石亞琴 閻小娟

【摘要】本文針對文書檔案工作面臨的新形勢新要求，對科研院所文書檔案管理工作中存在的一些需要改進和提升的方面進行了分析探討，結合工作實際，從加強各類人員歸檔責任意識、開展文書檔案分析評價、對文書檔案歸檔范圍進行適時調整等五個方面對加強文書檔案工作提出了建議。

【關鍵詞】檔案工作 文書檔案 對策

隨著國家軍民融合戰(zhàn)略的實施及事業(yè)單位改企業(yè)工作、混合所有制、資本證券化等工作的推進，很多科研院所面臨著新的發(fā)展，或機制創(chuàng)新，或體制改革，文書檔案將會被賦予更多的“責任”，文書檔案的提供利用將不再限于對一些文件的應用查詢，某種程度上講，今后將會是決策免責、解決法律糾紛等的重要證據。因此，文書檔案工作應該被重新定位和認識。但是，從現在文書檔案管理工作整體情況來看，仍然存在著許多需要改進和提升的方面。

一、文書檔案管理工作中的“沉疴”

（一）歸檔意識問題不強

一是一些領導人員對文件材料歸檔的重要性認識不足或存在不作為現象。會議記錄中會涉及人員選拔任用、重大決策、分配等比較敏感的過程記錄，因有不虞之慮，往往私自留存。二是一些機關管理人員，在歸檔工作中存在一定的不作為，怕麻煩，或者僅為了個人工作方便，不愿意將文件交給檔案部門歸檔。三是一些文書檔案工作者，工作主動性不夠，缺乏一定的全局觀念及規(guī)范意識，對歸檔質量不夠負責，多以單位的收文、發(fā)文為重點，基本上是有什么歸什么，也可以說，信息不對稱在一定程度上影響了文書檔案的質量。

（二）歸檔范圍更新不及時

從文書檔案提供利用效果分析來看，歸檔不全現象時有發(fā)生。一方面，對歸檔范圍更新不及時。各單位文書檔案歸檔主要還是依據《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限》等文件，結合單位的實際情況制定的歸檔范圍，由辦公室或檔案部門進行編制，簽發(fā)完畢之后即執(zhí)行，對歸檔范圍的確定有的未經過評審，而歸檔范圍一旦確定，基本上是多年沿用，很少根據新情況進行及時更新。

（三）歸檔鑒定工作開展缺乏監(jiān)督

歸檔文件價值鑒定是決定文件命運的重要關口，這個關口主要是對文件是否能夠享受檔案殊榮進行“資格驗證”，并確定歸檔文件材料的“壽命”。鑒定工作質量直接影響著檔案的質量，也反映了單位的檔案工作水平。文書檔案鑒定工作基本由文書檔案管理人員來承擔，往往一個人就決定了文件材料的“命運”。從事文書檔案鑒定的人員有的憑著比較豐富的工作經驗，根據歸檔范圍、文件標題等進行“對號入座”，對文件的價值判定存在著一定的隨意現象。從大多數單位的實際工作程序和要求來看，整理歸檔之后，鮮有人員再對歸檔情況進行核查、整改。

（四）到期檔案鑒定工作開展乏力

很多單位的文書檔案到期鑒定工作基本沒有開展，一是到期檔案鑒定工作未引起足夠的重視，二是相關人員怕?lián)熑?、怕麻煩，未形成比較有效的工作機制來保證或推動到期檔案鑒定工作的開展，致使文書檔案一旦形成即為“永久”，三是對到期檔案資料何去何從一般沒有更為明確的處理規(guī)定。

二、對加強文書檔案工作的建議

新形勢下，文書檔案將被賦予更多的內容和要求，因此，必須提高對文書檔案工作的認識，精心策劃，采取有效的措施，不斷提升文書檔案管理水平，適應新發(fā)展新需要。

（一）提高各類人員的檔案責任意識

在科研院所，一般保密工作、質量工作、安全工作在各類人員考核中都實行一票否決制，與這些工作相比，檔案工作的重要性有些遜色。檔案工作需要圍繞經營及科研生產工作，但必須有自身的特色，需要一定的策劃。例如，我們也可以借鑒并實行“一崗雙責”，大力推進“業(yè)務工作誰主管，檔案工作誰負責”的落實，切實提高各級各類人員的責任意識。可以通過策劃，將檔案管理的一些規(guī)定和具體要求納入到新員工、新任領導干部的崗前培訓，從源頭抓起，提高大家對檔案工作的認識，明晰個人的責任。

（二）加強文書檔案鑒定工作

一方面，提高對文書檔案管理人員的崗位任職資格要求，設置工作年限、學歷及管理工作從業(yè)經歷等要求，提升崗位人員的整體素質。另一方面，筆者建議，在文書檔案鑒定工作中，可以由辦公室或檔案部門牽頭，成立檔案鑒定工作小組，由機關管理部門的責任人組成。由檔案管理人員按照歸檔范圍先進行初步整理，再由鑒定工作小組進行鑒定，把好入口關。

完善管理辦法，對到期檔案資料的“去向”進行合理安排。按程序，組織鑒定工作小組人員開展到期文書檔案的鑒定工作，提出初始意見，對無保管價值的文書檔案進行處理，通過工作開展，使檔案到期鑒定成為常態(tài)。

（三）加強對文書檔案歸檔情況的統(tǒng)計分析和評價

目前，檔案統(tǒng)計工作只是對年度各門類形成的檔案數量、從事檔案者等基本情況的統(tǒng)計，體現在統(tǒng)計報表上的只是數字，對統(tǒng)計情況缺乏進一步的分析。檔案部門可以加對工作進行梳理和細化，每年對文書檔案的歸檔情況進行統(tǒng)計分析，了解年度文書檔案歸檔得失，對材料的完整性、檔案質量等做出一定的評價，提出改進方向，在年度檔案工作會議上對各業(yè)務部門歸檔的及時性、材料的完整性等情況進行點評，以樹立典型，表彰優(yōu)秀，督促各部門積極進行文件材料的收集、歸檔。

（四）對歸檔范圍進行適時調整

在評價分析的基礎上，結合文書檔案查閱情況，對歸檔范圍進行及時補充，對一些新業(yè)務產生的文件做出明確規(guī)定，組織對歸檔范圍進行評審，將經評審的歸檔范圍作為文書檔案工作的依據，確保文書檔案的歸檔范圍能覆蓋單位管理的各個方面，完整地反映業(yè)務工作的全過程和單位管理的全貌。實行前端控制，在制定年度檔案工作計劃的時候，可以針對年度工作報告、年內重點工作安排等，對年內可能產生的文件材料情況進行初步安排，確定文件材料收集的重點及責任部門、責任人等，并定期進行了解、指導、檢查文件材料的形成情況。

（五）進行精細化管理，確保文書檔案質量

在文件材料收集過程中，加強對文件材料的真實性的查考，對用印、簽署等進行核查，對一些重要但標識不完整的文件材料要進行判別及慎重處理，尤其是對今后可能產生影響的材料需要了解清楚來龍去脈，并與有關部門進行核實，確保材料的有效性。