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        對人事檔案管理工作改進(jìn)的一點思考

        2018-10-19 09:11:24王雅男
        西部論叢 2018年11期
        關(guān)鍵詞:現(xiàn)狀意義

        王雅男

        摘 要:近年來,我國企業(yè)對于認(rèn)識檔案管理越愛越重視。人事檔案真實地記錄了干部的工作經(jīng)歷、思想歷程、品德作風(fēng)以及業(yè)務(wù)能力,是單位黨組織考察干部的重要依據(jù)。因此,規(guī)范和加強(qiáng)檔案管理工作的意義重大,單位需重視并加強(qiáng)對人事檔案管理工作的督導(dǎo),切實培養(yǎng)和提高檔案管理人員的素質(zhì),并積極向先進(jìn)單位學(xué)習(xí),不斷改進(jìn)和創(chuàng)新管理模式,更科學(xué)、高效地管理檔案,真正發(fā)揮人事檔案的意義和作用。

        關(guān)鍵詞:人事檔案管理 意義 現(xiàn)狀

        引 言

        人事檔案是指國家機(jī)關(guān)、社會組織在人事管理活動中形成的,記述和反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的,以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù),與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤,具有法律效用。它是個人成長的真實寫照,也是考察能力的重要依據(jù)。因此,人事檔案具有不可替代的重要作用。近年來,不斷深化的人事制度改革,對人事檔案工作產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響,同時也暴露出目前我國人事檔案管理工作存在的諸多問題。

        1人事檔案管理存在的主要問題

        1.1人事檔案管理不嚴(yán)謹(jǐn)

        摒棄了古代統(tǒng)治階級對信息的壟斷方式,依靠現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)的便利,檔案很容易被泄露。首先是檔案管理關(guān)系混亂。主要是在編人員與非在編人員的問題。在編人員的檔案主要在機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國企單位等的人事部門。而非在編人員的檔案則分布在不同部門,有的在人事部門的人才交流中心,有的在單位主管部門,有的在社會保險部門,有的在個人手中,致使這部分人群的檔案得不到嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾?,更?yán)重的會造成檔案流失,使一些不法分子使用這部分資料謀不義之財。除了檔案的存儲,檔案的交接轉(zhuǎn)移中也存在一些問題,人員流動中,除了在編人員的檔案,其他非在編人員的檔案得不到及時有效的轉(zhuǎn)移,造成人事檔案不連續(xù)、環(huán)節(jié)脫檔,致使后來單位無法及時對人員的檔案進(jìn)行補(bǔ)充,造成棄檔、空檔。也有不少企業(yè)單位在招聘人才時,沒有把人事檔案交由職能部門保存,很容易出現(xiàn)管理盲區(qū)。

        1.2檔案管理人員專業(yè)水平不高,缺乏先進(jìn)的管理方法

        長期以來,大多單位的檔案管理以紙質(zhì)資料為主,檔案管理人員的技術(shù)能力不受重視,許多檔案管理人員都是零培訓(xùn)上崗,極不熟悉業(yè)務(wù),也缺乏檔案材料基本的業(yè)務(wù)整理能力,在歸檔、收集、整理時不免會出現(xiàn)紕漏。同時,大多檔案管理人員對新興的規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理無從下手,有些老的檔案管理員甚至不會使用計算機(jī),所以,導(dǎo)致管檔人員工作頻繁變動,精力更是無法集中在檔案管理之上。

        1.3檔案材料缺乏收集力度

        許多單位在檔案管理時只存不收,歸檔制度不健全,即便發(fā)現(xiàn)材料不全,亦不能及時收集材料,而是依舊不完整入檔,甚至有些職工臨時借出的檔案長久沒有歸檔,后期管理員亦不知從何查找。調(diào)查中,我們還發(fā)現(xiàn)有的單位的檔案材料存在明顯的拼湊痕跡,致使檔案材料的價值大打折扣。

        2對人事檔案管理的幾點建議

        2.1加大宣傳培訓(xùn)力度,重視人事檔案管理工作

        領(lǐng)導(dǎo)干部要重視檔案管理工作。要對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)、系統(tǒng)培訓(xùn),尤其是要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》《保密法》《人事檔案管理工作細(xì)則》《檔案工作條例》《任用條例》等文件,熟練掌握干部人事檔案工作的基本知識、程序和要求,熟悉計算機(jī)操作,并掌握檔案管理方面的相關(guān)軟件應(yīng)用技術(shù)。通過培訓(xùn),不斷提高人事檔案管理人員的工作能力和專業(yè)素質(zhì)。同時,要向廣大企事業(yè)單位積極宣傳檔案的重要作用;督促其及時更新、收集員工的檔案材料,保持檔案材料的連續(xù)性。

        2.2探索人事檔案管理新模式,實行集中與分散相結(jié)合的方式

        人事檔案管理權(quán)上,應(yīng)明確所有社會組織都具有建立、收集和管理本單位職工人事檔案的權(quán)力和義務(wù)。在此基礎(chǔ)上探索和建立人事檔案管理新模式,實行集中與分散相結(jié)合的管理模式。機(jī)關(guān)人事檔案由組織部門統(tǒng)一管理;企事業(yè)單位和非公社會組織負(fù)責(zé)本組織內(nèi)職工的人事檔案的收集和管理。為了保障職工權(quán)益和各單位的知識產(chǎn)權(quán),在職工調(diào)離或退休后,其人事檔案由原單位保留若干年后再統(tǒng)一送交人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。職工個人就職或服務(wù)新單位后,再由新單位重新為其建立人事檔案。這樣既能保證人事檔案的完整性和連續(xù)性,同時不同單位間的人事檔案可以相互鑒證,也有利于維護(hù)人事檔案的真實性和權(quán)威性。

        2.3培養(yǎng)專業(yè)的管理人員

        配備專人專職負(fù)責(zé)人事檔案管理工作,不再使用兼職或臨時人員。專業(yè)化從業(yè)人員入崗流程,嚴(yán)格篩查從業(yè)人員能力。到崗后,切實做好人員的專業(yè)培訓(xùn)工作。使工作人員樹立牢固的責(zé)任意識,從講政治的高度,認(rèn)識檔案管理工作的重要性,養(yǎng)成對事業(yè)高度負(fù)責(zé)的良好習(xí)慣,堅守職業(yè)道德,嚴(yán)格守住檔案信息真實、可靠關(guān),嚴(yán)格把住檔案信息管理的安全關(guān)。

        2.4拓寬檔案的開放對象

        對于未就業(yè)人員尤其是應(yīng)往屆大學(xué)畢業(yè)生的人事檔案,留存在不同部門,人才信息沒有得到充分的利用,千里馬遇不到伯樂,而伯樂也找不到千里馬。因此擴(kuò)寬檔案開放對象勢在必行。例如:未就業(yè)人員人事檔案適當(dāng)對具備資質(zhì)的“獵頭公司”開放,通過“獵頭公司”為用人單位尋找人才,讓人才找到適合自己的崗位,帶動人才流動和就業(yè),為地方經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供人才支持。

        2.5規(guī)范檔案的轉(zhuǎn)移,更新流程

        隨著人員的調(diào)動,個人檔案也需要及時轉(zhuǎn)移,避免出現(xiàn)空檔、缺檔現(xiàn)象。人員到崗后,其個人檔案也應(yīng)當(dāng)隨之轉(zhuǎn)移到新的工作單位,交由相關(guān)人事部門管理。借助于現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),及時更新政府主管部門的備份文件,做到兩方面齊頭并進(jìn),確保信息的準(zhǔn)確、有效。

        結(jié) 語

        隨著信息化時代的發(fā)展,個人信息肯定會得到更合理的存儲,信息的價值肯定也會得到更加合理的應(yīng)用。建立健全人事檔案管理制度,不斷完善檔案信息管理體系,就能為優(yōu)化人力資源配置、提高事業(yè)發(fā)展水平起到積極的推動作用??偟膩碚f,人事檔案管理體系的日益完善,對于社會各階層人員來說,都是有益無害的,使個人信息安全得到了保障,適度的信息公開能為人才就業(yè)提供適合的崗位,讓人才發(fā)揮專業(yè)技能價值,為社會主義的建設(shè)提供強(qiáng)大動力。

        參考文獻(xiàn):

        [1] 王亞南.衛(wèi)生計生部門人事檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展探討[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè),2018(25):77-78.

        [2] 李家文.建筑工程中地基勘察及地基處理技術(shù)的運用分析[J].建材與裝飾,2018(32):245-246.

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