陳存金

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）8-201-02

摘要 檔案管理是單位管理中一項(xiàng)非常重要的工作，其為單位的各項(xiàng)決策提供了一定的依據(jù)和參考，備受管理者的關(guān)注與重視。在社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的新時(shí)代背景下，經(jīng)濟(jì)貿(mào)易服務(wù)中心的檔案管理面臨了更高的要求與挑戰(zhàn)。因此，服務(wù)中心必須結(jié)合檔案管理規(guī)范化的要求，積極深索有效的措施，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，提升檔案管理人員的素質(zhì)和檔案信息服務(wù)水平，從而有效提升經(jīng)濟(jì)貿(mào)易服務(wù)中心檔案管理工作的高效性。本文旨在探討檔案管理工作的意義，并探索規(guī)范化的措施。

關(guān)鍵詞 經(jīng)濟(jì)貿(mào)易 服務(wù)中心 檔案管理 規(guī)范化 措施

檔案管理是經(jīng)濟(jì)貿(mào)易服務(wù)中心綜合管理工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。伴隨著社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理的規(guī)范化給服務(wù)中心的檔案管理工作提出了更新的要求。比如：提升檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)推動(dòng)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展……然而，當(dāng)前的檔案管理中依然存在一些不足與缺陷，事業(yè)單位必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，積極采取探索有效措施，致力于各種類型資料檔案的豐富，管理規(guī)章制度的完善，提升檔案管理人員的素質(zhì)，重視檔案管理的監(jiān)督工作，從而有效提子隆濟(jì)貿(mào)易服務(wù)中心檔案管理工作的水平。

一、檔案管理概述

（一）涵義

“檔案”一詞最早出現(xiàn)在我國(guó)的商代時(shí)期，稱“冊(cè)”；漢魏時(shí)期改稱“文書”、“案卷”，清朝之后逐漸稱為“檔案”?，F(xiàn)今社會(huì)將檔案作為一種重要的信息資源、知日只資源、歷史資源、文化資源及記憶資源，檔案資源被成為整個(gè)國(guó)家與社會(huì)信息系統(tǒng)的一個(gè)基石，在信息體系中占有基礎(chǔ)支撐地位。

檔案就是指各項(xiàng)工作中所形成的具有保存價(jià)值的各種形式與載體的歷史記錄，檔案管理工作自古有之。傳統(tǒng)的檔案管理工作建立在文字、圖標(biāo)與聲像等資料基礎(chǔ)之上，需要大量的人力與物力付出。伴隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作受到較大沖擊，并在新形勢(shì)下逐漸向無(wú)紙化、自動(dòng)化與信息化方向發(fā)展。伴隨著檔案管理工作效率的提高、管理方式的科學(xué)化與規(guī)范化趨勢(shì)，檔案管理工作整體呈現(xiàn)朝氣蓬勃的氣象。

（二）特點(diǎn)

1.基礎(chǔ)性與無(wú)可替代性：檔案管理在整個(gè)單位的綜合管理工作中具有非常重要的基礎(chǔ)性，其涉及了管理工：作的多個(gè)方面，并影響了單位日常管理工作的進(jìn)程。與其他資源相比，檔案是特定歷史時(shí)期形成的對(duì)事物發(fā)生記錄的最原始資料，具有原始性和真實(shí)性。同時(shí)，大部分的檔案資料都只有一份，無(wú)可替代且一旦丟失就難以恢復(fù)或?qū)ふ?。因此，檔案管理工作具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，檔案管理的規(guī)范化也隨之備受關(guān)注與重視。

2.由封閉性轉(zhuǎn)為開放性：當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案資源與管理方式已經(jīng)從館藏信息量拓展到檔案信息獲取與提供等能力領(lǐng)域。檔案管理工作的規(guī)范化也要求在已有檔案信息資源的基礎(chǔ)上不斷開發(fā)與利用，并合理通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享其他檔案和網(wǎng)絡(luò)信息資源。

3.由單一性轉(zhuǎn)為多樣性：傳統(tǒng)的檔案管理主要紙質(zhì)檔案收藏為主，而當(dāng)前的檔案管理工作逐漸向著多種載體形式并存的方向發(fā)展，比如：多媒體、電子文件、光盤、聲像載體等，甚至是數(shù)字化檔案管理的建立。

（三）重要意義

一直以來(lái)，檔案資源都被賦予了豐富而又深刻的社會(huì)意義。檔案是對(duì)一段歷史真實(shí)面貌的記錄，是對(duì)一個(gè)人內(nèi)心世界的見證，也是衡量事情正確與否的重要標(biāo)準(zhǔn)。作為一個(gè)單位和部門工作的重要組成部分，檔案管理工作也是衡量員工工作能力與素質(zhì)的標(biāo)尺?？茖W(xué)、合理地規(guī)范單位檔案管理工作，是實(shí)現(xiàn)檔案管理功能的必要條件。比如：一個(gè)單位的檔案能夠?yàn)楣芾碚咛峁┮酝同F(xiàn)在的工作業(yè)績(jī)與成果等歷史資料，將準(zhǔn)確的第一手資料提供給決策者，提供單位的人員資料、財(cái)務(wù)狀況等多方面信息提供給相關(guān)工作者，奠定單位發(fā)展堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在新時(shí)代背景下，服務(wù)中心應(yīng)充分發(fā)揮檔案管理工作的職能，加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化。相關(guān)工作人員應(yīng)不斷更新觀念，以提升工作責(zé)任感、擔(dān)當(dāng)感，從而真實(shí)、全面、科學(xué)地反應(yīng)單位整體發(fā)展?fàn)顩r，以促進(jìn)服務(wù)中心的可寸雜賣發(fā)展。

而作為現(xiàn)代檔案信息化時(shí)代的一種管理概念，規(guī)范化是作為一種理念與意識(shí)存在的，是種認(rèn)真的態(tài)度和精益求精的文化。而檔案管理的規(guī)范化，就是要將這種理念與意識(shí)貫穿于檔案管理的實(shí)踐之中，讓它成為工作與生活的部分，也成為檔案管理者‘的自然習(xí)慣。伴隨著社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)的深化發(fā)展和信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理的規(guī)范化更加顯得重要，其自接關(guān)系了事業(yè)單位管理水平的提升。而檔案的合理仟放與利用，能夠更加充分地發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步。

二、檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題分析

檔案管理工作具有嚴(yán)謹(jǐn)性與系統(tǒng)性，一個(gè)單位的檔案管理工作對(duì)單位人員組織結(jié)構(gòu)的正常運(yùn)行發(fā)揮了保障作用。然而，當(dāng)前很多的單位或個(gè)人都忽視了檔案管理工作的重要性，缺乏對(duì)檔案管理的足夠認(rèn)識(shí)。尤其是一些檔案管理工作人員自身責(zé)任感與職業(yè)道德感的缺失，沒有足夠的檔案管理理論知識(shí)，卻持有“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”的心態(tài)，所以檔案管理工作從單位基層到高層普遍表現(xiàn)懶散、失責(zé)、失位。因此，當(dāng)前經(jīng)濟(jì)貿(mào)易服務(wù)中心的檔案管理工作應(yīng)加強(qiáng)規(guī)范性，培養(yǎng)相關(guān)工；作人員的思想覺悟，提子淇業(yè)務(wù)能力與水平。

（一）檔案管理工作的發(fā)展比較落后，制度不健全

雖然我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平和人們的生活質(zhì)量都有定的提升，檔案管理也逐漸得到關(guān)注與重視，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)計(jì)工作也在建設(shè)和完善之中。但不可否認(rèn)的是：我國(guó)檔案管理工作的起步與發(fā)展都顯得滯后，不符合日新月異的社會(huì)發(fā)展，也不符合國(guó)家創(chuàng)新體系的要求。

另外，一些單位的檔案管理普遍存在檔號(hào)與案卷標(biāo)題不規(guī)范的現(xiàn)象，甚至缺少案卷內(nèi)目錄，還有一些組卷出現(xiàn)嚴(yán)重混亂的現(xiàn)象。檔案的收集、保管、借閱、保護(hù)與保密等制度都不健全或者流于形式，影響了檔案的真實(shí)性與價(jià)值。

（二）檔案管理工作人員的技術(shù)與能力有待于提升

我國(guó)當(dāng)前的檔案管理工作中，復(fù)合型人才的儲(chǔ)備極少。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)飛速發(fā)展的現(xiàn)在，很多檔案管理人員對(duì)信息化操作技術(shù)不甚了解，制約了檔案管理工作的發(fā)展。因此，新載體的出現(xiàn)與應(yīng)用，迫使相關(guān)工作人員必須要學(xué)習(xí)新的操作技術(shù)和專業(yè)知日只，從而保證檔案管理工作的順利開展。

（三）檔案的檢索效率較低，經(jīng)費(fèi)投入不足

當(dāng)前的檔案檢索方式主要分為手工和計(jì)算機(jī)兩種，而傳統(tǒng)手工檢索的方式仍占主要地位。很多檔案管理部門重點(diǎn)關(guān)注手工檢索途徑，甚至編制了很多檢索工具。但檢索工具卻出現(xiàn)“多而不精”的情況，影響了檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。另外，雖然計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用推動(dòng)了管理手段的進(jìn)步，但是檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的單位還是很少，硬件、軟件、經(jīng)費(fèi)投入不足，檔案管理不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范。

三、檔案管理工作規(guī)范化的應(yīng)用措施

（一）建立并健全法律，加強(qiáng)檔案管理的制度化

健全的法律與法規(guī)是國(guó)家、社會(huì)、單位乃至個(gè)人工作的強(qiáng)而有力的支撐，經(jīng)濟(jì)貿(mào)易服務(wù)中心的檔案管理工作亦是如此。其相關(guān)法律法規(guī)的建立與健全，能夠?yàn)闄n案管理工作的規(guī)范化提供有力的基礎(chǔ)保證和必要前提，也是檔案管理實(shí)現(xiàn)制度化的先決條件?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》于1987年9月5日頒布通過(guò)，其為檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展提供了強(qiáng)有力的保障，并在日后的發(fā)展進(jìn)程中發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。

伴隨著社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，人口的激增和人們生活水平的逐漸提高，社會(huì)又材當(dāng)案管理工作的要求也越來(lái)越高。而檔案種類和載體形式呈現(xiàn)的多樣化發(fā)展也推動(dòng)了檔案管理工作的進(jìn)步、升華與發(fā)展。因此，建立、健全相關(guān)的法律、法規(guī)體系，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的首要步驟。檔案管理應(yīng)逐步推進(jìn)制度化，加強(qiáng)高利技的應(yīng)用，提月檔案管理工作者的業(yè)務(wù)矢時(shí)只與素質(zhì)、技能水平與憂患意識(shí)，堅(jiān)定地執(zhí)行依法行政與工作。

（二）到寺科學(xué)發(fā)展觀，推進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新

信息時(shí)代的到來(lái)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，給檔案管理z作帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，如何有效結(jié)合檔案管理和計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化發(fā)展成為當(dāng)前的熱點(diǎn)關(guān)注問(wèn)題。因此，當(dāng)前的檔案管理工作需要相關(guān)人員能夠依據(jù)工作自身的特點(diǎn)，結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)，不斷與時(shí)俱進(jìn)更新觀念，提升自身的專業(yè)知識(shí)與能力，提高自身的崗位服務(wù)意識(shí)和管理水平。

比如：利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將最原始、最基本的檔案資料進(jìn)行科學(xué)的收集、分類、甄別、整合、歸檔，降低人為因素造成的信息錯(cuò)誤或丟失的幾率，提升工作效率；同時(shí)，實(shí)現(xiàn)區(qū)域聯(lián)網(wǎng)和國(guó)家聯(lián)網(wǎng)，進(jìn)一步拓展檔案管理工作外延的規(guī)范化，全面推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范與創(chuàng)新。

（三）提升檔案信息的規(guī)范性、高效性與保密性

科學(xué)、有效的檔案管理工作極大地指引了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，也有利于推動(dòng)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的高速發(fā)展。有用性是檔案管理工作的最大價(jià)值體現(xiàn)，做好檔案的開發(fā)與利用也是管理人員自身價(jià)值的重要體現(xiàn)。因此，檔案管理人員前期應(yīng)科學(xué)實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、甄別與把關(guān)，后期則利學(xué)編纂檔案的編目與檢索。同時(shí)，結(jié)合單位行業(yè)的實(shí)際特點(diǎn)與需求，建立行之有效的檢索體系，以便于使用者查找檔案。此外，一些珍貴的、特別重要的檔案資料在必須妥善保管的同時(shí)，原件保存也應(yīng)周密、不予外借，從而保障檔案資料的完整性與安全性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作的規(guī)范化是新時(shí)代、新形勢(shì)下的必然要求，并伴隨著社會(huì)事物管理的規(guī)范化而變得愈加重要起來(lái)。因此，經(jīng)濟(jì)貿(mào)易服務(wù)中心的檔案管理想要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，就必須提升檔案管理工作者的服務(wù)態(tài)度與行為，提高檔案的利用水平與質(zhì)量，才能有效避免消極因素的不利影響，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的法制化、科學(xué)化與信息化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉影.淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化[J].民營(yíng)科技，2014（3）：119.

[2]陳怡怡.淺談檔案管理規(guī)范化存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].都市家教·上半月，2015（7）.

[3]賈淑杰.社區(qū)服務(wù)中心檔案管理的規(guī)范化措施研究[J].企業(yè)文化·下旬刊，20160）.