李佩瑜

摘 要：檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路，檔案電子化管理的興起順應(yīng)了時(shí)代和社會(huì)的發(fā)展要求，同時(shí)也是提高檔案現(xiàn)代化管理水平的客觀要求。隨著網(wǎng)絡(luò)媒體的興起和辦公自動(dòng)化的普及，檔案工作模式受到了不同程度的沖擊，無(wú)論是檔案信息資源的開發(fā)利用，還是檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)都出現(xiàn)了一系列問(wèn)題。本文從檔案電子化管理目前存在的問(wèn)題及其解決措施兩方面入手，對(duì)電子化管理進(jìn)行闡述，并針對(duì)電子化管理提出個(gè)人的些許看法。

關(guān)鍵詞：檔案；電子化管理；問(wèn)題；措施

檔案電子化管理在各個(gè)的滲入程度不盡相同，有些已做到名副其實(shí)的電子信息化管理，這種無(wú)論是在檔案錄入、檔案保存、檔案保密等方面都已完全做到電子化管理，但更多的只是做到了部分電子化管理，就如電子錄入，紙質(zhì)歸檔還較為常見，這種不全面的檔案電子化管理是存在不少問(wèn)題的，檔案電子信息化管理的全面落實(shí)任重道遠(yuǎn)。

1 檔案電子化管理的含義

檔案信息電子化管理，是順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展，優(yōu)化檔案資源管理工作的必然選擇，信息保管、整理和利用難等傳統(tǒng)檔案管理問(wèn)題，在電子化的檔案管理下得到了有效的解決。檔案的電子化管理，充分利用計(jì)算機(jī)資源，大大提高了檔案信息管理的效率，“二次文獻(xiàn)信息”的形成在時(shí)間上受到傳統(tǒng)手工信息加工工作模式的影響，出現(xiàn)了一系列的問(wèn)題，采取有效措施解決存在的問(wèn)題，將進(jìn)一步優(yōu)化檔案信息的電子化管理。

2 檔案電子化管理的解決策略

2.1 提高電子化檔案管理的真實(shí)性和有效性

目前隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的普及，越來(lái)越多的人能夠熟練掌握甚至精通計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，給檔案電子化管理帶來(lái)了一定的安全隱患。不法分子可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)侵入的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，篡改的檔案信息，嚴(yán)重影響到檔案的真實(shí)性和有效性。如何保證電子檔案的真實(shí)性和有效性是檔案電子化管理中的重要問(wèn)題，也是檔案電子化管理中的難點(diǎn)問(wèn)題，要做好這方面工作，首先需要能夠加強(qiáng)對(duì)檔案電子化管理的信息技術(shù)支持，以技術(shù)性策略來(lái)加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，建構(gòu)完善的電子化檔案管理機(jī)制。其次，還要求政府能夠出臺(tái)相關(guān)的政策，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的保護(hù)，約束網(wǎng)絡(luò)不法分子的行為。最后，還要求能夠?qū)嵭须p軌制檔案管理，即在實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理的同時(shí)，也不能放松對(duì)紙質(zhì)檔案的管理。這樣可以保證電子檔案被篡改或者流失后能夠及時(shí)采取有效措施來(lái)進(jìn)行彌補(bǔ)，保證電子檔案文件的真實(shí)性和有

效性。

2.2 加大對(duì)電子化檔案管理的投入

1）加大技術(shù)投入。檔案電子化管理是以信息技術(shù)為支撐的，要保證檔案電子化管理的工作質(zhì)量和效率，防止電子檔案受到網(wǎng)絡(luò)不法分子的侵襲，必須要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的科技投入，通過(guò)不斷引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來(lái)保證檔案管理的工作質(zhì)量。例如，需要引進(jìn)國(guó)際上先進(jìn)的防火墻技術(shù)和保密技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全保護(hù)。還需要適時(shí)更新檔案管理的硬件和軟件，防止因?yàn)榧夹g(shù)設(shè)備過(guò)于落后而給不法分子以可乘之機(jī)。2）加大人才投入。檔案電子化管理必須要求加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)更多的專業(yè)技術(shù)人才。此外，檔案電子化管理工作還要求管理部門能夠根據(jù)電子檔案管理工作的特征，為檔案管理部門合理設(shè)置崗位和人員，如崗位應(yīng)該包括辦公室文員、檔案接收員、檔案輸入員等。每個(gè)崗位安排一至兩個(gè)員工，建立完善的工作流程和管理流程，有利于促進(jìn)電子檔案管理的有序發(fā)展。

2.3 提升電子化檔案的法律效力

若要真正提高電子化檔案的法律效力需要一個(gè)非常漫長(zhǎng)的過(guò)程。在當(dāng)代背景下，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)重視不斷改變管理人員的認(rèn)識(shí)理念，正確看待電子化檔案。同時(shí)也要要求檔案管理部門能夠改變傳統(tǒng)的管理理念，盡可能地提高電子化檔案的認(rèn)識(shí)，并進(jìn)一步提升相關(guān)部門的認(rèn)可度。就目前而言，雖然我國(guó)并沒有明確指出電子化檔案的法律效力。但是檔案管理部門可以盡量借鑒國(guó)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，正確定位電子化檔案的法律效力。況且電子化檔案的發(fā)展趨勢(shì)是無(wú)法阻擋的，只有不斷適應(yīng)它才能推動(dòng)我國(guó)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。其次，我國(guó)相關(guān)法律部門應(yīng)當(dāng)盡可能地出臺(tái)有關(guān)電子化檔案的法律效力保證方案，增強(qiáng)檔案管理部門繼續(xù)推進(jìn)檔案電子化管理的信心。最后，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在實(shí)際的管理工作中，根據(jù)相關(guān)制度做好電子化檔案的管理，并不斷創(chuàng)新紙質(zhì)檔案和電子化檔案的融合，為提升電子化檔案的法律效力奠定基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案電子化管理是信息化發(fā)展在檔案管理的應(yīng)用，同樣也是未來(lái)必然的發(fā)展趨勢(shì)。檔案電子化管理在發(fā)展的同時(shí)也顯露出諸多問(wèn)題，總而言之，檔案電子化管理的全面應(yīng)用任重而道遠(yuǎn)。

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