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        淺談數(shù)字化檔案管理

        2018-11-23 11:30:22丁慧文
        卷宗 2018年31期
        關(guān)鍵詞:智能管理數(shù)字檔案信息庫

        丁慧文

        摘 要:檔案管理的方式是根據(jù)信息技術(shù)發(fā)展而隨之變化,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式不適合現(xiàn)有檔案管理的需求,不能提升檔案管理的安全性,也很難實現(xiàn)快速的信息查閱。為此,在開展檔案管理的過程中,人們更加推崇數(shù)字化的模式,可以對檔案信息開展數(shù)字化的管理,也能實施智能搜索和管理,能強化檔案管理的科學(xué)性。為此,本文主要思考實施檔案管理信息化建設(shè)的需求,從多個層面論述信息化檔案管理的途徑,希望可以為相關(guān)研究提供參考。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;數(shù)字化;數(shù)字檔案;智能管理;信息庫

        現(xiàn)如今,信息化發(fā)展步伐逐漸加快,針對檔案管理所體現(xiàn)的管理工作,在工作形式上也發(fā)生了顯著的變化。為了更好滿足人們檔案信息獲取需求,檔案管理工作已經(jīng)趨向信息化、智能化方向發(fā)展,實現(xiàn)檔案智能搜集與儲存。

        隨著信息技術(shù)在企業(yè)領(lǐng)域不斷滲透,各個企業(yè)以信息技術(shù)為載體,構(gòu)建自動化系統(tǒng),用于服務(wù)辦公服務(wù)。代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)文件,電子文件、文檔成為主要信息建檔形式。企業(yè)在實施檔案管理工作時,必須清楚認識到管理方式轉(zhuǎn)變,意識到新時期的檔案管理,以數(shù)字化管理為主導(dǎo)。并以此為思想主導(dǎo),創(chuàng)新多種檔案管理方式,為數(shù)字化檔案管理提供重要技術(shù)與方法支撐。

        眾所周知,數(shù)字檔案已經(jīng)滲透到企業(yè)管理的方方面面,可見,此種創(chuàng)新性檔案管理形式發(fā)展形勢十分良好。從當(dāng)前數(shù)字檔案發(fā)展情況可以看出,數(shù)字檔案在未來在檔案管理領(lǐng)域中必定成為主流管理方式,成為檔案管理工作深入發(fā)展的重要技術(shù)支撐。因此,作為檔案管理者,務(wù)必要清楚地認識到檔案管理工作發(fā)展方向,加強自身信息技術(shù)知識不被豐富的。同時,檔案管理雖然趨于數(shù)字化方向發(fā)展,但傳統(tǒng)檔案管理形式仍然發(fā)揮著重要功能。作為檔案管理者,應(yīng)當(dāng)注重兩者有效結(jié)合,利用數(shù)字化管理手段提升檔案管理效率,而以紙質(zhì)檔案管理辦法,提高檔案管理安全性。作為檔案管理者,應(yīng)當(dāng)充分不斷豐富自身檔案管理知識儲備,提高數(shù)字化檔案管理專業(yè)素養(yǎng)。其次,數(shù)字化檔案,是對檔案信息進行精細化、智能化管理,管理者應(yīng)當(dāng)深入認識到數(shù)字檔案真實存在的信息價值。區(qū)別于紙質(zhì)管理,數(shù)字管理儲存強度更大,看似微不足道的數(shù)字代碼,其實包含的檔案信息,與紙質(zhì)檔案信息相比,只低不高。所以說,管理者需要做的便是對這些看似簡單的數(shù)字代碼,做好儲存與管理。在平時檔案管理工作中,管理者需要針對信息化管理系統(tǒng)做好,數(shù)字檔案備份與優(yōu)化保存,從保存路徑、時間、以及保存格式等方面加以優(yōu)化,為今后數(shù)字檔案查詢與檢閱提供便利條件。同時,管理者需要合理甄別檔案信息重要性指標(biāo)。在網(wǎng)絡(luò)背景下,管理者需要明確檔案信息實際情況,根據(jù)重要性,考慮是否將其轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案。從而確保檔案管理空間在最大程度上得以優(yōu)化,降低檔案信息管理成本。如何針對檔案信息加以辨別,主要需要依賴管理者的信息敏銳能力,結(jié)合業(yè)務(wù)開發(fā)與經(jīng)營管理實際標(biāo)準(zhǔn),篩選有用檔案信息,并將其由電子檔案轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案,實現(xiàn)檔案信息雙向管理與傳遞。

        目前,在我省的公路基本建設(shè)工程管理過程中,信息采集要是通過手工統(tǒng)計數(shù)據(jù),這種方式工作量大、效率低,難以保證信息的及時性和有效性。因此,一改傳統(tǒng)落后的手工方式為先進的數(shù)字化處理方式已是當(dāng)務(wù)之急,各建設(shè)單位和相關(guān)部門應(yīng)與時俱進著手開展這項

        工作。

        1 以信息技術(shù)為載體,構(gòu)建數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

        為實現(xiàn)數(shù)字檔案高效管理,工程單位需要以信息技術(shù)為載體,構(gòu)建特色化、現(xiàn)代化管理系統(tǒng)。在構(gòu)建具體管理系統(tǒng)之前,工程單位應(yīng)當(dāng)圍繞檔案信息做好詳細的調(diào)查工作。具體調(diào)查內(nèi)容主要以檔案信息為基準(zhǔn),從類型、形式、數(shù)量、使用功能及范圍等方面加以調(diào)查。并嚴格根據(jù)上述條件信息,科學(xué)、合理制定數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。其次,做好數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)備采購與安裝,比如說掃描儀等硬件系統(tǒng)[1]。此外,工程單位需要結(jié)合本單位檔案信息具體管理標(biāo)準(zhǔn),開發(fā)符合單位管理特色與需求的智能軟件。工程單位建立檔案系統(tǒng),不僅能夠優(yōu)化檔案信息存儲條件,同時也為實現(xiàn)工程信息交互共享提供了便利條件。

        2 加強檔案人員專業(yè)素質(zhì)建設(shè)

        為了實現(xiàn)數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè),工程單位務(wù)必要注重管理者素質(zhì)建設(shè)與提升。首先,作為一名合格的檔案管理人員,必須要掌握詳細的管理知識、專業(yè)的管理技能,從而優(yōu)化檔案管理操作流程。其次,為了將數(shù)字檔案管理效果有效發(fā)揮出來,檔案人員必須自主學(xué)習(xí)先進的計算機操作知識,掌握現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理軟件操作標(biāo)準(zhǔn)與細則,懂得數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)安全維護與功能檢測,確保工程檔案信息儲存與管理環(huán)境安全。

        3 訪問控制,維護網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全

        在檔案管理工作領(lǐng)域,相較于紙質(zhì)管理,數(shù)字管理雖然信息傳遞效率更快,但同時因為數(shù)字檔案信息管理開放性較強,也增加了檔案信息遺失、泄漏的風(fēng)險。因此,作為管理者需要加強數(shù)字檔案系統(tǒng)安全維護[2]。以計算機系統(tǒng)為載體設(shè)定檔案訪問安全密碼,做好開放性檔案與內(nèi)部秘密檔案的分層管理,優(yōu)化工程檔案信息使用權(quán)限限定條件,從而保證工程單位檔案信息管理安全。

        4 預(yù)防病毒,防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受侵害

        工程單位在利用信息技術(shù),對工程檔案實施數(shù)字化管理時,需要注重病毒查殺,定期展開數(shù)字管理系統(tǒng)安全維護與功能檢修,利用專業(yè)病毒查殺軟件,設(shè)定防火墻。同時,盡量控制外來磁盤連接和使用,做好數(shù)字檔案系統(tǒng)運行環(huán)境安全維護。

        5 加強檔案原件保護

        檔案人員在進行檔案管理工作時,需要做好檔案原件保護工作。對檔案信息進行多重備份,防止外部盜取檔案重點信息,以及內(nèi)部人員肆意更改檔案信息。

        6 建立有紙化和無紙化結(jié)合的信息庫

        為提高檔案管理安全,工程單位有必要針對檔案管理標(biāo)準(zhǔn),將傳統(tǒng)與現(xiàn)代管理方式有效融合,構(gòu)建一體性、智能化檔案信息庫。開發(fā)先進檔案管理程序軟件,優(yōu)化檔案信息數(shù)字管理流程。

        7 做好檔案信息備份

        對于檔案數(shù)字管理方法來講,因系統(tǒng)功能障礙,或者外界病毒侵入,造成的檔案丟失風(fēng)險增加。同時,因為管理員操作疏忽也可能導(dǎo)致檔案丟失[3]。因此,做好多種備份,是避免重要檔案信息丟失的重要舉措,管理人員對此應(yīng)當(dāng)加強重視。

        8 制定計算機系統(tǒng)安全保護制度

        為確保數(shù)字檔案管理安全,工程單位需要根國際計算機安全使用管理條例,并結(jié)合內(nèi)部檔案管理實際需求,制定完善性的管理體制,優(yōu)化數(shù)字檔案管理流程。

        9 做好數(shù)字原檔案信息檢查

        做好原檔案信息檢查,需要從幾個方面著手。第一,在掃描階段檢查紙質(zhì)檔案表面是否平整,順序是否正確,避免掃描遺漏,造成數(shù)字檔案信息不全。第二,加強數(shù)據(jù)。圖像檢測,確定數(shù)字檔案數(shù)據(jù)、圖片信息清楚,格式正確。第三,做好鏈接檢查,確保數(shù)字庫與掃描文件鏈接路徑一致,方便后續(xù)查詢和檢閱。

        現(xiàn)如今,隨著生活節(jié)奏加快,人們對信息獲取、傳遞越發(fā)講求效率要求。工程單位為了實現(xiàn)工程有效開發(fā)與建設(shè),必須加強檔案信息高效、智能管理,在提高檔案管理效率的同時,有效實現(xiàn)檔案信息資源共享。為此,在工程單位單位管理工作中,管理人員必須更新檔案管理理念,利用信息技術(shù)建設(shè)先進的檔案管理體系,從而實現(xiàn)檔案信息高效存儲、管理、搜索和檢閱。作為檔案管理人員,務(wù)必順應(yīng)信息時代發(fā)展需求,針對工程檔案管理需求,優(yōu)化檔案管理方式方法,提高檔案管理效率與質(zhì)量。

        參考文獻

        [1]王冬梅.電子檔案數(shù)字化管理的優(yōu)缺點及其提高管理水平的措施[J].信息記錄材料,2018,19(07):109-110.

        [2]閆成聚.新時期檔案數(shù)字化管理及其創(chuàng)新策略[J].中國管理信息化,2017,20(05):175-177.

        [3]王素芳.搭建數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺的有效策略研究[J].城建檔案,2016(07):16-18.

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