孫哲

靖宇縣委辦公室 吉林白山 135200

1 檔案信息化建設(shè)的概念和特征

所謂的檔案信息化，就是在相關(guān)檔案管理部門(mén)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌下采用先進(jìn)的信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理的一種手段，其根本結(jié)果就是對(duì)檔案進(jìn)行相關(guān)信息的匯總和統(tǒng)一處理，以此來(lái)提高所需要的管理水平，提高服務(wù)水平，總的來(lái)說(shuō)，檔案信息化建設(shè)就是將檔案實(shí)時(shí)保管作為工作的主要部分，然后利用信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行全方位的應(yīng)用和管理，并多角度對(duì)檔案進(jìn)行分類。

一般來(lái)講，檔案信息化建設(shè)滿足了四點(diǎn)要求：首先，檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了檔案的接收、存儲(chǔ)和利用，并使得三者協(xié)調(diào)起來(lái)更加和諧。其次，檔案信息化建設(shè)體現(xiàn)了檔案管理模式的改革，是對(duì)以往管理格局的重大突破；另外，將檔案管理過(guò)程數(shù)字化，使檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。最后，信息化的檔案信息更容易共享，使得檔案信息資源可以被高度利用。目前檔案信息化建設(shè)還在進(jìn)行中，而更好地了解檔案信息化的特征有助于我們發(fā)現(xiàn)更好的檔案管理方式。

2 檔案管理過(guò)程中的主要問(wèn)題

2.1 檔案管理信息化應(yīng)用不夠科學(xué)

檔案管理是一項(xiàng)內(nèi)容繁雜且工作量較大的工作，檔案管理內(nèi)容涉及企業(yè)經(jīng)營(yíng)和人力資源管理等多個(gè)層面，因此信息量十分龐雜。在傳統(tǒng)管理工作中，檔案管理的信息內(nèi)容大多使用紙質(zhì)方式進(jìn)行登記記錄和保管，并不利于信息的收集、整理和保管等環(huán)節(jié)的展開(kāi)。

2.2 檔案管理工作的人員素質(zhì)不高

檔案管理工作的有效開(kāi)展離不開(kāi)專業(yè)管理人才的參與。在現(xiàn)實(shí)工作中，很多企業(yè)的檔案管理工作人員雖然對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)流程掌握得比較好，但是隨著時(shí)代的發(fā)展，很多的檔案管理工作人員并不能掌握最先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，不利于檔案管理工作效率的提高，不能夠適應(yīng)現(xiàn)如今的科技環(huán)境，這在一定程度上限制了檔案管理工作的信息化發(fā)展[1]。

2.3 對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)程度不夠

檔案管理工作對(duì)于國(guó)家和社會(huì)發(fā)展具有十分重要的作用，但目前，阻礙我國(guó)檔案管理科學(xué)化水平提高的重要因素之一，即為相關(guān)領(lǐng)域的工作人員對(duì)于檔案的重要性認(rèn)識(shí)程度不夠。部分工作人員認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)可有可無(wú)的工作，沒(méi)有檔案管理企業(yè)也能照常運(yùn)轉(zhuǎn)。

3 檔案信息化在檔案保護(hù)工作中的應(yīng)用

3.1 完善管理制度

首先，根據(jù)崗位和分工對(duì)管理人員提出具體的工作要求。將檔案管理的操作落實(shí)到個(gè)人，這樣才能保證數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠。其次，對(duì)于重要的數(shù)據(jù)要進(jìn)行及時(shí)的備份。在信息化管理中，數(shù)據(jù)的遺失意味著必須要重新進(jìn)行數(shù)據(jù)采集，這將給企業(yè)工作帶來(lái)很大的負(fù)擔(dān)。通過(guò)備份的方式，有效解決了這個(gè)問(wèn)題，而且在具體操作上也非常簡(jiǎn)單。最后，對(duì)檔案進(jìn)行監(jiān)督管理。鉆完井參數(shù)涉及到油井工程的施工，是石油企業(yè)的核心數(shù)據(jù)，進(jìn)行有效的監(jiān)督管理能夠避免數(shù)據(jù)的遺失和外泄。

3.2 推動(dòng)檔案信息化工作與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展相融合

一是加快檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)的步伐，檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定具有一定復(fù)雜性，為推進(jìn)檔案信息化建設(shè)與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的高度融合，應(yīng)當(dāng)從檔案信息建設(shè)、檔案信息調(diào)用等多個(gè)方面對(duì)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善，提高檔案信息資源的實(shí)際利用率，推進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

二是強(qiáng)化認(rèn)知，充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)與檔案保護(hù)和開(kāi)發(fā)利用的重要性，建立健全檔案管理制度，提高規(guī)范化管理水平，實(shí)現(xiàn)電子檔案一體化管理，逐步完善檔案信息化管理機(jī)制，提高檔案信息的服務(wù)質(zhì)量，推進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

3.3 提升檔案信息化的公共服務(wù)能力

一是加強(qiáng)全省檔案信息化建設(shè)指導(dǎo)工作。切實(shí)做好對(duì)全省各級(jí)檔案館(室)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)中的服務(wù)工作，推動(dòng)全省各級(jí)各部門(mén)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)二是確保檔案信息數(shù)據(jù)安全。按國(guó)家檔案局檔案信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)定級(jí)工作的要求，從技術(shù)上和制度上確保檔案目錄管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)、檔案利用服務(wù)系統(tǒng)、檔案網(wǎng)站系統(tǒng)、檔案辦公系統(tǒng)的安全。

3.4 強(qiáng)化管理技術(shù)

信息化管理方式離不開(kāi)技術(shù)的支持，管理人員應(yīng)該具備相應(yīng)的基礎(chǔ)知識(shí)。筆者建議，石油企業(yè)可以聘請(qǐng)專門(mén)的技術(shù)人員來(lái)搭建數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)[2]。同時(shí)對(duì)具體的管理人員也應(yīng)該進(jìn)行定期的培訓(xùn)，在培訓(xùn)的過(guò)程中讓他們對(duì)于信息化管理有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)。由于我國(guó)檔案信息化管理起步較晚，相關(guān)工作人員的專業(yè)技能還不夠扎實(shí)。因此，在未來(lái)很長(zhǎng)一段時(shí)間里都需要不停地創(chuàng)新和學(xué)習(xí)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的目標(biāo)。

3.5 發(fā)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作

對(duì)于檔案信息化管理中所涉及的信息來(lái)說(shuō)，種類繁雜多樣，而根據(jù)這樣的特點(diǎn)，我們?yōu)榱烁奖愕胤?wù)于后期工作，更方便地應(yīng)用這些信息，就必須要根據(jù)相關(guān)規(guī)范的指導(dǎo)要求來(lái)進(jìn)行工作，對(duì)信息進(jìn)行收集、分類、歸檔，如果可能的話，在專業(yè)人士的幫助下還可以對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編制電子書(shū)的處理，就如《資料匯編》一樣，由于其具有相關(guān)的信息和資料，所以對(duì)其進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用正是應(yīng)用價(jià)值最大化的表現(xiàn)，只有做好檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，才能對(duì)后來(lái)的工作提供大的幫助。

總之，隨著時(shí)代的不斷變化，網(wǎng)絡(luò)信息的不斷更新，檔案信息化的管理模式越來(lái)越受到關(guān)注，而這樣的檔案管理模式還不夠成熟，對(duì)于檔案管理者來(lái)說(shuō)還有很長(zhǎng)的路要走，為了更好地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度是不可缺少的。只有提高檔案管理人員的素質(zhì)水平、做好檔案管理業(yè)務(wù)檢查工作、開(kāi)發(fā)檔案信息高價(jià)值利用，嚴(yán)格遵循檔案管理的相關(guān)制度，才能在不斷進(jìn)步的時(shí)代中做好檔案管理，做好檔案信息化建設(shè)。