摘要：檔案信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然，可以對檔案歸檔及后期管理工作等方面提供較大的便利，具體體現(xiàn)在能夠最大程度的減少歸檔過程中存在的問題，保證電子檔案較高的真實(shí)性和可靠性，并且管理人員能夠在網(wǎng)絡(luò)平臺上對電子檔案進(jìn)行管控，規(guī)避檔案丟失和隨意更改等情況，從而使電子檔案歸檔和管理工作的效果有所提升。

關(guān)鍵詞：電子檔案歸檔；存在問題；提高效率；加快速度

中圖分類號： G270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A DOI編號： 10.14025/j.cnki.jlny.2018.22.080

1 電子檔案歸檔存在的主要問題

1.1電子檔案獨(dú)立性較差

當(dāng)前多數(shù)企業(yè)的電子檔案均由紙質(zhì)檔案生成，獨(dú)立性較差，并且多數(shù)企業(yè)對電子檔案管理工作的重視程度不夠，隨意更改和丟失等情況時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致電子檔案的真實(shí)性和完整性明顯降低。

1.2電子檔案歸檔流程不正確

電子檔案歸檔主要指工作人員對整理完成的電子文件的屬性進(jìn)行判斷，之后對其進(jìn)行拷貝，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)長期存儲的目標(biāo)，但是當(dāng)前一些企業(yè)在電子檔案歸檔過程中不能嚴(yán)格按照相關(guān)流程進(jìn)行，例如：未對電子檔案真實(shí)性和屬性等進(jìn)行判斷便直接進(jìn)行歸檔處理，這種情況導(dǎo)致歸檔工作雜亂無章，工作效率和效果較差。

1.3檔案管理人員專業(yè)水平有限

電子檔案歸檔工作對工作人員的專業(yè)知識和技術(shù)有較高的要求，但是當(dāng)前工作人員的專業(yè)水平有待提升，在實(shí)際工作過程中會出現(xiàn)一些人為失誤，導(dǎo)致電子檔案歸檔工作無法取得預(yù)期效果。

2 提高電子檔案歸檔水平的措施

2.1構(gòu)建合理的電子檔案歸檔管理體系

為了提升電子檔案歸檔的合理性，檔案管理部門需要根據(jù)實(shí)際情況對歸檔管理體系進(jìn)行構(gòu)建，主要包括如下內(nèi)容：所有待歸檔的文件不能分散保存，需要及時(shí)進(jìn)行歸檔；制定科學(xué)、統(tǒng)一的整理方法，在正式歸檔前工作人員需要做好電子文件整理、鑒定及監(jiān)測工作，此工作由文件形成部門負(fù)責(zé)；對電子文件載體質(zhì)量，格式以及規(guī)格等進(jìn)行明確規(guī)定，讓各部門對待歸檔文件按照規(guī)定要求進(jìn)行調(diào)整；制定責(zé)任制度，保證電子檔案歸檔中每一項(xiàng)工作均有直接負(fù)責(zé)人，保證每項(xiàng)工作可以落實(shí)到實(shí)處，從而使電子檔案歸檔工作保質(zhì)保量的完成。

2.2嚴(yán)格檢查電子檔案的真實(shí)性和完整性

在電子檔案歸檔前工作人員需要對其真實(shí)性及完整性進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，檢查內(nèi)容主要包括：對其同紙質(zhì)文件內(nèi)容是否相同及文件載體、格式和規(guī)格是否符合規(guī)定要求等進(jìn)行判斷，進(jìn)而為其真實(shí)性提供更多保障。為了實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，工作人員可以從如下幾點(diǎn)著手：在收集電子檔案時(shí)需要對一些重要文件的原本進(jìn)行保留，如果后期需要修改，必須在保留原本的情況下進(jìn)行，此種做法可以保留多種不同版本的電子檔案，可以為后期真實(shí)性檢查工作提供便利條件；對一些新型設(shè)備和軟件進(jìn)行合理應(yīng)用，使用其對電子檔案中數(shù)據(jù)計(jì)算是否準(zhǔn)確進(jìn)行檢驗(yàn)，在發(fā)現(xiàn)問題后可以及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，從而提高其準(zhǔn)確性。

2.3對電子檔案歸檔方法進(jìn)行合理選擇

現(xiàn)階段電子檔案歸檔方法主要有物理歸檔、邏輯歸檔和雙套制歸檔三種，下面分別進(jìn)行說明：物理歸檔。物理歸檔方法又分為介質(zhì)歸檔和網(wǎng)絡(luò)歸檔，前者主要指文書部門將整理完成的電子文件儲存在相應(yīng)的介質(zhì)后上交至檔案管理部門，后者主要指在網(wǎng)絡(luò)平臺上將電子文件傳送至檔案管理部門相應(yīng)的設(shè)備上；邏輯歸檔。邏輯歸檔主要指文書部門將電子文件相對應(yīng)的邏輯地址發(fā)送給檔案管理部門，使其在網(wǎng)絡(luò)上對電子檔案進(jìn)行管控，此種歸檔方法能夠保存電子檔案原有的物理存在位置，并且不能隨意進(jìn)行更改，電子檔案完整性較好；雙套制歸檔。雙套制歸檔主要將上述兩種方法進(jìn)行聯(lián)合使用，并且需要將相應(yīng)的電子檔案制成紙質(zhì)版同時(shí)進(jìn)行歸檔，此種方法能夠規(guī)避電子檔案丟失后造成的影響，可以根據(jù)紙質(zhì)版再次生成電子文件。在實(shí)際歸檔過程中檔案管理部門需要根據(jù)電子檔案的類型對歸檔方法進(jìn)行合理選擇，從而保證歸檔工作的質(zhì)量和效果。

3 加快檔案信息化建設(shè)的措施

3.1構(gòu)建電子檔案管理記錄系統(tǒng)

為了更好的保證電子檔案的真實(shí)性和完整性，檔案部門需要對構(gòu)建電子檔案管理記錄系統(tǒng)工作產(chǎn)生足夠的重視，能夠最大程度的減少隨意更改情況出現(xiàn)的可能，同時(shí)可以為檔案信息化建設(shè)工作提供更多的數(shù)據(jù)支持，加快檔案信息化建設(shè)速度。檔案管理部門還要建立專門的電子檔案數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫中對各類檔案的多種形式和版本進(jìn)行保存，為后期工作人員研究提供更多的便利條件。

3.2提升檔案信息化技術(shù)水平

通過提高信息化技術(shù)水平可以為檔案信息化建設(shè)工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，檔案管理部門可以從如下幾方面進(jìn)行：一是加大基礎(chǔ)設(shè)施投入力度，為電子檔案歸檔及后期管理提供更多的便利；二是在電子檔案數(shù)字信息錄入工作產(chǎn)生更多重視，使用雙套制的方法進(jìn)行歸檔，在保證歸檔效果的同時(shí)最大程度的減少工作量；三是檔案管理部門首先需要對密級標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合理制定，在制定完成后嚴(yán)格按照其要求對歸檔的電子檔案進(jìn)行分類，從而保證電子檔案的安全性，減少丟失或者篡改等現(xiàn)象出現(xiàn)的可能。

3.3對電子檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)

通過培訓(xùn)讓工作人員對電子檔案管理工作產(chǎn)生更多的了解和認(rèn)識，并且能夠豐富自身知識和技術(shù)，為后期實(shí)際工作奠定基礎(chǔ)。與此同時(shí)，在引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備或者技術(shù)后也需要對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓其掌握設(shè)備和技術(shù)的使用技巧，能夠?qū)⑵湔_的應(yīng)用于工作中，從而推動檔案信息化建設(shè)步伐。

作者簡介：劉百玲，本科學(xué)歷，助理館員，研究方向：檔案管理。