摘 要：檔案是事業(yè)單位在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的各種形式的文件材料，合理的利用檔案，能夠有效的實現(xiàn)單位內(nèi)的知識共享，提高整體的工作效率。本文主要分析了當前事業(yè)單位檔案管理中存在的不足，并提出了利用現(xiàn)代化方式進行檔案管理工作的途徑，希望能夠給事業(yè)單位開展檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化

檔案管理工作對事業(yè)單位的發(fā)展和進步有著十分重要的意義，目前，許多事業(yè)單位在進行檔案管理時，雖然利用了現(xiàn)代化技術(shù)，但檔案管理的效果卻不佳。如何合理的利用現(xiàn)代化技術(shù)進行檔案管理，提高管理效率是事業(yè)單位檔案管理工作中最重要的問題。

1 利用現(xiàn)代化方式進行事業(yè)單位檔案管理的重要性

利用現(xiàn)代化方式進行事業(yè)單位檔案的管理，能夠通過社會化生產(chǎn)中的現(xiàn)代科學技術(shù)發(fā)展，進一步加強檔案管理工作中的組織、計劃、調(diào)節(jié)、指揮和監(jiān)督。事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化程度，也從另一個角度反映了檔案管理效率和業(yè)績，以及事業(yè)單位的整體管理水平。事業(yè)單位的檔案有著確保單位正常工作運轉(zhuǎn)的重要作用，其中記錄了單位發(fā)展等重要信息，是研究事業(yè)單位未來發(fā)展目標和工作方法的第一手資料，是事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的有力保證。通過現(xiàn)代化技術(shù)進行答案的分析和管理，能夠在最短的時間內(nèi)找出過往工作中的缺點，不僅揚長避短，還能有效的進行提煉升華，促進工作水平的不斷提高。利用現(xiàn)代化技術(shù)還能夠促進整體工作從科學的角度進行，保證各個工作環(huán)節(jié)的有效完成。在檔案管理工作中結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)，能夠保證檔案的條理清晰，方便單位領(lǐng)導的查閱，及時了解工作的具體情況，及時完善工作中的不足，制定出未來工作計劃和目標。在與其他單位進行合作時，優(yōu)秀的檔案管理能夠為合作的開展提供保證，使事業(yè)單位的經(jīng)濟效益和社會效益最大程度的發(fā)揮出來[1]。

2 當前事業(yè)單位現(xiàn)代化檔案管理中存在的問題

目前，我國事業(yè)單位的檔案管理工作雖然使用了較多的現(xiàn)代化技術(shù)，但許多工作人員是第一次接觸，很可能因為不了解而造成操作不當，影響實際檔案管理的效果。我國幅員遼闊，人口眾多，事業(yè)單位的數(shù)量也極多，這就造成了事業(yè)單位的檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的制度標準。每個事業(yè)單位在開展工作的過程中都會產(chǎn)生大量的檔案資料，由于沒有統(tǒng)一的標準，不同單位的檔案分類和歸類都有著極大的不同，這也使檔案管理制度和標準的執(zhí)行較差，難以真正的規(guī)范事業(yè)單位的檔案管理。很多事業(yè)單位的檔案管理員都是從過去紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)型到現(xiàn)代化信息管理的，在這個轉(zhuǎn)變的過程中，很多管理人員沒有進行專業(yè)知識的學習，僅僅是經(jīng)過簡單的培訓，就進入了工作崗位，這就出現(xiàn)了管理人員素質(zhì)不足，影響檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的問題。通過現(xiàn)代化方式進行事業(yè)檔案管理工作，需要投入大量的資金進行現(xiàn)代化設(shè)施的建設(shè)，但一些事業(yè)單位在這個過程中存在著短視的問題，為了節(jié)約資金，使檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施得不到保證，隨著對檔案管理工作的要求越來越高，使檔案管理的水平不增反減[2]。

3 利用現(xiàn)代化方式管理檔案的途徑

3.1 轉(zhuǎn)變檔案管理理念

在進行現(xiàn)代化檔案管理的過程中，最重要的就是轉(zhuǎn)變過去的傳統(tǒng)管理觀念。首先要讓單位領(lǐng)導認識到現(xiàn)代化管理方式的先進性和科學性，從心理認可這種檔案管理模式，在事業(yè)單位內(nèi)營造良好的現(xiàn)代化檔案管理氛圍，讓進行檔案管理工作的人員認識到現(xiàn)代化技術(shù)對提升檔案管理工作水平的重要性。檔案管理人員要認識到科學技術(shù)是與時俱進的，如果一直采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，就會使事業(yè)單位的發(fā)展和正常工作的開展逐漸陷入困境。可以通過傳統(tǒng)管理檔案方法與現(xiàn)代化檔案管理方法之間的對比，讓管理人員感受到后者的先進性性和科學性，提升他們對現(xiàn)代化技術(shù)的認可，從心底原意進行主動的變革。在這個轉(zhuǎn)變過程中可能會出現(xiàn)許多的問題，這就需要管理人員勇于嘗試，不斷的通過實際的管理進行現(xiàn)代化技術(shù)的驗證和改進，逐漸提高對現(xiàn)代化管理方式的認識。

3.2 完善事業(yè)單位檔案管理標準

我國的事業(yè)單位眾多，在事業(yè)單位的發(fā)展和日常工作中產(chǎn)生的檔案文件數(shù)量極為龐大，如果沒有完善合理的檔案管理標準，就會造成檔案管理工作的混亂。所以要實現(xiàn)現(xiàn)代化的事業(yè)單位檔案管理工作，需要制定完善的檔案管理標準。在制定檔案管理標準時，首先要對管理人員的行為進行規(guī)范，人是檔案管理工作的實施主體，只有做好人員的管理，才能有效的保證現(xiàn)代化檔案管理工作的正常進行。其次，就是要對檔案管理資料的分類和格式等方面進行規(guī)范，以此來保證檔案查閱、存取和管理的便捷性。一些事業(yè)單位的管理人員缺乏現(xiàn)代化檔案管理的經(jīng)驗，或是在工作中存在不按標準進行檔案管理的現(xiàn)象，為了應對這一問題，需要建立起對事業(yè)單位檔案管理工作的監(jiān)督機制，對違反管理標準的人員進行處罰，以達到完全杜絕檔案管理工作不規(guī)范的問題，促進檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

3.3 提升檔案管理人員素質(zhì)

目前，許多事業(yè)單位的檔案管理人員的素質(zhì)水平較低，對現(xiàn)代化方式的檔案管理工作專業(yè)知識知之甚少，嚴重的影響了檔案管理工作的質(zhì)量和水平。對此，需要事業(yè)單位對管理人員進行專業(yè)的培訓，由于檔案管理中涉及到知識量較大，所以對管理人員的培訓要從多個方面進行，或是聘請相關(guān)專家來單位進行專業(yè)知識的講座，對經(jīng)濟、文化和管理等各個方面都要有所包含，特別是信息化技術(shù)，事業(yè)單位要特別的重視。為了達到最佳的培訓效果，在培訓結(jié)束后要通過考試的方式進行考核，了解檔案管理人員的知識掌握狀況。為了提高管理人員的積極性，要建立考核的獎罰制度，對知識掌握較好的人員進行獎勵，有效的提高檔案管理人員的學習積極性，是管理人員的整體素質(zhì)得到較高的提升。此外，事業(yè)單位還可以聘請高素質(zhì)的檔案專業(yè)管理人員，保證檔案管理工作的有效性，并提高檔案管理人員的整體

水平。

3.4 科學創(chuàng)建事業(yè)單位內(nèi)部管理體系

不同的事業(yè)單位，內(nèi)部環(huán)境可能有著極大的不同，為了使現(xiàn)代化檔案管理達到最佳的效果，事業(yè)單位應從自身角度出發(fā)，在不違背國家制定的檔案管理規(guī)范的前提下，制定出符合自身情況的管理系統(tǒng)，著個過程中，將單位內(nèi)的各個部門與檔案管理部門建立直接聯(lián)系，保證資料傳送的更加便捷，實現(xiàn)單位內(nèi)信息的及時共享。由于檔案文件能夠及時共享，極大的加快了針對問題的決策速度。通過不斷的發(fā)展，能夠使事業(yè)單位的檔案管理更加科學高效。在完善內(nèi)部管理體系的同時，事業(yè)單位要加大對檔案管理設(shè)施的資金投入，實現(xiàn)檔案管理設(shè)施的先進化，為事業(yè)單位的現(xiàn)代化檔案管理工作提供有力的保證。根據(jù)實際需要建立事業(yè)單位的局域網(wǎng)，為資源的共享和檔案信息的傳遞提供便捷的通道，真正實現(xiàn)檔案管理的信息化。

4 總結(jié)

檔案是事業(yè)單位不斷發(fā)展的重要資料，要加強實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的重視，轉(zhuǎn)變落后的管理理念，不斷完善檔案管理標準，提升檔案管理人員素質(zhì)，并科學創(chuàng)建事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理體系，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供有力的支持。

參考文獻

[1]任偉華.事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用研討[J].企業(yè)改革與管理，2015（12X）.

[2]任守海.事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用方法研究[J].人力資源管理，2017（4）：273-274.

作者簡介

周靜（1988-），女，吉林梨樹縣人，研究方向：檔案管理。