陳健全

摘 要：高中學(xué)籍檔案記錄著學(xué)生的學(xué)習(xí)和行為表現(xiàn)，是高校和就業(yè)單位錄用的依據(jù)，對(duì)于高中生非常重要。近年來高中學(xué)校學(xué)籍檔案管理的工作量的不斷增加，為學(xué)籍檔案管理人員提出了更多要求。學(xué)籍檔案管理人員必須盡快轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新工作方法，提升檔案管理工作效率，做好學(xué)籍檔案的收集、管理、歸檔和利用工作，發(fā)揮學(xué)籍檔案自身的作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；學(xué)籍檔案；高中管理

高中學(xué)籍檔案是高中生個(gè)人學(xué)習(xí)狀況的原始記錄，具有一定的法律憑證作用，高中學(xué)校必須重視學(xué)籍檔案的管理和利用情況，學(xué)校要不斷提高學(xué)籍檔案管理工作水平，準(zhǔn)確反映學(xué)生的學(xué)習(xí)情況。在部分高中學(xué)校的學(xué)籍檔案管理中仍然存在一些問題，學(xué)校必須及時(shí)解決，提高學(xué)籍檔案管理工作水平。

一、高中學(xué)籍檔案管理的重要性

高中學(xué)籍檔案中包括學(xué)生的注冊(cè)登記表、個(gè)人學(xué)習(xí)情況等內(nèi)容，真實(shí)反映出學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，是學(xué)生檔案的原始憑證，可以為學(xué)校查詢學(xué)生資料提供可靠的依據(jù)。因此高中學(xué)校必須重視學(xué)生的檔案管理工作，做好學(xué)生資料的收集、整理和歸檔工作，保證檔案的完整性和真實(shí)性，以便后續(xù)的使用。

（一）學(xué)籍檔案是人事檔案的雛形

學(xué)籍檔案是高中生文字資料形式的記錄，學(xué)校保存的學(xué)籍檔案不能發(fā)揮真正的作用，而畢業(yè)生的人事檔案由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換，畢業(yè)后由學(xué)校將學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)交給畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流中心等，此時(shí)的學(xué)籍檔案正式成為人事檔案，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。學(xué)籍檔案是人事檔案的重要組成部分，是學(xué)生在校期間生活學(xué)習(xí)的歷史記錄，是今后學(xué)生在各單位選拔任用考核的主要依據(jù)，因此高中生必須高度重視自己的個(gè)人檔案，學(xué)籍檔案對(duì)高中生具有不可替代的作用，必須給予極大的重視[1]。

（二）學(xué)籍檔案是學(xué)生的學(xué)習(xí)生活的信息記錄

學(xué)籍檔案是學(xué)生在高中時(shí)留下的痕跡和成長(zhǎng)記錄，是學(xué)校檔案的重要組成部分，也是高中生升入大學(xué)和進(jìn)入社會(huì)的重要憑據(jù)，大學(xué)和社會(huì)各單位都可以通過學(xué)籍檔案了解學(xué)生的檔案記錄，深入了解學(xué)生的人品、學(xué)識(shí)和行為記錄等等。學(xué)籍檔案具有權(quán)威性和隱私性的特點(diǎn)，高中學(xué)校應(yīng)當(dāng)重視學(xué)籍檔案，妥善保管，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（三）學(xué)籍檔案是高中生取得高中學(xué)籍的重要依據(jù)

高中的學(xué)籍檔案在升入高中時(shí)開始啟用，初中學(xué)生在通過中考被高中學(xué)校錄取，并將在校表現(xiàn)記錄在檔案中，不斷補(bǔ)充完善。由于學(xué)籍檔案的重要性，報(bào)名時(shí)填寫的個(gè)人信息要讓學(xué)生簽字確認(rèn)，保證學(xué)籍檔案的準(zhǔn)確性，不影響學(xué)生后續(xù)使用。

（四）對(duì)于學(xué)生學(xué)籍的認(rèn)定具有重要作用

學(xué)籍檔案的組織整理具有極強(qiáng)的時(shí)效性，影響到學(xué)生能否順利高中畢業(yè)，因此檔案管理人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)必須完成相應(yīng)工作，工作人員如果不負(fù)責(zé)任，造成檔案的卻是損壞，都會(huì)影響到學(xué)生的畢業(yè)表現(xiàn)，因此學(xué)校必須在每學(xué)期組織相關(guān)的部門和人員進(jìn)行檔案的收集和整理，保證學(xué)籍檔案的質(zhì)量，并按時(shí)按量完成[2]。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)必須及時(shí)錄入檔案，反復(fù)復(fù)查，確保學(xué)生數(shù)據(jù)完整無誤，做到條理性和準(zhǔn)確性。學(xué)籍檔案是學(xué)生的第一份檔案材料，具備極大的重要性。

二、高中學(xué)籍檔案管理中存在的主要問題

學(xué)籍檔案是社會(huì)服務(wù)中最常查閱的信息，由于其真實(shí)性、復(fù)雜多樣性和周期性而形成了極其龐大的數(shù)據(jù)庫，由于數(shù)量多，資料龐雜，在高中學(xué)校的實(shí)際工作中學(xué)籍檔案管理存在的問題也逐漸顯露。

（一）學(xué)籍檔案多頭管理，材料檔案不統(tǒng)一

學(xué)籍檔案內(nèi)容復(fù)雜，數(shù)量繁多，填寫時(shí)間長(zhǎng)，在形成過程中一般由多個(gè)部門參與填寫，不同部門填寫的檔案內(nèi)容不同，方向不同，檔案規(guī)格也可能出現(xiàn)不同，很容易造成檔案不全，失去檔案的完整性和統(tǒng)一性，造成核對(duì)困難。

（二）缺乏健全的學(xué)籍檔案管理制度

由于高中學(xué)校缺乏健全的檔案管理工作制度，流程也不統(tǒng)一，導(dǎo)致高中學(xué)籍檔案缺乏統(tǒng)一的管理，缺少專人負(fù)責(zé)，很容易出現(xiàn)遺失、損壞等現(xiàn)象，為學(xué)生的調(diào)用造成不便。

（三）缺乏資金投入

由于部分高中學(xué)校對(duì)于學(xué)籍檔案管理缺乏重視，檔案管理經(jīng)費(fèi)不足，無法建立統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，經(jīng)常使工作處于被動(dòng)局面，也無法推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，影響學(xué)籍檔案管理水平，學(xué)籍檔案的收集、存放和檢索過程中都會(huì)遇到問題，收集信息不全或有遺漏、錯(cuò)誤等，缺乏專人負(fù)責(zé)管理，在存放過程中容易出現(xiàn)檔案損壞、遺失等情況，檔案檢索和調(diào)用的效率較低，也容易導(dǎo)致檔案遺失，學(xué)生檔案信息泄露等問題，造成嚴(yán)重的后果。

（四）檔案管理的信息化水平低

傳統(tǒng)的高中學(xué)校學(xué)籍檔案使用紙質(zhì)方式保存，極易受到潮濕、火災(zāi)等的影響，查閱不便，利用率低，容易出現(xiàn)丟失和損毀等的情況。由于部分高中學(xué)校沒有引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)使用，學(xué)籍檔案的利用率低，安全性不高，一直影響著工作效率。而且由于高中學(xué)籍檔案需要寄送到高校和就業(yè)單位中，紙質(zhì)檔案的寄送非常不便，且只能一次寄送，非常容易丟失，而電子檔案可以多次寄送，寄送時(shí)間快，效率高，不易丟失。因此高中學(xué)校可以采用信息技術(shù)電子檔案系統(tǒng)[3]。

三、提升高中學(xué)籍檔案管理水平的策略

（一）提高對(duì)學(xué)籍檔案管理的重視，增加經(jīng)費(fèi)投入

高中學(xué)校要健全檔案管理制度，提高檔案管理工作水平。高中學(xué)校的管理層要提高對(duì)高中學(xué)籍檔案管理的重視，做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，監(jiān)督檔案管理人員落實(shí)相關(guān)法規(guī)制度，從而保證學(xué)籍檔案的完整性和安全性。增加學(xué)籍檔案管理相關(guān)資金投入，配置先進(jìn)的學(xué)籍檔案管理設(shè)備，結(jié)合學(xué)校的自身情況，建立專門的檔案室，做好防火、防潮措施，并配置現(xiàn)代化設(shè)備，提高檔案管理過程中的軟硬件設(shè)施建設(shè)，促進(jìn)檔案的信息化管理，提高學(xué)籍檔案的管理工作水平。

（二）健全檔案管理制度

由于高中的學(xué)籍檔案管理工作非常繁瑣復(fù)雜，學(xué)校可以建立完整的學(xué)籍檔案管理制度，從學(xué)校的實(shí)際狀況出發(fā)，明確檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一開展學(xué)籍檔案的收集、整理、歸檔工作。通過對(duì)學(xué)籍檔案的全面整理，確保學(xué)籍檔案的完整性和真實(shí)性。檔案管理人員在收集學(xué)籍檔案的過程中，要按照規(guī)定分類管理，避免出現(xiàn)遺漏和錯(cuò)誤，定期做好檔案檢查工作，尋找安全隱患并及時(shí)采取有效的解決措施解決問題，根據(jù)學(xué)生的情況變動(dòng)做好相應(yīng)的調(diào)整，提高學(xué)籍檔案的實(shí)用性[4]。

（三）引進(jìn)信息技術(shù)，推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)

部分高中學(xué)籍檔案仍然采取紙質(zhì)檔案的方式，在保存時(shí)容易受到潮濕、丟失和火災(zāi)等的威脅，導(dǎo)致出現(xiàn)損壞，浪費(fèi)大量的人力和資金，而且工作效率低下[5]。高中學(xué)校要不斷創(chuàng)新管理方法，引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，簡(jiǎn)化學(xué)籍檔案管理流程，充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，并安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案管理工作，保證檔案信息的準(zhǔn)確和完整，采取自動(dòng)化辦公方式管理學(xué)籍檔案，提供自動(dòng)檢索功能，從而快速準(zhǔn)確地查找到所需的信息，提升檔案利用率。建立完善的信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案資源利用共享，從而提升高中學(xué)校學(xué)籍檔案管理水平。

（四）提升學(xué)籍檔案管理人員的綜合素質(zhì)

高中學(xué)籍檔案管理工作量大，要加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案的管理，高中學(xué)?？梢詫?shí)行適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)制度，激發(fā)檔案管理工作人員的積極性，提高檔案管理人員的工作效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的有效管理。對(duì)檔案管理人員開展定期培訓(xùn)，使他們了解相關(guān)的法律法規(guī)，掌握專業(yè)知識(shí)，有效提升檔案管理的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力，明確管理職責(zé)，做好學(xué)籍檔案的收集、整理和利用，提高對(duì)檔案管理工作的重視，定期做好檢查工作，找出存在的問題，并及時(shí)整改，在日常工作中主動(dòng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高高中學(xué)籍檔案管理工作水平[6]。

（五）嚴(yán)格審查檔案資料工作，并注意把關(guān)

高中學(xué)籍檔案具有極強(qiáng)的隱私性，在學(xué)籍檔案利用過程中，一定要注意相關(guān)的法律問題，按照規(guī)定履行程序。學(xué)籍檔案的管理采用信息化技術(shù)，查找內(nèi)容速度快，效率較高。管理者在利用時(shí)一定要堅(jiān)持原則，嚴(yán)格把關(guān)，維護(hù)學(xué)籍檔案的真實(shí)性和權(quán)威性。在加強(qiáng)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的保護(hù)的同時(shí)，還要充分利用現(xiàn)代化電子信息技術(shù)，組織電子文件，減少檔案的缺損和丟失。高中學(xué)籍檔案信息化平臺(tái)的建立不是一蹴而就的，而是高中三個(gè)學(xué)期的積累，是學(xué)校集體工作的結(jié)晶。只有學(xué)籍檔案及時(shí)整理歸檔，才能更好地發(fā)揮學(xué)籍檔案的作用。

（六）塑造穩(wěn)定的檔案干部隊(duì)伍

檔案管理工作持續(xù)性強(qiáng)，許多基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作和規(guī)章制度建設(shè)需要檔案人員長(zhǎng)時(shí)間的學(xué)習(xí)培訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)積累，才能逐步適應(yīng)工作和完善制度。檔案管理人員如果頻繁跳動(dòng)，久會(huì)影響檔案管理工作的連續(xù)性，因此必須塑造穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍，健全人員進(jìn)出管理制度，促進(jìn)各項(xiàng)工作穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，促進(jìn)檔案管理的穩(wěn)定性。

四、結(jié)語

學(xué)籍檔案中包括學(xué)生從入校到畢業(yè)的全部學(xué)習(xí)情況，學(xué)籍檔案的利用在學(xué)生的升學(xué)和就業(yè)中占有非常重要的作用。要提高學(xué)籍檔案的利用率，就要不斷提高檔案管理工作水平。學(xué)籍檔案管理工作是高中學(xué)校檔案管理的重要組成部分，加強(qiáng)學(xué)籍檔案的管理，促進(jìn)學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化，從而規(guī)范教學(xué)秩序，提高教學(xué)水平，對(duì)學(xué)校自身的管理也有巨大的推動(dòng)作用。要提高高中學(xué)籍檔案管理水平，就要健全檔案管理制度，增加經(jīng)費(fèi)投入，引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)和軟硬件設(shè)施，通過培訓(xùn)提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，并做好學(xué)籍檔案的利用和隱私管理工作，打造一支優(yōu)秀高效的檔案管理隊(duì)伍，提高學(xué)籍檔案管理工作水平，為高中生的學(xué)習(xí)和發(fā)展提供便利。

參考文獻(xiàn)：

[1]曲延軍.淺談高中學(xué)籍檔案的組建和管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（3）：109.

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[3]張彪.新形勢(shì)下高中學(xué)籍檔案管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（10）：69.

[4]宣勇.如何開展高中生學(xué)籍檔案信息化管理工作[J].檔案時(shí)空，2018（6）.

[5]李春娥.試論基于新形勢(shì)下的高中學(xué)籍檔案管理[J].卷宗，2017（14）.

[6]張南旦.分析學(xué)籍檔案的特點(diǎn)及高中學(xué)籍檔案的科學(xué)管理策略[J].教育現(xiàn)代化：電子版，2017（3）：208.