權(quán)磊

摘 要：經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展給財(cái)務(wù)工作帶來巨大的變革，如何利用現(xiàn)有的各種資源為企業(yè)提供有效的保障，是現(xiàn)代化財(cái)務(wù)工作努力的方向。本文以SR公司的發(fā)展戰(zhàn)略為前提，以建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)、打造數(shù)據(jù)化管理平臺為主要手段，提出為公司各部門提供數(shù)據(jù)共享服務(wù)的初步設(shè)想。在此基礎(chǔ)上，利用全面預(yù)算體系，全面監(jiān)控公司經(jīng)營運(yùn)行狀況，并逐步將合同管理、人力資源等相關(guān)業(yè)務(wù)全部納入數(shù)據(jù)管理平臺，利用網(wǎng)絡(luò)、電子掃描單據(jù)等手段解決分（子）公司地域跨度大的難題，實(shí)現(xiàn)全公司數(shù)據(jù)信息共享。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享；數(shù)據(jù)管理；全面預(yù)算；信息共享

中圖分類號：U673.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

Abstract： Rapid economic development has brought about great changes of financial management. Facing rapid development， how to utilize resources now available in order to provide effective guarantee for enterprise is the target of modernized financial management . Taking the SR company for example， based on the company development strategy， by means of establishing financial shared budget system and data management platform， this paper proposes initial solution on providing data shared service for corporate departments. Then on the basis of this， this paper uses comprehensive budget management system to all-round monitor the status of company operation， gradually brings all other relevant managements hereinto such as contract/HR etc.， solves long-distance problem of branches by means of network and technology of electronic scanning document， finally realizes the sharing of data and information of the whole company.

Key words： Financial sharing； Data management； Comprehensive budget； Information sharing

1 前言

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展，越來越多的跨國經(jīng)營方式造成企業(yè)的分（子）公司數(shù)量膨脹，由于地域跨度增大，業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)也越來越分散，企業(yè)面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)不斷加大。財(cái)務(wù)共享，就是將不同地域經(jīng)營的各種業(yè)務(wù)整合到財(cái)務(wù)集中處理，利用規(guī)模效應(yīng)降低成本、，提高服務(wù)質(zhì)量、提升工作效率、降低風(fēng)險(xiǎn)的一種管理模式。

以SR公司為例，船舶壓載水處理系統(tǒng)是公司的主要經(jīng)營業(yè)務(wù)。隨著壓載水公約生效時(shí)間的臨近，船舶壓載水處理系統(tǒng)市場需求預(yù)計(jì)在短時(shí)期內(nèi)會迅速增長，全球即將有約7萬艘商船需進(jìn)行壓載水處理系統(tǒng)改造或安裝。該公司已在日本、新加坡設(shè)有辦事處，并計(jì)劃在香港、德國建立分（子）公司，以健全公司全球化售后服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。目前公司的數(shù)據(jù)平臺已經(jīng)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)核算集中管理、ERP供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)管理、OA流程管理等重要的流程網(wǎng)絡(luò)化，但沒有還沒有實(shí)現(xiàn)協(xié)同和數(shù)據(jù)共享。公司現(xiàn)階段正在推行全面預(yù)算管理，以期更好地調(diào)動資源，為快速增長的壓載水市場提供保障。

雖然公司各種流程比較全面，但是隨著全球化售后服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的不斷完善，分（子）公司的數(shù)量會越來越多，財(cái)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)流程沒有實(shí)現(xiàn)集成、全面預(yù)算管理沒有完全運(yùn)行，容易造成效率低下、監(jiān)督力度不夠、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)加劇。財(cái)務(wù)共享這種新的財(cái)務(wù)管理模式能充分將業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)融合，實(shí)現(xiàn)全數(shù)據(jù)管理，各相關(guān)部門不僅可以隨時(shí)查詢到需要的數(shù)據(jù)，而且可以對相關(guān)的各類業(yè)務(wù)全過程查詢；分支機(jī)構(gòu)、辦事處、各分（子）公司的員工工資、租金、日常費(fèi)用等可集中進(jìn)行處理，徹底消除地域的限制；利用財(cái)務(wù)共享中心實(shí)施全面預(yù)算管理，在提高效率的同時(shí)加強(qiáng)監(jiān)管，全面監(jiān)控公司整體運(yùn)營情況并防范風(fēng)險(xiǎn)。

2 基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)的數(shù)據(jù)管理平臺

2.1 建立和完善信息化管理中心

建立和完善公司信息化部門的管理職能，將公司各種信息系統(tǒng)進(jìn)行集中，由中心統(tǒng)一進(jìn)行管理。同時(shí)建立信息化管理制度、績效考核、運(yùn)行管理、服務(wù)職責(zé)等各類管理制度，充分發(fā)揮信息中心的技術(shù)優(yōu)勢，整合信息化資源，提升公司整體信息化管理水平，為公司整體運(yùn)營提供保障服務(wù)。

2.2 建立以核算業(yè)務(wù)為起點(diǎn)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式

（1）梳理核算業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)整合管理

根據(jù)目前公司的運(yùn)行模式，以不增加工作量、減少重復(fù)工作、使用方便為原則進(jìn)行整合。首先，財(cái)務(wù)部在目前的數(shù)據(jù)平臺進(jìn)行流程梳理再造，將差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、各類費(fèi)用、付款、分包業(yè)務(wù)等主要核算業(yè)務(wù)流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化流程設(shè)計(jì)，對現(xiàn)有流程進(jìn)行分離或合并，促使財(cái)務(wù)向業(yè)務(wù)靠攏，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)全過程共享；同時(shí)，取消OA系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)管理流程中的各項(xiàng)申請，業(yè)務(wù)人員辦理業(yè)務(wù)全部使用新的標(biāo)準(zhǔn)化流程，流程走向及審批手續(xù)不變；其次，在原始單據(jù)管理方面，增加電子票據(jù)掃描，直觀的給各級領(lǐng)導(dǎo)審批提供電子影像；提高財(cái)務(wù)部對憑證附件的管理，方便查詢和翻閱，加大監(jiān)管的力度，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公；第三，對于分（子）公司業(yè)務(wù)人員，利用網(wǎng)絡(luò)接入公司數(shù)據(jù)平臺入口，直接通過數(shù)據(jù)平臺進(jìn)行業(yè)務(wù)操作；原始票據(jù)直接郵寄至財(cái)務(wù)部進(jìn)行處理。目前公司的ERP供應(yīng)鏈、應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)使用和管理流程使用比較順暢，整合后其流程也需要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化梳理，充分發(fā)揚(yáng)優(yōu)勢規(guī)避短板，并結(jié)合全面預(yù)算控制，實(shí)現(xiàn)降本增效。

（2）利用數(shù)據(jù)平臺實(shí)施全面預(yù)算管理

全面預(yù)算以銷售業(yè)務(wù)為起點(diǎn)，根據(jù)下達(dá)的戰(zhàn)略目標(biāo)，各業(yè)務(wù)部門編制本部門的預(yù)算，使預(yù)算較為符合實(shí)際；其次，財(cái)務(wù)部匯總各業(yè)務(wù)部門預(yù)算并協(xié)調(diào)，編制出銷售、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)等預(yù)算；然后，公司管理機(jī)構(gòu)對預(yù)算進(jìn)行審核、平衡，匯總公司總預(yù)算并報(bào)經(jīng)總經(jīng)理（或決策機(jī)構(gòu)）審批、討論通過或駁回修改；最終，將審批后的預(yù)算下達(dá)執(zhí)行。

業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)整合后，各類收支業(yè)務(wù)均受到預(yù)算的監(jiān)控。財(cái)務(wù)部在預(yù)算指標(biāo)下達(dá)后，在數(shù)據(jù)平臺中錄入各部門的預(yù)算指標(biāo)，各部門在辦理業(yè)務(wù)時(shí)系統(tǒng)會自動確認(rèn)該部門的預(yù)算是否超標(biāo)。如果超過預(yù)算或沒有預(yù)算將無法辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)，有效實(shí)現(xiàn)預(yù)算的監(jiān)督和控制功能；同時(shí)，系統(tǒng)會適時(shí)統(tǒng)計(jì)預(yù)算執(zhí)行情況反饋給各業(yè)務(wù)部門，方便各部門進(jìn)行收支管理。實(shí)行全面預(yù)算在公司尚屬首次，預(yù)算數(shù)據(jù)會和實(shí)際數(shù)據(jù)有所偏差，建議在8～9月份召開預(yù)算調(diào)整會議對預(yù)算進(jìn)行調(diào)整，調(diào)整后按照新的預(yù)算進(jìn)行管理和監(jiān)控。

通過業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)整合，結(jié)合全面預(yù)算的實(shí)施，利用現(xiàn)代化信息手段和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，形成公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)管理模式，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息資源統(tǒng)一、共享共用、過程可查、數(shù)據(jù)公開透明。

全面預(yù)算控制的業(yè)務(wù)流程圖，如圖1所示。

2.3 實(shí)現(xiàn)公司數(shù)據(jù)共享

實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)協(xié)同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享之后，根據(jù)需要逐步將合同管理、人力資源管理等和財(cái)務(wù)相關(guān)的各類業(yè)務(wù)均納入數(shù)據(jù)管理平臺，逐步實(shí)現(xiàn)全公司數(shù)據(jù)共享。

（1）合同管理數(shù)據(jù)共享

銷售合同：銷售合同是銷售業(yè)務(wù)流程的起點(diǎn)，公司的生產(chǎn)、采購、發(fā)貨、收款等大部分?jǐn)?shù)據(jù)均以銷售合同為基礎(chǔ)。目前的數(shù)據(jù)平臺已有銷售合同數(shù)據(jù)，因有些合同細(xì)節(jié)不夠準(zhǔn)確、有些合同收款日期不夠明確等原因，造成部分?jǐn)?shù)據(jù)不準(zhǔn)確而無法使用，合同統(tǒng)計(jì)工作還需要手工輔助完成。完善數(shù)據(jù)平臺之后，建議合同管理部門進(jìn)行合同統(tǒng)一錄入，完善錄入細(xì)節(jié)并增加電子掃描合同形成電子影像，作為合同電子附件進(jìn)行管理，避免傳遞失誤造成合同丟失。通過數(shù)據(jù)平臺統(tǒng)計(jì)合同新簽、完成、收款等數(shù)據(jù)一目了然，減少人工統(tǒng)計(jì)的重復(fù)工作，實(shí)現(xiàn)銷售合同信息共享。

采購合同：目前數(shù)據(jù)平臺實(shí)用的是采購訂單式管理，訂單內(nèi)容和采購合同相同，建議合同管理部門對采購合同進(jìn)行統(tǒng)一管理，將采購合同錄入數(shù)據(jù)平臺，增加電子掃描合同形成電子影像作為合同電子附件進(jìn)行管理，方便查詢和翻閱。合同的相關(guān)數(shù)據(jù)直接和流程相關(guān)聯(lián)，提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率和便于加強(qiáng)供應(yīng)商管理。相關(guān)的合同統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可直接從數(shù)據(jù)平臺中獲取，實(shí)現(xiàn)信息共享。

其他合同：其他合同可參照以上進(jìn)行，由相應(yīng)的管理部門分別進(jìn)行管理。

（2）人力資源管理數(shù)據(jù)共享

人力資源管理也可以納入數(shù)據(jù)平臺管理，每月績效和工資直接進(jìn)行錄入和修改；人員變動通過相應(yīng)的模塊進(jìn)行辦理，相關(guān)數(shù)據(jù)直接從數(shù)據(jù)平臺獲取，減少重復(fù)工作，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)人力資源信息共享。

（3）其他和財(cái)務(wù)相關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)共享

其他和財(cái)務(wù)相關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)建議納入數(shù)據(jù)管理平臺進(jìn)行共享管理，這樣更有利于全面預(yù)算的執(zhí)行，有利于對各種業(yè)務(wù)的監(jiān)督和管理。

各類相關(guān)的業(yè)務(wù)在數(shù)據(jù)平臺形成信息共享后，形成公司統(tǒng)一數(shù)據(jù)出口，公司各部門可以隨時(shí)按需查詢。對于數(shù)據(jù)平臺相應(yīng)的管理制度、績效考核、運(yùn)行管理、技術(shù)支持、協(xié)作單位、監(jiān)督控制等相關(guān)管理制度也要逐步建立，作為數(shù)據(jù)平臺的管理依據(jù)。

數(shù)據(jù)管理平臺模型，如圖2所示。

3 數(shù)據(jù)管理平臺的價(jià)值分析

上述數(shù)據(jù)管理平臺模式是基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)建立起來的，比較符合目前SR公司實(shí)際情況，解決了財(cái)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)流程脫節(jié)的問題，實(shí)現(xiàn)了二者的合一和協(xié)同；同時(shí)奠定了全面預(yù)算實(shí)施的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，有利于全面預(yù)算監(jiān)控的權(quán)威性和有效性；用電子影像代替紙質(zhì)單據(jù)，兼顧合同管理和人力資源管理等相關(guān)內(nèi)容，大大提高了信息傳遞的時(shí)效性、安全性和規(guī)范性；解決了分（子）公司由于地域跨度大而產(chǎn)生的難題，對公司的財(cái)務(wù)核算和管理水平以及信息化進(jìn)程起到巨大的推進(jìn)作用。

（1）降低日常工作的處理成本

在公司的業(yè)務(wù)、資源集中整合之前，由于各項(xiàng)工作之間的相互關(guān)聯(lián)性，因此每個(gè)員工均身兼數(shù)種工作內(nèi)容，有時(shí)有的內(nèi)容性質(zhì)完全相反，造成日常工作處理有時(shí)會發(fā)生銜接失誤。實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)協(xié)同、資源整合之后，對業(yè)務(wù)流程、規(guī)則進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，流程優(yōu)化有效的消除了銜接過程中多余的、重復(fù)的、非增值的一些作業(yè)，使得作業(yè)時(shí)間大大縮短，提高了工作效率，降低了處理成本。同時(shí)，日常業(yè)務(wù)操作得到標(biāo)準(zhǔn)化和簡化降低了人力成本。

（2）為管理層提供更有效的決策依據(jù)

標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)處理流程，使得高技能、經(jīng)驗(yàn)豐富的人員從日常性業(yè)務(wù)中解脫出來，重點(diǎn)從事業(yè)務(wù)分析和管理工作，更好地進(jìn)行整體規(guī)劃和分析數(shù)據(jù)，為公司管理層提供更深層次的決策依據(jù)。

（3）有效的提高服務(wù)質(zhì)量和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性

數(shù)據(jù)化的管理平臺給公司提供了信息共享的服務(wù)，各種數(shù)據(jù)從數(shù)據(jù)平臺中取得，減少了中間環(huán)節(jié)和人為的失誤，提高了工作效率，完全統(tǒng)一了數(shù)據(jù)的口徑，提高了數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率。同時(shí)，信息化管理中心的建立和完善，提供了統(tǒng)一的對外服務(wù)接口和解決員工提出的問題，大大改善了職能部門的服務(wù)質(zhì)量，提升了員工滿意度。

（4）為公司全球化售后服務(wù)提供資源保障

公司全球化售后服務(wù)戰(zhàn)略正在逐步建立和完善，基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)的數(shù)據(jù)平臺的建立和完善，推動了財(cái)務(wù)集中管理和公司規(guī)范化管理的進(jìn)程，克服了地域跨度大的問題，將各類基礎(chǔ)工作從各分（子）集中到數(shù)據(jù)管理平臺，實(shí)現(xiàn)了信息共享。各地的業(yè)務(wù)人員可以從數(shù)據(jù)平臺獲取各類產(chǎn)品和成本、費(fèi)用、合同、人力資源等的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，且全過程可以查詢，為各地的業(yè)務(wù)開展提供有效的資源保障。

（5）有效的執(zhí)行全面預(yù)算

隨著全面預(yù)算的實(shí)施，為公司的成本控制戰(zhàn)略保駕護(hù)航，真正實(shí)現(xiàn)了公司戰(zhàn)略的落地管理。全面預(yù)算的難點(diǎn)在于起始階段，從無到有，員工在意識上和行為上的慣性思維會給初始預(yù)算帶來很大的困難和執(zhí)行差異。利用數(shù)據(jù)管理平臺有效的實(shí)施全面預(yù)算以及業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的協(xié)同管理，幫助員工重視預(yù)算的制定和加強(qiáng)對自身行為的約束，間接降低成本，提高效率。

（6）規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

完善財(cái)務(wù)共享的數(shù)據(jù)平臺后，財(cái)務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員的直接接觸逐步減少，基于標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程和分工，串通舞弊的可能性大大降低，每一筆均通過網(wǎng)絡(luò)電子影像資料進(jìn)行審閱和查詢，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題便于解決，大大降低了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

4 結(jié)論

基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)的數(shù)據(jù)管理平臺運(yùn)行模式，是減少重復(fù)工作、降低日常工作的處理成本、提高工作效率、支持公司戰(zhàn)略的貫徹執(zhí)行的有效的管理模式。隨著業(yè)務(wù)的迅速發(fā)展與壯大，SR公司會越來越多的參與國際化競爭，這種管理模式可以給公司提供有利的資源保障和更有效的執(zhí)行公司戰(zhàn)略。

本文初步建立了財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式，提出了建立數(shù)據(jù)管理平臺的模型，并得出以下有益的結(jié)論：（1）財(cái)務(wù)管理流程化、網(wǎng)絡(luò)化、創(chuàng)新管理模式—-業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)同步協(xié)同---利用電子圖像技術(shù)代替紙質(zhì)資料—-解決分（子）公司地域跨度大的難題---實(shí)施全面預(yù)算管理—-簡化流程、提高工作效率，這是建立數(shù)據(jù)共享服務(wù)模式的方法和思路；（2）起點(diǎn)選擇—-核算業(yè)務(wù)為起點(diǎn)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)；變革創(chuàng)新—-業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)協(xié)同到實(shí)施全面預(yù)算逐步變革核算模式；實(shí)施動機(jī)—-利潤最大化、降低成本戰(zhàn)略的信息化、共享式服務(wù)的實(shí)施動機(jī)，是SR公司構(gòu)建數(shù)據(jù)化信息管理的財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的關(guān)鍵問題。

參考文獻(xiàn)

[1] 張瑞君，陳虎，胡耀光，常艷.管理案例研究與評論[J]. 2008，1（3）.

[2] 方國斌.財(cái)務(wù)共享服務(wù)FSS—全球歷程與中國經(jīng)驗(yàn)[J].