劉磊

摘 要：人事檔案管理工作作為人事管理工作的一個重要組成部分，必須引起人事管理部門的高度重視。做好人事檔案管理工作，可以為用人單位選拔優(yōu)秀人才提供有效的幫助。為此，研究人事檔案管理的重要性，并分析優(yōu)化人事檔案管理工作的管理方法具有重要意義。本文就人事檔案管理的重要性及其優(yōu)化途徑進行了分析，希望可以使得人事檔案管理的水平得到進一步提升。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；重要性；優(yōu)化途徑

通過人事檔案，我們可以了解個人的經(jīng)歷、學(xué)習(xí)工作的總體情況、家庭成員和重要的社會關(guān)系，所以，人事檔案是非常重要的。因此，探索人事檔案管理具有十分重要的意義。要想不斷提高人事檔案管理水平，需要從管理人員和管理方法等多方面入手。只有這樣，才能不斷優(yōu)化人事檔案管理，才能更好地為用人單位后續(xù)選拔人才提供幫助。

一、人事檔案管理的重要性分析

（一）人事檔案是個人職位晉升、工資待遇提高的重要依據(jù)

用人單位在對待個人職位晉升、工資待遇提高等事情時，除了按照工作業(yè)績之外，也會按照人事檔案中的工作年限等基本信息確定職工工齡，從而作為晉升和調(diào)級的重要依據(jù)，所以，人事檔案的社會價值明顯。

（二）人事檔案是科學(xué)使用人才的重要參考依據(jù)

隨著中國的改革開放的深入發(fā)展，人事檔案管理工作也發(fā)生了很大的變化，現(xiàn)代檔案管理工作越來越規(guī)范，對我們加強人事檔案管理開發(fā)和利用提出了更高的要求。人事檔案是由本人的原始材料和歷史文獻組成的，它充分記錄了個人的政治思想和性格、業(yè)務(wù)能力、知識水平、工作狀況和工作業(yè)績。為組織部門全面地、歷史地考察了解和使用人才提供依據(jù)，并為國家積累檔案史料。人事檔案管理工作作為一項基礎(chǔ)性和服務(wù)性的工作，其管理內(nèi)涵、標準、方法和手段是隨著社會的發(fā)展和人事制度的改革而不斷更新的。人事檔案反映了個人經(jīng)歷、工作能力，人事檔案由于其真實性、原始性、較強機密性，是考察人才的重要研究手段。

（三）人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分

人事檔案可以確認個人經(jīng)歷、學(xué)歷、職稱、社會關(guān)系、獎懲等。從人力資源開發(fā)與管理的角度看，人事檔案可以為個人求職和單位招聘人才提供大量豐富、動態(tài)、真實、有效的原材料和數(shù)據(jù)。在人們的日常生活中，人事檔案中起著重要的作用，它可以證明一個人從學(xué)校到不同崗位在不同時期的生活軌跡，是用來記錄學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷的。在現(xiàn)代勞動管理中，人事檔案的作用涵蓋了許多方面：人事檔案管理部門可以為員工提供辦理護照和香港和澳門通行證的相關(guān)手續(xù)，根據(jù)檔案確定退休年齡，代繳納養(yǎng)老保險、失業(yè)保險等等。

二、人事檔案管理工作的優(yōu)化途徑

（一）完善檔案管理制度

人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。結(jié)合多年實際工作，筆者認為要從以下幾個方面進一步完善檔案管理制度。（1）建立健全保密制度。檔案機密是企事業(yè)單位機密的一部分，也是個人隱私的一部分，因此要對人事檔案進行妥善保管，有效保守機密；（2）確保人事檔案材料的完整性，防止損壞。一份完整、詳實的人事檔案能為單位識別、選拔人才提供真實、準確、實用的個人信息，也是單位對每位職工認真負責(zé)的具體表現(xiàn)；（3）嚴格材料鑒別，完善歸檔制度。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，檔案管理人員必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，認真整理，仔細鑒別，做到取之有據(jù)，確保材料齊全完整，保證人事檔案的權(quán)威性、準確性和真實性；（4）要建立檢查核對制度，定期對檔案進行檢查核對。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦；（5）要建立好轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計制度。在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，不能交本人自帶，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。同時，檔案管理人員要做好檔案統(tǒng)計登記工作，對庫房現(xiàn)存檔數(shù)量、人事檔案材料收集補充、檔案保管、檔案利用以及庫房設(shè)備等情況進行統(tǒng)計，做到心中有數(shù)。

（二）提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

管理人員綜合素質(zhì)是人事檔案管理水平高低的關(guān)鍵，人員素質(zhì)低，工作質(zhì)量差，工作肯定做得不好。所以，提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)具有十分重要的意義。要提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，需要從以下幾個方面著手：（1）合理配置人事檔案管理人員。每年招聘新的人事檔案管理人員，使人事檔案管理部門充滿活力，通過年輕人的積極性，使工作更加高效。（2）定期培訓(xùn)經(jīng)理。培訓(xùn)包括外部培訓(xùn)和內(nèi)部培訓(xùn)。內(nèi)部培訓(xùn)是老員工把自己的經(jīng)驗和管理方式教給新員工，讓新員工盡快融入到工作中。外部培訓(xùn)是人事管理部門對人事檔案管理人員安排專業(yè)知識的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。通過培訓(xùn)，進一步提高管理人員的業(yè)務(wù)能力素質(zhì)水平。

（三）加強人事檔案的信息化管理。

（1）增加計算機在干部檔案管理中的應(yīng)用范圍，建立人事信息庫，便于快速準確地掌握每個工作人員的歷史和現(xiàn)狀資料，為領(lǐng)導(dǎo)和人事部門提供相關(guān)數(shù)據(jù)。建立檔案收集和歸檔制度，及時收集新的人事管理數(shù)據(jù)，不斷豐富檔案材料的內(nèi)容。在日常工作中，應(yīng)隨時收集員工在各項工作中的獎懲，各種新知識、新技能、新理論的培訓(xùn)情況等，及時更新到檔案中，為信息利用增加新鮮內(nèi)容，這是信息化管理工作的基礎(chǔ)。

（2）建立和完善各種人事信息庫，做好平時的儲存管理工作。要有創(chuàng)新意識、合理配置人才檔案資源、挖掘人才潛能，檔案管理人員既要成為檔案技術(shù)操作的專家，也要了解教育管理、計算機技能和相關(guān)理論知識，使人事檔案工作更好的為單位發(fā)展服務(wù)。

（四）不斷創(chuàng)新更多的人事檔案管理方法

只有不斷創(chuàng)新人事檔案管理方法，才可以更好的提高工作效率和質(zhì)量，通過創(chuàng)新，用人單位的工作水平大大提高。在具體的工作過程中可以分成不同組進行，通過分組工作，可以提高人事檔案管理工作的效率，進一步控制工作所浪費的時間，除此之外，在實際工作過程中，通過表格張貼，明確最近要工作的內(nèi)容重點和難點，有利于激勵員工更好的開展工作，同時，通過表格評判檔案管理人員工作效率，有利于更好的激勵檔案管理人員。

三、結(jié)語

總之，人事檔案管理工作作為人事管理工作的一個重要組成部分，必須引起人事管理部門的高度重視。要想不斷的提升人事檔案管理水平，需要從管理人員、管理方法和管理制度等多個方面著手，努力提升其管理水平，進而才能更好的為人員提供更加全面的檔案服務(wù)。

參考文獻：

[1]張新玲.人事檔案管理的重要性存在的問題及措施[J].甘肅科技縱橫，2012（08）.

[2]甘秋歌.新時期人事檔案管理工作的重要性及創(chuàng)新模式思考[J].楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2014（06）.

[3]馮小蓉.新時期企業(yè)人事檔案管理重要性及策略研究[J].蘭臺世界，2013（08）.

[4]張欣.人事檔案管理的重要性及優(yōu)化分析[J].中國高新區(qū)，2018（04）.

[5]王悅，羅振.人事檔案管理的重要性及優(yōu)化的幾點建議[J].低碳世界，2017（12）.