賈文倩

摘 要：隨著時(shí)代的進(jìn)步，電子信息化程度日益加深，電子信息“智能化”發(fā)展已經(jīng)成為了當(dāng)今技術(shù)領(lǐng)域的主旋律。各種“智能化”平臺(tái)也得到了的廣泛的發(fā)展和應(yīng)用。在檔案管理工作中，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷應(yīng)用與發(fā)展，讓檔案管理工作已經(jīng)基本完成從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化的變革。在當(dāng)前形勢(shì)下，智能化檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)也越來(lái)越突出。本文就以智能化檔案管理的應(yīng)用展開(kāi)分析，并為其推廣及應(yīng)用提出切實(shí)有效的策略。

關(guān)鍵詞：電子檔案；智能化

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和普遍使用和醫(yī)療技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子檔案在醫(yī)院檔案工作中所占的比例越來(lái)越大，發(fā)揮著日益重要的作用。但在新的技術(shù)和條件下，原有的檔案管理和利用方法已經(jīng)不能滿足電子檔案建設(shè)的要求和需要[1]。電子檔案管理的逐步發(fā)展和完善，醫(yī)院的電子檔案資料不僅記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷史，同時(shí)也是醫(yī)院醫(yī)療水品不斷提升進(jìn)步的資料寶庫(kù)。作為一種重要的信息資源，這些電子檔案中大量信息資料，不僅是夯實(shí)醫(yī)院基礎(chǔ)資料，也是推動(dòng)醫(yī)院進(jìn)一步發(fā)展重要寶貴資源。但在實(shí)際應(yīng)用中，這些“寶藏”卻往往被人所忽略，從而作為一堆數(shù)據(jù)“沉睡”在一塊塊硬盤(pán)之中。很多人都不了解甚至不知道如何利用這些珍貴的信息資源，使得這些寶貴的資源被束之高閣，漸漸成為一種塵封的歷史。面對(duì)這種情況，無(wú)疑是每一個(gè)檔案管理人員最深沉的痛苦和悲傷。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的不重視、沒(méi)有專業(yè)的檔案管理人員、不完善的檔案管理制度等等原因，早已經(jīng)被無(wú)數(shù)檔案管理人說(shuō)了許多遍，但究其原因，造成檔案寶庫(kù)“沉睡”的根本原因是——查起來(lái)不方便。費(fèi)時(shí)費(fèi)力不說(shuō)，還是對(duì)查閱者記憶力的一種考驗(yàn)。在“智能化”引擎不斷發(fā)展完善的今天，如何給塵封的電子檔案裝上一顆“智能化”的心，讓這些寶貴的檔案資料真正成為大家日常工作中的意見(jiàn)參考和決策依據(jù)，這是當(dāng)代檔案管理人員的重要課題。

1 電子檔案的優(yōu)越性

電子檔案的優(yōu)越性在于：（1）提高了效率。如通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，可依據(jù)不同授權(quán)實(shí)現(xiàn)便捷查尋、檢索調(diào)閱、分析利用、打印復(fù)制，從而更好地服務(wù)于公眾、服務(wù)于社會(huì)。（2）大大節(jié)約了存儲(chǔ)空間與場(chǎng)地。電子檔案信息的存儲(chǔ)介質(zhì)主要有磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)，尤其是光盤(pán)，由于信息存儲(chǔ)的高密度性，使檔案信息存儲(chǔ)量極為豐富，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的密度還將繼續(xù)加大，信息存儲(chǔ)量更為豐富，這將大大節(jié)約檔案的存儲(chǔ)空間與場(chǎng)地[2]。對(duì)于醫(yī)院檔案管理部門(mén)而言，醫(yī)院檔案涉及的內(nèi)容極為廣泛，幾乎涵蓋了整個(gè)醫(yī)院中的各個(gè)部門(mén)與各個(gè)方面。這些檔案在醫(yī)院的整體規(guī)劃劃、建設(shè)、管理過(guò)程中都有著重要的借鑒和參考意義。而檔案智能化管理的本質(zhì)是在現(xiàn)代信息化技術(shù)支撐下實(shí)現(xiàn)整個(gè)醫(yī)院檔案共享的全面聯(lián)動(dòng)。這種智能化是以醫(yī)院檔案的全面電子化管理為基礎(chǔ)的。是對(duì)電子檔案管理的又一次升級(jí)。同時(shí)也是對(duì)醫(yī)院檔案管理及查詢使用方式的一次重大更新。過(guò)去由于信息收集、處理、傳遞的質(zhì)量、速度受限，致使檔案管理的輻射半徑受到很大制約。只能采取各部門(mén)、各條線、各科室分散管理、分散實(shí)施保障、分散應(yīng)對(duì)查詢的模式進(jìn)行。這也是造成檔案管理查詢難、使用難的根本原因所在。

2 智能化電子檔案

信息網(wǎng)絡(luò)化和社會(huì)人本化的科學(xué)發(fā)展時(shí)代，信息檢索智能化是不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢(shì)[3]。而電子檔案智能化管理模式一旦布置完成后，則可以基于計(jì)算機(jī)與高速化網(wǎng)絡(luò)所構(gòu)建的檔案管理平臺(tái)，全面統(tǒng)籌醫(yī)院檔案管理工作。從而達(dá)到檔案格式統(tǒng)一化、存儲(chǔ)一體化、管理集中化、查詢實(shí)時(shí)化、運(yùn)用高速化的理想模式。這將大大提高醫(yī)院在行政管理、安全防控、醫(yī)療水平、管理服務(wù)、事態(tài)應(yīng)對(duì)等各個(gè)方面的整體效率集約化水平。從而使醫(yī)院的統(tǒng)籌決策及管理水平更上層樓。

電子檔案的的智能化部署根本目的是解決檔案管理工作中“收集難、查閱難、保管難”的三大難題。同時(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)不同時(shí)期不同部門(mén)不同方式產(chǎn)生的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)籌管理，統(tǒng)一檔案立卷標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案歸類流程，實(shí)現(xiàn)高效、便捷、及時(shí)的信息查詢，并保證檔案資料的保密性和安全性。

3 智能化電子檔案構(gòu)建

基于這個(gè)目的，我們就可以為電子檔案智能化管理平臺(tái)搭建出一個(gè)明確的構(gòu)建框架。

3.1 打破檔案管理壁壘，實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期管理

即統(tǒng)一規(guī)范的流程化模式，讓電子檔案從產(chǎn)生、保管、歸檔、利用管理直至銷毀環(huán)環(huán)相扣，通過(guò)信息化模式幫助檔案管理人員實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期的監(jiān)管。

打破以往各部門(mén)檔案信息處理“各自為政”的模式，促使醫(yī)院各部門(mén)、各條線、各科室做到統(tǒng)一規(guī)范性操作并留存檔案，從而為醫(yī)院各個(gè)環(huán)節(jié)提供門(mén)類齊全、形式多樣、內(nèi)容真實(shí)的檔案信息服務(wù)，使得檔案信息化與醫(yī)院整體各項(xiàng)信息化工作的發(fā)展要求相適應(yīng)。

3.2 提升查詢速度，優(yōu)化查詢體驗(yàn)，打造一體化檔案信息服務(wù)平臺(tái)

目前醫(yī)院的電子檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的平臺(tái)，分散于各個(gè)上下級(jí)部門(mén)。數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一且無(wú)法集中管理，要想從中查詢信息，費(fèi)時(shí)費(fèi)力效率低下。無(wú)形中弱化了檔案的信息服務(wù)功能，降低了檔案的信息使用效率。

而基于醫(yī)院整體的智能化檔案平臺(tái)建立后，運(yùn)用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換模式，可實(shí)現(xiàn)全平臺(tái)檔案數(shù)據(jù)的一體化管理、應(yīng)用及檢索。借助智能化的查詢引擎，可實(shí)現(xiàn)精確及模糊查詢服務(wù)，系統(tǒng)甚至可以根據(jù)查詢內(nèi)容進(jìn)行比對(duì)推送，從而使檔案信息查詢實(shí)現(xiàn)高速化、智能化、便捷化。提升使用者的服務(wù)體驗(yàn)，提高檔案信息的使用效率，讓寶貴的檔案信息資源真正為醫(yī)院的發(fā)展提供助力。

3.3 靈活可控的授權(quán)管理，強(qiáng)化信息安全性，提高信息保護(hù)效率

電子檔案的信息安全性保護(hù)，是每一個(gè)檔案管理人員必須認(rèn)真面對(duì)的課題。電子檔案信息安全包括五個(gè)方面，即保密性、安全性、完整性、真實(shí)性及所在系統(tǒng)安全性。

電子檔案智能化管理平臺(tái)應(yīng)在安全存儲(chǔ)的基礎(chǔ)上結(jié)合智能化的檔案管理設(shè)備實(shí)現(xiàn)高效的存檔和利用，并采用靈活的授權(quán)機(jī)制，為不同的職級(jí)、不同部門(mén)的職員授予不同的權(quán)限，從而保證資料查詢到位且不越位。同時(shí)，提供系統(tǒng)安全等級(jí)設(shè)置，通過(guò)選擇密碼安全等級(jí)，實(shí)現(xiàn)不同等級(jí)的安全控制，有效地保障電子檔案的安全。

整個(gè)智能化檔案管理平臺(tái)的建立，應(yīng)該是在統(tǒng)一部署，統(tǒng)一管理的基調(diào)下進(jìn)行的。根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，可采取分期進(jìn)行、逐步完善的方式來(lái)規(guī)劃方案。建立一個(gè)涵蓋紙質(zhì)檔案、電子檔案的綜合性管理平臺(tái)。以現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，整合各部門(mén)檔案信息資源，在堅(jiān)持“統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一代碼、統(tǒng)一接口”的建設(shè)原則基礎(chǔ)上，根據(jù)各部門(mén)、各條線、各科室的實(shí)際工作情況，可個(gè)性化的制定獨(dú)立系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程、應(yīng)用功能、檔案格式等細(xì)化模塊。在強(qiáng)化系統(tǒng)管理的基礎(chǔ)上，推進(jìn)智能化檔案管理建設(shè)的有序發(fā)展。

4 電子檔案信息安全

電子檔案信息安全，安全管理在電子檔案信息安全保障中起著規(guī)范和制約的作用，科學(xué)的管理理念加上嚴(yán)格的管理制度才能最終保證電子檔案信息的安全。（1）環(huán)境安全：主要指存儲(chǔ)檔案信息的庫(kù)房、計(jì)算機(jī)機(jī)房周圍環(huán)境是否符合管理要求和是否具備抵抗自然災(zāi)害的能力，如庫(kù)房是否建在電力、水源充足，自然環(huán)境清潔，通訊、交通運(yùn)輸方便的地方；有無(wú)防火、防水措施；有無(wú)監(jiān)控系統(tǒng)；有無(wú)防雷措施等。（2）設(shè)備安全：主要是指對(duì)電子檔案信息系統(tǒng)設(shè)備的安全保護(hù)，包括設(shè)備的防盜、防毀、防電磁信息輻射泄漏、防止線路截獲、抗電磁干擾及電源保護(hù)等。（3）載體安全：保證設(shè)備安全的同時(shí)，也要保證載體安全，要對(duì)載體采取物理上的防盜、防毀、防霉等措施[4]。

5 結(jié)語(yǔ)

隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案的智能化管理一定會(huì)更加普及。利用智能化平臺(tái)的集成性、便捷性等特點(diǎn)，可實(shí)現(xiàn)檔案的多元化管理。在智能化的存儲(chǔ)、檢索、應(yīng)用下，電子檔案管理也會(huì)越來(lái)越成熟。兩者間相互促進(jìn)共同發(fā)展的趨勢(shì)也將也來(lái)越明顯，“沉睡”的檔案終將不再“沉睡”。如何在智能化、信息化的浪潮下做好新時(shí)期檔案管理工作，也將是各級(jí)檔案管理人員需要共同面臨的課題。

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