李莎

摘 要：檔案管理原理是現(xiàn)代化管理對于檔案管理工作規(guī)律的總結，對于檔案管理現(xiàn)代化有著極為關鍵的指導性作用。本文對檔案管理原理以及現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化所面臨的問題進行了分析，并在此基礎上為檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的運用提出了一些針對性的從策略。

關鍵詞：檔案管理；系統(tǒng)原理；反饋原理

隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案管理工作的重要性變得越來越高，檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為了檔案管理工作的必然趨勢，而檔案管理原理作為檔案管理工作指導理念，其在檔案管理現(xiàn)代化中的運用則體現(xiàn)出了極為重要的意義。

一、檔案管理原理概述

檔案管理主要是指對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的綜合性業(yè)務工作，是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分，從具體上來看，主要包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案提供利用等各項工作。檔案管理工作專門負責管理各部門形成的歷史文件，這些文件既不由檔案管理人員產(chǎn)生，同時也不由檔案管理人員使用，因此其在本質上可以看做是一項管理性工作，但由于檔案管理工作同時也能夠提供檔案信息，適應并滿足社會對于檔案信息的利用需求，同時為一定階級的經(jīng)濟、文化、政治工作而服務，因此檔案管理工作也具有著明顯的政治性與服務性[1]。一般來說，檔案管理作為管理性工作，其工作原理與現(xiàn)代化管理的基礎理論是十分契合的，因此，檔案管理的原理可被歸納為系統(tǒng)管理、反饋原理、動力原理、整合分原理、內(nèi)外向作用原理等幾部分，這些原理是現(xiàn)代化管理理論基礎對檔案管理工作規(guī)律的總結，同時也是對現(xiàn)代社會檔案信息需求的適應，因此能夠對現(xiàn)代檔案管理工作起到非常重要的指導作用。

二、當前檔案管理現(xiàn)代化存在的問題

（一）對于檔案管理認識不足

自上世紀五六十年代一來，我國的檔案事業(yè)雖然已經(jīng)經(jīng)歷了較長的發(fā)展時間，檔案管理的現(xiàn)代化也逐漸深入，但對于檔案管理的宣傳工作仍是比較薄弱的，無論是各崗位的工作人員還是，檔案管理部門的相關管理人員，對于檔案管理工作及其重要性都缺乏正確的認識，僅僅將檔案管理看做是單純的信息記錄，而檔案管理工作的開展也只是遵照上級規(guī)定或是約定俗稱的習慣[2]。在這樣的情況下，無論新技術的引進與創(chuàng)新還是資金投入，都很難得到管理人員的支持，檔案管理人員自身的積極性也比較差，這對于檔案管理現(xiàn)代化的影響是比較大的。

（二）工作效率相對較低

檔案管理現(xiàn)代化對檔案管理工作的內(nèi)容與結構都提出了新的要求，而目前我國檔案管理事業(yè)也普遍這兩方面做出了一定的調(diào)整，但仍然會在一定程度上受到傳統(tǒng)檔案管理模式的影響。檔案管理工作可具體劃分為多個工作環(huán)節(jié)與工作內(nèi)容，如檔案整理、檔案保管等，這些工作雖然會由不同部門負責，但也存在著密切的聯(lián)系，然而當前檔案管理工作中各部門卻往往存在著各自為政的現(xiàn)象，不僅缺乏有效的信息溝通，在工作協(xié)同性上也比較差，檔案管理的現(xiàn)代化也會因此而受到影響。

（三）管理標準比較混亂

檔案管理作為管理性工作，其對于工作制度、管理標準具有著非常高的依賴性，只有具備了明確的制度標準，檔案管理人員才的工作行為才能夠有跡可循，而檔案管理工作也可以在此基礎上順利展開。然而由于當前的檔案管理工作的工作制度與管理標準尚未得到全面完善，因此，檔案管理工作經(jīng)常會出現(xiàn)職能與責任劃分不清、管理目標不明確乃至制度標準存在差異等問題，對檔案管理工作的順利有序進行造成了很大的影響。

（四）管理模式缺乏規(guī)范

由于當前我國檔案管理的制度標準并未得到統(tǒng)一，因而各地區(qū)的檔案管理都在檔案事業(yè)發(fā)展過程中形成了不同的管理模式，而這也就造成了檔案管理工作在管理結構、工作方式、查詢模式、記錄模式等多方面的差異。在這些差異的影響下，各地區(qū)的檔案管理工作很難聯(lián)系起來，檔案信息無法實現(xiàn)共享，檔案信息缺失、重復等問題自然也就更加難以解決。

（五）現(xiàn)代化程度不高

檔案管理現(xiàn)代化不僅意為著理論、模式、方法上的現(xiàn)代化，同時也代表著對于各種現(xiàn)代化設備、先進技術的充分應用。然而從目前我國檔案事業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀來看，信息化的檔案管理系統(tǒng)尚未得到全面推廣，通信技術、傳感器技術、控制技術等先進科技的應用仍處于初級階段，而硬件設施的引進也由于資金因素而受到了限制，再加上檔案管理人員的素質參差不齊，因此對于新設備、新技術以及檔案管理信息系統(tǒng)的適應程度比較低，而這些也都對檔案管理現(xiàn)代化造成了不小的阻礙。

（六）檔案信息利用程度較低

檔案管理雖然是一項管理性工作，但卻擁有著明確的管理目標，其作用與價值也是不可忽視的，而檔案提供利用則正是體現(xiàn)其作用、價值的關鍵環(huán)節(jié)。然而由于現(xiàn)代社會人們對于檔案管理大多不夠了解，因此很少會通過對檔案的調(diào)動查取來獲得檔案信息，對于檔案信息的利用意識十分薄弱，在運用方法上也比較欠缺，這使得檔案信息根本無法發(fā)揮出其應有的作用，檔案管理工作的現(xiàn)實意義也難以真正體現(xiàn)出來，這一問題對于檔案管理現(xiàn)代化的限制是比較大的。

三、 檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的運用策略

（一）反饋原理的運用

在檔案管理工作中，反饋原理可以簡單理解為檔案信息得到利用后的認識與創(chuàng)新。檔案信息的價值取決于其在社會中能夠發(fā)揮出的作用，而非是檔案管理工作的完善與否，因此即便當前的檔案管理工作尚不夠完善，但檔案信息本身的價值卻并不會因此而受到影響。因此，檔案管理現(xiàn)代化需要以反饋原理為基礎，將檔案提供利用環(huán)節(jié)充分重視起來，使檔案信息最大化的發(fā)揮出自身價值，并實現(xiàn)對其社會效益、經(jīng)濟效益的全面反饋。這樣一來，檔案信息的重要性能夠被充分體現(xiàn)出來，而人們也能夠正確認識到檔案管理的現(xiàn)實意義，進而對檔案管理進行更多的了解，并提供更多的支持，這對于檔案管理現(xiàn)代化來說是非常關鍵的[3]。另外，檔案信息的使用反饋還能夠及時體現(xiàn)出當前檔案信息的問題以及其在實際應用過程中存在的不足，而檔案管理人員則能夠在基礎上對當前檔案管理的結構、內(nèi)容、模式等多方面展開針對性的創(chuàng)新、改進、拓展，從而更好的滿足社會對于檔案信息的需求，促進檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

（二）系統(tǒng)管理原理的運用

系統(tǒng)管理通常是指相對于分割式管理模式的一種管理思想，其主要目的是一整體觀念為核心構建一個相對龐大且系統(tǒng)化的管理模式，從而實現(xiàn)對系統(tǒng)工程的有效管理。而在檔案管理工作中，系統(tǒng)管理原理則可以理解為不同工作環(huán)節(jié)、工作內(nèi)容在實際工作中的有效溝通與協(xié)同合作，這對于解決當前檔案管理工作中各部門各自為政的問題能夠起到很大的幫助。因此，在檔案管理工作中，檔案管理人員必須要對系統(tǒng)管理的重要性進行充分的認識，將檔案管理工作看做是一項系統(tǒng)工程，明確自身在這一系統(tǒng)中的責任與作用。而管理人員則需要堅持系統(tǒng)管理的思想展開管理工作，加強各部門的工作信息溝通，注意對各部門工作進行有效協(xié)調(diào)，從而改變各部門的工作狀態(tài)，加深各部門間的工作聯(lián)系，使檔案管理的工作效率得到大大提升。

（三）整分合原理的運用

整分合原理要求管理工作必須要從系統(tǒng)工程的整體入手，了解發(fā)展過程，總結發(fā)展規(guī)律，同時將整體分解為不同功能的部分，之后在通過合理的組織使各個部分能夠合為一體，使系統(tǒng)工程的分工更加明確。各部分聯(lián)系更加緊密。而在檔案管理工作中，則需要基于這一管理思想展開對管理目標的制定，對檔案管理工作的當前實際情況以及具體流程進行了解，確立科學合理的整體目標，之后根據(jù)檔案整理、檔案保管、檔案檢索、檔案收集等各個環(huán)節(jié)將整體目標細化為各部門的具體工作目標，同時對工作責任、職能范圍進行明確。而在實際工作中，則需要通過針對性的組織管理來將各個環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容綜合聯(lián)系起來，這樣一來，檔案管理不僅能夠實現(xiàn)各部門的明確分工，使各部門的工作職能得到更好的發(fā)揮，而檔案管理的工作效率也會隨之提升。

（四）動力原理的運用

從檔案管理工作的角度來看，我們可以將動力原理簡單理解為對科學技術、硬件設施等因素的充分利用，而在當前形勢下，檔案管理工作則需要將技術創(chuàng)新、硬件基礎設施建設、人才培養(yǎng)等工作重視起來，對現(xiàn)有資源進行最大化的合理利用，從而將科學技術、先進設備、信息系統(tǒng)的作用充分發(fā)揮出來，為檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)提供強有力的基礎與動力。

（五）內(nèi)外向作用原理的運用

內(nèi)向作用與外向作用實際上是對檔案管理工作價值功能的一種區(qū)分，其中內(nèi)向作用可以理解為其對于企業(yè)、單位或是部門內(nèi)部所能夠發(fā)揮出的作用，而外向作用則是指檔案管理工作或是檔案信息的社會價值。在檔案管理現(xiàn)代化的進程中，必須要對檔案管理的內(nèi)向作用與外向作用進行明確的認識與區(qū)分，同時重視檔案管理工作外向作用的發(fā)揮，使其政治性與服務性特征能夠充分凸顯出來，并通過外向作用的來推動內(nèi)向作用的發(fā)展。

四、結束語

總而言之，檔案管理現(xiàn)代化在當前正面臨著很多問題，而檔案管理原理則能夠為這些問題的解決提供極大的幫助，因此，當前檔案管理工作需要將對檔案管理原理的了解與研究重視起來，并在實際工作中進行充分的運用，從而推動檔案管理現(xiàn)代化的進一步發(fā)展。

參考文獻：

[1]田衛(wèi)慶.檔案管理現(xiàn)代化中檔案管理原理的應用實踐微探[J].呂梁教育學院學報，2017，34（01）：58-59.

[2]劉芙蓉.檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題和改進措施[J].科技創(chuàng)新導報，2015，12（13）：206+208.

[3]許惠瑋.基于檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應用的幾點思考[J].黑龍江檔案，2014（04）：149.