褚鳳華

摘 要：本文主要對(duì)信息化在合同檔案管理中應(yīng)用進(jìn)行了研究探討。文章先介紹了研究背景和研究意義，接著對(duì)合同檔案進(jìn)行了概述，然后介紹了合同檔案管理中應(yīng)用信息化的重要意義，最后從四個(gè)方面分析了信息化在合同檔案管理中的具體應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：合同檔案管理；信息化；應(yīng)用

引言

合同是企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)經(jīng)營(yíng)的重要保障與條件，還是記錄企業(yè)和其它客戶或合作伙伴權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的一種書面憑證，同時(shí)還是現(xiàn)代企業(yè)日常業(yè)務(wù)收支的重要載體?？梢哉f(shuō)，合同檔案管理質(zhì)量的高低將會(huì)對(duì)企業(yè)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)收入以及防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生非常重要的影響。應(yīng)用信息化方式對(duì)合同檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，有效實(shí)現(xiàn)合同檔案管理的流程化與規(guī)范化，持續(xù)提升合同檔案管理的質(zhì)量，不僅是滿足新形勢(shì)對(duì)企業(yè)檔案管理工作提出的新要求，也是為企業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展提供扎實(shí)的檔案支撐。

一、合同檔案概述

合同檔案主要是對(duì)合同發(fā)起、審核、簽訂、履行、變更、轉(zhuǎn)讓、終止等所有環(huán)節(jié)和階段進(jìn)行全面詳細(xì)記錄、真實(shí)客觀反映的一種文書材料。合同檔案是企業(yè)進(jìn)行日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要依據(jù)和參考，對(duì)于企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)經(jīng)營(yíng)具有非常重要的作用。

二、在合同檔案管理中應(yīng)用信息化的重要意義

合同檔案屬于法律文書的范疇，主要是對(duì)企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)行為的記錄，其收集、保管以及利用，在防范企業(yè)出現(xiàn)合同風(fēng)險(xiǎn)以及維護(hù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)權(quán)益方面發(fā)揮了非常重要的作用。在合同檔案管理過程中應(yīng)用信息化，能確保采集合同檔案數(shù)據(jù)的自動(dòng)化以及整個(gè)管理工作的流程化與規(guī)范化，能對(duì)過去檔案管理中存在的諸多難點(diǎn)問題，像紙質(zhì)合同檔案收集不完整、不及時(shí)歸檔等，予以有效地解決。同時(shí)還能有效解決過去合同檔案利用需求和管理模式之間的沖突問題，從而持續(xù)提升合同檔案管理的整體效能，為企業(yè)在防控合同檔案風(fēng)險(xiǎn)方面提供扎實(shí)的基礎(chǔ)和支撐?？偠灾?，在合同檔案管理中應(yīng)用信息化具有諸多的好處和優(yōu)勢(shì)，也是未來(lái)合同檔案管理的一個(gè)重要趨勢(shì)。

三、信息化在合同檔案管理中應(yīng)用分析

（一）信息化應(yīng)用改變了合同檔案管理的模式

我們單位過去合同檔案管理工作主要是對(duì)勘察、設(shè)計(jì)類合同、總承包、分包等合同檔案各部門分散管理，紙質(zhì)版存檔，這樣一來(lái)合同檔案管理處于一種分散化的管理模式，沒有將合同檔案當(dāng)作獨(dú)立的門類統(tǒng)一管理。當(dāng)合同檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)用之后，在日常經(jīng)營(yíng)過程中產(chǎn)生的各種合同都要通過系統(tǒng)觸發(fā)，簽約完畢的電子合同相關(guān)信息數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)入到管理系統(tǒng)，將同一份合同分成了紙質(zhì)與電子兩個(gè)版本，實(shí)現(xiàn)了集中統(tǒng)一分類和管理，從根本轉(zhuǎn)變了過去的管理模式。具體就我們單位合同信息化而言：?jiǎn)挝缓贤话愣忌婕芭潘?、道路、燃?xì)?、隧道、橋梁、公路、勘察等專業(yè)。合同簽訂的前期，需要將甲方信息錄入，例如甲方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照，資信證明等。合同簽訂后，將合同序號(hào)、合同名稱、簽訂時(shí)間、專業(yè)方向、服務(wù)階段、工程規(guī)模、工程投資、合同額、本項(xiàng)目的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、合同承接部門、合同所屬區(qū)域、付款單位結(jié)清狀況等，這些合同基本信息錄入。另外還包括本合同的項(xiàng)目分包情況、項(xiàng)目完成情況、發(fā)票開出情況、收費(fèi)情況等。這些信息通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)互聯(lián)，加速各部門及人員間共享，隨時(shí)隨地可以在合同信息系統(tǒng)中調(diào)取所需信息進(jìn)行查閱，確保信息準(zhǔn)確及時(shí)送達(dá)。

（二）信息化應(yīng)用保證了合同檔案內(nèi)容的完整性

在合同檔案管理沒有應(yīng)用信息化之前，負(fù)責(zé)合同經(jīng)辦的人員僅僅是將合同原件歸檔，對(duì)能夠證明甲方資信狀況的證明材料卻經(jīng)常忽略，合同的很多內(nèi)容都不是很完整。當(dāng)合同檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)用之后，該系統(tǒng)能夠?qū)贤?jīng)辦人員的職責(zé)進(jìn)行較清晰地界定，對(duì)合同經(jīng)辦人起草的合同文本進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容規(guī)范、準(zhǔn)確、真實(shí)、完整，使電子合同數(shù)據(jù)得到完善，確保合同檔案管理系統(tǒng)里面合同正文、附件等一系列數(shù)據(jù)材料完整，有效克服了過去合同檔案不完整的問題。

（三）信息化應(yīng)用保證了合同檔案能夠在第一時(shí)間歸檔

就過去的合同檔案管理來(lái)講，因?yàn)闄n案管理員沒有辦法對(duì)企業(yè)合同檔案的具體情況進(jìn)行了解，通常是合同經(jīng)辦人員向檔案管理員移交多少就接受多少。部分合同經(jīng)辦人員出于各種目的的考慮，有些時(shí)候沒有將相關(guān)合同向檔案管理員進(jìn)行移交，從而導(dǎo)致有些合同檔案沒有在第一時(shí)間里面完成歸檔，沒辦法保證其安全性。合同檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)用之后，電子合同數(shù)據(jù)的采集實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，檔案管理員能夠依靠合同檔案信息化系統(tǒng)對(duì)合同檔案入庫(kù)信息進(jìn)行了解，并且跟蹤處理合同檔案信息化系統(tǒng)采集的各種數(shù)據(jù)，同時(shí)借助合同檔案流程和財(cái)務(wù)報(bào)賬流程之間的綁定，將紙質(zhì)合同歸檔設(shè)定為發(fā)起合同報(bào)賬的約束性前提條件，使得紙質(zhì)合同檔案都能夠在第一時(shí)間里面完成歸檔。

（四）信息化應(yīng)用可以共享合同檔案信息資源

合同檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)用之后，為利用與查詢相關(guān)合同檔案信息數(shù)據(jù)提供了極大的便捷。合同經(jīng)辦人通過相關(guān)權(quán)限能夠直接進(jìn)入合同檔案信息化系統(tǒng)，查看自己所需要的合同檔案信息數(shù)據(jù)，從而在很大程度上降低了合同檔案管理中人力成本、時(shí)間成本和空間成本。合同檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)用之后，實(shí)現(xiàn)了檔案管理流程、合同管理流程以及財(cái)務(wù)報(bào)賬流程彼此之間的高效整合，保證利用電子合同檔案不再單一地停留于系統(tǒng)用戶查詢合同電子信息數(shù)據(jù)方面，而是真正實(shí)現(xiàn)了所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的資源共享與關(guān)聯(lián)應(yīng)用。從而有效提升了合同檔案綜合管理利用的即時(shí)響應(yīng)能力，在一定程度上使得合同檔案管理工作對(duì)于企業(yè)整體工作的支撐作用進(jìn)一步增強(qiáng)。

結(jié)束語(yǔ)

信息化應(yīng)用于合同檔案管理，不僅提升了企業(yè)信息化建設(shè)的整體水平，給企業(yè)合同檔案管理工作帶來(lái)了很多全新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，怎樣保存好企業(yè)合同檔案資料，怎樣更好地利用企業(yè)合同檔案資料，有效的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，是每一位企業(yè)管理人員應(yīng)關(guān)注和思考的問題。企業(yè)應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)和深化信息化在合同檔案管理工作中的應(yīng)用，不斷開創(chuàng)自身合同檔案管理工作的新局面。在此文章中通過對(duì)信息化在合同檔案管理中應(yīng)用進(jìn)行探討分析，希望能夠?yàn)槠髽I(yè)管理人員以及合同檔案管理部門提供一些借鑒和參考。

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（作者單位：中國(guó)市政工程中南設(shè)計(jì)研究總院有限公司）