蘇雅

摘 要：檔案管理工作是實現(xiàn)企事業(yè)單位高效發(fā)展的重要一環(huán)，能夠有效的支持和推進(jìn)其他工作的良好的開展。然而隨著企事業(yè)單位的不斷發(fā)展與進(jìn)步，文書檔案管理中的弊端與問題逐漸顯露出來，本文通過對創(chuàng)新文書檔案管理工作的重要意義進(jìn)行分析，針對目前文書檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了探討，并提出了幾點建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：新形勢；文書；檔案；管理；工作；創(chuàng)新

1引言

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，企業(yè)面臨的市場競爭日益加劇，為了在激烈的市場競爭中脫穎而出，企業(yè)必須要加強(qiáng)與時俱進(jìn)，改革原有的管理模式。檔案管理工作作為當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的重要組成部分，不僅服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展方向，同時還能服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營，其服務(wù)性有效的反映了市場經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)文書檔案工作的出發(fā)點與最終目的。在企業(yè)步入改革深水區(qū)的關(guān)鍵階段，創(chuàng)新文書檔案管理對于轉(zhuǎn)化企業(yè)經(jīng)營機(jī)制，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益具有十分現(xiàn)實的意義。

2加強(qiáng)文書檔案管理工作創(chuàng)新中的重要意義

大數(shù)據(jù)以及信息時代的到來對企事業(yè)單位的運轉(zhuǎn)效率提出了更高的要求，國有企業(yè)以及事業(yè)單位正處于改革攻堅的關(guān)鍵階段，文書檔案管理工作能夠為其發(fā)展提供重要的參考依據(jù)與佐證；在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息的收集、整理與利用已經(jīng)成為企事業(yè)單位提升競爭力的關(guān)鍵內(nèi)容，文書檔案管理部分應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，自覺擔(dān)負(fù)起這些重任。除此之外，信息化的到來為文書檔案的管理所處的技術(shù)環(huán)境提出了更高的要求，當(dāng)前各企事業(yè)單位在局域網(wǎng)和遠(yuǎn)程互動平臺以及產(chǎn)品資料的數(shù)據(jù)化等方面加強(qiáng)了發(fā)展力度，對于信息資源的數(shù)據(jù)化生成、流轉(zhuǎn)、開發(fā)、利用以及共享方面都取得了一定的進(jìn)展。文書檔案管理部門作為歸集編研信息資料的重要部門，其管理方式以及存儲介質(zhì)更不能游離其外，因此，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)加大對文書檔案管理的重視程度，推動檔案管理工作中技術(shù)環(huán)境的發(fā)展。除了信息環(huán)境之外，企事業(yè)單位的變革也導(dǎo)致內(nèi)部管理關(guān)系產(chǎn)生了變化，無論是單位內(nèi)部的戰(zhàn)略性重組還是產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整與業(yè)務(wù)鏈的完善，這個過程當(dāng)中必然會產(chǎn)生資源的權(quán)屬變化以及組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整，面對新的組織環(huán)境，文書檔案管理工作必須要對原有的檔案資料進(jìn)行分析與界定，為檔案資料的分拆、移交與繼承提供相應(yīng)的保障。

3文書檔案管理工作現(xiàn)狀與存在的問題

在新的發(fā)展形勢之下，大部分的企業(yè)與事業(yè)單位都在不同程度上加大了創(chuàng)新力度，在大的制度建設(shè)方面通常會有分管領(lǐng)導(dǎo)來負(fù)責(zé)，而具體到檔案規(guī)制的修編便很少有人問津，在一定程度上影響了檔案管理工作的科學(xué)規(guī)范化的發(fā)展。另外，部分文化檔案管理工作者存在“重藏輕用”的思想，主要工作精力都放在了檔案的收集、整理、鑒定以及保管等業(yè)務(wù)上，忽視了檔案管理工作的現(xiàn)實服務(wù)價值以及與其他工作的銜接與滲透，因此導(dǎo)致檔案管理機(jī)制長期落后于企業(yè)發(fā)展的大環(huán)境，文書檔案的服務(wù)價值也因此大打折扣。大多數(shù)單位的文書檔案部門往往都是匆匆配備上現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，在接收電子文件并保存之后在脫網(wǎng)單機(jī)進(jìn)行編目或者提供檢索，這種檔案管理較為被動并且孤立于其他工作之外，形成了“孤島”現(xiàn)象，在信息資源的服務(wù)、利用與共享方面還有一定的提升空間。在檔案管理隊伍的建設(shè)方面，文書檔案部門常常成為機(jī)構(gòu)改革與人員精簡的對象，部分單位的檔案管理部門也是職稱評定、薪酬改革以及閑雜人員安置的重災(zāi)區(qū)，在新形勢下，這種與新環(huán)境、新技術(shù)、新要求相背離的人才建設(shè)現(xiàn)狀往往會給單位的可持續(xù)發(fā)展帶來不可彌補(bǔ)的損失。

4新形勢下文書檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

4.1加強(qiáng)制度建設(shè)，保障執(zhí)行力度

要想推進(jìn)制度的創(chuàng)新就要結(jié)合本單位的實際情況對制度進(jìn)行完善，甄別和廢除不合時宜的管理規(guī)定，根據(jù)實際管理體制、機(jī)制、機(jī)構(gòu)的變化來建立新興業(yè)務(wù)的管理辦法，查缺補(bǔ)漏，揚(yáng)棄結(jié)合，確保檔案管理制度能夠切實可行。重構(gòu)制度體系，即梳理管理關(guān)系變化，持續(xù)的完善領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制、管理網(wǎng)絡(luò)與責(zé)任制，為檔案管理工作提供強(qiáng)有力的組織制度保障。此外針對電子檔案應(yīng)當(dāng)建立完善的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)原有制度與新制度的有效融合，形成階段性的檔案修編規(guī)范制度。在文書檔案管理部門外部環(huán)境的不斷演化過程中，檔案工作制度建設(shè)不可能一蹴而就，因此檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期對現(xiàn)有的規(guī)章制度進(jìn)行評審，集中內(nèi)部組織力量對相關(guān)制度進(jìn)行篩選與調(diào)整，從而使現(xiàn)行文書檔案管理制度更加行之有效。

4.2創(chuàng)新工作機(jī)制，順應(yīng)檔案規(guī)律

文書檔案管理工作應(yīng)當(dāng)注重現(xiàn)實利益進(jìn)行開放式管理，首先建立自我營銷機(jī)制，即根據(jù)企事業(yè)單位的總體規(guī)劃部署與不同階段的安排，宣傳文書檔案工作的重要性，并且在重大活動以及項目中提出檔案管理工作的相關(guān)要求，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，為后期文書檔案的生成以及管理工作奠定堅實的基礎(chǔ)。其次，完善主動參與機(jī)制，優(yōu)化文書檔案上游階段的生成環(huán)節(jié)，并且將其延伸到下游的開發(fā)利用環(huán)節(jié)當(dāng)中去，彰顯文書檔案管理工作的作用與地位。最后，建立起文書檔案管理工作的互動、銜接與協(xié)調(diào)機(jī)制，及時參與各個部門的業(yè)務(wù)活動，并就檔案工作要求達(dá)成共識，形成完善的互動行動路線，在參與實際工作的過程中履行服務(wù)職責(zé)，實現(xiàn)文書檔案生成工作與開發(fā)利用工作的順利對接。

4.3優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，滿足人文要求

任何企業(yè)的發(fā)展都離不開一支高效的人才隊伍，因此，文書檔案管理工作首先要根據(jù)發(fā)展實際需求引進(jìn)、招聘優(yōu)秀人才到隊伍中來，把好入口關(guān)，為檔案管理隊伍的建設(shè)補(bǔ)充新鮮血液。加強(qiáng)和重視對檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，從實際情況出發(fā)，按照崗位結(jié)構(gòu)，分層次、多渠道、多形式、有計劃、有重點的進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷更新員工的業(yè)務(wù)知識，提升檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)；除此之外，還可以根據(jù)地域以及行業(yè)之間的業(yè)務(wù)開展橫向交流，實行檔案系統(tǒng)內(nèi)部的崗位輪換，提升檔案管理人員的復(fù)合能力；建立起公平合理的用人機(jī)制，確保文書檔案工作人員在職務(wù)晉升、職稱評定以及福利待遇方面與其他崗位平等，維持骨干隊伍的穩(wěn)定；建立日?？己藱C(jī)制，通過考核加強(qiáng)檔案管理人員的危機(jī)意識，調(diào)動起員工的積極性與主動性，促進(jìn)文書檔案管理工作的良性循環(huán)。

4.4著力技術(shù)創(chuàng)新，提升檔案管理信息化水平

在信息化時代，無論是檔案業(yè)務(wù)工作還是檔案的管理與信息交流工作都需要現(xiàn)代化的技術(shù)手段作為媒介，從而更好的提升服務(wù)效率。針對當(dāng)前大部分企業(yè)檔案資料多、查閱共享不及時、檔案使用效率低等現(xiàn)象，企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)考慮檔案信息化管理系統(tǒng)的引入與推廣。該系統(tǒng)可以借助二維碼以及條形碼等方式對實體檔案實行智能化以及虛擬化管理，建立起系統(tǒng)內(nèi)部的虛擬檔案室，在檔案的管理過程中自動生成檔案條碼并進(jìn)行檔案出入庫的掃描，有效的實現(xiàn)檔案室檔案的清點工作，減少人工操作中的出錯率，提升管理效率。電子化的檔案管理體系能夠使檔案的存儲與關(guān)鍵詞檢索過程更加便捷，為了保障檔案的安全性可以設(shè)置查看權(quán)限，移動設(shè)備通過VPN連接到內(nèi)網(wǎng)中不僅保障檔案信息的安全，同時還能夠?qū)崿F(xiàn)審計功能，使文書檔案逐漸實現(xiàn)了傳統(tǒng)的事后收集向事前管理、事中控制的現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變，滿足全方位、多層次、便捷高效的服務(wù)需要，有效提高檔案整理、保管和利用的信息化水平。

5結(jié)語

綜上所述，在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的新形勢下，創(chuàng)新文書檔案工作，全面真實的反應(yīng)企事業(yè)單位的發(fā)展經(jīng)營狀況與經(jīng)營成果，對于實現(xiàn)企業(yè)事業(yè)單位的長期發(fā)展具有深遠(yuǎn)影響。

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