張思寧

摘要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件大量涌現(xiàn)并迅速引起了社會各領(lǐng)域的關(guān)注。由于其本身具有諸多與紙質(zhì)文件不同的特點(diǎn)，對紙質(zhì)文件的管理方法和技術(shù)不能簡單地移植到對電子文件的管理上，如何保證電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性管理一直是一個(gè)迫待解決的問題。有鑒于此，本文通過分析檔案管理信息化現(xiàn)狀與存在問題，針對特殊行業(yè)檔案——特種設(shè)備檔案，給出優(yōu)化管理及信息化建設(shè)的具體措施。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；管理問題；優(yōu)化措施

1檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1.1基于法律法規(guī)層面的電子檔案管理

國家總局對檢驗(yàn)檢測報(bào)告以及原始記錄（其中包括電子報(bào)告）的編制、管理和利用，在《特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)管理規(guī)定》、《特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理體系要求》等法規(guī)和技術(shù)規(guī)范中有明確的要求，是檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)的法律基礎(chǔ)。

1.2建立以檢驗(yàn)管理系統(tǒng)為核心的信息化管理體系

《特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)管理規(guī)定》第二十三條、《特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理體系要求》第六條規(guī)定，檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息化建設(shè)，按照國家質(zhì)檢總局有關(guān)特種設(shè)備動態(tài)監(jiān)督管理的要求，實(shí)現(xiàn)檢驗(yàn)檢測與安全監(jiān)察之間的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸和共享。協(xié)助動態(tài)監(jiān)管工作，并且及時(shí)上報(bào)有關(guān)檢驗(yàn)檢測工作情況報(bào)表和統(tǒng)計(jì)資料等，完成授權(quán)檢驗(yàn)任務(wù)。

1.3建立科學(xué)可靠的檢驗(yàn)檢測數(shù)據(jù)檔案

法規(guī)要求，特檢機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)可靠的檢驗(yàn)檢測數(shù)據(jù)檔案，保證檢驗(yàn)檢測結(jié)論真實(shí)、可靠。要通過制定和實(shí)施記錄的標(biāo)識、收集、檢索、存取、存檔、保存期限和處置的程序，建立并且維持質(zhì)量記錄、技術(shù)記錄和安全措施記錄，以提供檢驗(yàn)檢測的符合性和檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理體系運(yùn)行的有效證據(jù)。要對檢驗(yàn)檢測中所獲得的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集和積累。特別指出，要對電子存儲的記錄采取與紙質(zhì)記錄同等措施，以避免原始數(shù)據(jù)的丟失或者改動。

1.4確定檢驗(yàn)檢測數(shù)據(jù)的保存期限，確保數(shù)據(jù)的保密和安全

《特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理體系要求》第二十八條、第二十九條規(guī)定，檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)該規(guī)定記錄保存期限，并且確保記錄的安全保護(hù)和保密。應(yīng)當(dāng)對存檔的報(bào)告/證書及其原始記錄的儲存條件、保存時(shí)間和借閱作出規(guī)定，防止這些檢驗(yàn)檢測結(jié)果的見證件被損壞、丟失、更改和不恰當(dāng)?shù)奶幹?。要將記錄保存在合適的環(huán)境中，以免損壞、失密，并易于檢索。在《電梯安裝監(jiān)督檢驗(yàn)與定期檢驗(yàn)規(guī)則》安裝監(jiān)督檢驗(yàn)報(bào)告及其原始記錄長期保存。定期檢驗(yàn)報(bào)告及其原始記錄保存期限為7年。《壓力管道安裝安全質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)規(guī)則》第四十四條規(guī)定，監(jiān)督檢驗(yàn)檔案應(yīng)在適宜的條件下保存，永久保存。

2檔案數(shù)字化管理的優(yōu)缺點(diǎn)

2.1檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)

2.1.1降低財(cái)政運(yùn)營成本

由于檔案數(shù)字化管理是通過軟件服務(wù)完成相關(guān)機(jī)構(gòu)的檔案工作，因此可以通過需求的資源數(shù)量以及使用時(shí)間的具體情況進(jìn)行處理。同時(shí)還能通過及時(shí)使用更新資源。管理機(jī)構(gòu)同時(shí)在服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)、機(jī)房以及數(shù)據(jù)中心方面的投資建設(shè)費(fèi)用以及維修費(fèi)用也會大大降低，可以有效降低財(cái)政運(yùn)營中的資金壓力。

2.1.2滿足檔案信息的擴(kuò)展需要

當(dāng)前，百姓對政府及公益型事業(yè)單位的服務(wù)要求越來越高，因此各職能部門業(yè)務(wù)量不斷加大，導(dǎo)致初期的管理軟件難以滿足當(dāng)前需要。為滿足當(dāng)前工作需要，需要進(jìn)行使用軟件的二次開發(fā)。具體包括路由器、服務(wù)器以及數(shù)據(jù)庫，內(nèi)容繁瑣，同時(shí)改造周期較長，對當(dāng)前工作的開展會造成一定的影響。使用檔案數(shù)字化管理服務(wù)可以提高軟件的專業(yè)化服務(wù)，保證用戶對最新技術(shù)的使用情況。

2.1.3提升檔案管理工作效率

檔案信息化的發(fā)展對于簡化檔案人員工作具有非常重要的意義。檔案數(shù)字化管理的使用可以為各單位日常檔案工作中提供專業(yè)的技術(shù)服務(wù)和技術(shù)保障。因此技術(shù)保障人員應(yīng)該積極提供軟件更新、應(yīng)用以及安全問題的咨詢。從而通過檔案數(shù)字化管理不斷提高檔案管理的工作效率。

2.2檔案數(shù)字化管理的缺點(diǎn)

2.2.1初期建造成本較高

檔案數(shù)字化管理本身是信息技術(shù)在檔案管理中的一種發(fā)展。當(dāng)前由于相關(guān)技術(shù)的影響，導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的搭建會需要較大的投入成本。由于每年財(cái)政預(yù)算的控制，加上不同檔案類別的不同領(lǐng)域的不同技術(shù)問題，導(dǎo)致搭建檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)較為緩慢。

2.2.2檔案數(shù)字化管理安全性有待提高

檔案數(shù)字化管理本身是一種虛擬平臺，由于相關(guān)技術(shù)的不完善，導(dǎo)致存在一定的安全問題，對于信息泄露以及丟失呈現(xiàn)出較大的風(fēng)險(xiǎn)。各單位由于自身的發(fā)展問題，數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性及可變性難以控制。同時(shí)數(shù)據(jù)在云存儲的過程中也容易受到病毒攻擊以及破壞，對日后發(fā)展產(chǎn)生了一定的障礙。

3檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化措施分析

3.1提高檔案管理重視度

政府部門中檔案管理工作是最基礎(chǔ)最重要的工作，但也是保障部門管理的保障措施，構(gòu)成核心資源的信息類型，從這里可以看到檔案管理工作的重要性。這就需要改變傳統(tǒng)不重視檔案管理的觀念，明確檔案管理工作的重視度，依托具體情況給出切實(shí)可行的信息化建設(shè)方案，促使檔案管理工作全部落到實(shí)處。政府大力支持檔案管理工作，促使工作切實(shí)向著信息化與科學(xué)化方向發(fā)展，充分發(fā)揮檔案管理的作用。檔案工作是記錄所有已發(fā)生真實(shí)活動，具有寶貴的經(jīng)驗(yàn)與財(cái)富。政府支持部門檔案信息化建設(shè)工作，增加資金與技術(shù)投入力度，推動檔案信息建設(shè)工作。

3.2完善信息化檔案制度

隨著科學(xué)技術(shù)快速進(jìn)步，檔案管理手段逐漸更新、管理水平提升，建立健全工作體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理細(xì)則的統(tǒng)一編制，全面落實(shí)到位，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)軟件的可移植性，規(guī)范處理檔案信息化管理。明確個(gè)人崗位與責(zé)任，統(tǒng)一管理各門類與載體檔案，確保檔案管理與現(xiàn)實(shí)工作同步。完善檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，借助計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理功能，建設(shè)局域網(wǎng)，有效連接各單位職能部門，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源統(tǒng)一化管理，促進(jìn)資源使用率提高。創(chuàng)新檔案管理工作方法的主要手段就是更新管理方法，努力實(shí)現(xiàn)檔案裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作中存在的問題，借助各種現(xiàn)代化手段提高管理效率，提高其中技術(shù)含量與水平，創(chuàng)新檔案管理手段。

3.3提高檔案管理人員素質(zhì)

政府部門檔案管理工作質(zhì)量直接受到檔案管理人員素質(zhì)的影響，特別是檔案信息化建設(shè)過程中，需要針對性的引入專業(yè)檔案管理人才，檔案信息化建設(shè)依托于計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，確保日常檔案管理工作順利進(jìn)行。政府可以采取公開招聘的方式，選擇優(yōu)秀的檔案管理人員，嚴(yán)格考核，確保其具備相應(yīng)的職業(yè)素養(yǎng)與道德修養(yǎng)。此外，要對現(xiàn)有的檔案管理人員開展專業(yè)培訓(xùn)工作，提高檔案人員計(jì)算機(jī)信息化能力，也只有如此，才能保證檔案管理工作順利完成，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

3.4做好檔案信息化建設(shè)

（1）配備相關(guān)硬件設(shè)施。檔案信息作為政府的主要資源，信息化建設(shè)與維護(hù)過程中需要完善檔案管理信息系統(tǒng)的安全，當(dāng)出現(xiàn)意外情況時(shí)可以保證檔案信息安全。做好硬件設(shè)備運(yùn)行與維護(hù)工作，保證硬件運(yùn)行安全。及時(shí)查看服務(wù)器與網(wǎng)絡(luò)設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)及日志，發(fā)現(xiàn)安全問題，及時(shí)排除隱患；（2）保障網(wǎng)絡(luò)安全。網(wǎng)絡(luò)在代表方便的同時(shí)，因?yàn)楸旧淼拈_放性也產(chǎn)生一些安全隱患，如病毒、木馬等，通過系統(tǒng)漏洞竊取資料，甚至涂改與刪除部分資料，給企業(yè)造成損失。此時(shí)可以引入防火墻技術(shù)，提高網(wǎng)絡(luò)安全性；（3）構(gòu)建數(shù)字檔案館。政府檔案館建設(shè)本身就是一個(gè)功能集成的過程，在企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)中構(gòu)建一個(gè)大規(guī)模的內(nèi)部檔案資源庫，員工可以隨時(shí)檢索與訪問信息資源，提高工作效率與質(zhì)量；（4）實(shí)現(xiàn)檔案室之間相互聯(lián)系，通過相互彌補(bǔ)提高檔案管理質(zhì)量。目前，特檢行業(yè)信息化建設(shè)缺乏宏觀指導(dǎo)和規(guī)范，管理相對分散，形成了一個(gè)又一個(gè)的信息孤島，影響了全國性數(shù)據(jù)資源的準(zhǔn)確性和可靠性，也影響了信息資源的整體優(yōu)化和充分利用。

3.5做好特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測檔案管理

（1）特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測檔案作為安全檔案管理的主要部分，檔案數(shù)字化管理過程中要格外重，避免出現(xiàn)遺漏情況。同時(shí)檔案信息化建設(shè)過程中做好技術(shù)檔案的數(shù)據(jù)收錄工作，為查閱做好鋪墊與奠定基礎(chǔ)。這就是需要政府做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，認(rèn)識到檔案管理的重要性，文字和圖片收集并保管好；（2）檢驗(yàn)檢測檔案管理的總負(fù)責(zé)人進(jìn)一步明確，檢驗(yàn)工作的同時(shí)收集驗(yàn)收檔案，收集現(xiàn)場工作中同時(shí)添加原始記錄，確保數(shù)據(jù)收集的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，完整填寫相關(guān)內(nèi)容并保持整潔，檢測人員及時(shí)檔案制作者也是直接負(fù)責(zé)人。全體員工都有責(zé)任與義務(wù)保護(hù)檔案的完整性與真實(shí)性；（3）實(shí)現(xiàn)動態(tài)性特種設(shè)備檔案管理。所謂動態(tài)性，指的是變化發(fā)展的狀態(tài)管理，因此必須實(shí)施動態(tài)管理方法。如，管理鍋爐檢驗(yàn)檔案時(shí)，必須采取一爐一檔的管理方法，通常鍋爐定期檢驗(yàn)檔案保管需要維持8年時(shí)間，這就需要全面監(jiān)控鍋爐的狀態(tài)，包括改造、修理等內(nèi)容。建設(shè)檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)上，利用電子文檔歸檔的方式整理定期年檢設(shè)備的檢驗(yàn)檢測檔案，最大程度節(jié)省成本與保存空間。

4結(jié)語

總而言之，市場經(jīng)濟(jì)與互聯(lián)網(wǎng)推動下為適應(yīng)社會發(fā)展出現(xiàn)檔案管理信息化，有助于推動行業(yè)發(fā)展。通過檔案信息化建設(shè)可以保護(hù)檔案原件、實(shí)現(xiàn)檔案文件歸檔、檔案資源整理共享、方便檔案資源檢索。本文中詳細(xì)分析檔案數(shù)字化管理問題與成因，給出針對性的解決措施，推動檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展，為企業(yè)健康發(fā)展保駕護(hù)航。

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