耿慶云

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展，信息化的建設(shè)已經(jīng)成為了當(dāng)前時(shí)代的需求。電子檔案是信息化建設(shè)的第一步，只有做好這一步，才能夠給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以信息化建設(shè)的決心。因此，本文從當(dāng)前電子檔案管理的概述入手，來(lái)談如何更好的進(jìn)行電子檔案的管理。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；電子檔案管理；優(yōu)越性；特點(diǎn)；管理制度

信息化建設(shè)能夠帶給這些部門更好的發(fā)展。其主要的原因就在于，信息化有這么幾個(gè)特色：首先是高速化。和其他的方式相比，信息化更加的快速，因?yàn)槠浯蟛糠值墓ぷ鞫际且杂?jì)算機(jī)運(yùn)算核心來(lái)完成的。所以就不存在著人力無(wú)法完成的情況。其次就是不受地點(diǎn)束縛。信息化所依靠的是信息，是計(jì)算機(jī)，所以只要具備計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，那么任何的數(shù)據(jù)都能夠在最短的時(shí)間內(nèi)完成傳輸。在這種情況下，信息化的建設(shè)能夠大大的提高企業(yè)，事業(yè)單位的運(yùn)行速度。而在檔案管理中，這樣的方式正好符合檔案管理的需求。因此，電子檔案成為了當(dāng)前的主流。電子檔案管理，也成為了當(dāng)前較為熱門的一個(gè)學(xué)科。

1 電子檔案管理的概述

在現(xiàn)代事業(yè)單位的檔案管理中，基本都實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化辦公，將檔案信息錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，形成電子文件，然后通過(guò)程序的運(yùn)行對(duì)電子文件進(jìn)行批量處理，電子檔案管理師現(xiàn)代檔案管理中的主要形式，可以為用戶提供完整的檔案管理功能和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，可以與本單位的OA辦公自動(dòng)化和DPM設(shè)計(jì)過(guò)程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。

2 電子檔案的特點(diǎn)

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要是以手工抄寫和整理的方式來(lái)完成的，工作效率十分低下，整理費(fèi)時(shí)、不易保存、查閱困難，不利于檔案的高效利用。為了有效的提高工作效率，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，不僅降低了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，同時(shí)提高了工作效率和對(duì)檔案信息的利用。主要優(yōu)勢(shì)表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

2.1 信息處理速度快

和傳統(tǒng)的檔案管理相比，電子檔案管理的第一個(gè)優(yōu)點(diǎn)就是信息處理速度快。傳統(tǒng)的檔案管理其內(nèi)容錄入的時(shí)候一般需要采用手寫，而這種錄入的方式是非常緩慢的，完全不能夠滿足時(shí)代的需求。而電子檔案則不同，其部分的內(nèi)容都只需要掃描進(jìn)入即可，電能能夠自動(dòng)生產(chǎn)文檔，其效率提升何止十倍。能夠很好的適當(dāng)當(dāng)前社會(huì)的快節(jié)奏。因此被事業(yè)單位所喜愛。

2.2 查閱方便

查閱方便是電子檔案管理的第二個(gè)特色。其主要的原因就在于傳統(tǒng)的檔案查閱是依靠人力來(lái)完成的。工作人員需要在龐大的檔案儲(chǔ)備中不斷的查找，最終才能夠得到相關(guān)的檔案。但是電子檔案管理中，其查閱主要是依靠電子計(jì)算機(jī)的運(yùn)算核心。這個(gè)運(yùn)算中樞能夠在最短的時(shí)間內(nèi)檢索大量的文件，而且當(dāng)前社會(huì)中還引入了大數(shù)據(jù)，云計(jì)算等模式，幾乎可以做到實(shí)時(shí)查詢。這是非常關(guān)鍵的。尤其是對(duì)一些生僻文件的查詢上，其作用更大。

2.3 存儲(chǔ)穩(wěn)定

相比于傳統(tǒng)的檔案管理來(lái)看，電子檔案自身的穩(wěn)定性是更高的。這個(gè)穩(wěn)定性在當(dāng)前來(lái)看主要分為兩個(gè)方面，第一個(gè)就是材質(zhì)的穩(wěn)定性。傳統(tǒng)的檔案管理所采用的記錄材料是紙張，而紙張是有著一定的保質(zhì)期的。當(dāng)時(shí)間太久，而且沒有儲(chǔ)存的完善，就很容易導(dǎo)致檔案的損壞。而電子檔案管理則不同。其儲(chǔ)存的主要是計(jì)算機(jī)中的儲(chǔ)存空間。因此能夠完成長(zhǎng)時(shí)間的保存，而不用擔(dān)心其損壞。第二個(gè)就是儲(chǔ)存方式的穩(wěn)定性。傳統(tǒng)的檔案儲(chǔ)存都是依靠檔案室來(lái)完成的。如果發(fā)生了檔案室遷移，或者檔案室的災(zāi)害，那么檔案的丟失概率是非常大的。在上個(gè)世紀(jì)，這種情況時(shí)有發(fā)生，造成了許多的危機(jī)。但是電子檔案管理的儲(chǔ)存核心只是計(jì)算機(jī)，內(nèi)存卡，U盤等儲(chǔ)備設(shè)備。一旦檔案室出現(xiàn)問(wèn)題，那么隨時(shí)都能夠?qū)n案轉(zhuǎn)移。同時(shí)，電子儲(chǔ)備也能夠快速的完成備份，這是傳統(tǒng)檔案管理所做不到的。因此，電子檔案管理的穩(wěn)定性非常高。

2.4提高檔案工作者的工作效率

提升檔案工作者的工作效率是一個(gè)綜合情況。這是因?yàn)殡娮訖n案管理中的大部分內(nèi)容都是依靠計(jì)算機(jī)來(lái)完成的。檔案管理工作者最大的人物就是操作計(jì)算機(jī)，因此導(dǎo)致了檔案工作者的工作效率獲得了大幅度的提升。其主要的提升方面應(yīng)該體現(xiàn)在這么幾個(gè)方面：首先是錄入速度的提升。這是因?yàn)橛兄幌盗械匿浫牍ぞ叩膸椭?。其次是查閱速度的提升。這是因?yàn)椴殚喌墓ぷ饔扇肆ψ兂闪擞?jì)算機(jī)完成。最后是備份速度的提升。這是因?yàn)閭浞萦捎?jì)算機(jī)完成，而不是人工抄寫。

3 加強(qiáng)電子檔案管理制度

通過(guò)對(duì)電子檔案的特點(diǎn)分析，可以有針對(duì)性的對(duì)其進(jìn)行高效管理。電子檔案的工作效率高，但是因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)信息的特點(diǎn)，也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。如果竊取存儲(chǔ)介質(zhì)或者侵入到電腦系統(tǒng)中，就可以盜取檔案信息或者任意篡改，增加了電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)性。所以為了保證電子檔案的安全高效運(yùn)行，需要制定完善的管理制度，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，保證檔案信息的完整性和真實(shí)性。

3.1 完善電子檔案的形成制度

在形成電子檔案的過(guò)程中，必須遵照國(guó)家規(guī)定的統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于不同媒體電子檔案的接收、存儲(chǔ)、參數(shù)指標(biāo)和載體形式加以規(guī)范。同時(shí)，對(duì)于電子檔案的背景信息和元數(shù)據(jù)也應(yīng)一同加以保存，以保證形成的電子檔案具有完整性。

3.2 實(shí)現(xiàn)科學(xué)的歸檔制度

要進(jìn)一步完善電子檔案的管理制度，歸檔制度的完善是必不可少的環(huán)節(jié)。歸檔是整個(gè)文檔管理工作中十分重要的環(huán)節(jié)，但是不同于紙質(zhì)檔案的是電子檔案的歸檔還有許多工作要做。需要檢測(cè)檔案文件在相應(yīng)軟硬件環(huán)境下的有效性；檢查同電子檔案有關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件，以保證內(nèi)容和相關(guān)說(shuō)明與描述的一致性；電子檔案機(jī)讀目錄及相關(guān)軟件、說(shuō)明等也應(yīng)同時(shí)歸檔；電子檔案所使用的存儲(chǔ)載體是否符合要求。

3.3 加強(qiáng)電子檔案管理人才培養(yǎng)，建立復(fù)合型人才隊(duì)伍

由于電子檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng)，內(nèi)容繁雜，需要通過(guò)實(shí)踐積累豐富管理經(jīng)驗(yàn)的工作，所以要避免過(guò)于頻繁的人員流動(dòng)，保持電子檔案管理工作的長(zhǎng)期性、延續(xù)性。其次，管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)職業(yè)道德，熟悉信息技術(shù)，把自己培養(yǎng)成綜合素質(zhì)高的復(fù)合型人才，適應(yīng)電子檔案管理發(fā)展的要求

3.4 建立嚴(yán)格的保管制度

電子檔案歸檔后就需要一套嚴(yán)格的保管制度以確保其安全。首先，要把住存儲(chǔ)載體的質(zhì)量關(guān)；其次，要規(guī)范存儲(chǔ)載體的保管條件，電子檔案的保管應(yīng)遠(yuǎn)離有害氣體與強(qiáng)磁場(chǎng)環(huán)境，并建立一個(gè)適合磁、光介質(zhì)保存的物理保管環(huán)境，同時(shí)保持良好的溫度、濕度環(huán)境；再次，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè)，確保保存電子文件的載體不帶病毒，并將載體置于保護(hù)狀態(tài)，同時(shí)，注意對(duì)加密電子檔案的管理最后，為了確保記錄信息內(nèi)容的完整性、可讀性，以及載體無(wú)損傷，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行安全性檢查，一旦發(fā)現(xiàn)信息或載體產(chǎn)生損壞時(shí)，及時(shí)采取有效的維護(hù)措施，進(jìn)行拷貝或修復(fù)工作。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作是事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)工作，為了提高檔案管理的工作效率，應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，高效利用電子檔案的工作模式。電子檔案的運(yùn)用具有諸多的優(yōu)勢(shì)，提高了檔案管理工作的效率，但同時(shí)也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。所以要加強(qiáng)電子檔案的管理工作，保證電子檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，使其為事業(yè)單位貢獻(xiàn)更大的力量。

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