程瑞紅

摘要：隨著數(shù)字化的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡技術、信息技術不斷融入我們的生活，為我們的生活帶來了諸多的便利。同時，隨著信息技術的不斷發(fā)展，檔案信息化已經(jīng)成為必然的趨勢，為了現(xiàn)在檔案管理的高速發(fā)展，檔案信息化已經(jīng)成為高職檔案管理必不可少的部分。該文通過對高職檔案信息化建設的問題的分析，提出更好的解決方法。

關鍵詞：檔案信息化；必要性；現(xiàn)狀；解決措施

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5039（2018）16-0278-01

檔案信息化是以計算機網(wǎng)絡技術和現(xiàn)代信息技術為指導手段，以原始檔案為依托，在現(xiàn)代網(wǎng)絡技術、信息技術的指導下，更好地開展檔案收集、管理、應運等的工作。在現(xiàn)代信息技術高速發(fā)展的時代，高職檔案信息化建設已經(jīng)成為高職檔案管理必不可少的部分，高職檔案信息化建設在一定程度上也體現(xiàn)了我們國家的信息化在生活中的應用。因此，檔案信息化建設收到了高度的重視，也盼望其能夠更好地發(fā)展，更好地為檔案管理提供更多的信息技術，使得檔案管理更為方便、快捷。

1 高職檔案信息化建設的必要性

1）信息化的高速發(fā)展是必然的趨勢，信息化的發(fā)展必然帶動社會的發(fā)展，社會的發(fā)展當然也離不開高校的支持，高校的發(fā)展帶動社會的發(fā)展是人人目睹。，因此，高校的檔案建設自然而然就成為人人都關注的重要環(huán)節(jié)，每個人都希望提高高職檔案管理的效率。要提高高職檔案管理的效率，高職檔案信息化是必不可少的環(huán)節(jié)，高職檔案信息化如能很好的應用到高校檔案管理中，提高檔案管理的效率，那么其的價值幾乎可以惠利到整個社會的人。如此看來，高職檔案信息化是必需的了。

2）現(xiàn)代的高等教育對信息化提出的更高的要求。新時代的檔案與以往的有巨大的差別，以往的不只是數(shù)量少的問題，而且信息也有大量的缺失，根本不能適應現(xiàn)代高校的發(fā)展需求?，F(xiàn)在高校對檔案建設的要求是：不僅數(shù)量加大，而且內容也要更加全面，還要求形式的新穎，而且要將文檔資源共享、文檔調用、文檔收藏、自動歸納等等的技術都要應用進檔案管理。老舊的文檔管理模式對這些新穎的功能根本無從下手，為了適應新時代高校教育對文檔管理的更高要求，高職檔案信息化建設必不可少。

3）數(shù)字化、信息化的高速發(fā)展對檔案管理有了更高的需求。傳統(tǒng)的檔案管理僅僅局限于紙質的形式，眾多的檔案被放置在一起，查詢不方便、管理也不是很方便，尤其是信息技術的高速發(fā)展，要求有更大的信息量，紙質的檔案雖然有一定的記載，但是對于信息化時代對信息量的需求，這只能是九牛一毛，而且其都是紙質的，查閱時需要翻閱紙質，有許多的不便之處，不僅浪費時間，可能得到的信息也不會很多，畢竟紙質記載是有限的，但是對于計算機來說，他有巨大的儲存量，輸入方便，保存方便，查閱時更方便，并且省時、省力，還能進行檔案分享等的紙質檔案無法進行的功能。因此，高職信息化建設必不可少，這也是信息技術發(fā)展對檔案管理的需求。

2 高職檔案信息化建設的現(xiàn)狀

1）高職院校對檔案信息化建設的重視程度不高。高職院校本身就是從中?；蛘呒夹g學院升級而成的，自身的發(fā)展水平本身就不高，技術比較落后，檔案信息化建設較為落后，再加上對檔案信息化建設的重要程度沒有一個清醒的認知，或者可能也有投資方面的缺失，沒有足夠的資金導致基本設備不齊全，有的高職院校檔案信息化建設只是為了應付檢查，并沒有從本質上接受，也沒有完全地適應信息化建設。

2）大部分高職院校缺乏基本的檔案信息化建設的設備。即使有，也比較落后且安全性也不是很高。有些高職院校的信息設備不齊全，有的基本齊全但是技術相對落后，而且相關技術人員對比也不是完全熟練掌握。因此，可能無法實現(xiàn)資源共享，也無法更好地保存和應用資料，如果高職院校的電腦網(wǎng)絡一旦癱瘓，后果將不堪設想。

3）高校缺乏專職管理檔案建設的新型技術人才。由于高校近年來的迅猛發(fā)展，其需要管理的資料、檔案也越來越多，但是管理檔案的多是一些年齡大的工作人員或者學歷較低的畢業(yè)者，他們本身沒有過高的技術，再加上這又不是太受重視的工作，導致他們的工作熱情度不高，效率低下，對于高校來說，真正炙手可熱的工作并不是檔案的管理，而是從事教學或者研究，所以從事檔案管理的人不是年齡大就是學歷低，而這些人對數(shù)據(jù)管理、安全信息等的電腦技術十分陌生，很難滿足高校對檔案管理的需求。

3 推進高職檔案信息化建設的措施

1）加大對檔案信息化建設的宣傳力度。更新人們的觀念，不該認為檔案管理是低學歷人的工作，應該認識到檔案管理是

同高校的教育工作和研究是一樣重要的，不應該歧視檔案管理這樣工作。而且要加強對計算機知識的普及，使人們清楚地意識到，在數(shù)字化高速發(fā)展的時代，檔案信息化是必不可少的，檔案管理的工作已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化，不再局限性紙質的記錄、管理，它要求檔案管理人員能夠熟練操作計算機，掌握計算機檢索和傳輸技術，實現(xiàn)網(wǎng)絡資源共享，不斷與時俱進，積極學習新的技術，適應時代的需求。

2）加強高職檔案管理的網(wǎng)絡安全保障。高職院校應當加強對檔案信息的安全的重視程度，通過通信的加密、防病毒等的方式確保檔案信息安全運行，規(guī)范檔案信息管理的體制。同時要確保網(wǎng)絡信息訪問網(wǎng)站的安全性，防止病毒的侵入，保證高職檔案網(wǎng)站的安全性。對訪問的網(wǎng)站進行加密，確保其內容的秘密性、安全性。如果可以的話，做到專利專用，更好的保證內容的安全性。

3）高職院校應該培養(yǎng)專職的檔案管理人才。加快檔案信息化建設的近程，提高檔案信息化管理的效率。高職院校應該對檔案管理人員進行專門的培訓，使其掌握更專業(yè)的技術，更好地做好檔案管理的工作。舉辦網(wǎng)絡信息交流大會，讓專門的檔案管理人員與非專業(yè)的人員進行交流，在交流中互相提高，專業(yè)人員可以更好地提高自己的工作水平，更高效的完成檔案管理工作。非專業(yè)人員可以得到更多的計算機網(wǎng)絡的知識，可以提高大眾的計算機水平。是大眾更好地在計算機高速發(fā)展的時代立足。除此之外，可以不定時的進行考試，迫使檔案管理人員去自覺學習新的技術，不落后于時代的發(fā)展。對檔案管理人員進行優(yōu)勢組合，技術者交流工作經(jīng)驗，共同發(fā)展、進步。更好地為檔案建設服務，更好地促進檔案建設的完美發(fā)展。

4）高職院校應當創(chuàng)新對檔案管理的模式。高職院校應當加大對檔案管理方面的資金投入，積極引進專業(yè)的、新穎的設備，確保檔案信息化建設的高速性、自動性，提高檔案建設的效率，并且培養(yǎng)一批專職的技術人才，為檔案建設服務，充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術對檔案進行自動分類、自動完善、自動保存的功能，從而提高對現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡的應用效率，實現(xiàn)資源的充分利用，加強對檔案的信息化建設，創(chuàng)新對檔案信息的管理模式，使得檔案信息化建設由傳統(tǒng)的紙質建設向辦公室模式、網(wǎng)絡模式發(fā)展。真正地做到現(xiàn)代化辦公，真正做到便民、利民，利于人們使用和管理。

4 結束語

當代數(shù)字化、信息化的高速發(fā)展為我們的生活帶來了翻天覆地的變化，我們的生活多了許多的便利，但是在便利的同時，要求我們能夠更好地掌握電腦技術，只有我們對電腦技術有一定的了解，電子化才會為我們帶來更多的便利。同樣面臨巨大挑戰(zhàn)的是高職的檔案信息化建設，只有其結合當今時代發(fā)展的趨勢，不斷改進管理模式，利用高新技術發(fā)展自己，才能夠不落后于時代，才能夠真正促進高職檔案信息建設的發(fā)展，為大眾的生活帶來更多的便利，期望高職信息管理在改革的道路上越走越遠，真正實現(xiàn)現(xiàn)代化的辦公。

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