劉鴻飛

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國會計電算化也在逐步完善，實現(xiàn)了從手工記賬到計算機(jī)記賬的轉(zhuǎn)變，標(biāo)志著企業(yè)會計管理水平的提高。

關(guān)鍵詞：會計電算；會計檔案管理；措施

會計檔案是國家檔案極為重要的組成部分，并且其對于企業(yè)會計工作和經(jīng)濟(jì)管理具有極為重要的意義。在進(jìn)入信息時代以后，企業(yè)的會計檔案管理也逐漸向電算化的方向發(fā)展，在電算化條件下會計檔案管理工作的效率及質(zhì)量都得到了明顯的提升。因此，想要促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，就必須要充分重視會計電算化背景下的會計檔案管理。

1 會計電算化背景下會計檔案管理的特點

1.1 管理工作需特定環(huán)境

傳統(tǒng)的會計檔案的查看與管理十分簡單，相關(guān)人員只需根據(jù)年份查找到相關(guān)資料便可查閱。在會計電算化背景下操作的會計檔案管理，它的操作需要特定環(huán)境的支持，管理人員需要有一定的計算機(jī)技術(shù)才能熟練操作。

1.2 便于分析與共享

電算化背景下，會計檔案管理趨于信息化，管理人員可通過PC端界面運用相關(guān)分析軟件快捷地翻看信息、對信息進(jìn)行整合統(tǒng)計與分析，對于會計檔案管理工作的開展提供了便利。同時也可以根據(jù)使用者的不同需求制作出符合使用者要求的圖表數(shù)據(jù)與相關(guān)分析，實現(xiàn)了資源的共享。由此說明新型會計不僅涉及核算業(yè)務(wù)，還涉及管理領(lǐng)域，完成會計行業(yè)的轉(zhuǎn)型。

1.3 存儲范圍更大

傳統(tǒng)會計檔案管理工作，無論是記賬、出報表、賬簿，還是會計相關(guān)附屬資料都是靠手工完成的，其效率比較低，而且容易出錯，不利于事業(yè)單位持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。而落實會計電算化以后，財務(wù)人員工作量大大降低，只需要錄入相應(yīng)的數(shù)據(jù)，就可以制作并打印出財務(wù)報表。同時也可以打印出紙質(zhì)會計檔案，就目前實踐效果而言，會計電算化條件下，會計檔案管理的范圍包括遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了傳統(tǒng)會計檔案管理的范疇，為我國會計事業(yè)持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展奠定了堅實基礎(chǔ)。

1.4 提高安全要求

新型管理模式下，存儲在媒介中的會計信息的安全性受到了行業(yè)人員的普遍關(guān)注，因為信息的修改與缺失在信息里完全得不到體現(xiàn)，這就導(dǎo)致信息的可信度受到質(zhì)疑。因此維護(hù)會計信息的儲存安全是會計檔案管理的重中之重。主要包括會計信息與計算機(jī)系統(tǒng)和會計電算化操作軟件的安全維護(hù)。

2 會計電算化條件下會計檔案管理中存在的問題

2.1 電算化會計檔案管理體系不夠完善

自從事業(yè)單位落實會計電算化以后，財務(wù)會計檔案管理的內(nèi)容急速增加，同時更改會計檔案內(nèi)容也變得更加方便，但很多事業(yè)單位并沒有真實有效的認(rèn)識到此類問題的嚴(yán)重性，也沒有第一時間修訂適合本事業(yè)單位的會計檔案管理制度，也沒有對會計檔案的保管環(huán)境采取相應(yīng)的保障措施，財務(wù)會計檔案被破壞的記錄逐年增加。

2.2 缺乏高素質(zhì)的綜合性應(yīng)用人才

隨著會 計電算化的不斷普及，在對會計檔案進(jìn)行管理的過程中，也要求相關(guān)人員掌握良好的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識與會計專業(yè)知識。但因為我國還缺乏對于電算化人才的有效教育，另外受到企業(yè)成本的限制等，導(dǎo)致當(dāng)前企業(yè)非常缺乏具有綜合素質(zhì)的應(yīng)用人才，降低了企業(yè)會計檔案管理的效率。

2.3 缺乏管理理念

時代在發(fā)展，但理念的轉(zhuǎn)變跟不上時代的腳步，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用已經(jīng)可以改變原有的檔案管理模式，但相關(guān)管理人員的理念并沒有隨之發(fā)生改變，在工作中，新型會計相關(guān)信息的儲存方式及管理模式?jīng)]有得到應(yīng)用。許多企業(yè)仍保持原有的傳統(tǒng)，保留紙質(zhì)檔案，電子檔案的管理不受重視，新型管理理念沒有得到貫徹，阻礙了會計行業(yè)的發(fā)展，會計信息的真實程度與完整程度也受到了極大的影響。

3 會計電算背景下會計檔案管理的優(yōu)化措施

3.1 對檔案管理制度進(jìn)行健全與完善

想要使得會計檔案管理能夠滿足企業(yè)的實際需求，有關(guān)的檔案管理工作部門必須要對統(tǒng)一的檔案管理制度進(jìn)行建立和完善。想要保證會計檔案管理工作的制度化，在內(nèi)容上就要對一些明文性的文件進(jìn)行應(yīng)用，從而實現(xiàn)對于檔案管理內(nèi)容的審核和確定，并嚴(yán)格規(guī)范和約束相關(guān)檔案管理人員的行為。在會計電算化發(fā)展的背景下，也使得檔案信息的收集制度非常明確。此外，其通過對檔案的定期拷貝及存儲，使得會計信息數(shù)據(jù)具有良好的完整性，并且在利用計算機(jī)系統(tǒng)的同時，避免其會計檔案信息的缺失。而按照國家有關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行分析則能夠發(fā)現(xiàn)，檔案管理部門要和企業(yè)的實際發(fā)展情況進(jìn)行有效的結(jié)合，對更加符合企業(yè)發(fā)展的會計檔案管理制度進(jìn)行建立，通過對于手續(xù)及信息查閱制度的完善，使得檔案信息有著較強(qiáng)的完整性。

3.2 加大對于檔案管理人員的培訓(xùn)力度

在會計電算化的背景下，其相關(guān)的會計檔案管理還是需要人工進(jìn)行的，計算機(jī)系統(tǒng)所具有的穩(wěn)定性及安全性能夠得到體現(xiàn)，會計檔案信息所具有的安全性及真實性是否能夠得到提升，都和檔案管理人員所具有綜合素質(zhì)有著直接的關(guān)系。因此，必須要加大對于檔案管理人員的培訓(xùn)力度，在開展實際的管理之前，要通過有效的培訓(xùn)，使其具有更加系統(tǒng)化及全面性專業(yè)技術(shù)。此外，還要通過一定的職業(yè)道德的培訓(xùn)，使得檔案管理人員的綜合素養(yǎng)得到充分的提升。這樣才能夠促使會計檔案管理工作可以在比較有序及健康電算化環(huán)境中進(jìn)行，使得檔案管理的工作效率得到充分提升。

3.3 樹立正確的會計電算化檔案管理理念

根據(jù)《會計檔案管理辦法》中的相關(guān)規(guī)定，明確電子會計憑證的獲取、報銷等具體環(huán)節(jié)的管理要求，確保電子會計憑證，不但可以實現(xiàn)在線傳遞，可以在部門和部門之間相互傳遞，并積極更新會計管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子會計檔案管理的最大化利用。事業(yè)單位會計檔案在具體管理過程中，目標(biāo)存在不完整性，其主要原因是會計檔案管理從業(yè)人員缺乏正確的管理理念，這樣的基礎(chǔ)上，會計從業(yè)人員只有真正認(rèn)識到會計檔案管理工作的重要性，才能確保事業(yè)單位財務(wù)賬目的清晰度和數(shù)據(jù)完整性，以避免道德方面風(fēng)險等問題的發(fā)生。事業(yè)單位管理層要根據(jù)具體的發(fā)展特點和國家提出的相關(guān)政策以及制度來完善會計檔案保管制度，確保會計電算化檔案管理相關(guān)工作能順利進(jìn)行，為提高事業(yè)單位的市場競爭力奠定堅實基礎(chǔ)。

3.4 加強(qiáng)檔案的收集及管理工作

財務(wù)部門在開展工作的過程中要將相應(yīng)的財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，同時進(jìn)行相關(guān)的備份工作，從而避免計算機(jī)故障的出現(xiàn)，導(dǎo)致會計檔案出現(xiàn)缺失。此外，還要加強(qiáng)對于檔案的管理，在檔案中標(biāo)注清楚形成時間和操作人員等具體的信息，將備份成功的檔案在不同的位置進(jìn)行儲存。但在對檔案的存放位置進(jìn)行選擇時，由于其介質(zhì)的本身屬性較為特殊，因此不能和磁場的位置過于接近。在后期還要加強(qiáng)養(yǎng)護(hù)工作，要進(jìn)行防塵及防潮的有關(guān)工作。再者，還要對電算化的會計檔案的財務(wù)軟件進(jìn)行重視，確保其版本是一致的，從而防止由于軟件版本的不兼容影響會計數(shù)據(jù)信息的完整性。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，會計基本已經(jīng)實現(xiàn)了電算化，越來越多的信息化技術(shù)在會計檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用。本文則主要對會計電算化背景下的會計檔案管理中存在的問題進(jìn)行了簡單的分析，并提出了一些具有針對性的措施與建議。通過本文也希望能夠給今后企業(yè)的會計檔案管理工作提供理論基礎(chǔ)，在促使其檔案管理質(zhì)量提升的同時，使得企業(yè)實現(xiàn)更好的發(fā)展。

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