北京市東城區(qū)疾病預(yù)防控制中心(100009)

勉麗娜 陳 輝 楊 微

分析轄區(qū)中小學(xué)生生長發(fā)育、常見病檢出現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢是學(xué)校衛(wèi)生工作者每年必須要做的一項常規(guī)性工作[1-3]。而自啟用《北京市中小學(xué)健康信息管理系統(tǒng)》以來,雖然在數(shù)據(jù)保存及查詢方面提供了極大地方便,然而,由于系統(tǒng)下載的數(shù)據(jù)非常詳細(xì),并且很多數(shù)據(jù)都在不同的工作表中,而我們在分析的過程中,往往只需要對不同學(xué)段、不同性別的檢出率情況進(jìn)行分析。因此,就需要將這些零散的數(shù)據(jù)重新編輯在一個工作表中使用,此過程雖然沒有技術(shù)難度,但在操作過程中既浪費時間又很容易出錯。因此,建立一個只需將原始數(shù)據(jù)粘貼后就可以直接輸出結(jié)果的數(shù)據(jù)調(diào)用模板具有非常重要的現(xiàn)實意義。本文就以2015-2016學(xué)年度的不同學(xué)段不同性別的學(xué)生肥胖檢出率的比較為例,建立一個以VLOOKUP函數(shù)為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)調(diào)用模板。

VLOOKUP函數(shù)介紹

VLOOKUP函數(shù)是excel中的一個縱向查找函數(shù),功能是按列查找,最終返回該列所需查詢列序所對應(yīng)的值。

該函數(shù)的語法規(guī)則如下:

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

參數(shù)說明見表1。

表1 VLOOKUP參數(shù)說明

建立數(shù)據(jù)調(diào)用模板

1.首先需要在《北京市中小學(xué)健康信息管理系統(tǒng)》中下載2015-2016學(xué)年度的“營養(yǎng)”報表,并將報表內(nèi)的三個工作表BMI(年級男)、BMI(年級女)、BMI(年級男女合)分別復(fù)制粘貼到新工作簿中,分別重命名為“BMI男1516”、“BMI女1516”、“BMI合1516”,同時在該工作簿中建立一個新工作表“模板”,具體見圖1。

圖1 數(shù)據(jù)調(diào)用模板的總體結(jié)構(gòu)

需要注意的是,在各個工作表的年級一列中,從小學(xué)到中職的各個年級的名稱均需不同才能運用VLOOKUP函數(shù)準(zhǔn)確識別,因此,需要將各學(xué)段的“小計”分別改為“小學(xué)小計”、 “初中小計”、 “高中小計”、 “中職小計”,同時需要取消“總計”的合并單元格,并將“總計”粘貼至統(tǒng)計表B列。

2.點擊excel工具欄中的公式，定義名稱,分別將BMI男1516、BMI女1516、BMI合1516這3個工作表的B6:R26區(qū)域定義名稱為“BMI男15”、“BMI女15”、“BMI合15”。

3.以2015-2016學(xué)年度不同學(xué)段不同性別的肥胖檢出率以柱狀圖的形式比較為例,在“模板”工作表中的A3、A4、A5、A6單元格分別輸入“小學(xué)小計”、 “初中小計”、 “高中小計”、 “中職小計”,并在B3單元格內(nèi)輸入公式:=VLOOKUP($A3,BMI男15,17,FALSE),該公式的涵義是:在“BMI男1516”工作表定義的“BMI男15”區(qū)域內(nèi),查找“小學(xué)合計”,查找到后,返回“小學(xué)合計”這一行的第17列,即“肥胖檢出率”一列的值。返回到B3的數(shù)值不是百分比形式,所以要在C3輸入公式:=B3*100,同理得到其他學(xué)段的不同性別的肥胖檢出率,插入柱狀圖,即可得到2015-2016學(xué)年度不同學(xué)段不同性別的肥胖檢出率比較的柱狀圖。

4.不同學(xué)段不同性別學(xué)生肥胖檢出率比較的模板制作完成,在下一年度撰寫分析報告時,只需將新下載的“營養(yǎng)”報表中的BMI(年級男)、BMI(年級女)、BMI(年級男女合)的“B6～R26”區(qū)域分別粘貼到模板中的“B6-R26”區(qū)域,此時“模板”工作表中就直接生成了新的數(shù)據(jù)源的柱狀圖,可以說是一步到位。

模板的使用范圍

以本模板為基礎(chǔ),可以制作《北京市中小學(xué)健康信息管理系統(tǒng)》下載的各年級、各學(xué)段、不同性別間的視力不良、營養(yǎng)不良、超重、肥胖、貧血、恒牙患齲、沙眼、腸道蠕蟲檢出情況及身高、體重、肺活量等級評價的數(shù)據(jù)調(diào)用。

模板使用過程中的注意事項

1.《北京市中小學(xué)健康信息管理系統(tǒng)》下載的數(shù)據(jù)一般情況下兩年度的行和列結(jié)構(gòu)不會發(fā)生太大變化,但是在使用之前還是需要先觀察兩年度的行數(shù)和列數(shù)是否一致。對于行的增減,只需要修改定義名稱的查找區(qū)域,但如果列有增減,則除了要修改定義名稱的查找區(qū)域外,還要調(diào)整VLOOKUP函數(shù)的第三個參數(shù)。

2.在定義VLOOKUP函數(shù)的第二個參數(shù)的查找區(qū)域時,第一個參數(shù)要查找的值必須在此區(qū)域的第1列,并且為了方便下拉填充其他調(diào)用結(jié)果,第一個參數(shù)需要絕對引用列。

3.在使用VLOOKUP函數(shù)時,因為需要精確查找,因此第四個參數(shù)必須是FALSE或0。

結(jié) 論

excel軟件作為一種功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理工具,公式與函數(shù)是它的核心,尤其是VLOOKUP函數(shù)在查找和引用數(shù)據(jù)時是一個非常實用的函數(shù),被廣泛應(yīng)用于財務(wù)、人事、學(xué)生體質(zhì)健康管理等領(lǐng)域[4-7],然而它卻并不為很多醫(yī)務(wù)工作者所知,因此,本文以建立VLOOKUP函數(shù)為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)調(diào)用模板為例,目的是向廣大醫(yī)務(wù)工作者推廣本函數(shù),因為此函數(shù)的使用,可以在保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的同時,極大的節(jié)省時間,提高工作效率。