劉琴

[摘 要]信息技術(shù)的發(fā)展改變了社會的發(fā)展方向，各個行業(yè)的發(fā)展都開始借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，人們的生活全面步入現(xiàn)代信息化時代，提升了生活和工作的效率與質(zhì)量。高校全面開展檔案信息化管理，能夠提升高校的現(xiàn)代化水平，發(fā)揮教育信息化時代高校檔案信息化管理的價值和作用。高校的檔案信息化管理工作有必要轉(zhuǎn)變檔案信息化管理理念，不斷對檔案信息化管理模式進行創(chuàng)新，從而不斷提高檔案信息化管理的水平和效率。本文首先分析了教育信息化時代高校檔案信息化管理的重要作用，進而分析了高校檔案信息化管理存在的問題，最后分析了做好檔案信息化管理工作的具體方式。

[關(guān)鍵詞]教育領(lǐng)域；信息化時代；檔案信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.14.076

[中圖分類號]G270.7；G647.24 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）14-0-02

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，社會主義市場經(jīng)濟體制不斷完善，各個行業(yè)與領(lǐng)域之間的競爭加劇，高校也開始重視檔案信息化管理工作，推動教育行業(yè)逐漸步入信息化時代。在高校的運行管理機制中，檔案信息化管理關(guān)系高校的正常運轉(zhuǎn)，所以高校必須要創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理模式，不斷提高高校檔案信息化管理的建設(shè)力度，不斷完善高校檔案信息化管理體系，促進高校檔案信息化建設(shè)快速發(fā)展。

1 教育信息化時代下高校檔案信息化管理的重要作用

隨著時代不斷地進步和發(fā)展，我國的教育事業(yè)也進入了信息化建設(shè)時期。教育信息化時代，高校檔案信息化管理對高校現(xiàn)代化建設(shè)起到非常關(guān)鍵的作用。在高校的運行發(fā)展中，檔案信息化管理發(fā)揮著基礎(chǔ)性和導(dǎo)向性的作用，對于高校的持續(xù)發(fā)展具有重要的意義。

進入新時期以來，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，在教育信息化時代檔案管理開始朝著信息化建設(shè)發(fā)展，其重要作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面。第一，檔案信息化管理可以提升檔案管理的水平，通過建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)，可以方便學(xué)校開展行政、教學(xué)管理工作，促進高校實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。第二，檔案信息化管理能夠提高高校檔案管理的效率。高校的很多行政事務(wù)、教學(xué)管理事務(wù)以及科研教輔事務(wù)都需要查閱檔案，檔案信息化管理可以提升檔案的讀取速度，進一步能夠提升高校的工作效率。第三，檔案信息化管理有助于促進高校信息化建設(shè)。現(xiàn)在很多高校都在朝著信息化時代發(fā)展，而檔案信息化管理是高校信息化建設(shè)中非常重要的一個環(huán)節(jié)，能夠促進高校信息化建設(shè)。

2 教育信息化時代高校檔案信息化管理存在的問題

2.1 對高校檔案信息化管理的作用認識不充分

目前，很多高校沒有認識到檔案信息化管理工作的重要作用，一部分領(lǐng)導(dǎo)的管理理念還停留在過去，無法適應(yīng)新時期社會發(fā)展對于檔案信息化管理工作的需求。很多高校的領(lǐng)導(dǎo)認為檔案信息化管理和高校的現(xiàn)代化建設(shè)關(guān)系不大，只是在形式上進行檔案管理工作，不能充分發(fā)揮高校檔案信息化管理工作的重要作用。這種落后的檔案信息化管理理念導(dǎo)致很多檔案信息化管理工作流于形式，無法深入開展，造成檔案信息化管理水平低下。

2.2 檔案信息化管理工作缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

在高校開展檔案信息化管理工作的過程中，還有一個問題就是檔案信息化管理工作非常混亂，沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。很多高校不具備完善的檔案信息化管理模式，學(xué)校與企業(yè)之間的檔案對接經(jīng)常出現(xiàn)問題，高校的檔案管理也經(jīng)常出現(xiàn)問題，甚至出現(xiàn)檔案遺失的狀況。高校必須構(gòu)建完善的檔案信息化管理模式，系統(tǒng)地處理好檔案信息化管理工作，對檔案進行統(tǒng)一管理，提升檔案信息化管理的效率和水平。

2.3 檔案信息化管理水平低

在進行檔案信息化管理工作的過程中，很多高校的檔案信息化管理水平低下，甚至還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介記錄，沒有有效利用檔案信息化管理信息系統(tǒng)。由于高校的檔案信息化管理水平低下，在檔案查找和審閱的過程中需要耗費大量的時間和精力，導(dǎo)致檔案信息化管理的效率很低，而且審閱檔案的權(quán)限也受到很大限制，在一定程度上會影響檔案信息化管理的質(zhì)量。

2.4 高校檔案信息化管理人員的綜合素養(yǎng)低下

高校進行檔案信息化管理，需要檔案信息化管理人員具備專業(yè)的管理理念和管理技能。限制檔案信息化管理水平提升的重要因素，就是高校檔案信息化管理人員的專業(yè)水平不高，很多高校的檔案信息化管理人員不具備專業(yè)的管理知識和管理理念，只是憑借經(jīng)驗進行管理工作，對于檔案信息化管理沒有深刻的認識。而且學(xué)校對于檔案信息化管理人員的培訓(xùn)力度也不夠，甚至還有很多教師頂崗檔案信息化管理人員，造成檔案信息化管理人員綜合素養(yǎng)低下。

2.5 高校檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施不完善

在教育信息化時代，高校進行檔案信息管理建設(shè)的過程中，最根本的一個問題就是檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施不完善。檔案信息化管理在很大程度上依賴硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)，比如掃描儀、計算機以及檔案信息數(shù)據(jù)庫等相關(guān)的硬件和軟件設(shè)施，但是很多高校的檔案信息管理缺少具體的硬件設(shè)備，軟件系統(tǒng)也非常落后。高校檔案管理人員普遍認為有幾臺電腦就可以實現(xiàn)檔案信息化管理，這樣的認識存在很大的誤區(qū)，不利于高校落實檔案信息化管理。

3 教育信息化時代高校做好檔案信息化管理工作的具體途徑

3.1 加強檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

科學(xué)技術(shù)不斷改變著人們的生產(chǎn)和生活，同樣也促進了教育事業(yè)的發(fā)展，尤其是對高校檔案信息化管理的建設(shè)應(yīng)用，提升了高校的辦公效率。因此高校要不斷完善檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大對檔案信息管理系統(tǒng)的研發(fā)與建設(shè)，在后期進行有效維護。高校在進行檔案信息化管理的過程中，要增加檔案信息化管理硬件和軟件的采購預(yù)算，淘汰落后的管理設(shè)施和管理軟件，不斷更新高校的檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施，滿足教育信息化的建設(shè)發(fā)展的基本要求，全面發(fā)揮高校檔案信息化管理建設(shè)的作用。同時，高校要建設(shè)合理、安全的檔案數(shù)據(jù)庫，保障檔案信息數(shù)據(jù)庫的現(xiàn)代化建設(shè)，加大資金投入購買需要的掃描儀以及計算機等硬件，加大檔案信息化管理系統(tǒng)的投入。

3.2 提高檔案信息化管理工作的認識

要想在教育信息化時代做好檔案信息化管理工作，高校需要更新檔案信息化管理理念，充分認識到檔案信息化管理工作的重要作用，要本著以學(xué)生為中心的管理理念，切實做好學(xué)生的檔案信息化管理工作，深入落實好檔案信息化管理工作，對高校傳統(tǒng)的檔案管理理念進行變革，創(chuàng)新高校檔案信息化管理的模式，不斷推進高校檔案信息化管理建設(shè)工作的落實。同時，高校要構(gòu)建完善的檔案信息化管理體系，有計劃、有目的地制定檔案信息化管理的工作內(nèi)容，保障高校檔案信息化管理工作可以有序開展。高校還要根據(jù)學(xué)校自己的特色和校外企業(yè)聯(lián)合開展檔案信息化管理工作，嚴格落實檔案信息化管理制度，促進高校檔案信息化管理工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化發(fā)展。此外，高校要創(chuàng)新檔案信息化管理工作模式，結(jié)合新時期的計算機技術(shù)，構(gòu)建檔案信息化管理信息系統(tǒng)，不斷提高檔案信息化管理的質(zhì)量和水平，推動檔案信息化管理工作方式的創(chuàng)新發(fā)展。

3.3 構(gòu)建專業(yè)的檔案信息化管理隊伍

要想在教育信息化時代下做好檔案信息化管理工作，高校要組建高水平的檔案信息化管理隊伍，不斷對檔案信息化管理人員進行培訓(xùn)，讓檔案信息化管理人員掌握專業(yè)的管理知識，在實踐中增加檔案管理人員的管理經(jīng)驗，多去和專業(yè)水平高的檔案管理人員進行交流溝通，從根本上促進檔案信息化管理工作順利開展。此外，在信息化時代，檔案管理人員最基本的一項管理技能就是使用計算機，會操作檔案管理系統(tǒng)，才能有效落實檔案信息化管理。因此，高校要定期對檔案管理人員的管理技能進行考核，不斷提高檔案信息化管理隊伍的水平。

3.4 提升檔案信息化管理的安全性

在教育信息化時代，信息資源的安全性是非常重要的一個方面，高校在進行檔案信息化管理建設(shè)的過程中，一定要把檔案信息的安全性放在首位，保護檔案信息的安全。高校在開展檔案信息化管理安全防護的過程中，要做好以下幾個方面的工作。第一，對檔案信息進行數(shù)據(jù)加密，通過特定的公式算法加密重要的檔案信息，只有輸入正確的密碼才具備查閱和使用權(quán)限。第二，設(shè)置訪問權(quán)限。檔案信息化管理系統(tǒng)設(shè)置訪問權(quán)限主要是對瀏覽用戶進行層次分級，在開放的基礎(chǔ)上保障檔案信息的安全。第三，設(shè)置防火墻，避免外來病毒入侵，提升檔案信息化管理的水平。第四，做好檔案信息的備份工作，對一些重要的檔案信息進行備份，防止檔案信息丟失和破壞。

4 結(jié) 語

在高校的運行管理機制中，檔案信息化管理是非常重要的一個方面，關(guān)系高校的正常運轉(zhuǎn)，所以高校必須提升檔案信息化管理的水平，創(chuàng)新檔案信息化管理工作的模式。在教育信息化時代，高校的檔案信息化管理工作中要不斷對檔案信息化管理理念和檔案信息化管理模式進行創(chuàng)新，最大化地提升新時期檔案信息化管理的水平和效率，促進高校實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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