易江 李玲

[摘 要]辦公自動化是當前比較主流的新型辦公方式，很多單位都已向OA轉型。利用第三方平臺可實現快速部署，節(jié)約資源成本，兼具易用性、適用性、安全性。本文結合臺站實際，自定義了一套“管理平臺”，借助其豐富的辦公應用和強大的管理能力，提升了內部管理效率和員工滿意度、歸屬感。通過實際體驗，探討企業(yè)微信在政府部門管理中的優(yōu)勢與不足。

[關鍵詞]辦公自動化;部門管理;企業(yè)微信

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.24.064

[中圖分類號]D63[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）24-0-02

0 ? ? 引 言

辦公自動化是當前主流的辦公模式，OA提高了效率，縮短了流轉周期;打破了時間地點的隔閡，員工可在任何時間（Anytime）、任何地點（Anywhere），處理與業(yè)務相關的任何事情（Anything）。目前，很多單位都已向OA轉型，完成了“紙質

化-電子化-信息化”的過渡，既滿足資源節(jié)約、生態(tài)環(huán)保的要求;又將零散的數據、信息資源集中管理、共享;還在組織架構、人員管理、內部交流方面發(fā)揮積極作用?！盎ヂ摼W+”、大數據、AI、5G等技術促使移動物聯網快速發(fā)展，也催生了一大批OA平臺。如釘釘（阿里系）、企業(yè)微信（騰訊系）、云之家（金蝶系）、口袋助理等。各平臺功能大同小異，其中釘釘和企業(yè)微信最為活躍。本文以仙女山地震臺“企業(yè)微信”使用為例，分析其在政府部門管理中的優(yōu)劣。

1 ? ? 企業(yè)微信簡介

“人人微信”使管理員可快速建立團隊并開展工作;企業(yè)微信具有連接微信功能，可直接添加微信好友，更好地溝通工作，還可運行小程序，使用微信支付。除聊天功能外，還集成公費電話和郵件。同時，公告、考勤、請假、報銷等都可實現。從官網得知，最高人民檢察院、國家發(fā)改委、廣東省政府、深圳市稅務局等多家單位已通過平臺實現了稅務、政務、警務、黨建的信息化轉型。仙女山地震臺（下稱臺站）是重慶市地震局（下稱市局）直屬的內設事業(yè)機構，已部署一套內部OA，可實現大部分功能，但自動化、智能化、適用性程度不高，臺站內部管理使用不便。企業(yè)微信在運維能力和技術支持方面的優(yōu)勢、豐富的應用能更好地滿足臺站需求，方便管理員管理和員工使用。

2 ? ? 企業(yè)微信使用實例分析

企業(yè)微信2.8提供桌面端和手機端，包含消息、通訊錄、微文檔、工作臺、待辦等模塊，可根據需求自定義條目、權限和流轉路徑。

2.1 ? 消息

提供溝通交流功能，類似微信、QQ，歷史消息最長可保留180天，包含文字、語音/視頻電話、發(fā)文件、紅包等。群聊還提供投票、填表、會議邀請、微文檔閱讀確認等特色功能，使用方便快捷。

2.2 ? 通訊錄

提供組織架構，可按部門、職務、標簽等方式設置不同層級、崗位的員工及權限。還可添加客戶和合作伙伴的微信，用企業(yè)微信與他們聊工作。

2.3 ? 微文檔

提供在線文檔和表格應用，員工可不依賴Office軟件直接使用，并和其他成員協(xié)作共享，還可發(fā)送到群，并設置閱讀確認。

2.4 ? 工作臺

工作臺提供審批、匯報、公告、文件盤等核心功能。用戶可在各類模板下建立自己的流程和渠道，隨時隨地查看管理審批和匯報內容，根據臺站工作需要，主要建立了以下應用。①工作記錄。主要用于績效管理員了解員工日常工作，實現考勤管理和績效評價?？蓮椭啤⑿薷?、刪除、導出記錄，方便統(tǒng)計、調用和管理。模板可設置文本、數字、日期、附件、單選/多選框等多種控件，匯報規(guī)則可指定對象、方式等，一目了然。②用車。主要用于公車管理員審批、調度、管理公務車輛?？刹榭?、刪除、打印、導出記錄為PDF，管理便捷。模板除可設置匯報中的全部控件外，還可添加說明文字、成員、部門;審批規(guī)則可設置流程、權限等，與匯報類似。③預算支出。主要用于預算管理員審批預算支出，把控預算執(zhí)行?？刹榭粗Ц稌r間、列支項目、金額、明細等，為下一步預算報銷做準備。④預算報銷。主要用于預算管理員管理預算報銷，使其與預算支出賬賬相符。報銷人員可將已報銷的賬目推送給支付人，既便于員工了解報銷進度，又便于財務部門對賬、追溯歷史賬目。⑤安全檢查。主要用于安全組長了解安全生產工作，建立健全安全工作機制，做好隱患排查治理?？筛鶕R報明細掌握安全現狀并制定整改措施。⑥運維。主要用于運維組長跟蹤臺站儀器運維過程，加強員工經驗技術交流。運維人員可將運維情況推送給員工，既達到相互檢驗、相互學習、共同進步的目的，又為月/年報編制提供基礎資料。⑦儀器月報。主要用于負責人掌握儀器運行狀態(tài)，評價數據質量，方便領導及決策部門調整制訂下一步工作計劃。⑧資產管理。主要用于資產管理員掌握資產在庫、維修、使用等狀態(tài)。臺站實行出入庫匯報制，員工據實登記編號、型號、數量，以便制訂調整維修采購計劃。⑨采購記錄。主要用于負責人確定一般項目實施方，滿足公開采購的要求。工作組根據采購計劃及預算金額，組織調研詢價后填寫記錄并匯報負責人審簽，再交上級管理部門審核、公示。減少紙質件的流轉周期，提高辦事效率，縮短實施部門的等待時間。⑩文件傳閱。主要用于向員工傳達各類文件精神。出差在外、下班休假均可查看會簽，不受時間地域限制，帶有時間戳，避免抵賴，提高了流轉速度。

請假、外出。主要用于負責人統(tǒng)籌協(xié)調安排各項工作，嚴格考勤管理，規(guī)范員工行為，約束自由度。員工按需申請，注明原因、時間、地點、緊急聯系人、工作交接人等，便于保障工作完成度，避免隨意性和工作無交接的情況。文件盤。主要用于檔案管理員統(tǒng)一管理文件，方便歸檔查閱。員工可創(chuàng)建個人分區(qū)并設置瀏覽編輯權限，與群組和項目團隊共享，和其他網盤類似。

2.5 ? 待辦

待辦主要用于員工管理建立任務清單，可設置提醒與參與人，轉發(fā)到聊天窗口。手機端還能調用日歷，跟Outlook類似。

2.6 ? 優(yōu)勢與不足

2.6.1 ? 優(yōu)勢

企業(yè)微信提供了便捷的通訊錄管理、多樣的聊天方式及各類條目的轉發(fā)引用、個性化的配置、豐富的模板等諸多功能，無須專業(yè)培訓即能滿足日常辦公。同時提供API、SDK、RTX插件，可按需接入通訊錄管理、應用管理、消息推送、身份驗證、移動端SDK、素材、OA數據接口、企業(yè)支付、電子發(fā)票等API及第三方應用和小程序，創(chuàng)建更多個性化辦公場景。

2.6.2 ? 不足

①政務部門的特殊性導致涉密相關的工作不便操作。雖然騰訊宣稱已取得國際權威認證，具有銀行級別加密水平，能保障數據安全，但市局的行業(yè)網、電子政務網屬專用通信內網，無法使用企業(yè)微信，部分機要文件還采用紙質形式，由專人專車配送監(jiān)管。此外，騰訊提供的私有化服務可部署在用戶服務器上，支持各種復雜的網絡環(huán)境，與已有的IT基礎設施有效融合，數據安全、管理可控、安全合規(guī)，但主觀上的“不安感”使政務部門望而卻步。②微文檔暫不提供在線PPT、PDF等應用。市局日常辦公除DOC、XLS外，還經常用PPT、PDF、CEB、OFD等格式文件，需要安裝程序支持，便利性上打了折扣。③未

驗證的情況下部分功能不可用。驗證后，可與微信消息互通、擴容使用人數上限、對外名片展示更可信的企業(yè)身份、添加管理外部聯系人，還可部署企業(yè)郵箱、使用企業(yè)支付、自定義部分場景等功能。

3 ? ? 結 語

企業(yè)微信豐富的應用和強大的管理能力，提高了臺站內部管理能力，讓員工具有較高的滿意度和歸屬感，為信息化管理提供了高效的手段和平臺。但根據中華人民共和國保守國家秘密法第二十六條：禁止非法復制、記錄、存儲國家秘密;禁止在互聯網及其他公共信息網絡或者未采取保密措施的有線和無線通信中傳遞國家秘密;禁止在私人交往和通信中涉及國家秘密。無論在計算機端還是移動端使用企業(yè)微信，都是基于互聯網辦公。因此，嚴禁使用此類軟件談論、處理、存儲及傳輸國家秘密。使用第三方軟件的環(huán)境、數據傳輸過程不安全導致部分工作無法開展。通過長期實際使用，總體上能滿足臺站及各部門絕大多數辦公需求。

主要參考文獻

[1]郭敏智.基于微信企業(yè)號的移動辦公系統(tǒng)的設計與實現[D].北京：北京交通大學，2015.

[2]李偉，馬琳.淺析企業(yè)微信在煤礦企業(yè)辦公系統(tǒng)中的應用[J].電子世界，2019（6）.

[3]全國人民代表大會常務委員會.中華人民共和國保守國家秘密法（主席令第二十八號）[Z].2010.

[4]柴靜.機關、單位可以使用釘釘辦公嗎？[EB/OL].（2019-08-08）[2019-11-26].https：//mp.weixin.qq.com/s/NyOKGyyoyFgTN3AEjNHktw.

[5]高凱.政務微信的使用及社會效應分析[J].西部廣播電視，2014（21）.

[6]周冰欣.微信公眾平臺在政府應急管理中的作用、存在問題及應對策略——以18個政府應急辦名義認證的微信公眾平臺為例[J].秘書之友，2015（5）.

[7]戴斐斐.微信在政府公共管理中的傳播作用[J].今日財富，2018（1）.