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        信息時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)研究

        2018-09-17 07:25:12姚艷琴
        青年時代 2018年18期
        關(guān)鍵詞:信息時代資源

        姚艷琴

        摘 要:隨著計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展和在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用,企業(yè)檔案信息化已成為新形勢下檔案管理的發(fā)展趨勢。本文針對目前企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀,闡釋信息時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)的定義及主要內(nèi)容,提出信息時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性,分析信息時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題,提出信息時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)的應(yīng)對策略,通過在工作實踐中企業(yè)檔案管理出現(xiàn)的問題進(jìn)行了理論分析,力求為今后檔案信息化建設(shè)提供有效途徑。

        關(guān)鍵詞:信息時代;企業(yè)檔案信息化;資源

        隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,企業(yè)信息化建設(shè)是企業(yè)順應(yīng)時代發(fā)展要求的必然趨勢,因此對企業(yè)檔案管理工作提出了更高的要求。企業(yè)必須打破原有的檔案管理模式,實行信息化管理,積極推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè),開創(chuàng)安全性高、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、資源共享利用高、信息服務(wù)質(zhì)量高的應(yīng)用環(huán)境,實現(xiàn)批量信息的集中處理,以提高企業(yè)的經(jīng)濟效益和社會效益。

        一、信息時代企業(yè)檔案信息化的定義和主要內(nèi)容

        信息時代的企業(yè)檔案信息化,是指企業(yè)利用現(xiàn)代信息技術(shù)、計算機技術(shù)等現(xiàn)代科技,對檔案信息資源進(jìn)行收集、整理、數(shù)字化管理和利用,把各類分散的信息資源分類后有效存儲,用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的方法進(jìn)行管理,并且以網(wǎng)絡(luò)化的方式進(jìn)行連接,使用戶利用網(wǎng)絡(luò)就可以方便快捷地獲取檔案信息,從而提高檔案資源利用率,實現(xiàn)資源共享。企業(yè)檔案信息化建設(shè)主要包括以下兩個方面的內(nèi)容:

        (一)對現(xiàn)有檔案進(jìn)行資源化和數(shù)字化管理

        企業(yè)檔案管理部門將過去紙質(zhì)的文件,包括文字、圖紙、圖表等原始檔案通過掃描、微縮等現(xiàn)代化手段轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)庫中的電子資源,建立檔案信息資源庫,通過建立索引快速查詢所需檔案信息,提高工作效率,而且改變紙質(zhì)檔案雜亂、分散的狀況,實現(xiàn)企業(yè)檔案的優(yōu)化整合。

        (二)改善企業(yè)檔案管理工作,實現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化和管理利用一體化

        企業(yè)檔案信息的管理工作必須納入到企業(yè)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中來,改變檔案信息服務(wù)模式,由面對面服務(wù)轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡(luò)服務(wù),減少對人、財、物、時間等資源的占用,實現(xiàn)檔案資源科學(xué)管理。

        由此可見,企業(yè)檔案信息化建設(shè)并不是一個單純的技術(shù)問題,而是一個實際業(yè)務(wù)與技術(shù)層面相互融合的過程,是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。

        二、信息時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性

        (一)進(jìn)行企業(yè)檔案信息化建設(shè),構(gòu)建企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng),是企業(yè)提升競爭力和發(fā)展的必然選擇

        隨著信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展,使企業(yè)面臨著知識化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、全球化變革,企業(yè)的競爭力與企業(yè)信息化程度密不可分。企業(yè)檔案部門作為企業(yè)信息資源的集中地,肩負(fù)著為企業(yè)決策層提供有效信息的重任。傳統(tǒng)的檔案管理工作是將文件進(jìn)行收集、分類、整理、組卷、保管、查閱,檔案資料的整理要靠手工完成,檔案保管在庫房里,檔案管理的目的是為了查閱,而未上升到檔案信息的資源共享和開發(fā)利用的高度,這些與迅猛發(fā)展的科技時代、與企業(yè)對信息的需求都不符合。企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、設(shè)備廠房的迭代更新改造、管理的不斷創(chuàng)新改進(jìn),迫切需要企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

        (二)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了良好的條件,奠定了堅實的基礎(chǔ)

        在當(dāng)前信息時代,電子化的文件,文件的存儲和傳遞均是數(shù)字化,電子文件進(jìn)行集中收集、歸檔、統(tǒng)一管理,大大增加了信息的存儲量。系統(tǒng)論的應(yīng)用為檔案信息化管理提供了完整的思路,檔案管理信息化后,可以實現(xiàn)即時查詢、組合查詢、模糊查詢、分類查詢等查詢方式中選擇最佳方式,迅速在檔案庫中檢索出需要的信息。企業(yè)檔案信息化不僅擴大了檔案的資源來源,而且還擴大了檔案服務(wù)范疇,提升了企業(yè)管理水平。

        (三)專業(yè)的企業(yè)檔案信息化建設(shè)人才

        人才的培養(yǎng)對企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展起到?jīng)Q定性作用,企業(yè)的檔案人員必須具備專業(yè)的信息化管理知識,不僅要熟練的操作計算機檔案管理信息系統(tǒng),還要熟練的運用多媒體、信息加工處理等技術(shù),以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。

        三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題

        (一)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠

        沒有充分認(rèn)識企業(yè)檔案信息化的重要意義和作用,企業(yè)檔案信息化的理念還沒有轉(zhuǎn)變過來,導(dǎo)致了經(jīng)費不予支持、疏于檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)等問題,使企業(yè)檔案信息化建設(shè)速度緩慢。

        (二)企業(yè)檔案信息系統(tǒng)與辦公自動化管理未實現(xiàn)有效銜接

        由于企業(yè)檔案系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)機制上的障礙,檔案工作未能實現(xiàn)檔案信息管理與辦公自動化管理的有效鏈接,未能實行文檔一體化管理。

        (三)企業(yè)檔案人員無法勝任檔案信息化建設(shè)工作

        隨著大量辦公自動化設(shè)備的廣泛應(yīng)用,以新形態(tài)方式出現(xiàn)的公文大幅增加,知識型、微縮型、視聽型等檔案資源大量涌現(xiàn)。這些變化對檔案人員的知識結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)技能、個人能力等都提出了很高的要求。企業(yè)檔案信息化人員既要有計算機專業(yè)技能,還要具備檔案管理能力和信息處理應(yīng)變能力。

        (四)企業(yè)檔案信息化缺乏統(tǒng)一建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和有效的安全保密保障

        沒有規(guī)范統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),企業(yè)在檔案信息化建設(shè)中就無法形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù),沒有規(guī)范的數(shù)據(jù),企業(yè)的檔案信息就沒有任何的利用價值,因此,制定規(guī)范化的企業(yè)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要條件。

        企業(yè)檔案是企業(yè)歷史的見證,其中包含了大量的信息和企業(yè)保密級文件,具有秘密性和使用限制性,對這些重要信息的安全保存和防止破壞、丟失、盜取等帶來了極大威脅。所以,采取保密措施顯得尤為重要。但是,我國一些檔案管理部門對電子檔案的安全性保護(hù)力度還不夠,主要表現(xiàn)在缺乏完善的電子檔案安全管理機制,及對檔案人員安全意識的教育。在這個網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的時代,信息傳播速度迅速,各種網(wǎng)絡(luò)媒體可以隨時隨地將企業(yè)保密信息發(fā)布到世界的各個角落,短時期內(nèi)對企業(yè)造成打擊。

        四、信息時代企業(yè)檔案信息化的應(yīng)對策略

        (一)提高檔案信息化管理意識

        領(lǐng)導(dǎo)重視和支持是加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵,通過各種方式,加大對檔案法律、法規(guī)的宣傳力度,使企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)重視檔案信息化建設(shè)工作,樹立全新的檔案信息化管理理念,真正把企業(yè)檔案信息化建設(shè)作為企業(yè)公共財富加以開發(fā)利用,加大經(jīng)費投入,大力推動企業(yè)檔案信息化建設(shè)。對企業(yè)檔案部門來說,檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,是一項全新工作,充滿了機遇和挑戰(zhàn)。

        (二)規(guī)范化的企業(yè)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

        實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè),需要正確統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,制定企業(yè)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)制度。結(jié)合企業(yè)實際,制定和完善企業(yè)內(nèi)部的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。采用與辦公自動化相適應(yīng)的檔案系統(tǒng)管理檔案,并延伸至企業(yè)所屬各單位,實現(xiàn)在統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺下規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)運行,實行電子文件全程管理,文檔一體化。

        (三)完善硬件、軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

        企業(yè)檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)主要是指檔案數(shù)字化設(shè)備建(即硬件)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)(即軟件)。主要是企業(yè)檔案信息化建設(shè)涉及到檔案信息的收集、整理、歸檔、保存、利用等方面工作,需要相匹配的硬件、軟件技術(shù)支撐。在硬件建設(shè)方面,配備相應(yīng)的計算機、打印機、復(fù)印機、掃描儀、數(shù)碼相機等信息處理設(shè)備。在軟件建設(shè)方面,建立企業(yè)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng),落實企業(yè)檔案網(wǎng)站查詢系統(tǒng),實現(xiàn)企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化。

        企業(yè)檔案網(wǎng)站是企業(yè)檔案部門在辦公自動化上的站點,是面向用戶的窗口。結(jié)合企業(yè)實際,在企業(yè)檔案網(wǎng)站建設(shè)設(shè)置檔案工作信息(包括國內(nèi)外檔案工作的動態(tài)信息、檔案計劃、企業(yè)動態(tài)、檔案法規(guī)、大事記、檔案利用、機構(gòu)沿革、館藏介紹等)、檔案資源信息(包括開放檔案目錄、專題檔案目錄及其他開放檔案全文信息等)、檔案信息查詢以及檔案開發(fā)與服務(wù)信息等內(nèi)容。檔案網(wǎng)站以網(wǎng)頁形式面向用戶。

        (四)建立健全企業(yè)檔案信息的安全管理

        企業(yè)檔案包括企業(yè)的全部信息,是企業(yè)的重要資源。檔案信息化建設(shè)的首要的前提條件是企業(yè)檔案信息的安全,它涉及三個方面的內(nèi)容:①存儲安全。數(shù)字化檔案的存儲應(yīng)該使用帶自動備份功能的專用服務(wù)器,設(shè)置工作站與辦公網(wǎng)絡(luò)相連接、同時使用光盤庫定期刻錄備份,最好有第二個異地保管的備份;②利用安全。數(shù)字化必須采用設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件、定期進(jìn)行系統(tǒng)升級和物理隔斷等措施;③身份安全。通過登陸身份安全認(rèn)證、動態(tài)口令等方式,加強檔案利用的保密工作和檔案信息的安全。

        (五)培養(yǎng)專業(yè)的企業(yè)檔案信息化人才隊伍

        企業(yè)檔案信息化建設(shè),人才是關(guān)鍵,不僅需要檔案專業(yè)人才、計算機專業(yè)人才,更需要既懂檔案業(yè)務(wù)又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才,能夠熟練掌握辦公自動化、檔案管理信息系統(tǒng)和各種管理軟件,有較強利用現(xiàn)代科技處理檔案信息的能力,建議如下:①從各大高校吸納具有計算機操作能力、管理能力的人才、能勝任企業(yè)檔案信息化管理工作的人才。②定期培訓(xùn)提升員工水平。定期有計劃、有針對性對企業(yè)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn),讓他們不斷學(xué)習(xí)最新的檔案信息化管理技術(shù),能夠更好地進(jìn)行企業(yè)信息化建設(shè)。

        五、結(jié)語

        企業(yè)檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必然趨勢,同時也是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,是對企業(yè)信息資源的深度開發(fā)和利用。做好檔案信息化建設(shè)既要注重硬件建設(shè),更要注重軟件建設(shè),建立檔案管理應(yīng)用系統(tǒng),改變落后的檔案管理觀念,創(chuàng)新檔案管理方式方法,提供工作效率,為企業(yè)決策提供支撐依據(jù),有效推動企業(yè)檔案信息化建設(shè)健康快速發(fā)展。

        參考文獻(xiàn):

        [1]嚴(yán)子暉.淺談企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].管理研究,2013(3):98-99.

        [2]金錚.企業(yè)檔案信息化建設(shè)對策探討[J].辦公室業(yè)務(wù) 第4S期2014/04:158.

        [3]檔案專業(yè)課程應(yīng)試必讀——檔案信息化建設(shè) [S].湖北省檔案科技推廣中心編 2016/03:206-210.

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