王洪英

摘 要 文控部門(mén)對(duì)信息的收集和發(fā)散直接影響著項(xiàng)目參與各方的效益獲得。隨著國(guó)內(nèi)工程項(xiàng)目數(shù)量的不斷增多，建設(shè)單位愈發(fā)重視文件控制工作的落實(shí)。本文在闡述文控工作內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，對(duì)其文體分類和控制體系的運(yùn)作進(jìn)行分析，以期有利于提升文控管理的工作質(zhì)量，推動(dòng)我國(guó)工程項(xiàng)目的進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞 國(guó)內(nèi)工程項(xiàng)目 文體分類 控制體系

作為影響工程項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量及造價(jià)的重要因素，工程項(xiàng)目中的文控工作具有高時(shí)效性、高針對(duì)性的特點(diǎn)。唯有正確把握這些特點(diǎn)，才能實(shí)現(xiàn)工程管理質(zhì)量的提升。然而，實(shí)踐過(guò)程中，我國(guó)工程建設(shè)項(xiàng)目的文控工作長(zhǎng)期處于被輕視狀態(tài)，文控管理質(zhì)量有待提升。新時(shí)期，要提高文控工作的管理質(zhì)量，就必須清楚其文本形式及管理體系。

一、文控工作的內(nèi)涵

工程項(xiàng)目的文控工作內(nèi)容如下：第一，與文件相關(guān)的各種管理事物，如實(shí)踐過(guò)程中經(jīng)常見(jiàn)到的文件登記、技術(shù)交底、文件存檔、查找收發(fā)等。第二，電子信息技術(shù)的應(yīng)用使得文件數(shù)據(jù)的電子錄入成為文控管理工作的內(nèi)容之一。第三，為確保整個(gè)工程項(xiàng)目信息的及時(shí)有效傳遞，文控部門(mén)需要對(duì)承包單位的項(xiàng)目文件進(jìn)行及時(shí)檢查。這種檢查反饋方式同樣屬于文控工作的內(nèi)容范疇。第四，以文件工作的形式，管理并控制文件處理過(guò)程的行為。

二、文控工作的文本形式

計(jì)劃驅(qū)動(dòng)和文件驅(qū)動(dòng)是工程建設(shè)項(xiàng)目的兩個(gè)主要驅(qū)動(dòng)力。前者在工程建設(shè)中具有穩(wěn)定性，而后者作為一種不確定因素，對(duì)工程建設(shè)的質(zhì)量具有深刻影響。要提高工程項(xiàng)目管理模式下的文控工作質(zhì)量，就必須對(duì)其基礎(chǔ)的文本形式有一個(gè)清晰的把控。工程項(xiàng)目的文本形式如下：

（一）備忘錄

作為工程項(xiàng)目文控工作中最常見(jiàn)、最重要的文本形式，備忘錄普遍存在于業(yè)主、承包單位、分子公司、施工單位之間。其通過(guò)文字澄清、通知、征求意見(jiàn)及回復(fù)等手段，對(duì)工程參與者之間的意見(jiàn)進(jìn)行交流和傳達(dá)，為工程項(xiàng)目的順利開(kāi)展奠定了有效的溝通基礎(chǔ)。合同關(guān)系是進(jìn)行備忘錄文控管理的前提條件，與業(yè)主及分子公司的管理性往來(lái)文件通常使用備忘錄的形式管理文控工作。

（二）文件傳遞單

信息容量大、編號(hào)明確、格式及審批流程明確是文件傳遞單主要的特征。[1]施工過(guò)程中，對(duì)于諸如施工設(shè)計(jì)圖紙、地質(zhì)勘察報(bào)告及供貨商設(shè)計(jì)技術(shù)文件等形式的重要文件要進(jìn)行精確化的編碼，并以規(guī)范的流程保證其完整性和準(zhǔn)確性?；诖?，采用文件傳遞單對(duì)其進(jìn)行管理控制的作用十分突出，能夠有效地為工程建設(shè)的質(zhì)量及工期控制提供數(shù)據(jù)支撐。

（三）會(huì)議紀(jì)要

作為一種重要的綜合性的指導(dǎo)和規(guī)范，會(huì)議紀(jì)要在內(nèi)容上必須具有紀(jì)實(shí)性；同時(shí)保證表達(dá)的提煉與概括。例如，周例會(huì)紀(jì)要包含了上周工作的概述及重點(diǎn)、工程進(jìn)展情況、下周工作計(jì)劃等。而專題會(huì)議紀(jì)要包含專項(xiàng)問(wèn)題的討論和澄清。這些紀(jì)要文件是工程建設(shè)參與者共同意志的充分體現(xiàn)，只有在建設(shè)過(guò)程中落實(shí)這些建設(shè)觀念，才能保證工程建設(shè)質(zhì)量的有效提升。

（四）工程報(bào)告

工程報(bào)告是工程項(xiàng)目管理模式下一種常見(jiàn)的文件控制形式。通常情況下，施工作業(yè)單位或者承包單位往往要對(duì)上層管理者負(fù)責(zé)，定期匯報(bào)施工過(guò)程中的相關(guān)內(nèi)容，如工程進(jìn)度、質(zhì)量狀況、安全狀況及人力情況等諸多內(nèi)容。并且，根據(jù)報(bào)告內(nèi)容及周期的差異，在形式上具有較大的差異性。工程施工過(guò)程中，日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)就是按照匯報(bào)的周期對(duì)工程報(bào)告進(jìn)行分類；而施工報(bào)告、質(zhì)量報(bào)告、事故報(bào)告則是以內(nèi)容的性質(zhì)進(jìn)行劃分的。只有按照相關(guān)要求有針對(duì)性地選擇合適的報(bào)告類型，才能實(shí)現(xiàn)文控管理的科學(xué)化、規(guī)范化。

（五）指令單

強(qiáng)制性是工程項(xiàng)目指令單的基本特征。在工程建設(shè)過(guò)程中，為充分保證工程的建設(shè)符合相關(guān)應(yīng)用要求，管理公司或者業(yè)主經(jīng)常對(duì)承包商提出建設(shè)方向的要求，明令規(guī)定其施工過(guò)程中該做的內(nèi)容，并對(duì)不能做的內(nèi)容進(jìn)行范圍圈定。作為一種下行性的命令，在文控工作中，其也對(duì)應(yīng)性地以指令單這種下行文進(jìn)行規(guī)范管理。

三、工程項(xiàng)目管理模式下的文控體系運(yùn)作

（一）建設(shè)初期的文控工作管理

工程建設(shè)初期的文控工作相對(duì)比較煩瑣，以相關(guān)合同條款對(duì)其進(jìn)行管理是確保文控工作規(guī)范科學(xué)的重要基礎(chǔ)。文控管理人員要明晰相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并根據(jù)具體的施工內(nèi)容，通過(guò)現(xiàn)代文控網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的應(yīng)用，對(duì)文件管理的數(shù)量、種類、來(lái)源和規(guī)格進(jìn)行準(zhǔn)確把握，在確保符合管理規(guī)定的同時(shí)，盡可能實(shí)現(xiàn)業(yè)主、施工單位及承包單位之間效益分配的合理化，為項(xiàng)目工程的標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)作奠定良好的管理基礎(chǔ)。

（二）實(shí)施階段的動(dòng)態(tài)文控管理

施工階段的文控管理直接影響工程建設(shè)的質(zhì)量和效率，因此，在管理過(guò)程中必須做到文件管理的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。從管理內(nèi)容上看，施工階段的文件管理包含了項(xiàng)目管理文件、外部文件、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工等諸多形式。文控管理人員要做好這些文件的分類和保存，并建立動(dòng)態(tài)化的信息控制系統(tǒng)，才能為施工階段的質(zhì)量和節(jié)點(diǎn)控制提供保證。

（三）竣工驗(yàn)收階段的文控審核

竣工階段文控管理的目的在于歸檔自查。在工程項(xiàng)目的末端，文控人員會(huì)對(duì)相關(guān)的工程文件進(jìn)行整理和修整，將一些不合格的圖紙及文件進(jìn)行優(yōu)化處理，從而保證歸檔文件數(shù)據(jù)齊全、流程標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量高效、內(nèi)容相符、標(biāo)號(hào)準(zhǔn)確的實(shí)踐過(guò)程。這些高質(zhì)量的歸檔文件能夠?yàn)楹罄m(xù)項(xiàng)目的假設(shè)提供有效的理論支撐，推動(dòng)工程建設(shè)的良性發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

近年來(lái)，工程項(xiàng)目管理模式下文控工作的要求不斷提高。文控管理人員只有充分地認(rèn)識(shí)到工作的內(nèi)容范疇，并針對(duì)性地選取合適的文本形式，在工程項(xiàng)目中做到文控工作的全過(guò)程控制，才能保證工程項(xiàng)目中文控工作的管理質(zhì)量，推動(dòng)工程的良性、可持續(xù)發(fā)展。

（作者單位為海洋石油工程股份有限公司）

參考文獻(xiàn)

[1] 王麗.淺談工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理中文件控制體系的建立和運(yùn)作[J].中國(guó)化工貿(mào)易，2014（1）：145.