徐慶

(谷城縣人民醫(yī)院檢驗(yàn)科，湖北 谷城 441700)

臨床檢驗(yàn)試劑耗材信息化管理是臨床實(shí)驗(yàn)室全面質(zhì)量管理的關(guān)鍵，檢驗(yàn)試劑作為整個(gè)檢驗(yàn)過(guò)程中最基本的環(huán)節(jié)，其管理是影響檢驗(yàn)質(zhì)量的主要因素之一，并直接關(guān)系檢驗(yàn)結(jié)果及檢驗(yàn)科的成本、效益[1]。檢驗(yàn)試劑耗材從購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)、保存到使用等各個(gè)環(huán)節(jié)，涉及到試劑耗材申領(lǐng)員、采購(gòu)部門(mén)、供應(yīng)商、庫(kù)房管理員和檢驗(yàn)科物資管理員等多層次的交接。其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)和交接工作處理不當(dāng)都可能導(dǎo)致試劑耗材的差錯(cuò)，從而影響檢驗(yàn)試劑耗材的質(zhì)量及檢驗(yàn)結(jié)果的準(zhǔn)確性。本研究將PDCA循環(huán)模式應(yīng)用于檢驗(yàn)科試劑耗材的質(zhì)量控制管理，取得了良好效果，現(xiàn)報(bào)告如下。

1 我科庫(kù)存管理模式及存在的問(wèn)題

通過(guò)收集2016年3月至2016年6月我科檢驗(yàn)試劑及耗材申請(qǐng)的145個(gè)項(xiàng)目產(chǎn)品的庫(kù)存數(shù)據(jù)（見(jiàn)表1），可見(jiàn)我科每月的盤(pán)點(diǎn)誤差率較大，實(shí)際庫(kù)存與電腦庫(kù)存嚴(yán)重不符，庫(kù)存差異波動(dòng)大。統(tǒng)計(jì)其申請(qǐng)采購(gòu)時(shí)間、審批時(shí)間及接收時(shí)間。通過(guò)科室討論及數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)該階段在試劑及耗材的管理中存在以下問(wèn)題：試劑缺貨與失效率較高，從試劑申購(gòu)到我科接收試劑的各環(huán)節(jié)響應(yīng)時(shí)間較長(zhǎng)；不合理庫(kù)存量較大，影響了科室試劑與耗材庫(kù)存管理的效率和成本；試劑及耗材運(yùn)輸運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)間太長(zhǎng)，或是庫(kù)房或是檢驗(yàn)科接收試劑不及時(shí)，導(dǎo)致試劑的可溯源性不強(qiáng)同時(shí)增加了檢驗(yàn)結(jié)果的不確定性。

通過(guò)討論總結(jié)，對(duì)影響試劑與耗材的原因進(jìn)行全面分析，確定為以下3個(gè)方面：⑴檢驗(yàn)科的日常工作雖然已經(jīng)采用LIS系統(tǒng)，但原有的關(guān)于試劑及耗材規(guī)章制度和流程是傳統(tǒng)的手工作業(yè)模式，制度不夠準(zhǔn)確清晰，流程繁雜費(fèi)時(shí)且不夠標(biāo)準(zhǔn)，工作人員庫(kù)存管理意識(shí)不夠強(qiáng)烈，員工操作隨意性大。此外工作人員可能由于工作繁忙等因素導(dǎo)致漏記賬，多記賬或記錯(cuò)帳，賬物不符等情況[2]，無(wú)法準(zhǔn)確記錄出入庫(kù)情況，導(dǎo)致試劑及耗材出入庫(kù)差錯(cuò)率大、批次效期管理不準(zhǔn)確，庫(kù)存實(shí)際管理效率不高。⑵制定采購(gòu)計(jì)劃的人為和主觀因素影響較大，存在過(guò)度依賴(lài)經(jīng)驗(yàn)的情況，導(dǎo)致了采購(gòu)計(jì)劃缺乏科學(xué)依據(jù)，容易造成預(yù)測(cè)估計(jì)不準(zhǔn)確，判斷失誤，導(dǎo)致試劑及耗材缺乏或囤積。⑶從試劑及耗材采購(gòu)、配送到驗(yàn)收入庫(kù)再到請(qǐng)領(lǐng)、出庫(kù)供科室各專(zhuān)業(yè)小組使用，整個(gè)過(guò)程缺乏可溯源性。而且由于部分試劑的保存特殊性對(duì)環(huán)境溫度有要求，運(yùn)輸時(shí)間過(guò)程過(guò)長(zhǎng)或是接受不及時(shí)都會(huì)導(dǎo)致試劑失效，檢測(cè)結(jié)果準(zhǔn)確性無(wú)法保障。

表1 2016年3月至2016年6月我科庫(kù)存每月盤(pán)點(diǎn)情況

2 制定整改措施

2.1 成立檢驗(yàn)科庫(kù)存管理控制小組，增強(qiáng)檢驗(yàn)試劑及耗材管理意識(shí) 從2016年7月開(kāi)始，對(duì)檢驗(yàn)科庫(kù)存管理由傳統(tǒng)的手工作業(yè)模式改進(jìn)為網(wǎng)絡(luò)化管理，采用成熟的試劑庫(kù)存管理平臺(tái)，并形成相統(tǒng)一的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，規(guī)范檢驗(yàn)科庫(kù)存管理程序[3]。檢驗(yàn)科庫(kù)存管理控制小組主要職責(zé)是強(qiáng)化檢驗(yàn)科庫(kù)存管理及全面質(zhì)量控制的重要性，糾正以往長(zhǎng)期老模式引起的弊端，組織全科員工學(xué)習(xí)庫(kù)存管理相關(guān)文件及PDCA相關(guān)知識(shí)，共同商討并提出相應(yīng)糾正措施和預(yù)防措施，對(duì)糾正措施和預(yù)防措施的效果進(jìn)行跟蹤、評(píng)價(jià)，擬制定實(shí)驗(yàn)室全面質(zhì)量改進(jìn)措施[4]。

2.2 完善庫(kù)存管理文件 擬定相應(yīng)的庫(kù)存管理計(jì)劃，加強(qiáng)檢查或是庫(kù)存抽查力度，加強(qiáng)員工出入庫(kù)執(zhí)行力。

2.3 改變傳統(tǒng)單一的供應(yīng)模式 對(duì)一部分消耗量大且對(duì)保存環(huán)境要求高的試劑及耗材，由供應(yīng)商直接配送到檢驗(yàn)科庫(kù)房的方式，減少試劑在醫(yī)院內(nèi)部的轉(zhuǎn)運(yùn)環(huán)節(jié)[5]。

3 PDCA循環(huán)管理實(shí)施方法

3.1 第一個(gè)PDCA循環(huán)

3.1.1 目標(biāo) 為規(guī)范檢驗(yàn)科試劑及耗材管理，保證檢驗(yàn)工作的質(zhì)量，我們制定了計(jì)劃目標(biāo)：爭(zhēng)取將試劑及耗材庫(kù)存差異保持在±200件以內(nèi)，盤(pán)點(diǎn)誤差率保持在±10%以內(nèi)。計(jì)劃階段為4個(gè)月，作為第一個(gè)PDCA循環(huán)。根據(jù)第一個(gè)循環(huán)完成的情況，進(jìn)一步調(diào)整部署新的計(jì)劃和工作。

3.1.2 成效 2016年7月至2016年10月，第一個(gè)PDCA循環(huán)每月盤(pán)點(diǎn)情況見(jiàn)表2，統(tǒng)計(jì)試劑及耗材采購(gòu)量和前一個(gè)月試劑耗材消耗的變化分析，按照庫(kù)存策略（庫(kù)存水平達(dá)到預(yù)設(shè)的下限）進(jìn)行需求預(yù)測(cè)，以最小訂貨量為單位自動(dòng)生成需求計(jì)劃草案，使庫(kù)存滿足上限要求[6]。

由表2可見(jiàn)每月盤(pán)點(diǎn)的賬存差異波動(dòng)幅度基本在±150件，每月的差異會(huì)逐漸減少，盤(pán)點(diǎn)誤差率最大絕對(duì)值能達(dá)7.2%。雖然較之前有了明顯進(jìn)步，但仍未達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

3.1.3 對(duì)庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)中發(fā)生問(wèn)題的處理 經(jīng)留心觀察每個(gè)檢驗(yàn)人員的庫(kù)存出入記賬習(xí)慣，發(fā)現(xiàn)部分檢驗(yàn)人員仍然習(xí)慣于用老模式的手工紙質(zhì)記錄試劑耗材出入庫(kù)的情況；還有員工不習(xí)慣庫(kù)存系統(tǒng)的操作，尤其是每日早上庫(kù)存系統(tǒng)未開(kāi)啟時(shí)，部分檢驗(yàn)人員疏忽于開(kāi)啟系統(tǒng)進(jìn)行出入庫(kù)操作。為了糾正及改善此種情況，我科進(jìn)行討論決定，指派專(zhuān)人保管庫(kù)房鑰匙并負(fù)責(zé)試劑及耗材的出入庫(kù)，每個(gè)專(zhuān)業(yè)組的試劑耗材隨需隨取的模式轉(zhuǎn)變?yōu)槊恐芄潭〞r(shí)間出庫(kù)，各個(gè)專(zhuān)業(yè)小組負(fù)責(zé)人統(tǒng)計(jì)本專(zhuān)業(yè)組完成一周的檢驗(yàn)工作需要的耗材量，于每周二上午發(fā)出試劑耗材申請(qǐng)，并領(lǐng)取相應(yīng)的試劑耗材。

3.2 第2個(gè)PDCA循環(huán) 目標(biāo)2017年2月底前必須將檢驗(yàn)科試劑耗材的庫(kù)存差異保持在±100件以內(nèi)，盤(pán)點(diǎn)誤差率保持在±5%以內(nèi)。第二個(gè)PDCA循環(huán)盤(pán)點(diǎn)情況見(jiàn)表3，可見(jiàn)每月試劑耗材的庫(kù)存波動(dòng)差異降低到了±35件以內(nèi)，盤(pán)點(diǎn)誤差率穩(wěn)定在±2%左右。經(jīng)過(guò)第二個(gè)PDCA循環(huán)后，庫(kù)存差異的平均值從PDCA干預(yù)前的263件降至24.5件，盤(pán)點(diǎn)誤差率的平均值從干預(yù)前的12.1%降至1.12%，差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(P＜0.05)，完成了預(yù)期的目標(biāo)。

表3 我科第二個(gè)PDCA循環(huán)庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)情況

3.3 從2016年3月至2017年2月，選取6種試劑產(chǎn)品進(jìn)行數(shù)據(jù)收集、記錄和統(tǒng)計(jì)分析，統(tǒng)計(jì)3個(gè)階段的周轉(zhuǎn)天數(shù)，見(jiàn)表4，庫(kù)存周轉(zhuǎn)總趨勢(shì)良好。啟動(dòng)檢驗(yàn)科庫(kù)存信息化管理實(shí)施PDCA循環(huán)后，6種試劑的周轉(zhuǎn)天數(shù)明顯改善，庫(kù)存管理優(yōu)化效果明顯提高，達(dá)到了預(yù)期目標(biāo)。

表4 各組試劑耗材庫(kù)存平均周轉(zhuǎn)天數(shù)

表2 我科第一個(gè)PDCA循環(huán)庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)情況

4 討論

PDCA循環(huán)是美國(guó)統(tǒng)計(jì)學(xué)家戴明提出的應(yīng)用于全面質(zhì)量管理的科學(xué)程序，它能使任何一項(xiàng)活動(dòng)有效進(jìn)行并且更加合乎邏輯，可以使研究者的思想方法和工作步驟更加條理化、系統(tǒng)化、圖像化和科學(xué)化[7]。

檢驗(yàn)科試劑耗材管理通過(guò)實(shí)施PDCA循環(huán)管理模式后，庫(kù)存差異平均值的波動(dòng)幅度從263件降至24.5件，盤(pán)點(diǎn)誤差率的平均值從12.1%下降到1.12%，差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義 (P＜0.05)，AST試劑、GLU試劑、尿干化學(xué)試紙條、五分類(lèi)稀釋液、血平板的周轉(zhuǎn)天數(shù)分別由PDCA干預(yù)前的62.2、54.1、116.3、189.4、126.2d，轉(zhuǎn)變成 43.5、38.2、75.6、132.5、93.6d，變化趨勢(shì)明顯，有效提高了試劑周轉(zhuǎn)效率。表明通過(guò)PDCA循環(huán)模式進(jìn)行試劑耗材管理后，進(jìn)一步完善了質(zhì)量管理體系和質(zhì)量監(jiān)督和評(píng)價(jià)機(jī)制，強(qiáng)化了質(zhì)量管理意識(shí)和全體人員的參與意識(shí)，使質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)到各個(gè)崗位[8]。

試劑及耗材管理應(yīng)做到精細(xì)化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，杜絕浪費(fèi)，保證檢驗(yàn)結(jié)果的準(zhǔn)確性和可比性，從而提高醫(yī)療水平和質(zhì)量[9，10]?；跈z驗(yàn)試劑服務(wù)供應(yīng)平臺(tái)的庫(kù)存管理反應(yīng)迅速、準(zhǔn)確有效，實(shí)現(xiàn)了從檢驗(yàn)試劑及耗材采購(gòu)、驗(yàn)收、保管、出庫(kù)、使用等全過(guò)程試劑流動(dòng)實(shí)時(shí)透明化，提升了醫(yī)院外部供應(yīng)保障業(yè)務(wù)水平，降低了采購(gòu)計(jì)劃的偏差，加快了試劑的周轉(zhuǎn)，從而降低了庫(kù)存管理的成本，保障了檢驗(yàn)工作的有效完成[11，12]。

我們?cè)趯?shí)行PDCA循環(huán)的每一個(gè)環(huán)節(jié)中不斷尋找并解決問(wèn)題，更加注重檢驗(yàn)試劑及耗材的使用管理，提高責(zé)任心，做到長(zhǎng)效管理，確保庫(kù)存對(duì)賬、檢查、盤(pán)點(diǎn)等準(zhǔn)確無(wú)誤。目前庫(kù)存試劑各批次的相符率已在精確嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕y(tǒng)計(jì)過(guò)程中逐步上升，高價(jià)值試劑品種的相符率已經(jīng)達(dá)到了100%。通過(guò)PDCA循環(huán)模式優(yōu)化實(shí)驗(yàn)室試劑耗材庫(kù)存管理，構(gòu)建檢驗(yàn)科實(shí)驗(yàn)室試劑信息化平臺(tái)、規(guī)范實(shí)驗(yàn)室工作流程、完善試劑溯源管理、保障檢驗(yàn)科日常檢測(cè)工作正常運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)試劑耗材庫(kù)存管理水平的持續(xù)提高及改進(jìn)。