摘 要：集中采購(gòu)一般是指政府、企業(yè)等組織機(jī)構(gòu)在同類(lèi)物資采購(gòu)中為了節(jié)約成本、統(tǒng)一管理而選擇的一種將物資集中到專(zhuān)門(mén)部門(mén)或統(tǒng)一時(shí)間來(lái)實(shí)施采購(gòu)的方式。它不僅有利于主管部門(mén)的深入管理和把控，同時(shí)會(huì)因規(guī)模采購(gòu)而有利于發(fā)包方選擇到優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，采買(mǎi)到性價(jià)比更高的物資，提高采購(gòu)效率，有效降低采購(gòu)成本。本文將對(duì)“小規(guī)模、多事業(yè)部”類(lèi)企業(yè)特點(diǎn)及常規(guī)集中采購(gòu)模式的弊端進(jìn)行分析，針對(duì)性的就“小規(guī)模、多事業(yè)部”企業(yè)實(shí)施集中采購(gòu)提出幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：小規(guī)模；多事業(yè)部；集中采購(gòu)；重神輕形

一、小規(guī)模、多事業(yè)部企業(yè)與集中采購(gòu)相關(guān)的幾個(gè)特點(diǎn)

（一）事業(yè)部的經(jīng)營(yíng)獨(dú)立性

一般具有多個(gè)事業(yè)部的企業(yè)中，每個(gè)事業(yè)部對(duì)外都相當(dāng)于一個(gè)公司，他們對(duì)市場(chǎng)獨(dú)立經(jīng)營(yíng)，對(duì)總公司獨(dú)立核算，甚至自負(fù)盈虧?？偣就ㄟ^(guò)各種經(jīng)營(yíng)指標(biāo)對(duì)其進(jìn)行把控，甚至事業(yè)部之間還存在著競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系，他們之間沒(méi)有信息資源共享的動(dòng)力，也就難以做到真正的資源共享。

（二）事業(yè)部間的技術(shù)專(zhuān)業(yè)差別

能獨(dú)立成一個(gè)事業(yè)部，勢(shì)必在產(chǎn)品線上有著差別，產(chǎn)品線之間一般存在著較大的專(zhuān)業(yè)差別。而出于對(duì)技術(shù)的保護(hù)，以及保持在同行的良性競(jìng)爭(zhēng)，事業(yè)部都不愿意或能夠?qū)⑺少?gòu)物資信息全部公開(kāi)。

（三）業(yè)部間的物資采購(gòu)需求不一致

不同事業(yè)部有不同的產(chǎn)品線，各產(chǎn)品線所用原料或配件一般也不同。即使是同一類(lèi)或同一種原料，也可能在參數(shù)、精度、應(yīng)用環(huán)境等方面有著一些細(xì)微的差別。即使是完全一樣的物資要求，那么也可能因需求時(shí)間不同，顧忌提前采購(gòu)帶來(lái)的資金占用、庫(kù)存積壓或損失等而放棄集中采購(gòu)。

二、常見(jiàn)的集中采購(gòu)的方式的應(yīng)用弊端

一般以調(diào)整組織機(jī)構(gòu)，成立集中采購(gòu)“行政部門(mén)”運(yùn)行的集中采購(gòu)?fù)梢詫?duì)外或?qū)χ鞴懿块T(mén)迅速展示“集中采購(gòu)成果”，但在“小規(guī)模、多事業(yè)部”的企業(yè)中，如果想問(wèn)此要效率，要效益，要實(shí)實(shí)在在的成績(jī)就難了，因?yàn)檫@其中存在以下四方面弊端。

（一）采購(gòu)管理方

既然是新成立的行政部門(mén)，那就需要選派一名負(fù)責(zé)人來(lái)對(duì)集中采購(gòu)進(jìn)行管理。此人選要么來(lái)自某一事業(yè)部，要么從外部引入，但都擺脫不了他對(duì)全部業(yè)務(wù)不熟悉，技術(shù)不能把關(guān)的弊病。他對(duì)專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的物資采購(gòu)缺少話語(yǔ)權(quán)，對(duì)事業(yè)部提出的各種“不能集中”理由往往提不出有力的反駁。

（二）采購(gòu)人員方面

一般集中采購(gòu)行政部門(mén)成立初期，都會(huì)從原各事業(yè)部中抽調(diào)采購(gòu)人員集中到統(tǒng)一地點(diǎn)集中辦公、集中管理。這些采購(gòu)人員受原事業(yè)部運(yùn)作模式的影響，一般會(huì)習(xí)慣性的按老套路行事；會(huì)因?qū)ζ渌聵I(yè)部的不熟悉而拒絕或排斥參與其他業(yè)務(wù)單元的物資采購(gòu)；會(huì)認(rèn)為自己服務(wù)的客戶終究是事業(yè)部，而一味顧客至上，忽略了集中采購(gòu)的規(guī)則。

（三）技術(shù)把關(guān)方面

一般難以從事業(yè)部調(diào)出專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人才到新成立的采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)部門(mén)要么沒(méi)有技術(shù)能力，要么能力較弱，因此核心的技術(shù)選型或把關(guān)還是要靠事業(yè)部來(lái)做。此時(shí)，如果事業(yè)部對(duì)新成立的集中采購(gòu)管理部門(mén)持不支持態(tài)度，那么很有可能這個(gè)新部門(mén)就只剩下掛名權(quán)。

（四）降本增效方面

獨(dú)立運(yùn)行的一個(gè)部門(mén)勢(shì)必會(huì)增加人工成本、溝通成本，這些成本需要通過(guò)新增部門(mén)提升的工作效率以及降低的物資采購(gòu)單價(jià)來(lái)抵消，但從上述幾個(gè)弊端來(lái)看，在“小規(guī)模、多事業(yè)部”的企業(yè)簡(jiǎn)單通過(guò)成立行政部門(mén)是完全不能抵消的。

三、“小規(guī)模、多事業(yè)部”企業(yè)集中采購(gòu)的幾點(diǎn)建議

基于上述分析考慮，建議“小規(guī)模、多事業(yè)部”企業(yè)開(kāi)展集中采購(gòu)的時(shí)候應(yīng)該選用“重神輕形”的策略，即以集中采購(gòu)降本增效的終極目標(biāo)為導(dǎo)向，通過(guò)制度化、流程化、信息化等來(lái)狠抓采購(gòu)管理。簡(jiǎn)單說(shuō)就是以制度化為基石，利用信息化系統(tǒng)加強(qiáng)采購(gòu)管理，規(guī)范作業(yè)流程，通過(guò)實(shí)現(xiàn)事業(yè)部間的“采購(gòu)成果”共享來(lái)推動(dòng)集中采購(gòu)，對(duì)組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整順勢(shì)而為，不做強(qiáng)行要求。

（一）制度化基石

建立統(tǒng)一的采購(gòu)管理相關(guān)制度，規(guī)范和約束采購(gòu)業(yè)務(wù)的開(kāi)展，這里說(shuō)統(tǒng)一并非是要居高臨下直接拋出一個(gè)制度或規(guī)范，而是要首先確定關(guān)鍵點(diǎn)必須要遵守的規(guī)則，再充分結(jié)合各事業(yè)部的特點(diǎn)求同存異，切忌按所謂的通用或常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)一篇蓋之。本文以集中采購(gòu)為目標(biāo)，就四個(gè)必須建立制度約束的方面給出制度建設(shè)建議。

1.建立采購(gòu)進(jìn)度、實(shí)施跟蹤制度：不論采購(gòu)人員是否集中，不論是兼職還是專(zhuān)職采購(gòu)，只要在實(shí)施采購(gòu)業(yè)務(wù)的，都必須按照統(tǒng)一的規(guī)則對(duì)采購(gòu)事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤，主要跟蹤信息有：

（1）需求信息：需求者提出的各項(xiàng)要求；

（2）詢價(jià)進(jìn)展：記錄詢價(jià)對(duì)比信息；

（3）訂購(gòu)狀態(tài)：說(shuō)明是否已經(jīng)完成訂購(gòu)；

（4）下次跟催：提醒再跟進(jìn)的時(shí)間；

（5）采購(gòu)進(jìn)度跟進(jìn)：訂購(gòu)日期、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間，及與供應(yīng)商等關(guān)鍵人員溝通聯(lián)絡(luò)的記錄；

（6）合同及付款進(jìn)度：合同編碼、供應(yīng)商、價(jià)款、付款進(jìn)度；

（7）到貨情況：累積到貨量、是否按期、未按期原因。

2.建立供應(yīng)商管理制度：供應(yīng)商管理應(yīng)重點(diǎn)放在“考評(píng)”，考評(píng)每一個(gè)供應(yīng)商，考評(píng)每一單采購(gòu)，考評(píng)每一個(gè)時(shí)期。要通過(guò)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商準(zhǔn)入環(huán)節(jié)的考核，嚴(yán)格把關(guān)“合格供方名錄”；要通過(guò)對(duì)供應(yīng)商履約合作期間交付能力、產(chǎn)品品質(zhì)、異常處理等方面的考察，對(duì)其實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)督，實(shí)施嚴(yán)格的升降級(jí)制度；要通過(guò)對(duì)供應(yīng)商及潛在供應(yīng)商的培養(yǎng)提升供應(yīng)商履約能力及開(kāi)發(fā)后備供應(yīng)商。

3.建立合同管理制度：合同管理就是要在合同的生命周期中把握關(guān)鍵因素，以標(biāo)準(zhǔn)化的思路來(lái)建立制度，重點(diǎn)應(yīng)做到三點(diǎn)：其一在于合同模板的規(guī)范，且要針對(duì)不同類(lèi)別物資的采購(gòu)區(qū)別編寫(xiě)合同模板；其二是合同審批的手續(xù)及權(quán)限分配；其三在于合同執(zhí)行情況的跟蹤，特別是標(biāo)的的交付與驗(yàn)收、款項(xiàng)付出及發(fā)票追索方面一定要建立動(dòng)態(tài)跟進(jìn)和多層次監(jiān)督機(jī)制。

4.建立采購(gòu)管理績(jī)效考核制度：上述三方面的制度建設(shè)目的都是為了集中和積累各事業(yè)部的采購(gòu)信息，為后續(xù)的采購(gòu)業(yè)務(wù)開(kāi)展提供參考資料，因此一定要有一定的激勵(lì)措施，促進(jìn)采購(gòu)執(zhí)行人員的主觀能動(dòng)性發(fā)揮。比如每形成或修訂一份合同模板、每對(duì)供應(yīng)商實(shí)施一次有效評(píng)價(jià)都要給予一定獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)參與熱情。

（二）流程及流程信息化

制度規(guī)范建立以后，要畫(huà)出流程圖梳理流程，針對(duì)每個(gè)作業(yè)節(jié)點(diǎn)詳細(xì)說(shuō)明到此環(huán)節(jié)后面對(duì)不同情況該如何處理。流程梳理清晰以后，就是“重神輕形”的重中之重：“流程信息化”，即將流程通過(guò)信息化手段固定下來(lái)，此時(shí)要注意：

1.要如實(shí)將上述各制度梳理出來(lái)的流程，全部在信息化系統(tǒng)中得以體現(xiàn)，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)還需要考慮審核審批的權(quán)限區(qū)分，以確保制度要求得以流程信息化。

2.要側(cè)重信息共享方面的建設(shè)，如各類(lèi)物資的采購(gòu)合同模板可作成果共享，詢價(jià)記錄、交貨品質(zhì)及款票往來(lái)異?？勺骱罄m(xù)參考共享。

3.要重視系統(tǒng)建設(shè)中的權(quán)責(zé)分配：信息化建設(shè)并不是簡(jiǎn)單的集中和規(guī)范業(yè)務(wù)操作，更是要利用系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資源共享，但過(guò)度的資源共享不僅會(huì)讓知識(shí)產(chǎn)權(quán)受到侵犯，也會(huì)讓技術(shù)人員失去創(chuàng)新動(dòng)力，因此務(wù)必要對(duì)信息共享范圍進(jìn)行明確的權(quán)責(zé)劃分。

4.要重視“查詢”功能：信息化系統(tǒng)要能查詢預(yù)采買(mǎi)物資的歷史采買(mǎi)記錄，如價(jià)格信息、如供應(yīng)商信息、如每一單采購(gòu)的評(píng)價(jià)記錄，如合同模板、合格供方目錄等作為知識(shí)共享的內(nèi)容，也要隨時(shí)可依據(jù)權(quán)限查閱，甚至可以對(duì)查出的信息做評(píng)分推薦，可以將價(jià)格等可量化內(nèi)容以趨勢(shì)圖體現(xiàn)。

（三）信息化建設(shè)中涉密資料的處理

信息化建設(shè)中必須考慮不想或不能公開(kāi)部分信息的保密問(wèn)題，需在不泄密的前提下進(jìn)行資源共享，對(duì)此給出的解決方案是：

首先對(duì)信息化系統(tǒng)內(nèi)的各類(lèi)信息實(shí)施秘級(jí)管理，以物資為管理源頭，即事業(yè)部對(duì)本部門(mén)的涉密原料、設(shè)備等物資進(jìn)行涉密等級(jí)界定，同時(shí)對(duì)操作人員按業(yè)務(wù)領(lǐng)域及級(jí)別進(jìn)行區(qū)分，規(guī)范每個(gè)操作人員可查詢的信息范圍。

再對(duì)物資和操作者都進(jìn)行了秘級(jí)管理以后，為了滿足信息共享的需要，系統(tǒng)還要確保每個(gè)操作者都可以查詢到有買(mǎi)過(guò)這樣?xùn)|西，是哪個(gè)事業(yè)部買(mǎi)過(guò)的，當(dāng)他需要進(jìn)一步信息時(shí)可通過(guò)系統(tǒng)向原采購(gòu)部門(mén)發(fā)出信息共享申請(qǐng)。

四、結(jié)束語(yǔ)

集中采購(gòu)是以“集團(tuán)”模式運(yùn)行的企業(yè)必走的一條路，企業(yè)需充分利用集中管理的優(yōu)勢(shì)，將內(nèi)部資源共享并最大化發(fā)揮，將分散力量集中合并才能在當(dāng)下日趨激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，在制造業(yè)利潤(rùn)越來(lái)越低的形勢(shì)下做到向管理要效益。而在以“集團(tuán)”模式運(yùn)行的小規(guī)模多事業(yè)部的企業(yè)中，物資需求往往具備“多品種、小批量”的特點(diǎn)，因此要通過(guò)“重神輕形”的方式推動(dòng)集中采購(gòu)，不能簡(jiǎn)單以“行政集中”來(lái)推行。

作者簡(jiǎn)介：

張麗娜（1983-），女，漢族，河北承德人，本科，經(jīng)濟(jì)師，研究方向：企業(yè)管理。