梁俊紅

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案成為一種重要的信息資源，對(duì)于檔案管理的模式提出的新要求，建設(shè)數(shù)字檔案室，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，才能充分挖掘檔案的價(jià)值。當(dāng)前，各地都在紛紛探索數(shù)字檔案室的建設(shè)，太倉(cāng)、遼寧和天津等地在數(shù)字檔案室建設(shè)方面累積了一些經(jīng)驗(yàn)，并逐漸被推廣。本文主要研究，數(shù)字檔案室建設(shè)的背景、模式、存在的問(wèn)題和完善對(duì)策，以供相關(guān)單位參考借鑒。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案室；背景；問(wèn)題；對(duì)策

1 數(shù)字檔案室的建設(shè)背景

1.1 政策環(huán)境方面

我國(guó)對(duì)于數(shù)字檔案室的建設(shè)十分重視，國(guó)家檔案局先后于2014年和2016年提出《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》和《數(shù)字檔案室建設(shè)概論》，對(duì)數(shù)字檔案室給出明確指示，包括數(shù)字檔案室的內(nèi)涵、建設(shè)要求等。數(shù)字檔案室可以這樣理解其內(nèi)涵，將紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)換為數(shù)字資源，從實(shí)體檔案的管理變?yōu)樘摂M化的檔案系統(tǒng)管理，依靠網(wǎng)絡(luò)傳遞檔案信息，提升檔案資源的利用率。數(shù)字檔案室有著傳統(tǒng)檔案管理的功能，依靠數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，傳遞和管理檔案，提供更加智能化的檔案管理服務(wù)。建設(shè)數(shù)字檔案室需要遵循以下原則：“資源為主、整體推進(jìn)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、確保安全”。政府出臺(tái)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，保障數(shù)字檔案室的穩(wěn)定建設(shè)和推進(jìn)，以檔案資源為基礎(chǔ)，以技術(shù)為支持，實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化管理。

1.2 技術(shù)方面

數(shù)字檔案室主要借助信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以說(shuō)數(shù)字檔案室是一個(gè)系統(tǒng)和平臺(tái)，用于檔案信息的共享、管理和利用。隨著信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為數(shù)字檔案室的建設(shè)提供了可靠的技術(shù)支持。信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理方面的應(yīng)用已經(jīng)十分常見，初步實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的錄入、檔案的存儲(chǔ)、分類、檢索等功能。近年來(lái)，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、水印技術(shù)等技術(shù)的發(fā)展，給數(shù)字檔案室的檢索提供了巨大地技術(shù)支持。例如，遼寧省建立的“檔案信息共享平臺(tái)”、天津市建立的檔案“一站式”查詢等，充分利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。此外，為了保證安全，檔案數(shù)據(jù)采用異地備份，并建立“同城、本地、異地”檔案?jìng)浞蒹w系，用于保證檔案信息的安全。

1.3 實(shí)踐方面

在國(guó)內(nèi)，數(shù)字檔案室的建設(shè)十分常見，各地都在紛紛開展和推進(jìn)數(shù)字檔案室的建設(shè)，積極探索數(shù)字檔案室的模式，并將數(shù)字檔案室列入政府工作計(jì)劃。例如，浙江省和福建省將“數(shù)字檔案室”納入政府規(guī)劃和考核中。在數(shù)字檔案室的探索實(shí)踐中，不同區(qū)域形成了獨(dú)特的數(shù)字檔案室模式，國(guó)內(nèi)較為典型的數(shù)字檔案室有：長(zhǎng)春模式、太倉(cāng)模式、天津模式。長(zhǎng)春模式的特色在于檔案信息共享平臺(tái)的建設(shè)以及惠民工程的開展，將數(shù)字檔案信息共享；太倉(cāng)模式，將RFID技術(shù)、電子文件管理技術(shù)運(yùn)用到數(shù)字檔案室建設(shè)，積極探索出太倉(cāng)數(shù)字檔案室，實(shí)現(xiàn)了檔案的在線服務(wù)，例如在線查詢、歸檔、利用等。天津市模式最大特色在于檔案的“一站式”服務(wù)，將數(shù)字檔案室做為系統(tǒng)工程，從制度、標(biāo)準(zhǔn)、基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)字資源等方面，建立起全市范圍內(nèi)的檔案信息共享。

數(shù)字檔案室的建設(shè)有著政策環(huán)境、技術(shù)環(huán)境、實(shí)踐方面的有利條件，數(shù)字檔案室的建設(shè)，應(yīng)該做到因地制宜，結(jié)合自身情況，將信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融合，積極探索數(shù)字檔案室的建設(shè)道路。此外，學(xué)習(xí)和借鑒其他省份數(shù)字檔案室建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，用于推動(dòng)我市數(shù)字檔案室的建設(shè)。

2 現(xiàn)階段數(shù)字檔案室建設(shè)存在的問(wèn)題

2.1 重視程度不足，投入有限

數(shù)字檔案室的建設(shè)，需要大量資金和人力的支持，現(xiàn)階段，對(duì)于數(shù)字檔案室建設(shè)，只是停留在響應(yīng)階段，未認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案室建設(shè)的必要性，一些單位明顯重視程度不夠，資金的投入不足。數(shù)字檔案室的建設(shè)，需要購(gòu)置硬件和軟件，因此，資金是啟動(dòng)和建設(shè)數(shù)字檔案室的重要前提，數(shù)字檔案室的建設(shè)，并非一蹴而就，一次投入之后，后期還面臨著運(yùn)轉(zhuǎn)和維護(hù)費(fèi)用，這導(dǎo)致許多單位認(rèn)為數(shù)字檔案室屬于花錢工程，沒(méi)有實(shí)際意義。雖然數(shù)字檔案室建設(shè)，可以將檔案信息做為資源開發(fā)和利用，但是檔案的利用率能否提高，依舊是個(gè)未知數(shù)，在投入產(chǎn)出矛盾面前，數(shù)字檔案室的建設(shè)進(jìn)程較為緩慢。

2.2 缺乏健全的數(shù)字檔案管理機(jī)制

雖然各地區(qū)都建設(shè)了數(shù)字檔案平臺(tái)，進(jìn)行檔案的管理，但是缺乏數(shù)字檔案管理的意識(shí)，管理機(jī)制不健全，帶來(lái)一些問(wèn)題。數(shù)字檔案管理同紙質(zhì)檔案比較，在管理思路和方法方面都有所不同，數(shù)字檔案管理，采用電子文件的方式，進(jìn)行檔案的接收和歸檔，技術(shù)手段和管理措施方面更為的嚴(yán)格，部分部門并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到電子文件管理數(shù)字檔案給檔案管理工作帶來(lái)的變化，沿用以往檔案管理的方法，導(dǎo)致數(shù)字檔案室缺乏工作的主動(dòng)性，加上管理機(jī)制不健全，出現(xiàn)了執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不嚴(yán)、管理方式和內(nèi)部組織無(wú)法滿足檔案管理的要求，成為限制數(shù)字檔案室發(fā)展的重要因素。

2.3 檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量偏低

在當(dāng)前數(shù)字檔案室建設(shè)中，最為普遍的問(wèn)題在于檔案目錄與檔案全文存在的掛接問(wèn)題，掛接正確性偏低是存在的普遍問(wèn)題，產(chǎn)生這種情況，原因在于紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換時(shí)，工作量十分龐大，工作人員的素質(zhì)和責(zé)任心問(wèn)題，加上檔案數(shù)字化檢查和監(jiān)督不到位，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)存在差錯(cuò)率較高的情況，影響后期對(duì)檔案數(shù)據(jù)的使用，因此，在檔案的掃描轉(zhuǎn)換階段，需要嚴(yán)格控制，保證目錄和內(nèi)容的正確掛接。

3 推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)的相關(guān)建議

3.1 重視數(shù)字檔案室建設(shè)

相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于數(shù)字檔案室的重視程度，直接關(guān)系著數(shù)字檔案室建設(shè)的進(jìn)度。要加大建設(shè)數(shù)字檔案室重要性的宣傳，讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案信息數(shù)字化管理的重要性，加大對(duì)數(shù)字檔案室的資金、設(shè)備、人員的投入。此外，數(shù)字檔案室建設(shè)，并非只是檔案管理部門的工作，還需要各級(jí)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各方面的支持，積極配合數(shù)字檔案室的建設(shè)。

3.2 完善數(shù)字檔案室管理的相關(guān)制度

制度建設(shè)是保證數(shù)字檔案室建設(shè)，規(guī)范檔案管理流程和行為的重要內(nèi)容。建立和健全各項(xiàng)數(shù)字檔案管理制度，使數(shù)字檔案管理和建設(shè)更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。例如，制定數(shù)字檔案室建設(shè)方案，對(duì)檔案室的內(nèi)涵、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求、信息安全給出明確規(guī)定；制定檔案導(dǎo)入規(guī)則和檔案錄入規(guī)則等，規(guī)范檔案的掃描和轉(zhuǎn)換；制定檔案信息保密制度、檔案查詢使用說(shuō)明、檔案利用權(quán)限設(shè)置、檔案利用流程等，規(guī)范檔案的網(wǎng)絡(luò)使用，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程的數(shù)字檔案管理。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)階段數(shù)字檔案建設(shè)有著政策、技術(shù)和實(shí)踐方面的優(yōu)勢(shì)；互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)為數(shù)字檔案室建設(shè)提供技術(shù)支持；各地?cái)?shù)字檔案室建設(shè)積累下許多經(jīng)驗(yàn)。在數(shù)字檔案室建設(shè)中，面臨著重視程度不足，投入有限；缺乏健全的數(shù)字檔案管理機(jī)制；檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量偏低；檔案人才素質(zhì)跟不上要求等問(wèn)題。為了促進(jìn)數(shù)字檔案室的建設(shè)，可以從以下幾點(diǎn)出發(fā)：重視數(shù)字檔案室建設(shè)，加大投入；完善數(shù)字檔案室管理的相關(guān)制度，制定流程和標(biāo)準(zhǔn)；加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的管理和質(zhì)量控制；建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。

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