李洪玲

摘 要：現(xiàn)階段，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展的十分的迅速，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展也有了很大的提高。人事檔案管理是人力資源管理工作的重要內(nèi)容，尤其是對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)講，人事檔案管理的工作尤為重要。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)開(kāi)始進(jìn)入信息化的社會(huì)以后，機(jī)關(guān)事業(yè)單位原有的人事檔案管理中存在的問(wèn)題就逐漸暴露出來(lái)。本文通過(guò)簡(jiǎn)要介紹機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題和不足，進(jìn)而提出了相應(yīng)的解決策略。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)人事檔案；管理過(guò)程；主要問(wèn)題；對(duì)策措施

人事檔案是一個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。高校學(xué)生檔案是國(guó)家人事檔案的重要組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。目前出境、計(jì)算工齡、工作流動(dòng)、考研、考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理各種社會(huì)保險(xiǎn)以及升學(xué)等都需要個(gè)人檔案，特別是在國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位，人事檔案相當(dāng)重要。

1 加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)必要性

人力資源是一個(gè)單位賴以生存和發(fā)展的核心資源，而更是人力資源中的核心。一個(gè)單位想要發(fā)展的很好，隊(duì)伍的管理和作為至關(guān)重要。而人事檔案又是可以相對(duì)直觀的反映成長(zhǎng)過(guò)程的核心支撐材料，是做好人事工作的重要載體。隨著時(shí)代的發(fā)展、技術(shù)的進(jìn)步，人事檔案管理的信息化建設(shè)既是人事管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐又是高效選人用人的必然需要。通過(guò)信息化建設(shè)，可以規(guī)范各項(xiàng)數(shù)據(jù)指標(biāo)、實(shí)時(shí)查閱相關(guān)信息、及時(shí)更新個(gè)人存檔數(shù)據(jù)，有利于在“以人為本”理念基礎(chǔ)上，基于個(gè)人不同的特點(diǎn)與能力，進(jìn)行差異化的崗位設(shè)置，并就個(gè)人前途發(fā)展、職業(yè)培訓(xùn)等合理配置，實(shí)現(xiàn)崗位設(shè)置目標(biāo)與個(gè)人發(fā)展相結(jié)合，相互促進(jìn)、實(shí)現(xiàn)雙贏，最大限度發(fā)揮人事信息管理的價(jià)值。同時(shí)，人事檔案信息化建設(shè)也是人事檔案自身發(fā)展的客觀要求，將檔案信息按照需要進(jìn)行項(xiàng)目管理、績(jī)效評(píng)價(jià)、薪酬管理、職稱評(píng)價(jià)，實(shí)現(xiàn)信息資源的整合，更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代與改革創(chuàng)新發(fā)展的現(xiàn)實(shí)環(huán)境。

2 機(jī)關(guān)人事檔案管理過(guò)程中的主要問(wèn)題

2.1 人事檔案信息的真實(shí)性、關(guān)鍵性、規(guī)范性存在問(wèn)題

一是“涂改造假”。指用不正當(dāng)?shù)姆绞酵扛臋n案內(nèi)容，或?qū)⑻摷俨牧涎b入個(gè)人檔案，具有明確的目的性和針對(duì)性。涂改造假的人事信息，會(huì)使人事部門從檔案中獲得不真實(shí)的信息，對(duì)人事工作產(chǎn)生誤導(dǎo)，很可能造成工作被動(dòng)甚至重大失誤，應(yīng)嚴(yán)肅處理、堅(jiān)決制止。二是“缺少關(guān)鍵材料”。缺少最新版的履歷表、學(xué)歷學(xué)位材料、年度考核材料、二個(gè)月以上的培訓(xùn)材料、中級(jí)以上的職稱材料、入黨志愿書、任免審批材料、工資套改材料等關(guān)鍵材料。三是“材料制作不規(guī)范”。檔案材料必須規(guī)范整理，做到分類準(zhǔn)確、排列有序、加工合理、目錄清楚、裝訂整齊。

2.2 傳統(tǒng)檔案管理思維的束縛

人事檔案管理工作的革新與發(fā)展必須以傳統(tǒng)的檔案管理模式為基礎(chǔ)，所有的檔案管理工作都有其管理系統(tǒng)作為革新和發(fā)展的基礎(chǔ)。我國(guó)的檔案管理工作已經(jīng)發(fā)展了很長(zhǎng)的時(shí)間，形成了一套固有的檔案管理理論、管理方法和管理經(jīng)驗(yàn)，形成了具有特色的檔案管理工作體系。這些傳統(tǒng)的檔案管理模式在信息技術(shù)環(huán)境下存在一定的局限性，所以機(jī)關(guān)事業(yè)單位要對(duì)過(guò)去的管理模式進(jìn)行仔細(xì)的研究和總結(jié)，在傳統(tǒng)人事檔案管理模式的基礎(chǔ)上尋求革新與發(fā)展。

2.3 人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

人事檔案管理是一項(xiàng)內(nèi)容復(fù)雜且操作度較高的工作，其不僅需要管理人員將檔案材料的內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致且充分的掌握，同時(shí)還要嚴(yán)格按照管理制度來(lái)對(duì)檔案材料信息的內(nèi)容進(jìn)行增添。然而，縱觀我國(guó)當(dāng)前絕大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，不僅沒(méi)有對(duì)內(nèi)部的人事檔案管理人員展開(kāi)相關(guān)的培訓(xùn)工作，同時(shí)在管理制度內(nèi)容的制定上也表現(xiàn)得過(guò)于隨意。在這種狀態(tài)下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理人員表現(xiàn)出了整體素質(zhì)水平不高且工作狀態(tài)懶散的情況，嚴(yán)重制約了人事檔案管理價(jià)值的正常發(fā)揮。

3 機(jī)關(guān)人事檔案管理過(guò)程中的主要問(wèn)題的對(duì)策措施

3.1 加快人事檔案管理方法的創(chuàng)新速度

為了與新的信息時(shí)代背景相適應(yīng)，我國(guó)眾多機(jī)關(guān)事業(yè)單位正在積極的推行改革，促使人事檔案管理工作從分散式管理逐漸向社會(huì)集中化管理的方向發(fā)展。這樣的改革措施可以在一定程度上促進(jìn)人事檔案信息資源的優(yōu)化整合。所以，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)自身內(nèi)部各個(gè)管理部門的檔案管理作出科學(xué)化的調(diào)整，最大程度的滿足社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理的要求。并且機(jī)關(guān)事業(yè)單位還要引進(jìn)具有先進(jìn)管理水平的檔案管理人員和先進(jìn)的人事檔案管理的理念，防止在人事檔案管理的過(guò)程中出現(xiàn)較大的管理漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。

3.2 高度重視人事檔案的安全工作

（1）中心制定了嚴(yán)格的制度：所有人員一律不準(zhǔn)在檔案室吸煙、喝水、吃東西。（2）積極提升檔案室的硬件設(shè)施：將地面重新鋪設(shè)防水層，將木地板改成防滑磚，每間屋子新購(gòu)功能更強(qiáng)的除濕機(jī)、不定期更換干燥劑，將原來(lái)面向背面的換氣扇重新安裝在走廊一側(cè)，在換氣扇的出風(fēng)口安裝了牢固的防鼠網(wǎng)，最大的檔案室安裝了一臺(tái)大3P的空調(diào)。堅(jiān)持每天上班就開(kāi)通換氣扇和除濕機(jī)，確?？諝獾牧魍ā⒏稍?。（3）請(qǐng)宜賓的檔案除蟲專業(yè)人員對(duì)檔案室進(jìn)行了一場(chǎng)封閉的、徹底的除蟲大戰(zhàn)，將可能出現(xiàn)的情況扼殺在萌芽狀態(tài)，避免了蟲害事件的發(fā)生。（4）中心還購(gòu)買了一套全新的用二維碼管理的檔案管理系統(tǒng)，安排專人花了一年多的時(shí)間將檔案室的所有檔案重新錄入新系統(tǒng)，徹底解決了以往檔案系統(tǒng)導(dǎo)入中出現(xiàn)的錯(cuò)誤信息和由于管理不當(dāng)出現(xiàn)的誤漏、漏登等造成的查找檔案情況。（5）嚴(yán)格規(guī)范了檔案管理人員的平時(shí)工作制度，對(duì)轉(zhuǎn)遞檔案、借閱、機(jī)要檔案實(shí)行了嚴(yán)格的登記管理和電腦系統(tǒng)管理，有效杜絕了檔案去向不明現(xiàn)象的發(fā)生。為應(yīng)對(duì)紙張老化等問(wèn)題，預(yù)計(jì)不久將啟動(dòng)把所有檔案拍照成電子檔案存放于電腦中管理。

3.3 提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，檔案管理人員起到了非常重要的作用。通過(guò)上文中的介紹可知，在絕大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位中均存在著檔案管理人員的素質(zhì)水平低下的情況，從而嚴(yán)重影響到了人事檔案管理工作的順利開(kāi)展?；诖?，為了能夠有效促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作效率的發(fā)揮，單位領(lǐng)導(dǎo)需要從如下三個(gè)方面來(lái)進(jìn)行改善：首先，單位領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常性地開(kāi)展內(nèi)部培訓(xùn)活動(dòng)，并且要根據(jù)大多數(shù)檔案管理人員的意見(jiàn)與建議來(lái)對(duì)當(dāng)前的檔案管理制度展開(kāi)及時(shí)的調(diào)整和優(yōu)化，確保檔案管理人員的綜合素質(zhì)能夠達(dá)到應(yīng)有標(biāo)準(zhǔn)；其次，單位領(lǐng)導(dǎo)要積極鼓勵(lì)檔案管理人員去參加技術(shù)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)活動(dòng)，并且要給予工作表現(xiàn)良好且專業(yè)技術(shù)水平較高的檔案管理人員以適當(dāng)?shù)木窈臀镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)；最后，單位管理者要通過(guò)榜樣的力量來(lái)帶動(dòng)起其他員工的工作積極性，通過(guò)經(jīng)常舉辦內(nèi)容豐富的文體活動(dòng)，讓檔案管理人員在緊張的工作之余可以得到較好的放松，同時(shí)促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位形成一個(gè)良好的工作氛圍。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，事業(yè)單位加強(qiáng)人事檔案信息化管理意義重大，能夠提升工作效率，更好地發(fā)揮出檔案資料的作用。對(duì)此，事業(yè)單位要提起重視，逐步增加資金投入，健全各項(xiàng)管理制度，為人事檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造有利條件。而檔案管理人員也要主動(dòng)學(xué)習(xí)，用好先進(jìn)信息技術(shù)，增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，為事業(yè)單位的發(fā)展創(chuàng)造良好條件。

參考文獻(xiàn)

[1]陳莉.淺析如何做好事業(yè)單位人事檔案管理工作[J].工作指導(dǎo)，2016（24）.

[2]程力.淺談新時(shí)期如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作[J].才智，2016（13）.