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        高校財務(wù)共享服務(wù)中心模式探析

        2018-11-25 00:33:57南京農(nóng)業(yè)大學(xué)計財處綜合科江蘇南京210095
        商業(yè)會計 2018年13期
        關(guān)鍵詞:服務(wù)中心財務(wù)人員核算

        □(南京農(nóng)業(yè)大學(xué)計財處綜合科 江蘇南京210095)

        一、引言

        20世紀(jì) 80年代中期,共享服務(wù)中心(SSC)誕生,90年代得到了發(fā)展應(yīng)用,并于21世紀(jì)初得到了廣泛推廣,財務(wù)共享服務(wù)中心(FSSC)是共享服務(wù)中心最重要的內(nèi)容。財務(wù)共享服務(wù)中心(Financial Shared Service Center,簡稱FSSC)是近年來出現(xiàn)并流行起來的會計和報告業(yè)務(wù)的管理方式,它將不同地點實體的會計業(yè)務(wù)拿到同一個共享服務(wù)中心(SSC)來記賬和報告,不再需要在每家公司和辦事處都設(shè)置會計崗位,還可以確保會計記錄和報告的規(guī)范、結(jié)構(gòu)統(tǒng)一。財務(wù)共享服務(wù)中心模式發(fā)展的前提是計算機(jī)技術(shù)的高度發(fā)展,信息化拓展成熟。以不同的信息使用者為服務(wù)對象,提供專業(yè)化財務(wù)信息服務(wù)的財務(wù)共享管理模式,是網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)與財務(wù)管理共享思想在財務(wù)領(lǐng)域的最新應(yīng)用。

        2014年10月27日,財政部印發(fā)《關(guān)于全面推進(jìn)管理會計體系建設(shè)的指導(dǎo)意見》(財會[2014]27號),在主要任務(wù)和措施“推進(jìn)面向管理會計的信息系統(tǒng)建設(shè)”中,提出了鼓勵大型企業(yè)和企業(yè)集團(tuán)充分利用專業(yè)化分工和信息技術(shù)優(yōu)勢,建立財務(wù)共享服務(wù)中心,加快會計職能從重核算到重管理決策的拓展,促進(jìn)管理會計工作的有效開展,這對加強會計信息化建設(shè),建立財務(wù)共享服務(wù)中心提出了方向性的指導(dǎo)意見。目前,這種全新、高效的管理方法已在一些大型企業(yè)的財務(wù)管理活動中得到應(yīng)用,有效地解決了財務(wù)活動的循環(huán)操作和效率低下問題。對于高校財務(wù)管理系統(tǒng)引入財務(wù)共享服務(wù)目前還沒有實例,但有理由相信,在不遠(yuǎn)的將來,該模式會有更加廣泛的應(yīng)用前景。

        二、高校財務(wù)共享服務(wù)中心成立的背景

        2014年10月17日,中國電建“川軍”水電七局承建了廈門大學(xué)馬來西亞校區(qū),標(biāo)志著我國第一所海外大學(xué)的誕生。2017年4月6日,英國《衛(wèi)報》刊登報道稱,2017年2月20日,北京大學(xué)匯豐商學(xué)院與英國開放大學(xué)正式簽約,購買其位于牛津市的校舍,著手創(chuàng)辦北大匯豐商學(xué)院牛津校區(qū)。當(dāng)今世界,國際化已成為教育發(fā)展的一種全球性趨勢。高校規(guī)模不斷發(fā)展壯大,走出國門,在國際化方面邁上新的臺階,是我國部分高校的發(fā)展目標(biāo)之一。近年來,我國在高等教育國際化領(lǐng)域取得的成績有目共睹,隨著高校教學(xué)科研活動的發(fā)展,財務(wù)管理活動也在不斷延伸,在此背景下,會計核算與財務(wù)管理有了打通管理的需要,高校財務(wù)共享服務(wù)中心的建立勢在必行。

        三、高校財務(wù)共享服務(wù)中心模式的特點

        高校財務(wù)共享服務(wù)中心是基于財務(wù)共享服務(wù)中心模式的發(fā)展,結(jié)合高校財務(wù)管理工作的特點,實現(xiàn)專業(yè)化財務(wù)賬務(wù)處理的模式。財務(wù)共享服務(wù)中心在人員、服務(wù)、所有權(quán)歸屬等方面都有別于傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)部門組織,是一個專業(yè)化的服務(wù)提供部門,具備以下特點:

        (一)專業(yè)分工性。高校財務(wù)共享服務(wù)中心是在信息模塊與高校財務(wù)核算相結(jié)合的基礎(chǔ)上產(chǎn)生的,更強調(diào)專業(yè)化技能與服務(wù)的提供,設(shè)有多個功能相對獨立的模塊,對于某一類專業(yè)性很強的支出核算,由固定的模塊完成,因此在崗位設(shè)置上,通常按照職能進(jìn)行專業(yè)分工。如固定資產(chǎn)管理流程,根據(jù)會計核算的科目可以細(xì)分為新增、資產(chǎn)調(diào)撥、清理與折舊、盤點等二級子模塊,前期由資產(chǎn)管理部門對資產(chǎn)處理的各環(huán)節(jié)進(jìn)行把關(guān),審核完畢后,將數(shù)據(jù)集中提交給共享服務(wù)中心,專業(yè)的流水線運作模式可以充分發(fā)揮專業(yè)化帶來的規(guī)模經(jīng)濟(jì),提高會計核算的效率。

        (二)數(shù)據(jù)整合性。高校財務(wù)共享服務(wù)中心成立后,可以使不同地區(qū)跨地域校區(qū)的財務(wù)數(shù)據(jù)得到及時整合,還可以在一定程度上實現(xiàn)實時傳輸。高??偛靠梢詫?shù)據(jù)進(jìn)行匯總、整合,及時編報報表;由于在每筆憑證形成的過程中,可以實現(xiàn)實時傳輸、糾錯,能夠大大降低最后合并數(shù)據(jù)再發(fā)現(xiàn)問題時的糾錯成本。這樣,對于不同的信息使用者,都可以得到標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù),有效避免了賬套不一致帶來的信息不兼容問題,有利于對高校的宏觀數(shù)據(jù)進(jìn)行財務(wù)分析,大大提高了財務(wù)報表信息的準(zhǔn)確性。

        (三)服務(wù)高效性。高校的三大社會功能是教學(xué)、科研與社會服務(wù),財務(wù)管理部門是服務(wù)于高校發(fā)展的重要職能部門之一,降低運行成本、提高工作效率是其高效運轉(zhuǎn)的重要保障。在財務(wù)共享服務(wù)中心模式下,財務(wù)管理部門實行扁平化運作,原先多行政部門的模式將被統(tǒng)一的行政支持所取代,業(yè)務(wù)小組按照專業(yè)分工,財務(wù)共享服務(wù)中心經(jīng)理的工作直接面對中心各團(tuán)隊和小組。簡化了管理流程,精簡了功能重復(fù)的機(jī)構(gòu),相應(yīng)的人員也比較專業(yè)化,將大大降低管理中效能的耗散,精簡管理指令的傳達(dá)路線,表達(dá)更為單一,提高工作效率。

        四、高校財務(wù)共享服務(wù)中心發(fā)展的優(yōu)越性

        (一)為高校統(tǒng)一管理提供保障。隨著高校規(guī)模的擴(kuò)張,集團(tuán)化運作成為其未來的發(fā)展趨勢。當(dāng)高校分部紛紛成立之時,財務(wù)業(yè)務(wù)的分散性便會凸顯出來,隨著教學(xué)、科研經(jīng)費報銷過程中的會計憑證制單、歸集,賬表的形成有了跨區(qū)域的特點。在這種情況下,財務(wù)共享服務(wù)中心的成立,將會滿足統(tǒng)一管理的客觀要求。財務(wù)共享服務(wù)中心無需集中在各分支機(jī)構(gòu)的財務(wù)部門搜集原始憑證,而是通過財務(wù)云平臺直接采集各分校財務(wù)機(jī)構(gòu)的原始數(shù)據(jù),合成報表,提供會計監(jiān)督資料,節(jié)省了搜集原始數(shù)據(jù)的成本和時間,提高了原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,有利于對高校財務(wù)工作的統(tǒng)一管理。

        (二)為規(guī)范化核算提供保障。在財務(wù)共享服務(wù)中心模式下,高校的財務(wù)憑證制單工作打通了地域限制,實現(xiàn)了專業(yè)化分工。不同校區(qū)的同類原始憑證由專門的制單人員審核,完全按照制度辦理,不符合條件的票據(jù)直接打回,不予辦理。在匿名審核下,僅在業(yè)務(wù)層面審核,避免了人情化、關(guān)系化帶來的舞弊行為,保證了會計核算的規(guī)范性。

        (三)有效降低了高校財務(wù)管理的成本。由于專業(yè)化分工帶來的單個會計人員的核算熟練度提升,可以充分發(fā)揮規(guī)模經(jīng)濟(jì)的優(yōu)勢,適當(dāng)降低財務(wù)人員數(shù)量。隨著跨地域聯(lián)網(wǎng)審核、異地報表傳輸?shù)膶崿F(xiàn),財務(wù)管理的中間層級大大減少,總體上降低了高校的核算成本,避免了機(jī)構(gòu)的重復(fù)建設(shè)。

        (四)更好服務(wù)于高校的內(nèi)部控制建設(shè)。在財務(wù)共享服務(wù)中心運作模式下,有著標(biāo)準(zhǔn)化的核算、制單、報表管理等業(yè)務(wù)的子系統(tǒng),可以通過不同采購平臺與財務(wù)核算系統(tǒng)端口對接生成費用支出的原始單據(jù),票據(jù)審批實行電子簽名,由系統(tǒng)設(shè)定,只需要點擊一下鼠標(biāo),權(quán)限會自動賦予每一道審批責(zé)任人,內(nèi)部控制由標(biāo)準(zhǔn)化的流程予以固定化,排除了人為因素的干擾,任何一個環(huán)節(jié)都限制了滋生尋租的空間,大大提高了管控力度。

        五、高校建立財務(wù)共享服務(wù)中心的必要因素

        (一)需要強有力的統(tǒng)一管理系統(tǒng)。高校是以教學(xué)和科研為核心任務(wù)的單位,財務(wù)部門作為服務(wù)部門,需要個性化應(yīng)對教學(xué)、科研。高校需要通過改變管理方式來加強控制力度,在此過程中,應(yīng)協(xié)調(diào)好相關(guān)部門的對接工作。在系統(tǒng)中需要整合哪些部門,人事、資產(chǎn)、教務(wù)、科研等業(yè)務(wù)審批部門的權(quán)限如何嵌入其中是必須解決的問題。

        (二)需要強大的信息化平臺支撐。財務(wù)共享服務(wù)中心的運作,在很大程度上依賴于信息技術(shù)的強大支撐,在每個子系統(tǒng)的運作過程中,都需要信息化的滲入,在各子系統(tǒng)的連接過程中,也需要計算機(jī)技術(shù)的介入,只有系統(tǒng)間平穩(wěn)過渡,才能保證中心數(shù)據(jù)的連續(xù)、實時傳輸,系統(tǒng)穩(wěn)健運行。

        (三)需要一支高水平的財務(wù)人員隊伍。財務(wù)共享服務(wù)中心作為信息化打造的專業(yè)財務(wù)服務(wù)模式,對財務(wù)人員的財會專業(yè)、語言水平、協(xié)調(diào)溝通能力等都提出了很高的要求。在人員調(diào)配中,怎樣既能保證業(yè)務(wù)的連續(xù)性,又能保證財務(wù)人員的流通共享性,對財務(wù)人員的業(yè)務(wù)全面性提出了較高要求。財務(wù)技術(shù)人員與財務(wù)管理人員職能相分離,技術(shù)人員全面了解系統(tǒng),財務(wù)管理人員在知曉系統(tǒng)原理的基礎(chǔ)上全面協(xié)調(diào)財務(wù)工作,兩類人員各司其職,才能保證高效完成財務(wù)核算與管理任務(wù)。

        六、高校建立財務(wù)共享服務(wù)中心的策略建議

        (一)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),整合系統(tǒng)集中管理。財務(wù)共享服務(wù)中心模式是依托財務(wù)信息系統(tǒng),與相關(guān)部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接,實現(xiàn)信息交互傳輸、資源共享下的管理平臺。因此,作為高校的財務(wù)共享服務(wù)中心,必須與人事、資產(chǎn)、學(xué)工、研究生院、后勤、科學(xué)研究等相關(guān)部門充分對接,才能有效調(diào)用人事信息變更、資產(chǎn)財物增減、處置等變動、學(xué)生費用收繳發(fā)放、校園一卡通支付結(jié)算、科研經(jīng)費支出等產(chǎn)生的數(shù)據(jù),充分利用各子系統(tǒng)的兼容可拓展性,達(dá)到信息共享,實時對接,方便財務(wù)核算、預(yù)決算報表生成等管理工作的開展。如果僅僅是各部門獨立運作,即使能達(dá)到信息化要求,最終也會出現(xiàn)“信息孤島”。因此,必須以財務(wù)共享平臺為依托,拓展子系統(tǒng),用一個系統(tǒng)開發(fā)多項功能,避免“信息孤島”的產(chǎn)生。目前在國內(nèi)各高校的運行環(huán)境下,只有部分學(xué)校能夠?qū)崿F(xiàn)幾個系統(tǒng)的對接,能達(dá)到完全意義上的共享要求的高校很少,這就需要學(xué)校分管財務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)甚至是學(xué)校負(fù)責(zé)人高度重視,統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

        (二)分塊管理,完善信息處理系統(tǒng)架構(gòu)。在財務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)部和外部均要實行分塊管理。具體來說,在財務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)部,需要分以下幾個步驟:一是初步審核,即原始單據(jù)形成過程中的審核,包括與第三方各種票據(jù)購買系統(tǒng)的對接,與各部門、各學(xué)院教職員工提供的原始單據(jù)上傳平臺的對接。二是單據(jù)填制,即記賬憑證生成的過程,需要財務(wù)人員審批填制的單據(jù),包括對記賬憑證與原始單據(jù)進(jìn)行復(fù)核的處理過程。三是資金的收付,根據(jù)前一個階段產(chǎn)生的憑證,對資金進(jìn)行收支撥付,從而與外界端口交互。四是提取各模塊數(shù)據(jù),為財務(wù)報告及決算報表的生成提供依據(jù)。在對外的模塊中,需要完成前端對供應(yīng)商數(shù)據(jù)的對接與采集,后端與銀行等機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)傳輸。在此過程中,對操作人員的審批權(quán)限、資金收支的額度控制,都需要通過計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)先設(shè)定,一經(jīng)設(shè)定,無法變更,使財務(wù)共享服務(wù)中心有力地服務(wù)于高校的內(nèi)部控制建設(shè)。

        (三)加強培訓(xùn),提高人機(jī)互動可操控性。再好的系統(tǒng)也要由熟練人員進(jìn)行操作,財務(wù)共享服務(wù)中心建立之后,可以大大減少單據(jù)處理等重復(fù)勞動的工作量,將財務(wù)人員的工作職能向單純核算和監(jiān)管兩個方向推進(jìn),高熟練程度的核算人員需要適應(yīng)票據(jù)審核與數(shù)據(jù)上傳業(yè)務(wù),偏財務(wù)管理的人員應(yīng)利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)對財務(wù)報表進(jìn)行分析,這對財務(wù)管理人員的業(yè)務(wù)和綜合管理能力提出了更高要求。因此,加大高校財務(wù)人員的培訓(xùn)力度顯得尤為重要。高校應(yīng)對財務(wù)人員開展一定范圍內(nèi)的分組培訓(xùn),結(jié)合不同的業(yè)務(wù)需要,組織集體學(xué)習(xí),同時,要加強對財經(jīng)法規(guī)方面的統(tǒng)一培訓(xùn)。對于信息化方面,可以建立考核機(jī)制,提高財務(wù)人員的自學(xué)意識,更好地勝任工作。

        高校財務(wù)共享服務(wù)中心的建立是一項系統(tǒng)工程,涉及到高校財務(wù)甚至是整個教學(xué)科研服務(wù)模式的整體轉(zhuǎn)變,也是信息化發(fā)展的必然趨勢,將實現(xiàn)信息與資源的共享,為不同的信息使用者提供便捷的信息索取渠道,大大降低財務(wù)工作的人力成本,提升財務(wù)管理效能,提高高校的整體管理水平。

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