彭雪琴

摘 要：照片檔案是醫(yī)院綜合檔案中一個重要的組成部分，它作為歷史的真實記錄，對醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展、科學研究、宣傳教育等都有其他檔案不可替代的重要作用。數(shù)碼時代的來臨，數(shù)碼照片日益增多，醫(yī)院照片檔案管理中存在的問題亟待從制度建設(shè)方面、組織管理體系等方面予以解決。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院照片檔案；問題與對策

照片檔案是醫(yī)院綜合檔案中一個重要的組成部分，它作為歷史的真實記錄，對醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展、科學研究、宣傳教育等都有其他檔案不可替代的重要作用。照片檔案因其外在形式與實質(zhì)內(nèi)容都有別于其他檔案，所以對其管理的要求也不同于其他檔案。以筆者所在醫(yī)院為例，隨著近年來數(shù)碼照片量的增多，照片檔案收集和管理中存在問題越來越凸顯，解決的迫切性也日益嚴峻。

一、醫(yī)院照片檔案管理的現(xiàn)狀

（一）搜集不齊全，造成從源頭上缺失照片。照片檔案搜集不齊全一是體現(xiàn)在某項活動生成的照片不成系列，造成活動組照有欠缺。如重大集體活動時，有主席臺的整體照片，卻沒有每個領(lǐng)導(dǎo)人講話的個人照片；有大會場的照片，卻沒有參會人尤其是某些有特殊身份參會人的特寫照片，或該有合影的活動，卻沒有收集到合影照。二是醫(yī)院某些活動或項目遺漏了拍照環(huán)節(jié)。如病房里經(jīng)常有病人送錦旗的感人場面，醫(yī)務(wù)人員在接受錦旗時往往顧不上拍照留念，導(dǎo)致感動瞬間留下了遺憾；或是缺少一些特殊罕見病例在疾病的初期、病程中、手術(shù)過程中或治愈后形成反差對比的照片。醫(yī)院很多活動或病例都是唯一性的，而原始照片的缺失就將造成永久的不可彌補的遺憾。

（二）移交或整理不及時，造成照片檔案的信息不全或產(chǎn)生誤差。照片形成后，拍攝者因種種原因可能不會及時向檔案室移交，或移交照片數(shù)量有限，導(dǎo)致照片檔案收集不全或照片反映的相關(guān)活動信息不全面。另外照片移交后，檔案管理人員不能及時對照片進行歸檔整理，導(dǎo)致大量的照片積壓，經(jīng)時累月后，與照片相關(guān)的時間、地點、人物、背景等記錄信息就會出現(xiàn)誤差，造成照片的文字說明信息不準確，使將來照片檔案的開發(fā)利用大打折扣[1]。

（三）日常管理不規(guī)范，造成照片檔案不成體系。國家檔案局分別于2002年和2014年出臺了《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）和《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T 50—2014）。前者主要針對傳統(tǒng)的感光材料為載體的紙質(zhì)照片，后者則針對的是數(shù)碼照片。盡管國家有專門的管理規(guī)范出臺，但是目前的檔案管理人員并不能嚴格按照規(guī)范進行日常管理，有些對保管期限判斷不準確，不分主次輕重全部按永久類保管，無形中增加了管理負擔和儲存空間壓力；有些著錄的信息書寫不全；有些從計算機倒入到存儲設(shè)備時做不到一式叁套，有時只有一套或兩套，而對存儲材料的抽樣機讀檢驗更做不到兩年或四年一次，對存儲在磁性載體上的數(shù)碼照片檔案也做不到每4年轉(zhuǎn)存一次。

二、醫(yī)院照片檔案管理存在問題的原因分析

通常，從照片的生成到照片的歸檔，要經(jīng)歷多個環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)中所涉及人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、技術(shù)水平、檔案管理意識等都對照片檔案的形成與管理產(chǎn)生較大的影響。另外，所在單位管理者的檔案管理理念、為檔案存儲提供的人財物支持等也對照片檔案管理的成效產(chǎn)生重大影響。

（一）缺乏檔案管理意識。檔案管理意識的缺乏首先體現(xiàn)在單位領(lǐng)導(dǎo)者或管理者，由于檔案管理的社會效益明顯大于經(jīng)濟效益，遠期效益大于近期效益，而社會效益往往體現(xiàn)在無形中，遠期效益又在短期內(nèi)遙不可及，所以檔案管理很少被醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者或管理者重視，更不用說被納入醫(yī)院建設(shè)發(fā)展規(guī)劃中。不被納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃，當然也就不會有醫(yī)院的頂層設(shè)計，不會有專門的資金支持，進入不了醫(yī)院的主流業(yè)務(wù)范圍。

（二）缺乏專業(yè)人員隊伍。檔案管理意識的缺乏必然導(dǎo)致人力資源的供給不足，很多醫(yī)院的檔案管理人員要么是兼職的，即便有專職人員也可能是個別的從護理或其他崗位轉(zhuǎn)崗而來，臨近退休的老同志，這些人員無論從知識結(jié)構(gòu)、管理意識和工作熱情來講，都完全不能滿足檔案管理的需要。

（三）缺乏溝通協(xié)作。目前，很多醫(yī)院配備有專門的攝影人員，照相器材也是一流的先進的數(shù)碼設(shè)備，但是，拍攝者與照片需求者可能缺乏溝通，所拍攝的照片不能完全滿足使用者的需要；另外，拍攝者與照片檔案管理者之間也缺乏溝通，造成該移交存檔的照片沒有及時移交存檔，這就是照片從源頭上缺失的原因所在。

（四）缺乏管理規(guī)范性。最新的數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范出臺于2014年，在此之前的數(shù)碼照片檔案歸檔和管理工作沒有權(quán)威的標準，檔案管理人員只能憑工作經(jīng)驗隨意處置[2]。即便是《規(guī)范》出臺以后，各單位也不盡然能及時組織人員學習培訓，并嚴格按《規(guī)范》進行管理。

三、對策

（一）健全管理機構(gòu)，提供組織保障。醫(yī)院要設(shè)立綜合檔案室，安排專門區(qū)域作為檔案管理辦公室、閱檔室和檔案庫房。在院務(wù)部配備檔案管理專職人員，同時在黨群部、器械部、采購部、信息部、統(tǒng)計室等生成檔案較多的部門設(shè)立兼職檔案管理員，由此組建一支檔案管理專兼職人員并行的隊伍，為檔案管理提供組織保障。另外，為擴大照片檔案的來源途徑，可在院內(nèi)培養(yǎng)一支業(yè)余攝影隊伍，這些業(yè)余攝影人員來自于醫(yī)院各個部門和崗位，日?？梢噪S手抓拍工作中的場景，可不斷為檔案室輸送來自醫(yī)院各戰(zhàn)線的鮮活照片，豐富照片檔案室藏。

（二）加強學習培訓，提高管理意識和業(yè)務(wù)水平。一是加強檔案法的學習培訓。通過學習培訓，增強醫(yī)院干部、職工的檔案意識，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識。領(lǐng)導(dǎo)重視是提高檔案管理水平的前提，要把檔案管理納入領(lǐng)導(dǎo)的重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。要大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、管理者和職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。二是要加強照片檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓。照片檔案管理人員有必要了解攝影理論與技巧，同時將接收照片的關(guān)口前移，多關(guān)注醫(yī)院的重大活動和重大事務(wù)進展情況，從源頭上把住照片檔案的數(shù)量和質(zhì)量關(guān)，確保接收移交照片時，不遺漏、不缺失。同時要學習掌握照片檔案管理規(guī)范，熟悉工作流程和技術(shù)要求，以全面適應(yīng)照片檔案管理工作的需要。

（三）健全工作制度，規(guī)范檔案管理運行。要建立照片檔案的收集、移交、保管和銷毀等系列制度，從照片檔案的收集、移交、整理、著錄、保管、銷毀等環(huán)節(jié)上，明確照片檔案的工作要求、流程及技術(shù)規(guī)范，并將責任歸口到相應(yīng)科室，工作落實到具體人員，形成統(tǒng)一完善的照片檔案管理體系。

（四）鼓勵開發(fā)利用，發(fā)揮照片檔案的價值。照片檔案資源的開發(fā)利用是照片檔案管理的主要目的，通過照片檔案深層次開發(fā)，提高照片檔案的使用價值，為醫(yī)院業(yè)務(wù)發(fā)展及醫(yī)院管理服務(wù)。照片檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，使照片檔案為醫(yī)院管理、臨床醫(yī)療、教學科研等工作提供服務(wù)。積極開展編院史修院志、畫冊制作、圖片展覽等多種形式的編研活動，吸引醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和職工對照片檔案的關(guān)注，同時對患者和社會各界良好地展示醫(yī)院形象，提高醫(yī)院的知名度和美譽度，充分發(fā)揮照片檔案社會效益。

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各種信息量的飛速增多，人們已經(jīng)不自覺地進入了讀圖時代，看文字不如看圖片更省時省力、便捷有效，所以照片檔案作為重要的檔案信息資源，越來越體現(xiàn)它的價值存在。作為醫(yī)院管理者，要充分認識到照片檔案對醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的重要意義，從人力、物力、財力等各方面給予支持，進一步促進照片檔案的規(guī)范管理。

參考文獻：

[1] 孫小勇. 聲像檔案的管理和應(yīng)用. 數(shù)字與縮微影像，2017，1：2.

[2] 溫爽.事業(yè)單位數(shù)碼照片檔案管理對策研究.內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2016，10：19.