李碧秋

摘要：重大事件檔案是重大事件產(chǎn)生、發(fā)展、結(jié)束的全過程記錄。本文重點闡述了高速公路營運企業(yè)重大事件及重大事件檔案的含義、重大事件檔案的價值與重要性、重大事件檔案的整理與歸檔措施等內(nèi)容。旨在理順高速公路營運企業(yè)重大事件檔案歸檔整理工作， 為企業(yè)改善經(jīng)營管理水平和提高管理效能提供依據(jù)和參考。

關(guān)鍵詞：高速公路 重大事件檔案 歸檔

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5349（2018）13-0104-02

重大事件檔案是檔案工作的重要內(nèi)容之一，是重大事件產(chǎn)生、發(fā)展、結(jié)束的全過程記錄，是重大事件發(fā)展、處理全過程可靠、可信的原始記錄，對于高速公路營運企業(yè)追溯經(jīng)營管理過程、提高管理效能、查詢利用等具有重要意義。

一、重大事件及重大事件檔案的含義

對于重大事件的定義，目前的研究一般定義為“重大事件是指一個地區(qū)、國家、民族甚至全球范圍內(nèi)的情況下，具有重大意義、典型特征、價值明顯、值得納入社會記憶的事件”。本人認為對于一個企業(yè)、組織甚至一個人來說，只要某個事件對其具有典型特征、重大影響或深遠意義，都可以納入重大事件范疇。因此，對于高速公路營運企業(yè)而言，重大事件是指對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生重大影響或者具有深遠意義的各類事件。一般包括以下幾方面：企業(yè)的重大改革措施、發(fā)展規(guī)劃；企業(yè)發(fā)生的重大案件、重大糾紛；企業(yè)發(fā)生的重大收費管理事件、對經(jīng)營管理過程產(chǎn)生重要影響的事件；企業(yè)發(fā)生的需啟動生產(chǎn)安全事故應(yīng)急預(yù)案的觸電事故、交通事故、構(gòu)造物突發(fā)性事故、火災(zāi)事故、危化品車輛泄漏事故、其他傷害事故等；企業(yè)發(fā)生的需啟動突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案的自然災(zāi)害事件、生態(tài)環(huán)境污染事件、突發(fā)群體性事件、其他突發(fā)事件（包括食物中毒事故、傳染病疫情和群體性不明原因疾病事件、收費場所搶劫和盜竊事故等）；在企業(yè)內(nèi)發(fā)生的其他具有重大影響的事件。

重大事件檔案，是指在重大事件發(fā)展、處理全過程形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件、實物等不同形式的歷史記錄及其他具有參考價值的文件材料。

二、如何做好重大事件檔案的整理與歸檔

（1）提高檔案意識，加強對重大事件檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)。重大事件檔案是重要的檔案信息資源，高速公路企業(yè)應(yīng)增強重大事件檔案歸檔意識，積極爭取上級單位和本單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，健全組織架構(gòu)和人員配備，成立領(lǐng)導(dǎo)小組和工作小組，落實重大事件檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。

（2）健全重大事件檔案管理辦法，使重大事件檔案管理有法可依。為規(guī)范管理重大事件檔案，高速公路運營企業(yè)應(yīng)制定和完善重大事件檔案管理辦法，盡早形成有效的管理機制。江中公司依照所制定的重大事件檔案管理辦法有序開展了?；奋囕v泄露事件、2017年天鴿與帕卡臺風(fēng)事件，檔案收集與歸檔有法可依。

（3）主動出擊，明確職責(zé)分工。重大事件具有突發(fā)性強、危害性大的特點，需要企業(yè)快速作出反應(yīng)、高效開展應(yīng)對工作，這也要求企業(yè)檔案管理部門要第一時間主動出擊，積極介入，及時掌握重大事件的有關(guān)情況，做好檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)和服務(wù)工作，監(jiān)督承辦部門完整收集、及時歸檔重大事件文件材料。

檔案管理部門平時要主動多宣傳重大事件檔案的作用和重要性，讓相關(guān)部門事先了解重大事件檔案的意義和歸檔整理流程，當(dāng)突發(fā)事件來臨時，以確保各相關(guān)部門能及時、規(guī)范完成重大事件檔案的收集、整理和歸檔工作。

重大事件檔案收集與歸檔應(yīng)明確職責(zé)分工，一般以牽頭部門集中立卷歸檔、協(xié)助部門分項收集為原則，即兩個或兩個以上部門共同承辦的重大事件，協(xié)助部門應(yīng)及時收集、整理本部門在事件處置中形成的文件材料，匯總提交至牽頭部門，再由牽頭部門統(tǒng)一立卷歸檔，并移交至檔案部門存檔。

重大事件承辦部門應(yīng)從方便利用和責(zé)任感的高度，加強重大事件文件材料收集、歸檔工作，必須把重大事件文件材料管理納入重大事件應(yīng)對管理過程中，確保文件收集與事件管理同步。

（4）明確重大事件檔案收集范圍。一般可按照重大事件發(fā)生、發(fā)展的不同階段進行跟蹤，確定收集范圍。

預(yù)防階段檔案，即在重大事件發(fā)生之前所形成的檔案。主要有：應(yīng)急預(yù)案、啟動應(yīng)急響應(yīng)文件、檢查與落實防御工作文件、觀（監(jiān)）測記錄、預(yù)防動態(tài)材料等。

發(fā)生階段檔案，即在重大事件事發(fā)階段形成的檔案。主要有：事件發(fā)生報告、即時監(jiān)測記錄、事態(tài)進展通報、應(yīng)急預(yù)案的執(zhí)行等。

應(yīng)對與處置階段檔案，即在重大事件的應(yīng)對、處置和抗御階段形成的檔案。主要有：上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)與現(xiàn)場指揮小組的往來文件和照片、應(yīng)對措施與處置方案、指揮機構(gòu)、人員安排、處置單位名錄、會議記錄和會議紀要、應(yīng)急救援設(shè)備材料、應(yīng)急救援經(jīng)費材料、搶修損壞設(shè)施材料、交通管制方案的制訂與執(zhí)行文件、媒體信息發(fā)布資料、檢測方案、檢測報告等。

善后階段檔案，即在重大事件結(jié)束后（下轉(zhuǎn)第194頁）（上接第104頁）形成的善后處置檔案。主要有：終止應(yīng)急響應(yīng)文件、重大事件調(diào)查材料、處置重大事件工作總結(jié)材料、責(zé)任追究查處材料、人財物支出與損失統(tǒng)計材料、保險索賠、善后決策文件、事后安全隱患排查報告、修復(fù)費用請示與批復(fù)文件、修復(fù)設(shè)計方案與合同、修復(fù)施工過程文件、重大事件處置中先進人物事跡材料、人員安置與補償、應(yīng)對新聞媒體報道與社會反響材料等。

（5）重大事件檔案的檔號設(shè)置規(guī)則。為確保重大事件檔案的歸檔流程具有可操作性，應(yīng)明確其檔案設(shè)置規(guī)則，高速公路營運企業(yè)重大事件檔案檔號設(shè)置方法為：大類代字+一級屬類（重大事件檔案）+二級屬類（年度）+三級屬類（事件順序號）+案卷順序號+卷內(nèi)文件順序號。以江中公司重大事件檔案檔號設(shè)置規(guī)則為例，列表如下：

（6）重大事件檔案組卷要求和保管期限。重大事件檔案按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）進行整理、立卷。保管期限按照事件的重要性一般劃分為永久。

（7）明確重大事件檔案的歸檔時間。為確保重大事件檔案歸檔的時效性，重大事件檔案承辦部門原則上應(yīng)當(dāng)自重大事件結(jié)束之日起60日內(nèi)，完成重大事件檔案的收集、整理歸檔。

三、結(jié)語

綜上所述，重大事件檔案對高速公路營運企業(yè)真實記錄經(jīng)營管理過程、總結(jié)重大事件處置經(jīng)驗、改善經(jīng)營管理水平、提高管理效能、方便查詢利用等方面具有重要意義。高速公路營運企業(yè)應(yīng)從加強對重大事件檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)，健全重大事件檔案管理辦法，主動出擊與明確職責(zé)分工，明確重大事件檔案收集范圍、檔號設(shè)置規(guī)則、組卷要求和保管期限、歸檔時間等方面來健全和完善重大事件檔案管理機制，促進企業(yè)和諧、高效發(fā)展。

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責(zé)任編輯：劉健