楊博斯 劉婧

摘 要：隨著社會的進步，文書檔案的職能發(fā)生了巨大的改變。本文從文書檔案管理的新背景入手，論述了檔案保管期限劃分的重要性以及問題，并提出了一些檔案保管期限劃分的有效方法。以期能夠為檔案管理人員順利開展工作提供幫助。

關鍵詞：文書檔案；職能；期限；劃分

1 文書檔案管理的新背景

在新時代的背景下，檔案館的職能有了新的變化。目前大部分學者均認同的一個轉變是檔案館由原先的封閉（僅為相關政府機關進行服務）逐漸轉變?yōu)殚_放型（其檔案使用的受眾更為廣泛，社會各界的學者均可在相關權限下進行檔案的查看，進而將其用于科研之中）。故而，這就對檔案館的職能分工提出了更高的要求，要求對其檔案的分類更加細化，以方便相關人員的查看，提高檔案館的服務質量。而其中對檔案保管期限進行合理的規(guī)劃，無疑是其工作中的重點。

2 重新修訂檔案保管期限表的必要性

2.1 檔案保管期限表的重要性

在對檔案保管期限進行劃分的過程中，檔案保管期限表在其中發(fā)揮著重要的作用，是檔案保管期限劃分的主要依據，同時也能夠通過檔案保管期限表對檔案自身的價值做出明確的判斷。故而，在檔案管理工作匯總，檔案保管期限表是無法被取代的。至新中國成立以來，我國對其檔案的保管工作就十分的重視，在不同的時期，根據時代的特點對其檔案保管期限表做出了規(guī)范并進行了不斷的調整，在這期間也積累了豐富的經驗，但是截止目前，檔案保管期限表仍存在著部分問題，對其檔案管理工作的高效開展產生著很大的不利影響。目前所使用的檔案保管期限表有著以下幾個缺點：

第一，表內所包含的內容并不全面，不利于相關人員查詢使用；

第二，檔案保管期限表并不具備很強的可操作性；

第三，表內的部分內容的定義較為模糊。

除以上三點缺陷外，目前很多的單位機關并沒有對檔案管理工作進行重視，很多單位在檔案工作人員的配備上仍有缺失，更甚者，部分單位的檔案管理由非專業(yè)人員兼職，進而導致對于檔案保管期限的劃分出現(xiàn)不合理的情況。

2.2 檔案管理工作的難度大

檔案保管期限的劃分是檔案管理的核心工作之一，同時也有著較高的難度。在進行檔案保管期限的劃分時，需要對檔案進行大量的定量以及定性分析，而在實際中，很多單位的館藏量龐大，但是其結構不合理，進而導致檔案管理工作的推進是非困難。造成這種情況的主要原因是由于我國的檔案保管期限表的格式是由政府統(tǒng)一規(guī)范的，進而導致很多的機關單位在進行使用的時候，并沒有靈活的使用，一味的照搬，導致其檔案管理工作的效率不高，整體存在嚴重的滯后性。

3 檔案保管期限劃分的有效方法

3.1 定性分析是確定檔案保管期限的前提與基礎

在檔案管理工作中，對檔案進行定性分析是有效推進檔案鑒定工作的前提。定性分析的主要目的是通過分析事物的本質，進而在探索中對其普遍性以及前瞻性有所了解。故而定性分析無論是對于檔案的鑒定，還是對于檔案保管期限表的設計，都有著非常重要的意義。在進行檔案管理工作中，通過結合實際情況對檔案進行科學的定性分析，可是檔案管理工作更加高效的展開。同時，在檔案的鑒定工作中使用相對應的定性分析方法，即三分法、標識法等，能夠使后期檔案保管期限劃分的工作更加高效的展開，并能夠是檔案保管期限的劃分更加科學、合理。在進行對檔案的保管期進行劃分時，首先要對其是永久保存還是定期保存進行明確，然后在這個基礎上在對其進行進一步的細化。然后為了能夠得到合理的檔案應該進行保管的時間，可以在進行三分法分區(qū)時，對其進行標識。而為了能夠使得相關部門的館藏結構科學化、合理化，檔案管理的相關人員需要結合檔案的需求程度，對其檔案的價值進行明確。

3.2 定量分析是提高檔案保管期限精確度的必要保證

對與檔案的價值進行判斷，需要結合多方面的因素，此外，時代的不同，也會導致檔案的價值發(fā)生變化。在某種程度上來說，一份檔案所需要保管的時間越長，其所擁有的價值越大，然后若僅僅將檔案保管時間作為對檔案價值判斷的主要依據也是非常不合理的，若是如此判斷，部分未進行檔案保管期限將被解釋為無價值，這是明顯有違事實的。故而定量分析的辦法被提出，并廣泛應用在對檔案的價值判斷之中。而在進行定量分析中，相關工作人員必須根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》進行，以期能夠更加精準的判斷出檔案本身的價值。例如：根據大量的調查與研究顯示，有部分的政協(xié)提案以及人大建議案并沒有進行長期保持的價值，故而檔案管理的工作人員就應該根據其檔案的主要作用以及其檔案的可使用時間來對檔案需要保管的期限進行合理的調整。而另一方面，檔案管理人員也應該合理的控制檔案中需要永久保存的檔案的比例，進而使得檔案的結構更加的科學合理，確保檔案的價值能夠充分的發(fā)揮出來。同時，對檔案進行合規(guī)的定量分析可有效的提升檔案工作開展的速度。最后檔案管理則需要實時關注機關的變化情況，以期能夠及時的調整檔案管理的期限，進而確保檔案的整體價值。

3.3 定量和定性分析相結合

為了使得檔案管理期限的劃分更加的科學、合理、精確，通常情況下，檔案管理人員都會使用將定量分析與定性分析相結合的辦法進行檔案保管期限表的調整修改，而在此工作中，不止是需要對所有檔案進行逐個的分析，而且需要對檔案的期限進行劃分前有一個整體的規(guī)劃，對于館內的檔案需要標明其形成的時間，并根據檔案形成的原因來進行檔案名稱的確定，只有這樣才可以在一定程度上使檔案管理更加的具體化，并且盡可能的避免由于檔案性質不清晰而導致的檔案不能順利歸檔的情況發(fā)生，進而有效的增強檔案工作的連續(xù)性。此外，在進行檔案價值鑒定的時候，還需要與檔案室相結合，充分考慮實際情況，進而使檔案性質的規(guī)劃更加合理。而這就需要檔案管理人員必須有足夠的政治敏感性，能夠判斷出一份檔案的具體使用的方向，例如：是國民經濟還是發(fā)展計劃，在這個基礎上，對其檔案內容提出人員的任期進行了解，從而合理判斷出此檔案的性質。檔案管理人員若要靈活的使用定量分析與定性分析相結合的方法，必然需要具備能夠對檔案進行重新整理的能力，這并不是說對檔案只是進行簡單的分類劃分，還需要其能夠在整理的過程中對檔案的性質進行審核。故而，對檔案進行合理的種類劃分，不止有利于之后的操作，而且對檔案保管期限劃分的細化有著非常重要的意義，同時也為以后檔案的使用提供了方便。

3.4 實施二次鑒定制

在進行檔案鑒定中，傳統(tǒng)使用的是一次鑒定制，這種方法對于檔案管理人員的工作展開有著不良的影響，這就要求了在新時代的背景下，我們需要進一步的增強檔案鑒定工作的可靠性。其中普遍使用的方法是將一次鑒定制改為二次鑒定制。通過這種改變，不僅可以有效的提升檔案保管期限的嚴謹性，而且可以及時發(fā)現(xiàn)那些隨著時間的推移而失去價值的檔案并將其清理出去，以此來保證檔案館藏結構的合理。通常情況下，一次鑒定與二次鑒定的間隔時間為十年，在二次鑒定時，檔案管理人員需要對其檔案的價值進行再次判斷，判斷其在現(xiàn)在是否仍有價值，若有，則繼續(xù)保管；若價值發(fā)生了變化，則需要對其保管時間進行重新劃分。

4 結束語

對于文書檔案事業(yè)而言，創(chuàng)新是其發(fā)展的動力源泉。只有有效的提升檔案管理水平，對檔案保管期限進行科學規(guī)劃，才可以使得檔案的價值更加充分的發(fā)揮出來，便于相關人員的查看及使用。這也就要求了檔案管理人員必須提高其專業(yè)技能以及綜合素質，轉變思路，開拓創(chuàng)新，進而在新時代中，將文書檔案的保管工作推向更高的層次。

參考文獻

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