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摘 要：一個(gè)學(xué)校的公共秩序，安全防范，消防和交通安全等一切安全問(wèn)題全部由該校的保衛(wèi)部門負(fù)責(zé)。其保衛(wèi)任務(wù)繁重，所以對(duì)其檔案管理工作的質(zhì)量會(huì)直接影響保衛(wèi)部門的保衛(wèi)效果。但是我國(guó)目前的高職院校對(duì)于檔案管理工作的不夠重視，保衛(wèi)部門的檔案管理系統(tǒng)存在很多漏洞，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員質(zhì)量參差不齊。本文針對(duì)這一現(xiàn)象，具體分析了檔案管理工作中存在的問(wèn)題，同時(shí)提出提高高職院校保衛(wèi)部門對(duì)于檔案工作的效率的方法，為高職院校的快速發(fā)展保駕護(hù)航。

關(guān)鍵詞：高職院校；保衛(wèi)工作；檔案

一、保衛(wèi)檔案工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案意識(shí)淡薄

檔案工作在高職院校的保衛(wèi)部門的負(fù)責(zé)人眼中只是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的輔助其他保衛(wèi)事物的工作，關(guān)于檔案日常管理不給予重視，在平常的總結(jié)會(huì)議上甚至不進(jìn)行有關(guān)檔案工作的工作總結(jié)。這就導(dǎo)致了許多檔案工作者對(duì)于日常工作敷衍了事，在每段工作的結(jié)尾不會(huì)主動(dòng)上交檔案材料。這種現(xiàn)象持續(xù)下去就導(dǎo)致了檔案資料經(jīng)常缺失。

（二）制度缺失

保衛(wèi)工作檔案的設(shè)立要結(jié)合高職院校的實(shí)際情況，部分高職院校容易照搬照抄其他學(xué)校的檔案管理方法，在實(shí)際的工作中缺乏有效的制度來(lái)為檔案工作提供保障，使得檔案管理工作僅僅停在表面，最終保衛(wèi)檔案的工作只是一種應(yīng)付。

（三）負(fù)責(zé)保衛(wèi)工作檔案的人員素質(zhì)偏低

發(fā)揮安全保衛(wèi)工作檔案的作用，首先需要一個(gè)具有專業(yè)素養(yǎng)的隊(duì)伍。但目前我國(guó)高職院校的保衛(wèi)部門人員素質(zhì)偏低，所以保衛(wèi)檔案的管理處于一個(gè)非常初級(jí)的階段。同時(shí)關(guān)于保衛(wèi)工作檔案的人員也缺乏專業(yè)的知識(shí)，所以保衛(wèi)工作檔案的設(shè)立沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的效果。

二、保衛(wèi)檔案的管理與運(yùn)用方法

（一）保衛(wèi)檔案的管理

高職院校的安全保衛(wèi)工作要做到與時(shí)俱進(jìn)，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，電子信息處理技術(shù)為高職院校保衛(wèi)工作檔案提供了新的思路，特別是新型電子文本技術(shù)支持的提供，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、光盤的儲(chǔ)存轉(zhuǎn)變?yōu)榛ヂ?lián)網(wǎng)儲(chǔ)存，設(shè)立專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，借用互聯(lián)網(wǎng)和電子郵件的形式，進(jìn)行檔案的傳輸、合同的簽訂。這就是安全保衛(wèi)工作檔案的信息化。但是，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，制定各項(xiàng)規(guī)定。例如《檔案的編目分類制度》、《檔案的分級(jí)管理制度》、《檔案保存、借閱制度》、《檔案管理人員職責(zé)與獎(jiǎng)勵(lì)制度》、《保密制度》等。保衛(wèi)安全檔案的工作人員要時(shí)刻關(guān)注新的檔案學(xué)科的理論、利用檔案管理的新技術(shù)持續(xù)改進(jìn)保衛(wèi)工作檔案的管理水平，使得保衛(wèi)部門的保衛(wèi)工作可以適應(yīng)高職院校新的發(fā)展需要，提高保衛(wèi)工作檔案管理水平，更好地服務(wù)于學(xué)校。

（二）保衛(wèi)檔案的利用

第一，綜合管理檔案。由于綜合管理工作反映了高職院校的整體工作，因此日常管理和使用檔案資料的地方有很多。它也反映了高職院校保衛(wèi)部門對(duì)安全檔案的管理水平。因此，我們必須強(qiáng)調(diào)平時(shí)期檔案的積累和管理，必須不斷完善管理水平。

第二，保衛(wèi)安全檔案要起到維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定的作用。檔案涉及很多學(xué)生、教職工的個(gè)人資料和一些保密文件，檔案管理人員要嚴(yán)格遵守國(guó)家的《保密法》和有關(guān)個(gè)人隱私的法律。要經(jīng)常對(duì)保衛(wèi)檔案的人員展開教育活動(dòng)，提高他們的責(zé)任心和工作水平。同時(shí)保持與上級(jí)部門和國(guó)家相關(guān)的安全部門聯(lián)系，時(shí)刻掌握在校學(xué)生的動(dòng)向，維護(hù)校園和社會(huì)的聯(lián)系。

第三，安全保衛(wèi)工作檔案應(yīng)包括周邊環(huán)境的內(nèi)容。臨時(shí)居民管理信息，學(xué)校內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)管理信息，重點(diǎn)人口檔案管理信息的收集整理，這對(duì)于安全校園的建設(shè)將發(fā)揮積極作用。同時(shí)可以為刑事案件和治安案件案件提供幫助。校園周邊大多數(shù)有很多小的商圈，這些地方魚龍混雜，所以學(xué)校保衛(wèi)部門的保衛(wèi)工作檔案要加強(qiáng)對(duì)這些部門的安全資料的整理，為案件的偵破提供線索，輔助警方破案。

第四，戶籍檔案管理。高職院校的學(xué)生在入學(xué)時(shí)就會(huì)提交一份個(gè)人檔案，將這些檔案有效的歸類整理，可以在日后為查找學(xué)生個(gè)人的信息提供幫助。

第五，消防工作管理檔案，眾所周知，消防工作一直是學(xué)校保衛(wèi)工作的重中之重，所以有關(guān)消防安全的檔案必須包括基礎(chǔ)設(shè)施，部署計(jì)劃和負(fù)責(zé)人員，通過(guò)對(duì)這些材料進(jìn)行管理，可以有效避免發(fā)生火災(zāi)風(fēng)險(xiǎn)，將可能的損失降到最小。

三、結(jié)語(yǔ)

本文通過(guò)分析目前高職院校檔的案管理工作，分析其中的不足并提出對(duì)策，讓安全保衛(wèi)工作檔案可以更好地促進(jìn)高職院校的發(fā)展，同時(shí)說(shuō)明了安全保衛(wèi)工作檔案的作用，借此來(lái)提高檔案管理人員的管理意識(shí)和水平，逐步使檔案管理變得科學(xué)化，制度化，使安全保衛(wèi)檔案可以發(fā)揮出應(yīng)有的效果。

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