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        高校檔案管理中檔案登記備份制度的思考

        2018-12-17 08:01:24任家英
        卷宗 2018年29期

        任家英

        摘 要:檔案登記備份制度是檔案管理的一項制度創(chuàng)新,給高校電子檔案文件時間管理提供了新的思路。本文從實踐層面梳理高校檔案登記備份制度創(chuàng)新與實踐開展情況,并結(jié)合理論分析,從制度創(chuàng)新的手段、應(yīng)急管理、績效評估、保障條件等方面探討登記備份制度創(chuàng)新實踐的可持續(xù)性。

        關(guān)鍵詞:高校檔案管理;電子文件;登記備份

        1 高校檔案登記備份制度創(chuàng)新與實踐開展

        1.1 檔案登記備份制度實施過程

        首先結(jié)合高校檔案管理現(xiàn)狀,對高校檔案實施等級備份制度進(jìn)行調(diào)研,主要調(diào)研方向為高校檔案、電子文件管理的安全,以及電子檔案管理模式,結(jié)合調(diào)研結(jié)果思考如何保障數(shù)字環(huán)境下檔案盒電子文件的安全,并結(jié)合高校檔案管理實際構(gòu)建安全體系。其次制定檔案登記備份制度,并在高校檔案館范圍內(nèi)進(jìn)行試點運行,內(nèi)容包括原則、備份范圍與內(nèi)容、計劃等。最后是拓展推廣階段,結(jié)合試運行的經(jīng)驗,對檔案登記備份制度進(jìn)行總結(jié)和完善,然后依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),在高校內(nèi)全面開展檔案等級備份制度,對所有電子文件、數(shù)字檔案等進(jìn)行登記備份工作實施。

        1.2 檔案登記備份制度目的

        針對高校檔案管理而言,檔案登記備份制度的目的主要包括確保檔案的真實性,強化檔案憑證價值;確保檔案安全性,提高抵御風(fēng)險的能力;強化檔案監(jiān)督職能,確保檔案從前端到最終存儲的控制;有效整合檔案資源,建立高校檔案信息數(shù)據(jù)庫;帶動高校檔案事業(yè)各項服務(wù)業(yè)務(wù)的建設(shè),拓展高校檔案館功能布局;改善檔案發(fā)展環(huán)境,促進(jìn)高校檔案社會化服務(wù)發(fā)展。

        1.3 檔案登記備份制度實施方案

        首先要確定高校檔案登記備份工作流程,依據(jù)文件運動理論,檔案登記備份工作分為四個階段,即前期處理階段(整理寶貝數(shù)據(jù)、填寫備份表、審核情況表)→報送移交階段(生成備份包并自檢、按有關(guān)保密規(guī)定報送)→受理、審核、反饋階段(檢驗完整、安全及有效性,填寫《備份數(shù)據(jù)移交、接收檢驗表》,一式兩份并蓋章備案)→利用階段(申請恢復(fù)數(shù)據(jù)、填寫《數(shù)據(jù)恢復(fù)申請報》、審核申請單、恢復(fù)數(shù)據(jù)、移交申請)。

        其次明確高校檔案數(shù)據(jù)形式的備份要求,包括三種形式,即電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、電子公文、檔案數(shù)字化成果,這三類檔案數(shù)據(jù)對登記備份的要求不同,環(huán)境依賴度也不同,在數(shù)據(jù)接收時應(yīng)采取不同的備份策略和方法,需要在不同的工作流程階段制定嚴(yán)格、清晰的備份要求。

        最后高校需結(jié)合工作實際構(gòu)建檔案登記備份中心的實施框架,可分為三個層級,即初級、中級和高級,每個層級都應(yīng)滿足基本功能要求,包括數(shù)據(jù)備份管理、數(shù)據(jù)備份安全、數(shù)據(jù)加密傳輸、數(shù)據(jù)恢

        復(fù)等。

        2 高校檔案登記備份制度推進(jìn)中需注意的問題

        2.1 從剛性向柔性的手段轉(zhuǎn)變

        高校檔案管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng),推行檔案登記備份制度需要一個推進(jìn)過程,實施手段需從剛性向柔性的轉(zhuǎn)變。通過柔性滲透,形成一種固化的實踐模式,通過不斷的實踐進(jìn)行制度定型,引導(dǎo)檔案管理人員自愿、自主的配合等級備份制度推行,這才是等級備份制度持續(xù)性的關(guān)鍵。由于高校檔案的生成涉及多個部門,檔案的收集、保存等不僅僅是檔案部門的責(zé)任,因此高校應(yīng)自上而下構(gòu)建多部門合作機制,解決單一檔案部門開展登記備份工作中遇到的人力、物力、財力不足的問題,使登記備份工作成為高校檔案自動化辦公的一部分。

        2.2 注重可持續(xù)發(fā)展的保障條件

        高校檔案登記備份工作的開展需要可持續(xù)發(fā)展的保障,一般包括三個方面,即人員保障、技術(shù)保障與資金保障。人員保障方面,高校需依照檔案登記備份工作內(nèi)容建立專業(yè)人員隊伍,培養(yǎng)專業(yè)人才,比如檔案人才、計算機人才、信息管理人才、復(fù)合人才等。高校應(yīng)加強在職人員的培養(yǎng)和繼續(xù)教育,提升在職人員的綜合素質(zhì),充實檔案登記備份所需的人才隊伍,可通過招聘、自主培養(yǎng)、兼職等形式完成。在檔案登記備份工作中,可設(shè)立課題小組,通過邀請專家參與的形式,提升工作效率。在技術(shù)保障方面,檔案登記備份系統(tǒng)應(yīng)參照已有系統(tǒng)的設(shè)計,建設(shè)合理的檔案登記備份中心。在經(jīng)費保障方面,高校檔案部門一方面積極爭取學(xué)校資金支持,另一方面加大檔案開發(fā)利用的力度,通過檔案服務(wù)爭取資金支持。

        2.3 注重績效評估

        作為新公共管理的重要內(nèi)容,績效評估直接關(guān)系高校檔案登記備份制度實施的效果。高校檔案館應(yīng)從效益與效率角度出發(fā),采取有效的評估手段,從定性與定量兩個層面對檔案登記備份工作進(jìn)行評價,這樣可以解釋發(fā)現(xiàn)問題并解決問題??冃гu估在高校檔案登記備份工作中具備突出的功能,比如監(jiān)督支持功能、引導(dǎo)促進(jìn)功能、資源優(yōu)化功能等。高校檔案登記備份績效評估需建立科學(xué)合理的評估體系,明確績效評估內(nèi)容,包括四個方面,即計劃和目標(biāo)的達(dá)成程情況和工作成果,登記備份工作對其他檔案工作的影響,對檔案文件形成部門的影響,以及投入產(chǎn)出定量評估。高校需建立統(tǒng)一的績效評估指標(biāo)體系,對檔案部門、檔案文件形成部門進(jìn)行有效的引導(dǎo)與激勵。高校還需運用科學(xué)的評估方法,比如滿意度調(diào)查,點線面相結(jié)合等。

        2.4 建立應(yīng)急管理機制

        從檔案管理理論與實踐來看,檔案登記備份本身就是一種檔案安全的應(yīng)急管理機制,通過檔案備份能夠?qū)崿F(xiàn)應(yīng)急狀態(tài)下的檔案恢復(fù),以確保檔案信息的安全性、完整性。此外即使檔案登記備份,以不能確保檔案百分百安全,因此進(jìn)一步建立應(yīng)急管理機制,也是對檔案登記備份的安全保障。高校應(yīng)結(jié)合檔案管理實踐,多部門聯(lián)合建立應(yīng)急管理機制,采取一系列必要的措施,包括建立應(yīng)急預(yù)警機制,建立應(yīng)急預(yù)案演練機制,完善應(yīng)急運行機制等。

        高校檔案登記備份制度主要依托檔案登記備份中心建立,為抵御各種突發(fā)事件而建立應(yīng)急管理機制,這能夠有效的保障高校檔案信息安全,使高校檔案信息資源長久的保留在檔案館中。

        參考文獻(xiàn)

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        [4]王英瑋.“電子文件和數(shù)字檔案登記備份”制度的創(chuàng)新價值和所依托的原理分析[J].浙江檔案,2010(s1):12-16.

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