考評、貨代企業(yè)內部員工對駐廠的評價、駐廠之間的互評三方面下手,避免任意一方評價的隨意性。對駐廠工作人員的考評,一定要根據(jù)事實,公正客觀合理。[5]這樣,不僅僅是對于制造企業(yè)的一種負責,也是展現(xiàn)貨運代理企業(yè)的企業(yè)風貌。

3.2 制造企業(yè)方面

制造企業(yè)不同于貨運代理企業(yè),對于駐廠管理實際上起不到關鍵性的作用,但是在長時間的合作關系中,不難發(fā)現(xiàn)如果駐廠工作人員與制造企業(yè)相處融洽,那雙方企業(yè)合作也必然長久。但是有的時候制造企業(yè)也應該對駐廠工作人員的工作進行合理安排,推薦合適的工作人員與其對接工作,切不可隨意使用駐廠員工,這并不是一個企業(yè)該有的行為。但是事實上卻難以避免,有的制造企業(yè)以客戶自居,將所有可能的業(yè)務和工作都加給駐廠,使駐廠成為他們的“小跑腿”、“小跟班”和“小秘書”。駐廠的工作稍有差錯就向貨代企業(yè)投訴,而貨代企業(yè)由于不在客戶企業(yè)現(xiàn)場,也無法確定投訴的原因和真實性。遇到這類客戶企業(yè),“駐廠”便成為貨代企業(yè)員工中無人愿做的工作。[6]長此以往,必然出現(xiàn)雙方合作斷裂的問題,所以作為制造企業(yè)一定要嚴格要求自身員工,合理妥善安排駐廠貨運代理的工作。

3.3 貨運代理企業(yè)方面

貨運代理企業(yè)不同于制造企業(yè),作為客戶的服務者,可能需要注意的更多一些,當前貨運代理企業(yè)的發(fā)展對于駐廠管理的關注是遠遠不夠的,雖然駐廠工作人員所做的工作有限,但是也是在為企業(yè)發(fā)展做出努力,如果貨運企業(yè)都不能夠給予駐廠代理足夠重視的話,駐廠管理人員一定會缺乏歸屬感,從而影響駐廠管理工作。所以一個企業(yè)一定要有自己的文化,并且深入每個員工心中,并且讓大家參與進來,在駐廠管理每一批赴任前都可以進行一定的集體活動,讓駐廠管理人員感受到企業(yè)的凝聚力。平時也可以多增加一些員工展覽和員工抽獎福利活動以及員工互助,一個企業(yè)無論是什么行業(yè)要有足夠的凝聚力，如此才會發(fā)展壯大。

除了建立企業(yè)文化內涵外,推行網(wǎng)絡化經(jīng)營,加強與客戶關系維護同時,貨代企業(yè)也可以通過這一時期對員工進行考察,在確定其具備駐廠的專業(yè)技能和溝通協(xié)調技能后再派遣到制造企業(yè)做駐廠工作,而不應將新招聘的員工派去作駐廠。在此基礎上,貨代企業(yè)需要定期召集駐廠參加本企業(yè)的培訓、集體活動和會議,增強貨代企業(yè)員工的凝聚力。通過信息化全面應用和網(wǎng)絡平臺的協(xié)助,推廣我國國際貨運代理企業(yè)文化,對于我國經(jīng)濟建設也是有重要意義的。

4 結 論

我國國際貨運代理企業(yè)駐廠管理具有良好的溝通性和及時性,這都是其他工作與駐廠管理不可比擬的,雖然當前駐廠管理發(fā)展仍然伴有各式各樣的問題,但是隨著企業(yè)信息網(wǎng)絡化的支撐和自身管理體系的升級,經(jīng)過一定時間,我國國際貨運代理的駐廠管理一定可以更加完善,促進貨運代理企業(yè)和制造企業(yè)更加平衡地發(fā)展,保證貨運代理企業(yè)客源的穩(wěn)定和企業(yè)發(fā)展的長久性,從而逐漸達到國際水平,成為國際上貨運代理的中堅力量。