張昭偉?李光

摘 要 集中采購對于企業(yè)的優(yōu)點(diǎn)是方便管理、減少成本，但缺點(diǎn)就是易形成官僚風(fēng)氣，集中采購容易變成壟斷采購，且風(fēng)險(xiǎn)較大。所以，在集中采購模式下，需加強(qiáng)企業(yè)組織規(guī)劃、預(yù)算控制、審批程序等方面的內(nèi)部控制，并嚴(yán)格監(jiān)管采購機(jī)構(gòu)、管理部門、供應(yīng)商等多方關(guān)系。本文主要從這些方面對集中采購模式下企業(yè)內(nèi)部控制和監(jiān)管進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞 集中采購 內(nèi)部控制 監(jiān)管

一、內(nèi)部控制機(jī)制構(gòu)建

企業(yè)的內(nèi)部控制機(jī)制涉及的內(nèi)容頗多，包括人力資源、財(cái)務(wù)、車間生產(chǎn)等。而對于集中采購模式而言，組織規(guī)劃、預(yù)算、審批程序和合同簽訂、驗(yàn)收與付款等環(huán)節(jié)至關(guān)重要。

（一）組織規(guī)劃控制

組織規(guī)劃控制主要做好以下兩方面的工作：一是制定年度購置需求，二是執(zhí)行采購計(jì)劃。企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要開展工作，運(yùn)用適當(dāng)方式，制定采購計(jì)劃，并根據(jù)項(xiàng)目各項(xiàng)資金的實(shí)際到位情況，由集中采購執(zhí)行部門執(zhí)行采購計(jì)劃。

（二）預(yù)算控制

進(jìn)行預(yù)算控制首先要制定采購預(yù)算。設(shè)備管理部門確認(rèn)了采購項(xiàng)目規(guī)劃的使用資金在預(yù)算范圍之內(nèi)后，資產(chǎn)監(jiān)管部門制定出采購預(yù)算方案，然后交由采購部門進(jìn)行采購。采購過程中的采購價(jià)格理應(yīng)不超過預(yù)算價(jià)格，要貫徹落實(shí)過程控制與事前控制統(tǒng)一，預(yù)算管理和執(zhí)行過程相協(xié)調(diào)的原則。

（三）審批程序和合同簽訂控制

審批程序包括采購工作的計(jì)劃、預(yù)算、采購、付款階段等步驟。之所以審批是為了控制采購工作在履行階段的合同風(fēng)險(xiǎn)。在這個過程中，決策層要審批各部門匯總的采購需求計(jì)劃，然后由分管采購工作的領(lǐng)導(dǎo)審批監(jiān)管部門制定的采購預(yù)算，而在采購的執(zhí)行過程中，還要由采購部門、商品的最終用戶以及領(lǐng)導(dǎo)主管簽訂相應(yīng)的合同。合同簽訂的控制主要包括兩個方面，合同的額度控制以及法律程序的控制。

（四）驗(yàn)收與付款控制

采購部門、用戶、倉庫要共同對已經(jīng)到貨并且服務(wù)完成的商品進(jìn)行驗(yàn)收，并對該過程進(jìn)行控制，詳細(xì)記錄商品的名稱、型號、價(jià)格、供貨商、使用單位等內(nèi)容。如果是設(shè)備的集中采購，詳細(xì)記錄可以為后期設(shè)備的維修、升級、處置、盤點(diǎn)提供基礎(chǔ)備份資料；如果是基礎(chǔ)資料的購置，詳細(xì)記錄也可以強(qiáng)化分工，方便管理。付款控制的目的是確保合法程序的采購項(xiàng)目能及時獲取付款金額，保證資金的正確流動支配，且能體現(xiàn)出企業(yè)的信譽(yù)度。

（五）財(cái)產(chǎn)保全控制

企業(yè)對財(cái)產(chǎn)的保全控制就是始終控制企業(yè)集中采購的整個過程。財(cái)產(chǎn)保全有以下幾方面內(nèi)容：限制直接接觸，即避免不必要的人員對采購資金、采購商品的接觸；規(guī)定時期內(nèi)對物資進(jìn)行盤查清點(diǎn)，若盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)問題須立刻調(diào)查清楚，分析原因，明確分工，對采購物資的安全加以保障；財(cái)產(chǎn)記錄監(jiān)控，建立檔案庫記錄采購物資的財(cái)務(wù)交易過程。

二、內(nèi)部監(jiān)管機(jī)制的構(gòu)建

企業(yè)集中采購可以由企業(yè)下屬成立獨(dú)立的機(jī)構(gòu)實(shí)施，也可以指定相關(guān)職能部門完成。就企業(yè)內(nèi)部而言，依靠同級監(jiān)控效率并不高，所以應(yīng)該設(shè)立一個區(qū)別于采購管理部門的監(jiān)督部門。監(jiān)督部門應(yīng)對采購執(zhí)行機(jī)構(gòu)、管理部門、供應(yīng)商實(shí)行監(jiān)管，并在此基礎(chǔ)上建立企業(yè)內(nèi)外相協(xié)調(diào)的監(jiān)管機(jī)制。

（一）對采購管理部門的監(jiān)管

企業(yè)對采購管理部門的監(jiān)督主要集中在以下幾個方面：第一，對規(guī)則和政策的合法性監(jiān)督，監(jiān)督采購過程中的一切程序是否合法；第二，監(jiān)督采購預(yù)算和采購進(jìn)度；第三，監(jiān)督計(jì)劃的制訂與執(zhí)行過程，監(jiān)督采購規(guī)劃是否符合企業(yè)現(xiàn)階段實(shí)際需求和規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)；第四，監(jiān)督資金撥付與財(cái)務(wù)管理，監(jiān)督采購資金的支付金額和支付進(jìn)度是否符合項(xiàng)目簽訂的合同規(guī)定，支付手續(xù)是否按照規(guī)定進(jìn)行等等；第五，對集中采購相關(guān)信息的收集情況和一些事項(xiàng)的處理情況加以監(jiān)督。

（二）對采購機(jī)構(gòu)（或相關(guān)職能部門）的監(jiān)督

對采購機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督，主要是對采購方式、采購程序、采購人員行為進(jìn)行監(jiān)督。要監(jiān)督其是否嚴(yán)格按照規(guī)定的采購方式和采購程序完成采購，是否按照相同標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了驗(yàn)收。此外，要對集中采購過程中采購人員的行為進(jìn)行監(jiān)督，除對采購人員基本素質(zhì)的監(jiān)督外，還要對其在采購活動中的行為進(jìn)行監(jiān)督，確保采購人員嚴(yán)格執(zhí)行操作程序，減少由于人員行為失誤造成的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）對供應(yīng)商的監(jiān)督

對供應(yīng)商的監(jiān)督主要涉及對投標(biāo)商、對詢價(jià)采購中的供應(yīng)商以及對其他采購方式中的供應(yīng)商的監(jiān)督。監(jiān)督內(nèi)容主要包括以下三個方面：第一，供應(yīng)商在參與投標(biāo)時提供的相關(guān)信息是否合法、真實(shí)、有效；第二，參與投標(biāo)的供應(yīng)商有沒有相互勾結(jié)，哄抬投標(biāo)價(jià)格，甚至相互合謀壟斷市場價(jià)格；第三，供應(yīng)商是否按照要求提供質(zhì)量過關(guān)的商品，是否履行服務(wù)承諾。

（四）企業(yè)內(nèi)外的協(xié)調(diào)監(jiān)督機(jī)制

加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)外協(xié)調(diào)監(jiān)督的目的是規(guī)避道德風(fēng)險(xiǎn)。就企業(yè)內(nèi)部而言，必須強(qiáng)化責(zé)任分工，對相關(guān)職務(wù)進(jìn)行合理安排分配，規(guī)范采購人員的行為，減少他們不必要的行為失誤。企業(yè)相關(guān)部門與審計(jì)部門要采取年度集中采購審計(jì)方式，避免由相同的人負(fù)責(zé)監(jiān)督和審查而出現(xiàn)的監(jiān)督不力現(xiàn)象。在加強(qiáng)內(nèi)外協(xié)調(diào)監(jiān)督的條件下，保證企業(yè)集中采購的商品性價(jià)比高，使得企業(yè)集中采購全過程控制落到實(shí)處。

三、結(jié)語

在集中采購模式下，加強(qiáng)內(nèi)部控制和監(jiān)管有利于避免采購過程中由于計(jì)劃審批、采購方案的執(zhí)行、采購人員的失誤等造成的效率減損和各種風(fēng)險(xiǎn)，從而保證采購質(zhì)量，減少了采購預(yù)算及成本，最終達(dá)到規(guī)避集中采購帶來的風(fēng)險(xiǎn)，批量形成規(guī)模效益的效果。

（作者單位為新興鑄管股份有限公司）

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