王春霞

摘 要：檔案有著記錄真實(shí)歷史的重要作用，為我們提供了豐富的歷史資料和數(shù)據(jù)，對(duì)解決遺留問(wèn)題起了很大的作用。而在事業(yè)單位中的檔案資料里也詳細(xì)的記錄了各個(gè)項(xiàng)目的發(fā)展情況，事業(yè)單位檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，對(duì)檔案的信息化管理建設(shè)有重要的指導(dǎo)作用。本文旨在探討分析事業(yè)單位檔案信息化管理的重要性，對(duì)事業(yè)單位檔案管理檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題以及如何完善事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提出有效性策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；策略研究

1 引言

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷增長(zhǎng)和市場(chǎng)發(fā)展，社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)壓力加大。資源檔案信息化管理是我國(guó)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的重要性依據(jù)和保障。由于事業(yè)單位是我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要支撐，關(guān)系著國(guó)民民生保障的方方面面，所以必須重視和利用起來(lái)[1]。我國(guó)事業(yè)單位檔案在時(shí)代的變遷中不斷發(fā)展壯大；因?yàn)楝F(xiàn)代信息化正在向數(shù)字化、智能化的方向飛躍發(fā)展，單一的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法滿足信息化時(shí)代的要求，而更多發(fā)展起來(lái)的則是電子檔案，事業(yè)單位檔案信息化管理體系逐步得到補(bǔ)充和完善。面對(duì)目前的形勢(shì)，事業(yè)單位檔案管理信息部門必須繼續(xù)向前推行，能促使事業(yè)單位充分利用事業(yè)單位進(jìn)行挖掘和創(chuàng)造，合理保障人民群眾的利益，構(gòu)建一個(gè)健康穩(wěn)定的社會(huì)環(huán)境。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)在社會(huì)發(fā)展中起著不可或缺的作用，它對(duì)社會(huì)市場(chǎng)的發(fā)展有著重要意義。數(shù)字化、無(wú)紙化管理都為現(xiàn)代化的企業(yè)發(fā)展提供了新思路，在信息化發(fā)展中實(shí)現(xiàn)了檔案信息與用戶的無(wú)距離交流，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享利用。這種重要性的表現(xiàn)具體體現(xiàn)在兩方面：

2.1 檔案管理工作更加便捷

現(xiàn)代信息化正在向數(shù)字化、智能化的方向飛躍發(fā)展，單一的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法滿足信息化時(shí)代的要求。紙質(zhì)檔案會(huì)隨著時(shí)間的發(fā)展變得難以保存甚至難以辨認(rèn)筆跡，對(duì)后來(lái)的查閱和使用都帶來(lái)了不必要的麻煩。而改為電子檔案后，檔案更容易儲(chǔ)存，不易丟失而且更易

查閱。

2.2 查找檔案更加容易

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案里，如果想要在查找資料時(shí)篩選更多的信息需要浪費(fèi)很多的精力和時(shí)間。但是將檔案管理信息化之后，可以輕易的從大量復(fù)雜的文件中找到自己想要的資料，極大地節(jié)省了時(shí)間，提高了事業(yè)單位工作效率，實(shí)現(xiàn)了檔案信息遠(yuǎn)程化傳播，促進(jìn)了事業(yè)單位的有效健康發(fā)展。

2.3 檔案更加透明化

檔案在進(jìn)行了管理信息化后更加透明，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和員工都可以對(duì)公開檔案進(jìn)行查閱，而不是像以前那樣去檔案室“翻箱倒柜”。這樣可以使員工參與到事業(yè)單位的發(fā)展中，同時(shí)事業(yè)單位也可以接受員工的監(jiān)督，調(diào)動(dòng)了員工工作的積極性和主動(dòng)性。

3 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

3.1 傳統(tǒng)的管理方法落后

現(xiàn)代信息化正在向數(shù)字化、智能化的方向飛躍發(fā)展，單一的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法滿足信息化時(shí)代的要求，而更多發(fā)展起來(lái)的則是電子檔案，事業(yè)單位檔案信息化管理體系逐步得到補(bǔ)充和完善。紙質(zhì)檔案存在著檔案管理電子信息系統(tǒng)的不完善、管理設(shè)備落后、檔案利用率低等問(wèn)題。隨之給政府帶來(lái)了一定的麻煩，主要體現(xiàn)在不完善的檔案管理電子信息系統(tǒng)和系統(tǒng)設(shè)備落后兩個(gè)方面。

一方面是檔案管理電子信息系統(tǒng)的不完善。目前有一些事業(yè)單位檔案管理部門在信息開發(fā)時(shí)，由于對(duì)信息的了解程度不夠，只能用手工錄入的方式來(lái)完成對(duì)數(shù)據(jù)的采集，沒有辦法全方位的滿足檔案管理的需要，沒有系統(tǒng)的分析事業(yè)單位信息化管理未來(lái)的趨勢(shì)，造成信息缺失，影響員工工作效率。另一方面，事業(yè)單位檔案管理部門的電子化設(shè)備還比較落后，沒有及時(shí)更新發(fā)展觀念和方法，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)都比較陳舊，事業(yè)單位檔案管理沒有辦法及時(shí)的傳遞信息，傳統(tǒng)的人力管理方式也難以滿足大量的需求，因而影響到工作的效率。

3.2 對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)不夠重視

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理中的信息化研究也越來(lái)越深入，不斷形成了新的發(fā)展趨勢(shì)但是事業(yè)單位部門對(duì)檔案管理信息化采取忽視的態(tài)度，沒有認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性。并且我國(guó)對(duì)事業(yè)單位檔案信息化管理的經(jīng)驗(yàn)不足，建設(shè)程度與實(shí)際情況不匹配，造成資源浪費(fèi)和信息流失。

3.3 軟硬件系統(tǒng)設(shè)施不完善

目前有些事業(yè)單位缺少最新的硬件支持，把精力都放在提高業(yè)績(jī)上而忽略了軟硬件設(shè)備的不完善問(wèn)題。沒有配套的軟硬件設(shè)備就無(wú)法滿足事業(yè)單位中大量的檔案信息管理需求。

4 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效路徑

4.1 適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，遵循社會(huì)發(fā)展規(guī)律

事業(yè)單位部門的發(fā)展應(yīng)當(dāng)符合事業(yè)單位檔案管理中信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，不應(yīng)過(guò)高更不應(yīng)過(guò)低，控制好發(fā)展的“警戒線”也是信息化管理的重要手段。相關(guān)部門應(yīng)該時(shí)刻把握市場(chǎng)的走向，多方面考慮未來(lái)事業(yè)單位檔案的規(guī)劃，使信息化管理體制與社會(huì)管理標(biāo)準(zhǔn)接軌，不斷提高檔案管理的透明化和有效性。保障人民群眾的基本權(quán)益，使相關(guān)部門健康有序的開展動(dòng)態(tài)管理工作。

4.2 改變傳統(tǒng)的信息管理觀念

目前相關(guān)部門采取的事業(yè)單位檔案管理信息化制度都存在一定的缺陷，起因就是相關(guān)部門的管理觀念陳舊。管理部門必須轉(zhuǎn)變管理檔案人員的傳統(tǒng)觀念，著重發(fā)展信息化建設(shè)管理。利用信息化對(duì)檔案進(jìn)行歸納和總結(jié)，以充分調(diào)動(dòng)積極主動(dòng)參加工作。

4.3 創(chuàng)新事業(yè)單位檔案信息化管理方式，拓寬人才隊(duì)伍培養(yǎng)途徑

事業(yè)單位檔案信息化管理可推進(jìn)相關(guān)部門的工作創(chuàng)新，增強(qiáng)基層組織工作活力。事業(yè)單位檔案信息化管理是我國(guó)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的重要性依據(jù)和保障，主要責(zé)任是對(duì)新時(shí)期事業(yè)單位檔案進(jìn)行組織和管理工作，也是相關(guān)部門對(duì)黨建發(fā)展，人才隊(duì)伍建設(shè)培養(yǎng)的重要活動(dòng)載體。新時(shí)期的檔案信息化可以圍繞人才隊(duì)伍建設(shè)培養(yǎng)，不斷創(chuàng)新事業(yè)單位的管理機(jī)制，開展形式多樣、內(nèi)容豐富的人員活動(dòng)，加強(qiáng)檔案信息的專業(yè)性和先進(jìn)性。

4.4 更新硬件建設(shè)，為檔案信息化提供硬件支持

事業(yè)單位檔案管理工作中，要求單位積極引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備為檔案信息化提供硬件支持，通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代設(shè)備的投資，積極將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案。采購(gòu)的硬件設(shè)備必須安全和穩(wěn)定，使檔案內(nèi)容不易丟失，可以抵抗外界風(fēng)險(xiǎn)防止黑客

攻擊。

5 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展要求事業(yè)單位在檔案管理工作上做出改變，同時(shí)事業(yè)單位的檔案管理信息化就要求我們必須具有新時(shí)代的管理經(jīng)驗(yàn)，以現(xiàn)代化的措施使事業(yè)單位更好的向前發(fā)展。當(dāng)前最主要的工作就是事業(yè)單位檔案管理的信息化，因此加強(qiáng)事業(yè)單位檔案的信息化管理建設(shè)是目前管理檔案的必然趨勢(shì)，只有這樣，信息化的進(jìn)程才能順利，人民群眾的利益才能得到相應(yīng)的保障，事業(yè)單位更好的為人民群眾和社會(huì)服務(wù)，構(gòu)建和諧穩(wěn)定的環(huán)境。

參考文獻(xiàn)

[1]阮青青.探析信息化時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理工作[J].人力資源管理，2018（4）.