焦大春

摘要人事檔案是組織管理人員活動中的一個重要部分，它是伴隨一些組織在選擇提拔員工的過程中形成的一份材料。本文主要說明了在經(jīng)濟(jì)日新月異發(fā)展的今天，檔案管理問題的重要性，并在此提出了一些新的管理方式，希望會在我們了解員工過去的工作經(jīng)歷、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、培養(yǎng)人才、提出新政策等方面帶來一定的幫助幫助。

關(guān)鍵詞檔案 人事 企業(yè)管理

一、人事檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理制度不當(dāng)、有虛假情況

近幾年，對人事檔案進(jìn)行編造、修改甚至偽造的現(xiàn)象經(jīng)常會發(fā)生，出現(xiàn)了很多問題，比如檔案里的材料不全面，紙張的規(guī)格沒有達(dá)到要求，材料中的內(nèi)容和實際不符等。另外，我國對檔案的管理不夠嚴(yán)格，很多公司、單位都沒有相關(guān)的條例來管理檔案，只是按照國家頒布的文件進(jìn)行管理，沒有針對性。有的組織雖然制定了相關(guān)的條例，但是并沒有付諸實踐。在人事檔案的收集過程中，往往會受各種各樣的因素影響，使得檔案材料的收集并不全面。而且有些人對檔案并不重視，收拾材料的時候漠然了事，但是有些人重視過度，甚至去偽造個人檔案，這一點(diǎn)需要引起相關(guān)部門的重視。

（二）檔案與實際情況不符，有棄檔的現(xiàn)象

目前，檔案與人員的實際情況不符是一個很普遍的現(xiàn)象，在現(xiàn)在眾多的流動人員中，尤其是青年人對檔案的觀念發(fā)生了很大的改變，他們認(rèn)為只憑簡歷找工作是大家普遍認(rèn)可的事情。對于檔案，人們越來越不重視，有很多人在應(yīng)聘時根本不會帶著個人檔案，很多人甚至檔案都已弄丟，人事檔案正逐漸失去作用，并且因為它的轉(zhuǎn)檔手續(xù)繁雜，對于當(dāng)代社會人來說，是一件很麻煩的事情，人們更加不會去使用它，就造成在人員流動或者換工作時丟棄檔案。

二、當(dāng)前社會條件下創(chuàng)新檔案管理模式的重要性

（一）培養(yǎng)整理檔案人才

要促進(jìn)檔案管理的規(guī)范性就必須提高檔案管理人員的素質(zhì)修養(yǎng)，堅持對員工進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，各種規(guī)章制度的強(qiáng)化和當(dāng)代科技知識的宣傳，不斷提高員工的辦事能力和工作能力，這是檔案人員做好檔案管理工作的最基本的要求。檔案管理人員要增強(qiáng)個人的責(zé)任意識，對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，熱愛自己的工作，有強(qiáng)烈的責(zé)任心，忠于職守，堅持下去，遵守規(guī)則和制度。其次，檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，增強(qiáng)自己的法律意識，嚴(yán)格按照法律法規(guī)進(jìn)行工作，必須保證檔案管理工作的穩(wěn)定進(jìn)行。最后一個要求是工作人員要有無私奉獻(xiàn)的精神，嚴(yán)格保障檔案工作的安全和秘密性，不能讓檔案泄露出去。檔案管理工作需要員工可以耐得住寂寞，不在乎名利，才能把檔案管理工作做好。

（二）利用現(xiàn)代技術(shù)使檔案管理更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)

利用當(dāng)代現(xiàn)金的管理方式可以促進(jìn)檔案管理工作更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。面對巨大數(shù)量的檔案，光看人工和落后的技術(shù)來管理是不可行的，利用現(xiàn)代先進(jìn)的設(shè)備來實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化是十分重要的。利用當(dāng)代的計算機(jī)技術(shù)，來對檔案進(jìn)行整理、分類、編號、保存，才能保證在查找使用檔案時能夠快速、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的找到需要查找的檔案，努力實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

（三）加強(qiáng)人事檔案信息化管理的重要性

首先，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)的最終目標(biāo)是實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。社會進(jìn)步的標(biāo)志就是實現(xiàn)全面電子上網(wǎng)，人們通過點(diǎn)擊鼠標(biāo)或者觸摸屏幕來實現(xiàn)在網(wǎng)上查找信息，這種方式簡單方便，極大的便利了人們的日常生活，而且可以實現(xiàn)信息全球化。通過網(wǎng)絡(luò)傳遞檔案，也更加方便快捷。其次，在發(fā)達(dá)國家，利用先進(jìn)的信息技術(shù)傳遞檔案信息是一件十分常見的事情，網(wǎng)絡(luò)用它方便、迅速的特點(diǎn)征服了全世界，是世界各國之間傳遞信息、共享資源的一個重要的方式、手段。在我國建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)的話，可以對所有的檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一的處理和共享，利用現(xiàn)代化技術(shù)在全國建立一個檔案管理網(wǎng)絡(luò)，為人才市場提供便利，方便所有求職人員公平、公正的競選職位?？偠灾?，檔案管理網(wǎng)絡(luò)憑借它的方便和快捷為人們服務(wù)，是檔案管理的最終理想狀態(tài)，也是社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然結(jié)果。

（四）相關(guān)部門需要重視流動人員檔案的管理

相關(guān)部門要加強(qiáng)對檔案管理的監(jiān)督，經(jīng)常進(jìn)行檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題立馬進(jìn)行解決，查清楚事情的來龍去脈，嚴(yán)格進(jìn)行處理，分清楚責(zé)任。對于那些在管理檔案時不認(rèn)真工作的人，要給予警告和處罰。如果有違反法律的行為，要追究他的法律責(zé)任，給予嚴(yán)肅的處罰。對于那些有違規(guī)行為的單位，要對其進(jìn)行整改，如果情節(jié)比較嚴(yán)重，就要讓其停止運(yùn)行，進(jìn)行整頓。

三、結(jié)語

人事檔案是全面的了解一個人履歷的標(biāo)準(zhǔn)，它包含了一個人所有的工作經(jīng)歷和記錄，真實的體現(xiàn)了一個人的思想品德修養(yǎng)、工作能力、工作情況，也是上司選拔人才的重要標(biāo)準(zhǔn)。所以，在經(jīng)濟(jì)日益發(fā)展的今天，人事檔案面對著從前沒有的新挑戰(zhàn)，也占據(jù)著越來越重要的作用。我們要順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，積極對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展，爭取建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，更好的服務(wù)于人民。