鄒靜

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，我國已經(jīng)迎來了知識經(jīng)濟(jì)時代。檔案工作也隨著時代的發(fā)展在不斷改變，有了更多新時代的工作特點(diǎn)，對檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)也有了更高的要求。在面對檔案管理工作中出現(xiàn)的問題時，應(yīng)當(dāng)做出科學(xué)合理的解決對策。從完善檔案管理模式、加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)教育、建立健全檔案管理規(guī)章制度、強(qiáng)化檔案管理人員思想意識等方面來使檔案管理向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展。無論檔案管理是傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式，還是現(xiàn)代的電腦檔案管理系統(tǒng)，一切的操作都離不開檔案管理人員。

關(guān)鍵詞：檔案管理；管理人員；基礎(chǔ)工作

檔案管理工作已經(jīng)隨著信息化時代的到來而有了很多的改變，這就對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更多更高的要求，如果檔案管理人員的思想觀念和專業(yè)知識水平還停留在以前的基礎(chǔ)上，對當(dāng)今信息化時代的理念和技術(shù)不加以運(yùn)用，這不但是對自身的不負(fù)責(zé)，也讓檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步收到了制約。無論是客觀還是主觀原因?qū)е聶n案管理基礎(chǔ)工作出現(xiàn)問題，檔案管理人員都應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)有的信息和科技資源進(jìn)行解決。

1 檔案管理基礎(chǔ)工作中出現(xiàn)的問題

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息化時代的到來，我國的檔案管理基礎(chǔ)工作也在一些方面表現(xiàn)出來薄弱性和不足性。檔案管理工作在向計(jì)算機(jī)管理發(fā)展適應(yīng)的過程中應(yīng)當(dāng)對出現(xiàn)的問題進(jìn)行科學(xué)合理的解決。現(xiàn)階段我國綜合性的檔案館很多都是館內(nèi)存藏內(nèi)容數(shù)量繁多，內(nèi)容雜亂且龐大，實(shí)踐跨度相對較長這種現(xiàn)狀。再加上多年來檔案館一直實(shí)行封閉式管理，檔案管理僅僅以保管為目的，基本上每個歷史時期的檔案管理對整理水平的要求和規(guī)格豆不統(tǒng)一，多數(shù)都以不丟失為原則，這就形成了檔案管理基礎(chǔ)普遍較差的局面。檔案管理基礎(chǔ)工作中的問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一、一些案卷標(biāo)題不規(guī)范，較多的標(biāo)題缺少基本的要素或不能反映主體的內(nèi)容，甚至案卷標(biāo)題不存在等都是相對普遍的現(xiàn)象。二、檔案檔號不規(guī)范，有很多檔案沒有目錄號或者檔案一卷多冊等現(xiàn)象也很常見。三、案卷缺少卷內(nèi)目錄，這將導(dǎo)致部分沒被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容沒有辦法唄利用或者檢索。四、組卷混亂也是較為嚴(yán)重的一種案卷現(xiàn)象。案卷內(nèi)含有按職能部門管轄權(quán)限組的，按照文種組的、按時間組的等多重組合。五、有些案卷沒有頁碼，如果在使用中有掉頁或者缺頁等現(xiàn)象發(fā)生也很難被察覺。六、案卷有的是四五百頁紙分成一類一卷，有的只有一頁或者幾頁紙分成一卷。總體來說檔案館的建館時間越長，檔案存儲量越大，存在的以上類似的問題就越多，我國現(xiàn)在還沒能實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，計(jì)算機(jī)管理的實(shí)現(xiàn)還有很長的路要走，我國的綜合性檔案館應(yīng)當(dāng)盡快的?？茖W(xué)合理的解決這些問題，讓檔案管理工作早日成熟化、完善化。

2 檔案管理人員該如何做好檔案管理的基礎(chǔ)工作

2.1 建立健全相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度

我國的《檔案法》明確規(guī)定了：各級各類檔案館、機(jī)關(guān)、團(tuán)體企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于檔案利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。檔案管理的相關(guān)單位首要的任務(wù)就是建立健全相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度，讓檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。對檔案管理的收集、整理、分類、立卷、編目、保存等各個環(huán)節(jié)都實(shí)行統(tǒng)一的程序來進(jìn)行科學(xué)合理的工作。只有檔案管理做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，才能更好的發(fā)揮檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

2.2 大力推行并完善部門立卷制度

國家檔案局在1955年開始推行文書處理部門立卷制度，“機(jī)關(guān)各單位（或領(lǐng)導(dǎo)人親辦）完畢的文書材料，均交單位文書處理部門或文書工作人員立卷保存”；1957年部門立卷在全國范圍推行；1990年啟實(shí)施《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》也作出“由文書或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)規(guī)檔文件材料的收集、整理、立卷并向檔案部門移交”的規(guī)定。經(jīng)過長期實(shí)踐工作證明，部門立卷制度可切實(shí)防止文件散失，發(fā)揮文書處理部門熟悉有關(guān)業(yè)務(wù)和文書處理過程的優(yōu)勢；提高檔案歸檔效率與質(zhì)量，作為單位檔案人員應(yīng)大力推行部門立卷制度，對各個部門的兼職檔案員提供更多立卷指導(dǎo)和監(jiān)督。

2.3 全面普查案卷，重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

一般的綜合性檔案館由于很多年都沒有進(jìn)行全面的清查工作，加上案卷移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)，這些必將導(dǎo)致一些重份或者無考查價值案卷的出現(xiàn)。首先應(yīng)當(dāng)對這些沒有用處的文件進(jìn)行清理，只有剔除這些無用的案卷或者文件才能避免日后在計(jì)算機(jī)管理中出現(xiàn)重復(fù)的現(xiàn)象。重組案卷就是對信息不全或者年代久遠(yuǎn)的檔案進(jìn)行重新的再現(xiàn)化、規(guī)范化處理。很多檔案管理人員在更換后會出現(xiàn)前期工作和后期工作標(biāo)準(zhǔn)不一的情況，也有些資料的字跡模糊、內(nèi)容殘缺、標(biāo)注不詳、頁碼標(biāo)題不存在，這些都是需要檔案管理人員進(jìn)行整理和修復(fù)的，以前案卷排列方式可能已經(jīng)不適用現(xiàn)在。完成這些重復(fù)繁雜的工作是對檔案管理工作負(fù)責(zé)的表現(xiàn)，檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)將這些工作做到與計(jì)算機(jī)管理相結(jié)合，只有檔案管理跟上時代的步伐，才是對檔案管理人員工作的肯定。

2.4 做好檔案管理基礎(chǔ)工作的規(guī)劃

檔案管理工作繁重復(fù)雜，檔案管理人員并不能在短期內(nèi)就完成所有的基礎(chǔ)工作，所以在工作進(jìn)行時應(yīng)當(dāng)分清輕重緩急，循序漸進(jìn)的進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)工作。檔案管理的主要服務(wù)對象就是全體的人民群眾。通過對檔案的分類整理實(shí)現(xiàn)歷史的重現(xiàn)。在檔案管理工作進(jìn)行的時候檔案管理人員應(yīng)當(dāng)有清晰的脈絡(luò)，分級次著錄，盡量做到省時省力。在著錄的過程中可以將案卷分成次進(jìn)行著錄，這樣不僅能揭示檔案的主體內(nèi)容和特征也節(jié)約了時間，減少了財(cái)力和人力的消耗并且能提高效率。檔案整理時一定要充分利用檔案的原基礎(chǔ)進(jìn)行分門別類，對有共同組織、共同事件或者相同屬性的案卷進(jìn)行總體劃歸。只有按照事先做好的規(guī)劃進(jìn)行工作，才能實(shí)現(xiàn)預(yù)期效果。科學(xué)的研究和多年的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)表明，只有對檔案管理基礎(chǔ)工作做到細(xì)節(jié)化、精細(xì)化，才是促進(jìn)檔案管理事業(yè)發(fā)展的重要手段。檔案管理人員一定要以高標(biāo)準(zhǔn)來要求自己，在檔案管理工作中體現(xiàn)出自己的職業(yè)素養(yǎng)。

3 結(jié)語

時代在發(fā)展，科技在進(jìn)步，雖然檔案管理工作的任務(wù)、環(huán)境、對象、管理方式等都在不斷變化，但檔案管理人員應(yīng)當(dāng)時刻牢記只有提升自身的職業(yè)素養(yǎng)，才是推動檔案事業(yè)向信息化、科技化發(fā)展的關(guān)鍵。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷的提升自身的水平，讓自己在面對困難和挑戰(zhàn)時擁有新的思路和視野。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)切實(shí)做好檔案管理中的基礎(chǔ)工作，肩負(fù)起檔案管理工作的時代重任，讓自身為檔案管理工作走向成熟化、完善化貢獻(xiàn)一份力量。

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