趙桂光

中圖分類號：C962 文獻標識：A 文章編號：1674—1145（2018）3—288—01

摘要 人力資源管理是企業(yè)管理的重要內容，而人事檔案管理又是人力資源管理中不可分割的重要組成部分。但是，許多單位對人事檔案管理工作不夠重視，使得人事檔案的真實性得不到保障，檔案缺失的情況也經常發(fā)生。本文對人力資源管理中人事檔案管理出現的問題進行分析，并就提高其管理效率的策略進行探討。

關鍵詞 人力資源管理 人事檔案管理 問題 策略

人事檔案管理是人力資源管理的基礎，也是人力資源資源管理工作的重要依據。所以，在人力資源管理工作中，必須加強對人事檔案的管理，保證人事檔案信息的真實性和完整性，以提高人力資源管理工作的效率，促進企業(yè)整體管理效率的提升。

一、人力資源管理中人事檔案管理出現的問題

（一）人事檔案信息失真

與事業(yè)單位和政府機關的人事檔案相比，許多中小企業(yè)的人事檔案往往在真實性方面得不到保障。尤其是隨著信息技術的發(fā)展，求職人員對履歷造假的現象越來越普遍。比如，企業(yè)在招聘信息中會提出崗位的學歷、工作經驗、年齡限制等要求。求職人員為獲得工作，會根據崗位要求造假，將大專學歷改寫為本科學歷；沒有類似的工作經驗卻說自己工作經驗豐富等。市場上甚至有專門的機構可以偽造學歷證書、制作假簡歷等機構。而很多中小企業(yè)在招聘的時候，并不會認真的去核實每個應聘人員的個人信息，這就會導致人事檔案信息失真。

（二）人事檔案不夠完整

許多企業(yè)在對人事檔案管理工作并不重視，在對人事檔案進行保存的過程中，會因為各種因素的影響導致人事檔案不夠完整，檔案缺失現象十分嚴重。隨著市場經濟的不斷發(fā)展，人們可以自由選擇自己的職業(yè)，且其求職途徑越來越多，所以企業(yè)人員流動性很大，這也是企業(yè)不重視人事檔案管理工作的重要原因。比如，一些生產性企業(yè)的工作環(huán)境很差，在工作過程中會用到一些消毒水、澆水等，可能會對身體造成傷害，加上工資待遇不太好，所以很多工人在入職比較短的時間內就可能跳槽。因此，人力資源管理部門一般不會對試用期的員工建立檔案，使得人事檔案出現缺失情況。

二、提高人事檔案管理工作效率的策略

（一）提高人事檔案信息的真實性

人事檔案信息的真實性，是人力資源管理的基礎，其會影響企業(yè)的用人決策。所以，企業(yè)在對員工的檔案進行管理時，要注意核實檔案信息的真實性，以便企業(yè)能夠真正的了解每位員工的工作經歷、工作能力、工作潛力，從而為其提供最具有針對性的用人方案，使其能夠為企業(yè)創(chuàng)造更多的價值。比如，人事檔案管理人員要以現有的信息為基礎，對其進行進一步的核對，也可以與應聘人員上家公司核對，將其中的虛假信息和無效信息去除掉。同時，要將員工的個人信息儲存到企業(yè)人才數據庫中，并在其工作期間隨時將新的信息更新到數據庫，以此來提高員工個人信息的公開化，保證其信息的真實性。

（二）提高人事檔案管理的實效性

為促使企業(yè)更好更快的發(fā)展，就需要做好企業(yè)的人力資源管理工作，因為員工是企業(yè)發(fā)展的根本動力。而提高人事檔案管理的實效性，則能使企業(yè)的用人方案更具科學性。比如，將多媒體技術利用起來，對員工檔案實施動態(tài)的管理，并將員工在本單位的表現、工作取得的成效等及時的更新到檔案中。每隔半年要對人事檔案進行重新整理，將不具有實際價值的內容去除，并補充新的信息，以便其他部門能夠隨時了解員工的情況，還能保證人事檔案的完整性。企業(yè)只有對員工有全面的了解，才能更好的為其規(guī)劃職業(yè)生涯，使員工和企業(yè)共同成長。

（三）提高檔案管理的信息化水平

在傳統的企業(yè)人事檔案管理工作中，通常是企業(yè)直接將應聘者的檔案從招聘網站上打印出來，或者由應聘者自己提供個人履歷表、學歷證明、身份證明等的復印件。在企業(yè)聘用應聘者以后，會將這些資料保存下來，成為員工的人事檔案。如果管理人員有所疏忽，就會使人事檔案丟失，或者信息不完整。因此，需要采用現代化的管理手段，提高檔案管理的有效性。比如，在人力資源管理系統中，專門建立人事檔案管理模塊，將員工的紙質檔案掃描成電子檔，儲存在系統中。而在員工工作期間，則要及時的將新的信息更新到系統中。這樣既能方便各個部門查詢人事檔案，又能確保人事檔案管理的實效性和完整性，有利于提高企業(yè)的人力資源管理效率。

三、結語

綜上所述，人事檔案管理工作的有效開展，是人力資源管理工作的重點內容，因此，在其管理過程中，要注意提高人事檔案信息的真實性、提高人事檔案管理的實效性，才能使檔案管理的信息化水平得到進一步提升。同時，結合實際情況采用合適的管理模式，才能使人事檔案管理工作的效率得到提升，從而使企業(yè)的用人方案更加科學合理，促使員工與企業(yè)的共同發(fā)展。