陳瑛

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，我國(guó)辦公室檔案管理面臨著艱難的抉擇和轉(zhuǎn)型的危機(jī)。檔案管理工作普片呈現(xiàn)效率低下的局面，無(wú)法達(dá)到實(shí)際工作的需求，這就直接影響了辦公室檔案管理的工作效率。對(duì)于任何一家單位來(lái)說(shuō)，辦公室在自身運(yùn)營(yíng)過(guò)程中都發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，可以說(shuō)辦公室的檔案管理水平直接影響著整個(gè)單位的管理水平。本為旨在分析辦公室檔案管理工作存在的問(wèn)題以及效率低下的原因，和提升辦公室檔案管理的效率的必要性，并對(duì)這些問(wèn)題提出解決的辦法和措施，希望對(duì)辦公室檔案管理工作有一定的幫助。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率

1 辦公室檔案管理中存在的問(wèn)題

辦公室檔案管理是一個(gè)紛繁復(fù)雜有考驗(yàn)?zāi)托牡墓ぷ?，同時(shí)也需要一定的技巧。通過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的觀察和調(diào)研，筆者發(fā)現(xiàn)辦公室檔案管理中存在著諸多問(wèn)題，并將這些存在的問(wèn)題加以分類(lèi)和分析，以此作為提出整改措施的基石。

1.1 意識(shí)薄弱

現(xiàn)今許多從事辦公室檔案管理工作的人員并不是出自檔案管理專(zhuān)業(yè)或者相近專(zhuān)業(yè)，甚至有些是通過(guò)走關(guān)系等渠道獲得這份工作，這些人員不僅專(zhuān)業(yè)知識(shí)欠缺，而且檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，這就成為了影響辦公室檔案管理效率的一個(gè)重要原因。檔案管理人員缺少專(zhuān)業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，因此也就難以正確認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理的重 要意義，在實(shí)際的檔案管理工作中由于管理意識(shí)不足而出現(xiàn)各種缺陷，例如資料收集不齊全、整理不規(guī)范等等，這就嚴(yán)重減低了辦公室的工作效率，所以辦公室管理人員的檔案管理意識(shí)需要逐步增強(qiáng)。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于辦公室檔案管理的重視可以帶動(dòng)檔案管理人員的積極性，也起到了增強(qiáng)管理意識(shí)的作用。工作人員的工作意識(shí)是其工作效率提升的

關(guān)鍵。

1.2 方法陳舊

再有，管理方法色陳舊也是影響效率的一個(gè)重要原因。辦公室檔案管理的方法不夠科學(xué)化和規(guī)范化。新媒體時(shí)代科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，我國(guó)信息化程度越來(lái)越高，數(shù)字化以及信息化技術(shù)逐步在辦公室中得到應(yīng)用和推廣，最大程度地提高了辦公室檔案管理的規(guī)范性與合理性。但是許多單位卻默守陳規(guī)使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法，這不僅使得辦公室檔案管理的效率低下，而且也出現(xiàn)了諸多問(wèn)題，例如檔案遺失、查找速度慢、易被篡改等等。這些問(wèn)題影響了辦公效率，同時(shí)也給辦公室?guī)?lái)了不必要的麻煩。將檔案管理的工作與科技接軌才能得以轉(zhuǎn)型。

1.3 專(zhuān)業(yè)知識(shí)不足

檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)的缺失不僅會(huì)影響其管理意識(shí)，同時(shí)也會(huì)影響檔案管理的質(zhì)量一些單位辦公室檔案管理人員都是非專(zhuān)業(yè)人員，專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不夠，管理方法不科學(xué)，導(dǎo)致辦公室的許多檔案資料長(zhǎng)期處于堆放狀態(tài)，由于相關(guān)管理人員沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)的整理與規(guī)劃，許多檔案資料的價(jià)值難以在實(shí)際工作中得到實(shí)現(xiàn)。工作人員的素質(zhì)決定了其工作的態(tài)度，檔案管理需要有耐心又有責(zé)任心的人從事。辦公室檔案涉及到方方面面的內(nèi)容，這就要求管理人員具有很高的素質(zhì)，如果技術(shù)不夠?qū)I(yè)既影響辦公室工作效率也會(huì)造成工作上的錯(cuò)誤出現(xiàn)。

2 加強(qiáng)辦公室管理的必要性

按管理辦公室檔案管理內(nèi)容繁多性質(zhì)不同，這直接影響了檔案管理的程度。管理人員必須做好管理和保密工作，機(jī)密問(wèn)題需要管理人員小心妥善保管，避免遺失和泄露造成不可挽回的損失。對(duì)一些機(jī)密級(jí)別低的辦公室人事檔案文件也需要管理人員妥善管理，做好相應(yīng)的保密工作，從而避免由于檔案資料的丟失或泄露，避免因檔案的丟失造成工作上的被動(dòng)，影響工作的正常開(kāi)展。為了方便查找提升工作效率，有必要利用現(xiàn)代科技，采用模糊檢索或者關(guān)鍵字檢索，既方便快捷又保密安全。使用網(wǎng)絡(luò)管理檔案可以利用設(shè)置權(quán)限的方式，可以進(jìn)行分級(jí)分類(lèi)管理，這樣不僅能夠記錄調(diào)用和查閱檔案資料的情況，還能實(shí)現(xiàn)對(duì)重要的辦公室檔案資料進(jìn)行有效保護(hù)。

3 提升辦公室檔案管理效率的措施

3.1 建立完善的辦公室檔案管理機(jī)制

辦公室檔案管理工作想要做到科學(xué)化、規(guī)范化，就需要單位或企業(yè)的管理人員要幫助檔案管理工作人員建立完善的辦公室檔案管理機(jī)制。這能直接提升檔案管理的工作效率。首先，建立獨(dú)立的檔案管理辦公室，不僅能不受其他辦公室人員的干擾，還能起到保密的作用。其次，做好檔案管理工作記錄，方便查找和修改。最后，人員安排在兩個(gè)或兩個(gè)以上，分工合作能提升效率還能起到監(jiān)督作用。員工之間的互相監(jiān)督互相進(jìn)步才是良性循環(huán)，這更加有利于單位的發(fā)展。

3.2 加強(qiáng)檔案管理工作意識(shí)

檔案管理人員會(huì)從在一些功利主義的想法和縣級(jí)的工作態(tài)度，加強(qiáng)管理人員對(duì)其工作性質(zhì)和內(nèi)容的認(rèn)識(shí)，能夠提升他們的工作意識(shí)轉(zhuǎn)變工作態(tài)度。檔案管理人員需要明確自己的工作目標(biāo)，也要明白單位的發(fā)展方向，在完成自己的工作的同時(shí)應(yīng)做好匯報(bào)，也要注意與其他部門(mén)的交流，搭建交流平臺(tái)，對(duì)于工作反饋中提到的問(wèn)題積極改正努力完善。不能盲目和隨意的對(duì)檔案進(jìn)行管理，要保證這些資料對(duì)單位或企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展切實(shí)有效。提升檔案管理的工作效率。

3.3 建立辦公室檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)

信息與科技在社會(huì)中的作用越來(lái)越明顯，技能也比較成熟。單位中的檔案的內(nèi)容和種類(lèi)也不斷增多。傳統(tǒng)的檔案管理方法是手動(dòng)藤纏和紙質(zhì)存留，這與當(dāng)今信息化發(fā)展的時(shí)代不相符合。因此建立單位檔案數(shù)據(jù)庫(kù)十分必要，這也是對(duì)辦公室檔案管理工作的一個(gè)創(chuàng)新。信息化檔案管理技術(shù)能夠解決檔案管理中的難題，提升辦公室工作效率。使用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)能夠方便檔案的存放與查詢(xún)，把傳統(tǒng)的管理工作和高新科技緊密結(jié)合，產(chǎn)生網(wǎng)絡(luò)化、開(kāi)發(fā)性的數(shù)據(jù)庫(kù)，從根本上讓辦公室檔案管理的工作效率得到提高。大數(shù)據(jù)時(shí)代科技與數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案管理工作轉(zhuǎn)型的一個(gè)契機(jī)。

3.4 提高辦公室檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平

很多單位從事辦公室檔案管理工作的人專(zhuān)業(yè)水平和綜合素質(zhì)都不高。提升工作效率首先要提升人員的素質(zhì)和水平。更換人員是一種方法，但是筆者并不提倡這樣做，頻繁的人員調(diào)動(dòng)對(duì)工作的進(jìn)展和單位的規(guī)劃十分不利，也容易形成人心惶惶的局面，不利于單位發(fā)展。培養(yǎng)人員的素質(zhì)和水平需要一個(gè)過(guò)程，并不是立竿見(jiàn)影的。檔案管理技術(shù)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)必不可少，專(zhuān)業(yè)的訓(xùn)練不僅能修煉技術(shù)還能點(diǎn)燃熱情，并且使用不同的方式來(lái)促進(jìn)他們學(xué)習(xí)新的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提升其知識(shí)的儲(chǔ)備量。并且對(duì)于培訓(xùn)結(jié)果定期進(jìn)行檢查，工作人員因此就有了緊迫感，還可以設(shè)立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，使得人員在良性競(jìng)爭(zhēng)下不蹲學(xué)習(xí)不斷

進(jìn)步。

4 結(jié)語(yǔ)

辦公室檔案管理是企業(yè)內(nèi)部管理的主要環(huán)節(jié)，其在單位或企業(yè)管理中的重要性越來(lái)越明顯。因此，應(yīng)建立完善的檔案管理機(jī)制，提高管理意識(shí)，有效利用新技術(shù)，加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)，切實(shí)提高辦公檔案管理工作效率。

參考文獻(xiàn)

[1]趙慧玉.淺析網(wǎng)絡(luò)信息化進(jìn)入高校檔案管理[J].山東紡織經(jīng)濟(jì)，2010（8）.

[2]李慧敏.淺談檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化[J].現(xiàn)代農(nóng)業(yè)，2011（10）.

[3]單艷梨.淺談檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化及其保護(hù)[J].企業(yè)技術(shù)開(kāi)發(fā)（學(xué)術(shù)版），2011，30（1）.

[4]張琦.企業(yè)檔案管理發(fā)展的信息化之路[J].現(xiàn)代商業(yè)，2010（12）.

[5]楊紅梅.企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化開(kāi)發(fā)利用[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2011（22）.