賈金霜
摘 要:文章提出了精細(xì)化管理的內(nèi)涵,并根據(jù)當(dāng)前高速公路建設(shè)項目的分析,探討高速公路項目檔案管理工作存在的問題,并結(jié)合精細(xì)化管理理論,提出高速公路檔案的精細(xì)化管理措施,為提高高速公路檔案管理水平提供參考依據(jù)。
關(guān)鍵詞:高速公路;檔案管理;精細(xì)化管理;問題;實踐
1 引言
近些年來,我國的高速公路建設(shè)項目持續(xù)增加,這也意味著高速公路檔案管理工作的增加。高速公路檔案是高速公路在規(guī)劃、籌建、建設(shè)、經(jīng)營和管理等工作中形成的具有保存價值的,有多種形式和載體的記錄,是高速公路建設(shè)和管理的重要依據(jù)。高速公路檔案反映了項目的建設(shè)水平和發(fā)展情況,有很高的技術(shù)含量,而且也是高速公路進(jìn)行運(yùn)營、維護(hù)和改建等工作的參考依據(jù)。隨著高速公路建設(shè)事業(yè)的快速發(fā)展,對其檔案管理實施精細(xì)化管理勢在必行。
2 精細(xì)化管理的內(nèi)涵
精細(xì)化管理是現(xiàn)代化的一種管理新理念,是以專業(yè)化為前提,以系統(tǒng)化為基礎(chǔ),以數(shù)據(jù)化為標(biāo)準(zhǔn),以信息化為手段的一種具體明確的量化管理模式,也是一種先進(jìn)管理文化和管理方式的體現(xiàn)。精細(xì)化管理是將抽象的管理決策轉(zhuǎn)化為具體可行的策略,在管理工作安排上精益求精,追求各部分工作的細(xì)節(jié),提供精細(xì)的質(zhì)量服務(wù),同時也要保證信息以及決策的正確性,嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行管理與經(jīng)營。精細(xì)化管理還要在盡可能減少管理成本的同時將管理做到規(guī)范化和具體化,提升管理質(zhì)量。隨著社會的逐漸發(fā)展和意識形態(tài)水平的提高,精細(xì)化管理逐漸被廣泛應(yīng)用在多種領(lǐng)域的管理工作上,其中就包括高速公路的檔案管理。因為隨著高速公路建設(shè)項目的增加,檔案資料越來越多,增加了管理難度,因此高速公路檔案管理部門需要明確劃分各項工作職責(zé),確保每個管理人員各司其職,從而實現(xiàn)全方位、無死角的高速公路檔案管理工作。
3 當(dāng)前高速公路項目檔案管理存在的問題
3.1 沒有完善的檔案管理機(jī)制
在高速公路項目檔案管理中內(nèi)部管理水平比較低,成本約束機(jī)制尚不成熟,不能將管理責(zé)任落實到個人,對于施工進(jìn)度也沒有嚴(yán)格和明確的要求,導(dǎo)致工程不能定期交工,使得檔案管理在內(nèi)容、資料收集、歸檔標(biāo)準(zhǔn)上比較混亂,不便于檔案的分析、整理、補(bǔ)充或變更。另外有的施工單位偷工減料,項目沒有按照設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行,影響檔案資料收集,而且有時收集的資料也不能及時交到檔案人員處,造成前期資料流失較多。
3.2 檔案管理水平有待提高
因為高速公路項目一般工期較長,人員復(fù)雜,管理項目也復(fù)雜,涉及多個部門,這就導(dǎo)致高速公路的檔案管理具有多樣化、復(fù)雜化的特點。而在實際工作中,經(jīng)常出現(xiàn)施工單位過于重視成本控制而忽視施工進(jìn)度和質(zhì)量的情況,不能及時調(diào)整檔案的收集整理與項目進(jìn)展,對于重要的技術(shù)檔案做不到及時合理的管理,導(dǎo)致出現(xiàn)設(shè)計圖紙丟失、涂改、損壞等問題,加大了高速公路項目檔案管理工作的難度。
3.3 檔案管理模式需要創(chuàng)新
在管理水平不斷提高的新形勢下,傳統(tǒng)的管理模式已不再適合高速公路項目的檔案管理。傳統(tǒng)的管理模式一般都設(shè)置小型的檔案管理點,比如將整個項目拆分出來,為每個部門設(shè)置一個檔案點,由幾個檔案管理人員進(jìn)行檔案登記和記錄工作,這樣完全沒有利用信息時代的優(yōu)勢,更無法高質(zhì)高效的完成繁多復(fù)雜的檔案管理工作,不僅降低管理質(zhì)量,也增加了管理成本。
4 高速公路檔案精細(xì)化管理的實踐與探索
4.1 制度的精細(xì)化管理
開展高速公路項目檔案管理需要建立在相關(guān)的法律法規(guī)依據(jù)上,比如《公路工程竣工驗收辦法》、《檔案法》等,內(nèi)容詳細(xì),可為檔案管理提供參考依據(jù)。建設(shè)單位要負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸納和分析的工作;項目通過驗收后,檔案資料需要移交項目運(yùn)營單位。因此不同單位之間對于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不同,因此需要在上述制度的基礎(chǔ)上制定適合本單位的檔案管理規(guī)章制度,進(jìn)行制度的精細(xì)化管理。比如建立專門的檔案管理小組,由專人負(fù)責(zé),擬定工作計劃并報上級審核,經(jīng)批準(zhǔn)后開展工作,借鑒其他單位的檔案管理工作經(jīng)驗,制定的制度完成后要召開討論會,保證制度適合本單位。
4.2 技術(shù)的精細(xì)化管理
檔案管理也是一種技術(shù)工作,因此進(jìn)行高速公路檔案精細(xì)化管理也需要注意管理技術(shù)的精細(xì)化。高速公路的檔案信息化管理,是高速公路檔案管理的重點,而實施技術(shù)精細(xì)化管理,可有效提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平。比如根據(jù)信息技術(shù)特點,結(jié)合高速公路項目情況,做好高速公路檔案管理信息化工作的統(tǒng)籌規(guī)劃,保證檔案管理工作都有詳細(xì)的流程和規(guī)范指導(dǎo)進(jìn)行,有較強(qiáng)的針對性。對本單位的檔案管理情況進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查,對室藏檔案的載體、類型、數(shù)量、保存狀態(tài)等進(jìn)行準(zhǔn)確和詳細(xì)的調(diào)查,了解其情況,然后借助有效的、適宜的信息化技術(shù)手段,一方面對檔案管理實施精細(xì)化管理,一方面將檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案,增加管理的便捷性。進(jìn)行技術(shù)的精細(xì)化管理,才能在檔案管理工作中充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢,推動高速公路檔案管理工作的發(fā)展。
4.3 歸檔的技術(shù)化管理
高速公路的檔案管理內(nèi)容非常復(fù)雜,形成時間跨度較大,因此在進(jìn)行檔案資料的歸檔時,有較大的編號難度,而且歸檔程序比較復(fù)雜。進(jìn)行歸檔的精細(xì)化管理,首先就要設(shè)定準(zhǔn)確的檔案管理工作內(nèi)容歸納標(biāo)準(zhǔn),并同時進(jìn)行紙質(zhì)資料和電子資料雙方面的歸檔和備份,防止資料丟失、損毀等;檔案的歸檔日期進(jìn)行記錄,并按照立項、設(shè)計、施工、完工四個層面合理劃分歸檔種類;對資料進(jìn)行分類整理,還可以根據(jù)問題、專業(yè)、資料類型等進(jìn)行細(xì)化,做到有序排列;最后要將所有資料裝訂好,并做好編目。這樣不僅可以明確歸檔內(nèi)容,區(qū)分檔案保存期限,有助于檔案的整理,還能提升歸檔效率,提高檔案管理水平。
4.4 人員的精細(xì)化管理
當(dāng)前,我國高速公路檔案管理人員的素質(zhì)水平參差不齊,于新時期高速公路檔案管理工作要求不適應(yīng),因此需要提升檔案管理人員的素質(zhì)水平。建設(shè)單位要設(shè)立專業(yè)的檔案管理人員,并面向高?;蛏鐣惺諏I(yè)的檔案管理人才,優(yōu)先錄用檔案學(xué)專業(yè)的畢業(yè)生,組建素質(zhì)高、能力強(qiáng)且愿意從事檔案管理工作的人才隊伍;同時也要加強(qiáng)現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn)和教育工作,針對性培養(yǎng)檔案管理工作急需的人才,使檔案管理人員不僅熟知檔案專業(yè)知識,也對公路交通、建筑施工、環(huán)境保護(hù)和信息技術(shù)等有所了解,同時還要進(jìn)行檔案整理技術(shù)培訓(xùn)和相關(guān)法律知識教育,注重人員的實際操作能力培養(yǎng),加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì),從而提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。
5 結(jié)語
高速公路檔案管理工作是高速公路項目管理工作的重要部分,是回顧項目資料,保證項目驗收工作質(zhì)量的依據(jù)。因此,高速公路檔案管理部門要加強(qiáng)檔案管理工作,制度、技術(shù)、人員和歸檔的精細(xì)化管理,切實提高檔案管理工作質(zhì)量,推動高速公路項目的繼續(xù)發(fā)展。
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