楊博斯 劉婧

摘 要：隨著社會(huì)的進(jìn)步，文書檔案的職能發(fā)生了巨大的改變。本文從文書檔案管理的新背景入手，論述了檔案保管期限劃分的重要性以及問(wèn)題，并提出了一些檔案保管期限劃分的有效方法。以期能夠?yàn)闄n案管理人員順利開展工作提供幫助。

關(guān)鍵詞：文書檔案；職能；期限；劃分

1 文書檔案管理的新背景

在新時(shí)代的背景下，檔案館的職能有了新的變化。目前大部分學(xué)者均認(rèn)同的一個(gè)轉(zhuǎn)變是檔案館由原先的封閉（僅為相關(guān)政府機(jī)關(guān)進(jìn)行服務(wù)）逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放型（其檔案使用的受眾更為廣泛，社會(huì)各界的學(xué)者均可在相關(guān)權(quán)限下進(jìn)行檔案的查看，進(jìn)而將其用于科研之中）。故而，這就對(duì)檔案館的職能分工提出了更高的要求，要求對(duì)其檔案的分類更加細(xì)化，以方便相關(guān)人員的查看，提高檔案館的服務(wù)質(zhì)量。而其中對(duì)檔案保管期限進(jìn)行合理的規(guī)劃，無(wú)疑是其工作中的重點(diǎn)。

2 重新修訂檔案保管期限表的必要性

2.1 檔案保管期限表的重要性

在對(duì)檔案保管期限進(jìn)行劃分的過(guò)程中，檔案保管期限表在其中發(fā)揮著重要的作用，是檔案保管期限劃分的主要依據(jù)，同時(shí)也能夠通過(guò)檔案保管期限表對(duì)檔案自身的價(jià)值做出明確的判斷。故而，在檔案管理工作匯總，檔案保管期限表是無(wú)法被取代的。至新中國(guó)成立以來(lái)，我國(guó)對(duì)其檔案的保管工作就十分的重視，在不同的時(shí)期，根據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)對(duì)其檔案保管期限表做出了規(guī)范并進(jìn)行了不斷的調(diào)整，在這期間也積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，但是截止目前，檔案保管期限表仍存在著部分問(wèn)題，對(duì)其檔案管理工作的高效開展產(chǎn)生著很大的不利影響。目前所使用的檔案保管期限表有著以下幾個(gè)缺點(diǎn)：

第一，表內(nèi)所包含的內(nèi)容并不全面，不利于相關(guān)人員查詢使用；

第二，檔案保管期限表并不具備很強(qiáng)的可操作性；

第三，表內(nèi)的部分內(nèi)容的定義較為模糊。

除以上三點(diǎn)缺陷外，目前很多的單位機(jī)關(guān)并沒(méi)有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行重視，很多單位在檔案工作人員的配備上仍有缺失，更甚者，部分單位的檔案管理由非專業(yè)人員兼職，進(jìn)而導(dǎo)致對(duì)于檔案保管期限的劃分出現(xiàn)不合理的情況。

2.2 檔案管理工作的難度大

檔案保管期限的劃分是檔案管理的核心工作之一，同時(shí)也有著較高的難度。在進(jìn)行檔案保管期限的劃分時(shí)，需要對(duì)檔案進(jìn)行大量的定量以及定性分析，而在實(shí)際中，很多單位的館藏量龐大，但是其結(jié)構(gòu)不合理，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作的推進(jìn)是非困難。造成這種情況的主要原因是由于我國(guó)的檔案保管期限表的格式是由政府統(tǒng)一規(guī)范的，進(jìn)而導(dǎo)致很多的機(jī)關(guān)單位在進(jìn)行使用的時(shí)候，并沒(méi)有靈活的使用，一味的照搬，導(dǎo)致其檔案管理工作的效率不高，整體存在嚴(yán)重的滯后性。

3 檔案保管期限劃分的有效方法

3.1 定性分析是確定檔案保管期限的前提與基礎(chǔ)

在檔案管理工作中，對(duì)檔案進(jìn)行定性分析是有效推進(jìn)檔案鑒定工作的前提。定性分析的主要目的是通過(guò)分析事物的本質(zhì)，進(jìn)而在探索中對(duì)其普遍性以及前瞻性有所了解。故而定性分析無(wú)論是對(duì)于檔案的鑒定，還是對(duì)于檔案保管期限表的設(shè)計(jì)，都有著非常重要的意義。在進(jìn)行檔案管理工作中，通過(guò)結(jié)合實(shí)際情況對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的定性分析，可是檔案管理工作更加高效的展開。同時(shí)，在檔案的鑒定工作中使用相對(duì)應(yīng)的定性分析方法，即三分法、標(biāo)識(shí)法等，能夠使后期檔案保管期限劃分的工作更加高效的展開，并能夠是檔案保管期限的劃分更加科學(xué)、合理。在進(jìn)行對(duì)檔案的保管期進(jìn)行劃分時(shí)，首先要對(duì)其是永久保存還是定期保存進(jìn)行明確，然后在這個(gè)基礎(chǔ)上在對(duì)其進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)化。然后為了能夠得到合理的檔案應(yīng)該進(jìn)行保管的時(shí)間，可以在進(jìn)行三分法分區(qū)時(shí)，對(duì)其進(jìn)行標(biāo)識(shí)。而為了能夠使得相關(guān)部門的館藏結(jié)構(gòu)科學(xué)化、合理化，檔案管理的相關(guān)人員需要結(jié)合檔案的需求程度，對(duì)其檔案的價(jià)值進(jìn)行明確。

3.2 定量分析是提高檔案保管期限精確度的必要保證

對(duì)與檔案的價(jià)值進(jìn)行判斷，需要結(jié)合多方面的因素，此外，時(shí)代的不同，也會(huì)導(dǎo)致檔案的價(jià)值發(fā)生變化。在某種程度上來(lái)說(shuō)，一份檔案所需要保管的時(shí)間越長(zhǎng)，其所擁有的價(jià)值越大，然后若僅僅將檔案保管時(shí)間作為對(duì)檔案價(jià)值判斷的主要依據(jù)也是非常不合理的，若是如此判斷，部分未進(jìn)行檔案保管期限將被解釋為無(wú)價(jià)值，這是明顯有違事實(shí)的。故而定量分析的辦法被提出，并廣泛應(yīng)用在對(duì)檔案的價(jià)值判斷之中。而在進(jìn)行定量分析中，相關(guān)工作人員必須根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》進(jìn)行，以期能夠更加精準(zhǔn)的判斷出檔案本身的價(jià)值。例如：根據(jù)大量的調(diào)查與研究顯示，有部分的政協(xié)提案以及人大建議案并沒(méi)有進(jìn)行長(zhǎng)期保持的價(jià)值，故而檔案管理的工作人員就應(yīng)該根據(jù)其檔案的主要作用以及其檔案的可使用時(shí)間來(lái)對(duì)檔案需要保管的期限進(jìn)行合理的調(diào)整。而另一方面，檔案管理人員也應(yīng)該合理的控制檔案中需要永久保存的檔案的比例，進(jìn)而使得檔案的結(jié)構(gòu)更加的科學(xué)合理，確保檔案的價(jià)值能夠充分的發(fā)揮出來(lái)。同時(shí)，對(duì)檔案進(jìn)行合規(guī)的定量分析可有效的提升檔案工作開展的速度。最后檔案管理則需要實(shí)時(shí)關(guān)注機(jī)關(guān)的變化情況，以期能夠及時(shí)的調(diào)整檔案管理的期限，進(jìn)而確保檔案的整體價(jià)值。

3.3 定量和定性分析相結(jié)合

為了使得檔案管理期限的劃分更加的科學(xué)、合理、精確，通常情況下，檔案管理人員都會(huì)使用將定量分析與定性分析相結(jié)合的辦法進(jìn)行檔案保管期限表的調(diào)整修改，而在此工作中，不止是需要對(duì)所有檔案進(jìn)行逐個(gè)的分析，而且需要對(duì)檔案的期限進(jìn)行劃分前有一個(gè)整體的規(guī)劃，對(duì)于館內(nèi)的檔案需要標(biāo)明其形成的時(shí)間，并根據(jù)檔案形成的原因來(lái)進(jìn)行檔案名稱的確定，只有這樣才可以在一定程度上使檔案管理更加的具體化，并且盡可能的避免由于檔案性質(zhì)不清晰而導(dǎo)致的檔案不能順利歸檔的情況發(fā)生，進(jìn)而有效的增強(qiáng)檔案工作的連續(xù)性。此外，在進(jìn)行檔案價(jià)值鑒定的時(shí)候，還需要與檔案室相結(jié)合，充分考慮實(shí)際情況，進(jìn)而使檔案性質(zhì)的規(guī)劃更加合理。而這就需要檔案管理人員必須有足夠的政治敏感性，能夠判斷出一份檔案的具體使用的方向，例如：是國(guó)民經(jīng)濟(jì)還是發(fā)展計(jì)劃，在這個(gè)基礎(chǔ)上，對(duì)其檔案內(nèi)容提出人員的任期進(jìn)行了解，從而合理判斷出此檔案的性質(zhì)。檔案管理人員若要靈活的使用定量分析與定性分析相結(jié)合的方法，必然需要具備能夠?qū)n案進(jìn)行重新整理的能力，這并不是說(shuō)對(duì)檔案只是進(jìn)行簡(jiǎn)單的分類劃分，還需要其能夠在整理的過(guò)程中對(duì)檔案的性質(zhì)進(jìn)行審核。故而，對(duì)檔案進(jìn)行合理的種類劃分，不止有利于之后的操作，而且對(duì)檔案保管期限劃分的細(xì)化有著非常重要的意義，同時(shí)也為以后檔案的使用提供了方便。

3.4 實(shí)施二次鑒定制

在進(jìn)行檔案鑒定中，傳統(tǒng)使用的是一次鑒定制，這種方法對(duì)于檔案管理人員的工作展開有著不良的影響，這就要求了在新時(shí)代的背景下，我們需要進(jìn)一步的增強(qiáng)檔案鑒定工作的可靠性。其中普遍使用的方法是將一次鑒定制改為二次鑒定制。通過(guò)這種改變，不僅可以有效的提升檔案保管期限的嚴(yán)謹(jǐn)性，而且可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)那些隨著時(shí)間的推移而失去價(jià)值的檔案并將其清理出去，以此來(lái)保證檔案館藏結(jié)構(gòu)的合理。通常情況下，一次鑒定與二次鑒定的間隔時(shí)間為十年，在二次鑒定時(shí)，檔案管理人員需要對(duì)其檔案的價(jià)值進(jìn)行再次判斷，判斷其在現(xiàn)在是否仍有價(jià)值，若有，則繼續(xù)保管；若價(jià)值發(fā)生了變化，則需要對(duì)其保管時(shí)間進(jìn)行重新劃分。

4 結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于文書檔案事業(yè)而言，創(chuàng)新是其發(fā)展的動(dòng)力源泉。只有有效的提升檔案管理水平，對(duì)檔案保管期限進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，才可以使得檔案的價(jià)值更加充分的發(fā)揮出來(lái)，便于相關(guān)人員的查看及使用。這也就要求了檔案管理人員必須提高其專業(yè)技能以及綜合素質(zhì)，轉(zhuǎn)變思路，開拓創(chuàng)新，進(jìn)而在新時(shí)代中，將文書檔案的保管工作推向更高的層次。

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