林文亮

摘 要 檔案對國家和社會而言，是寶貴的精神和文化財富，能夠資政存史，傳承文明；對普通公民而言，更是憑證，是勞動成果。隨著社會、科技的發(fā)展和進步，檔案載體的種類也隨之增加，電子檔案就是其中一類。電子檔案以其共享性、快捷性以及高密度性等特點，廣受使用者的喜愛，然而電子檔案在給使用者提供便利的同時，也給檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。本文就關(guān)于電子檔案管理工作進行探討，提出有效地開展電子檔案管理工作的實踐方法，以期電子檔案管理工作能高效有序地進行。

關(guān)鍵詞 電子檔案 管理工作 實踐與探討

1當前電子檔案管理工作存在的問題

近年來，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案的載體逐漸增多，其中紙質(zhì)載體日益被其他載體取代，特別是電子檔案的興起，給紙質(zhì)載體帶來了巨大的沖擊，人們的工作生活方式逐漸趨向于無紙化，無紙化辦公也逐漸成為常態(tài)。當然，電子檔案帶來便利的同時，也給檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，主要有以下幾點：一是安全問題。現(xiàn)今普遍用網(wǎng)絡(luò)來發(fā)布和傳輸電子文件，然而在文件的傳輸過程中，時常有文件內(nèi)容被泄密、破壞等問題出現(xiàn)，使得電子文檔存在安全隱患，也就是給電子檔案管理工作帶來麻煩。同時，電子檔案對計算機的依賴性強，且忘記保存或備份文件的情況時有發(fā)生，致使設(shè)備常因故障問題或黑客侵入而丟失、損壞電子檔案。

二是管理水平問題。盡管科技發(fā)展達到一定的成熟度，但當前電子檔案的管理水平仍處于較低水平，檔案管理工作平臺不健全，而且檔案管理人員的能力不足，管理系統(tǒng)不適用于當前的管理工作，致使現(xiàn)代化管理技術(shù)不能在電子檔案管理工作中充分發(fā)揮其重要作用。

三是電子檔案信息的可讀性受到科技發(fā)展的制約，U盤、光盤等儲存電子資源的載體常由于軟件、硬件升級，編碼技術(shù)變化等原因造成文檔格式不能兼容，致使電子文檔信息不可讀取。四是原始性、真實性問題。電子檔案具有原始性和真實性這兩個基本屬性，其內(nèi)容可被不留痕跡的修改，而且電子檔案信息與載體是可分離的，電子檔案信息若是離開原有的載體，電子檔案的原始性易被破壞，無法分辨電子檔案的真實性和權(quán)威性。

2有效開展電子檔案管理工作的實際方法

2.1健全電子檔案管理的管理體系

電子檔案的信息在形成、處理、歸檔、保管以及利用等過程中都有可能出現(xiàn)信息丟失、損壞、更改的問題，哪怕信息安全技術(shù)足夠健全，也需要有相應(yīng)的管理體系來保障電子檔案的安全。因此，建立健全電子檔案管理的管理體系，制定相關(guān)規(guī)章制度，建立電子檔案管理的工作平臺，加強電子檔案的原始性和真實性這兩個基本屬性的保護，十分具有現(xiàn)實長遠意義。在規(guī)章制度的制定過程中，要滿足一定的要求，即充分體現(xiàn)規(guī)章制度的科學(xué)性、合理性和保證制度的實用和約束作用，并且檔案管理相關(guān)的部門應(yīng)順應(yīng)時代的要求不斷建立健全檔案管理工作的規(guī)章制度，與時俱進，合理運用現(xiàn)代化科技，才能將檔案管理工作做好。規(guī)章制度的制定是為了使電子檔案管理工作更好地實施，在實際的實施過程中，應(yīng)嚴格執(zhí)行和遵守電子檔案管理的制度，并制定相應(yīng)的獎懲制度來規(guī)范電子檔案管理工作，充分體現(xiàn)制度本身的權(quán)威性和執(zhí)行的嚴肅性。此外，從電子檔案管理體系中的信息化資源的共享性出發(fā)，著重健全檔案管理信息化的安全管理制度，并且檔案管理人員要有安全管理意識并保持高度的警惕性，自覺遵守和貫徹相關(guān)的規(guī)章制度，依法開展電子檔案的管理工作，使得電子檔案管理工作穩(wěn)定的進行。

2.2加強電子檔案管理人員的培養(yǎng)

電子檔案管理人員作為電子檔案管理工作的實際操作者，其工作能力的優(yōu)劣，直接影響電子檔案管理工作的開展。電子檔案管理人員應(yīng)樹立新的現(xiàn)代性的檔案管理理念，并且應(yīng)具有較強的工作能力和職業(yè)素養(yǎng)，不僅要熟練掌握檔案方面的理論和實踐專業(yè)知識，還必須要了解一定的經(jīng)濟、信息技術(shù)等其他方面的知識，通過培訓(xùn)、研討會等方式，拓展電子檔案管理人員的知識面，加強理論、實踐知識的學(xué)習(xí)，規(guī)范他們的操作流程，使他們能熟悉操作電腦進行檔案管理工作，便于其更好地理解和認識檔案管理信息化，創(chuàng)新檔案管理、服務(wù)方式，以提高電子檔案管理人員的管理工作能力和職業(yè)素養(yǎng)，滿足時代的發(fā)展需求。同時，要注重精通計算機技術(shù)的管理人才的培養(yǎng)，加強他們對計算機知識、電子檔案管理專業(yè)知識以及思想素質(zhì)等方面的學(xué)習(xí)，使他們具備精通計算機技術(shù)、熟悉檔案管理專業(yè)知識、熱愛檔案事業(yè)、素質(zhì)高、責任性強等優(yōu)點，為電子檔案管理工作順利的開展打下堅實的基礎(chǔ)，從而實現(xiàn)電子檔案管理工作的現(xiàn)代化管理。

2.3加強電子檔案管理技術(shù)

隨著科技的快速發(fā)展，電子檔案管理技術(shù)也在不斷提高，但仍有不足之處。為了使電子檔案管理工作高效地開展，提高電子檔案管理技術(shù)水平非常重要。在實際管理電子檔案工作中，應(yīng)根據(jù)我國實際的技術(shù)水平情況，制定一個科學(xué)的、可行的檔案管理的標準，以規(guī)范檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)，使檔案保持其原始性和真實性，并有效地解決信息可讀性制約問題。事實上，加強電子檔案管理技術(shù)的有效措施是加強檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。信息化時代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛應(yīng)用在生產(chǎn)生活中，同樣也被應(yīng)用于電子檔案管理工作中，利用先進的技術(shù)與設(shè)備，即配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的軟、硬件設(shè)備，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；還可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來管理電子檔案，即積極運用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來整合檔案信息資源、強化電子檔案的目錄、數(shù)據(jù)庫建設(shè)，對信息數(shù)據(jù)進行優(yōu)化整合，使電子檔案充分發(fā)揮其積極作用，從而提高電子檔案管理工作的效率、實現(xiàn)電子檔案管理工作正常的進行。

3結(jié)語

綜上所述，電子檔案管理工作盡管已經(jīng)有所改進，但仍然存在不足，因此，本文從電子檔案管理工作的不足點出發(fā)，分析、研究其原因，在電子檔案管理的管理體系、電子檔案管理人員的培養(yǎng)、電子檔案管理技術(shù)三個方面，提出電子檔案管理工作改進的有效方法，提高電子檔案管理工作的效率和質(zhì)量，使其更好地為社會服務(wù)。

參考文獻

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