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        高校檔案管理存在的問題及改革措施分析

        2018-11-07 11:45:26王芳
        卷宗 2018年26期
        關(guān)鍵詞:網(wǎng)絡(luò)技術(shù)檔案管理

        王芳

        摘 要:為了提高高校檔案管理水平,本文對(duì)檔案管理中存在的問題進(jìn)行全面分析,并針對(duì)這些問題,提出了相應(yīng)改革措施。其中,檔案管理中存在問題主要有3個(gè),包括檔案資料問題、檔案管理方法問題、檔案意識(shí)問題。針對(duì)這些問題,本文通過引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),豐富檔案資料,構(gòu)建檔案管理系統(tǒng),組織檔案培訓(xùn)活動(dòng),來實(shí)現(xiàn)預(yù)期管理目標(biāo)。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;改革措施;網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

        檔案是個(gè)人身份與經(jīng)歷的象征,主要包括小學(xué)、初中、高中、大學(xué)、工作等取得的學(xué)歷證明、獎(jiǎng)勵(lì)證明、懲罰證明等[1]。如果檔案丟失,則其個(gè)人履歷無法查詢與證明。據(jù)調(diào)查,很多工作崗位要求畢業(yè)生提供大學(xué)以及大學(xué)之前的檔案信息。由此可見,各大高校的檔案管理非常重要,不僅要求檔案內(nèi)容全面,而且要求具有良好的管理體系。本文將對(duì)高校檔案管理存在的問題展開研究,并提出改革措施。

        1 高校檔案管理存在的問題

        擴(kuò)招政策推出以后,各大高校學(xué)生越來越多,傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)無法滿足管理需求,很多紙質(zhì)版檔案存儲(chǔ)困難,容易丟失。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn),為高校檔案管理的改革開辟了新的研究路徑。本文將對(duì)當(dāng)前高校檔案管理存在的問題展開全面分析,將其作為后文管理改革措施的研究基礎(chǔ)。

        1.1 檔案資料問題

        網(wǎng)絡(luò)時(shí)代到來之前,我國(guó)公民檔案信息都是以“紙質(zhì)版方式”記錄,很難記錄全面。通常情況下,檔案資料袋中裝有團(tuán)證、小學(xué)獲獎(jiǎng)證書、初中獲獎(jiǎng)證書、中考成績(jī)、高考成績(jī)、高中獲獎(jiǎng)證書、記過等信息[2]。除此之外,很難查到該學(xué)生在成長(zhǎng)過程中的其他經(jīng)歷,或者小型獎(jiǎng)勵(lì)、懲罰、愛好、技能等信息。由此可見,以傳統(tǒng)方式存儲(chǔ)的檔案資料不夠全面,急需引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),完善檔案資料,幫助審核單位更全面的掌握被審核人資料。

        1.2 檔案管理方法問題

        據(jù)統(tǒng)計(jì),目前大部分高校采用的檔案管理方式是人工管理方式,學(xué)生在入學(xué)時(shí)遞交檔案以后,由學(xué)校檔案管理人員統(tǒng)一管理[3]。其管理方法為:按照學(xué)生入學(xué)年份的不同、所處學(xué)院和所學(xué)專業(yè)不同進(jìn)行分類,根據(jù)類別不同,存儲(chǔ)到制定檔案室。然而這種管理方式在檔案交接、檔案存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)丟失、損壞等問題,而紙質(zhì)版的很多檔案信息沒有備份,無法修補(bǔ),給學(xué)生造成了嚴(yán)重困擾,同時(shí)學(xué)校也需要為此承擔(dān)責(zé)任。因此,必須對(duì)當(dāng)前的檔案管理方法進(jìn)行改進(jìn)。

        1.3 檔案意識(shí)問題

        據(jù)調(diào)查,學(xué)生對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不夠,認(rèn)為自己今后找工作與檔案關(guān)系不大。因此,在填寫一些與個(gè)人相關(guān)的信息時(shí)不夠認(rèn)真,部分信息填寫不完整,或者存在錯(cuò)誤,給檔案管理工作的開展帶來了困難。正是因?yàn)閷W(xué)生的檔案意識(shí)薄弱,導(dǎo)致檔案資料不全等情況發(fā)生,或者畢業(yè)派遣出現(xiàn)問題。因此,想要提高高校檔案管理水平,就必須增強(qiáng)學(xué)生檔案意識(shí)。

        2 高校檔案全管理改革措施分析

        針對(duì)上述問題,本文將從以下3個(gè)方面提出檔案管理改革措施。

        2.1 借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)豐富檔案資料

        互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的出現(xiàn),為人們?nèi)粘I顜肀憷耐瑫r(shí),也為工作創(chuàng)造的便利條件。本文研究的高校檔案管理工作就可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開展,利用該項(xiàng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理存在的不足。首先,利用學(xué)生的身份證申請(qǐng)賬號(hào),將自己在初中、高中的一些獎(jiǎng)勵(lì)等重要經(jīng)歷按照提示錄入系統(tǒng)中。該項(xiàng)操作要求各大高校安排檔案系統(tǒng)管理人員為學(xué)生指導(dǎo),根據(jù)實(shí)際情況填寫,并對(duì)提交上來的信息進(jìn)行審核,一旦審核中發(fā)現(xiàn)問題,立即與學(xué)生核對(duì),如果出現(xiàn)造假情況,將采取懲罰措施,并記錄到檔案中,以示警戒。其次,將學(xué)生遞交上來的檔案信息錄入系統(tǒng)中。該項(xiàng)操作是對(duì)學(xué)生上交上來檔案信息進(jìn)行掃描處理,以文檔或者照片形式上傳到系統(tǒng)中,以免重要文件丟失對(duì)學(xué)生和學(xué)校造成重大影響。最后,根據(jù)學(xué)生在大學(xué)幾年中的表現(xiàn),不斷完善檔案信息,使得學(xué)生檔案信息得到完善。以上改革措施是借助互聯(lián)網(wǎng)操作平臺(tái),錄入學(xué)生檔案信息,填充檔案信息,并將信息以文件或者圖片格式存儲(chǔ)到系統(tǒng)中,從而便于檔案管理,并達(dá)到了豐富檔案資料的目的。

        2.2 引進(jìn)先進(jìn)科學(xué)管理技術(shù),構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)

        傳統(tǒng)的檔案管理方式是采用人工管理方式,將收集到的檔案存儲(chǔ)于檔案室中,而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn),打破了傳統(tǒng)檔案管理方式,并豐富了檔案資料,因此,需要通過構(gòu)建檔案管理系統(tǒng),來提高檔案管理水平。首先,檔案存儲(chǔ)子系統(tǒng)的構(gòu)建。前文提到關(guān)于利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)存儲(chǔ)檔案信息內(nèi)容,此項(xiàng)操作需要構(gòu)建檔案存儲(chǔ)子系統(tǒng),根據(jù)高校不同,設(shè)置唯一檔案管理網(wǎng)站,按照學(xué)院類別不同,將學(xué)生信息存儲(chǔ)到相應(yīng)文件夾中,每一個(gè)文件夾中存儲(chǔ)該學(xué)院各個(gè)專業(yè)學(xué)生檔案信息。其次,檔案安全訪問管理子系統(tǒng)的構(gòu)建。為了避免學(xué)生檔案信息外泄,必須構(gòu)建檔案安全訪問子系統(tǒng),除了初始密碼以外,采用動(dòng)態(tài)密碼技術(shù),綁定用戶手機(jī),訪問一個(gè)新頁面時(shí)都需要輸入新的密碼,從而提高訪問安全性。最后,檔案修改管理子系統(tǒng)的構(gòu)建,只有檔案管理員有檔案修改操作權(quán)限,從而避免學(xué)生檔案被惡意篡改。以上改革措施是借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),構(gòu)建檔案管理系統(tǒng),來提高高校檔案管理水平。

        2.3 增強(qiáng)檔案意識(shí)

        除了上述改革措施以外,還必須增強(qiáng)學(xué)生的檔案意識(shí),以培訓(xùn)講解的方式,讓學(xué)生了解到檔案對(duì)于自己將來發(fā)展的重要性,加強(qiáng)檔案意識(shí),以便于高校檔案管理工作的順利開展。首先,組織學(xué)生參加檔案科普知識(shí)大會(huì),做好宣傳工作,要求每一名學(xué)生都參加,為其講解關(guān)于檔案方面的知識(shí)。其次,以實(shí)例分析的方式,講解丟失檔案人員畢業(yè)后的處境,給今后工作帶來的弊端,同時(shí)告知學(xué)生檔案信息不全面,會(huì)給自己造成怎樣的影響,讓學(xué)生對(duì)檔案有更加全面的認(rèn)識(shí)。最后,組織檔案知識(shí)考試,通過觀察考試結(jié)果來判斷學(xué)生的檔案意識(shí)是否增強(qiáng)。以上改革措施是通過開展培訓(xùn)講解活動(dòng),來達(dá)到增強(qiáng)學(xué)生檔案意識(shí)的目的。

        3 總結(jié)

        為了便于高校檔案工作的開展,彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理方式給檔案管理的不足,本文提出引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),通過構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng),對(duì)檔案資料進(jìn)行完善,提高檔案信息管理安全性,提高學(xué)生檔案意識(shí),以此實(shí)現(xiàn)高校檔案管理改革。希望通過本文的研究,可以為高校檔案管理提供參考依據(jù)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]張海蛟,隆娟.高校學(xué)生黨員檔案管理存在的問題及改進(jìn)策略[J].學(xué)校黨建與思想教育, 2017(10):53-54.

        [2]李嘉怡.高??蒲许?xiàng)目檔案收集工作存在問題及對(duì)策研究[J].北京檔案, 2017(2):26-27.

        [3]戴玲.干部人事檔案任前審核中存在的問題及對(duì)策[J].檔案管理,2017(2):64-66.

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