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        探析人事檔案整理

        2018-12-18 01:12:28盧敏儀
        卷宗 2018年28期
        關(guān)鍵詞:整理材料工作

        盧敏儀

        摘 要:人事檔案是人力資源管理過(guò)程中非常重要的環(huán)節(jié),通過(guò)人事檔案可以證實(shí)個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱(chēng)、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲等情況。它為識(shí)別人才、選拔人才、使用人才提供了重要的依據(jù)。人事檔案管好用好對(duì)人力資源的開(kāi)發(fā)和自用起著極其重要的作用。

        關(guān)鍵詞:人事檔案;檔案整理

        1 人事檔案的整理工作的含義

        人事檔案的整理是檔案的基礎(chǔ)建設(shè)之一。人事檔案材料只有經(jīng)過(guò)整理,才能完成向人事檔案的轉(zhuǎn)化。人事檔案整理的目的是使人事檔案材料系統(tǒng)化、條理化。所謂系統(tǒng),就是按照材料的性質(zhì)和形式,保持材料與材料之間的內(nèi)在聯(lián)系。所謂條理,就是檔案材料經(jīng)過(guò)整理后,要求層次分明、項(xiàng)目清楚、體系完整。人事檔案的整理必須按一定的規(guī)則、方法、程序進(jìn)行。

        人事檔案整理是一項(xiàng)經(jīng)常性的業(yè)務(wù)工作,是人事檔案工作不可缺少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

        1)整理工作是將雜亂零散的人事檔案材料轉(zhuǎn)化為有條理、有系統(tǒng)的人事檔案的必經(jīng)之路。未經(jīng)整理的檔案材料只是構(gòu)成人事檔案的因素,并不能稱(chēng)之為檔案。人事檔案材料只有經(jīng)過(guò)整理,完成了轉(zhuǎn)化工作之后,才稱(chēng)得上科學(xué)意義上的人事檔案。

        2)整理工作是保證人事檔案完整與安全的重要手段。檔案材料經(jīng)過(guò)整理裝訂,能夠有效地防止和糾正零散材料在查閱和轉(zhuǎn)遞過(guò)程中的錯(cuò)裝、混裝等差錯(cuò);能夠有效地避免或防止材料散失;維護(hù)人事檔案的完整與安全。

        3)整理工作是加強(qiáng)人事檔案保管工作的重要基礎(chǔ)。未經(jīng)整理的檔案材料雜亂無(wú)章、眉目不清,查閱時(shí)不得不將所有材料件件過(guò)目,這樣既增加了查閱的困難,浪費(fèi)了時(shí)間,易出差錯(cuò),又容易撕破、卷角和損壞檔案材料。整理后,就能夠避免或減少出現(xiàn)這種情況。有利于加強(qiáng)人事檔案的保管工作,延長(zhǎng)檔案的使用壽命。

        4)整理工作是方便快捷利用人事檔案的重要條件。檔案經(jīng)過(guò)整理,可以檢查材料收集有無(wú)遺漏或重復(fù),檢驗(yàn)鑒別工作質(zhì)量,促進(jìn)材料的收集歸檔和鑒別工作。同時(shí),分門(mén)別類(lèi)、排列有序的人事檔案可使閱檔者有規(guī)律可循,從而提高利用效率。

        2 對(duì)人事檔案進(jìn)行整理的必要性

        對(duì)人事檔案進(jìn)行整理主要有以下幾種情況:

        1)在新建立各類(lèi)人員人事檔案時(shí)需要進(jìn)行整理。對(duì)新增加的各類(lèi)工作人員,如分配參加工作的大中專(zhuān)畢業(yè)生、從社會(huì)上選拔聘用的國(guó)家機(jī)關(guān)工作人員、企業(yè)招收錄用的新職工等。原來(lái)沒(méi)有檔案的必須建立檔案,并且需要按規(guī)定進(jìn)行系統(tǒng)整理。

        2)在人事檔案類(lèi)型轉(zhuǎn)換工作中需要進(jìn)行整理。由于各類(lèi)人員的工作單位性質(zhì)以及其在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中的身份發(fā)生了變化,其人事檔案也需要隨之進(jìn)行類(lèi)型轉(zhuǎn)換。比如企業(yè)職工錄用為國(guó)家干部,其人事檔案就由工人檔案轉(zhuǎn)為干部檔案,部隊(duì)軍官轉(zhuǎn)業(yè)地方工作,其人事檔案就由軍人檔案同樣轉(zhuǎn)為干部檔案。在這種情況下,需要按照其轉(zhuǎn)換后的人事檔案類(lèi)型要求進(jìn)行整理。

        3)在人事檔案工作有關(guān)法規(guī)對(duì)人事檔案內(nèi)容及其分類(lèi)有了新的要求時(shí),需要進(jìn)行整理。因人事工作和人事檔案工作自身發(fā)展的需要,人事檔案工作有關(guān)條例規(guī)定對(duì)人事檔案內(nèi)容分類(lèi)排列進(jìn)行了調(diào)整時(shí)就要對(duì)人事檔案進(jìn)行普遍整理,以適應(yīng)新的形勢(shì)需要,符合新的規(guī)定要求。普遍整理主要是從上至下統(tǒng)一部署的全面整理工作。

        4)在日常保管工作中,人事檔案零件材料較多時(shí),需要進(jìn)行整理,也就是添加材料的補(bǔ)充整理。人事檔案是動(dòng)態(tài)的,組織人事、勞動(dòng)等工作中會(huì)不斷地形成新的反映各類(lèi)人員在社會(huì)實(shí)踐中德、能、勤、績(jī)的材料,需要及時(shí)補(bǔ)充到人事檔案中去。在日常的管理工作中,發(fā)現(xiàn)有些人事檔案零件材料積累比較多時(shí),就有必要對(duì)人事檔案進(jìn)行局部整理。

        5)在人事檔案轉(zhuǎn)遞工作中,需要進(jìn)行整理。在辦理人員商調(diào)事宜、呈報(bào)職務(wù)任免、辦理出后政審等工作,需要轉(zhuǎn)遞人事檔案時(shí),轉(zhuǎn)出單位應(yīng)在轉(zhuǎn)遞前對(duì)人事檔案進(jìn)行整理。人事檔案管理部門(mén)在收到轉(zhuǎn)本部門(mén)管理的人事檔案后,發(fā)現(xiàn)未整理的,在入庫(kù)前應(yīng)進(jìn)行整理。

        3 人事檔案整理的要求

        人事檔案整理必須做到認(rèn)真鑒別、分類(lèi)準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。這是人事檔案整理工作的總要求。

        1)認(rèn)真鑒別。對(duì)收集起來(lái)的每一份材料逐一鑒別,該歸檔的材料一定要?dú)w檔,對(duì)規(guī)定不能歸檔或沒(méi)有歸檔價(jià)值的材料要剔除予以處理。根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及其保存價(jià)值確定材料的取舍。

        2)歸類(lèi)準(zhǔn)確。就是對(duì)歸檔的材料,按照人事檔案內(nèi)容分類(lèi)進(jìn)行歸類(lèi),做到每一份材料各就各位。歸類(lèi)準(zhǔn)確是整理工作中最基本的要求,直接影響整理工作質(zhì)量和利用工作效率。

        3)編排有序。是指在歸類(lèi)準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上,根據(jù)不同類(lèi)別材料的具體情況和實(shí)際需要,采取按時(shí)間、分體系、分層次、分項(xiàng)目的科學(xué)排列順序,使檔案材料在排列上有規(guī)律可循,從而達(dá)到便于利用的

        目的。

        4)目錄清楚。每個(gè)經(jīng)過(guò)整理的人事檔案都應(yīng)填寫(xiě)目錄,并做到字跡工整、項(xiàng)目齊全、內(nèi)容規(guī)范,目錄登記情況與實(shí)際檔案材料完全相符。填寫(xiě)目錄應(yīng)無(wú)涂改勾畫(huà)和錯(cuò)別字出現(xiàn)。

        5)裝訂整齊。是指整理后的檔案要加封面裝訂成冊(cè),達(dá)到線繩系緊、材料整齊、外觀潔凈。

        人事檔案只有按照上述整理工作的要求,經(jīng)過(guò)認(rèn)真地整理,才能達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的質(zhì)量要求。

        4 人事檔案整理應(yīng)注意事項(xiàng)

        1)為確保檔案的安全,嚴(yán)禁吸煙。

        2)不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料,不得在材料上隨意添加文字。

        3)不得擅自處理或銷(xiāo)毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔除的檔案材料,須進(jìn)行登記,填清理由,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后分別情況予以

        處理。

        4)要加強(qiáng)對(duì)檔案材料的管理,防止丟失檔案材料和泄露檔案

        內(nèi)容。

        5)整理時(shí),不得相互隨便議論檔案內(nèi)容,不應(yīng)馬虎大意,折皺或損壞檔案材料。發(fā)現(xiàn)檔案材料中的差錯(cuò)和需要處理的問(wèn)題時(shí),要及時(shí)報(bào)告,及時(shí)辦理。

        在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù),舍之有理”;檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué);總之,在整理工作中,應(yīng)熟悉業(yè)務(wù),講求方法,掌握技術(shù)。對(duì)于整理方法和技術(shù)應(yīng)善于靈活運(yùn)用,從實(shí)際出發(fā),因人因地因檔案原貌的不同而采取相應(yīng)的方法、步驟和技術(shù)手段,切不可生搬硬套。這樣既能提高工作效率,也能提高檔案質(zhì)量。

        5 結(jié)束語(yǔ)

        科學(xué)規(guī)范的管理人事檔案是當(dāng)前檔案管理中的主要手段,是提高人事檔案管理的主要手段和措施。在人事檔案管理的過(guò)程中,堅(jiān)持以實(shí)際狀況為主,與時(shí)俱進(jìn)才能夠在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中發(fā)揮其應(yīng)有的作用,提高社會(huì)發(fā)展的相應(yīng)手段和措施??茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個(gè)企業(yè)的管理水平,是做好人事檔案管理的關(guān)鍵,更是為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步提供發(fā)展動(dòng)力的主要措施。

        參考文獻(xiàn)

        [1]吳邦志.人事檔案管理體制改革之探北京檔案.2005.25.

        [2]齊子.一人才市場(chǎng)竟有8000份檔案遭主人遺棄北京檔案.2005.21.

        [2]朱玉媛.干部人事檔案工作的現(xiàn)狀與對(duì)策.中國(guó)檔案,200113.

        [3]賀焱.改革學(xué)校人事檔案管理工作的思考云南檔案,2008.3.

        [4]張麗娟.干部人事檔案目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)工作經(jīng)驗(yàn)與探討中國(guó)科技信息,2006.19.

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